Control de costos: Estrategia, Pasos y Desafíos

La forma en que las empresas abordan el control de costos está cambiando drásticamente a medida que la mayoría de las industrias continúan experimentando transformaciones digitales.

Atrás quedaron los días en que las empresas se centraban en el costo. La nueva versión de control de costos es un enfoque combinado que se centra en la gestión de costos y en impulsar el crecimiento.

Si bien la mayoría de las empresas temen la idea de sobrepasar el presupuesto, simplemente reducir los costos no es suficiente hoy en día. En cambio, las empresas deben centrarse en el contexto si desean aumentar las ganancias, optimizar los presupuestos y garantizar la sostenibilidad financiera a largo plazo.

Mantener el rumbo con las medidas de control de costos adecuadas es una necesidad, así que hablemos del control de costos y sus muchas facetas.

¿Qué es el Control de costes?

El control de costos es el método para identificar y administrar los gastos comerciales y los datos financieros para que se puedan analizar y reducir cuando sea posible. La recopilación de costos en un formato consolidado permite a las organizaciones hacer proyecciones más precisas e informadas, saber dónde pueden minimizar los costos e identificar áreas de gasto excesivo.

Esta es la razón por la que el control de costos y la gestión de proveedores a menudo van de la mano, ya que la optimización de la forma en que interactúa con los proveedores puede producir ahorros de costos significativos para su negocio. Puede buscar optimizar las renegociaciones de contratos para asegurar precios favorables, trabajar para construir relaciones sostenibles con proveedores y clientes, y crear asociaciones que complementen ambos negocios.

Después de todo, el objetivo del control de costos es proporcionar a su empresa un marco potente diseñado para mejorar la visibilidad y mantener el control de sus costos.

Por qué importa el control de costos

Los cronogramas del proyecto se pueden dividir en componentes y pasos, y la mayoría de los gerentes asignan el presupuesto general a cada parte de acuerdo con sus necesidades. Hacer un esfuerzo para controlar los costos ayuda:

• Realice un seguimiento del progreso y los KPI (indicadores clave de rendimiento) y tome medidas correctivas cuando los costos aumenten demasiado.
• Mantener los márgenes de beneficio esperados.
• Establezca expectativas claras y evite el deslizamiento del alcance.
• Lograr transparencia con la administración, las partes interesadas y los clientes.
• Genere métricas útiles para manejar proyectos futuros.

Contar con un presupuesto adecuado afecta directamente las decisiones críticas, como qué nuevos empleados contratar, qué características incluir y cuánto tiempo se debe dedicar a cada parte del trabajo. Un presupuesto bien cuidado que siga las reglas de negocio de la organización esencialmente le muestra hacia dónde va el proyecto y cómo terminará. En este caso, el rendimiento del proyecto está directamente vinculado a su presupuesto.

El papel del Software de Control de costos

No es ningún secreto que la gestión y el control de costos son campos pesados de datos y análisis, y no es de extrañar por qué los desarrolladores de software han encontrado una aplicación para la automatización aquí. La gestión basada en software optimiza el proceso de múltiples maneras:

• Los cálculos tediosos y otras tareas cuantitativas son casi instantáneos e inmunes al error humano a través del software.
• El análisis es mucho más fácil cuando los datos se informan claramente a través de paneles e interfaces de usuario fáciles de usar.
• La estandarización de datos es automática de esta manera, lo que puede ser útil para proyectos a escala internacional que deben usar múltiples monedas.
• Las integraciones de terceros con otras soluciones de gestión ayudan a agrupar los datos de forma más eficaz.

Administración de costos vs. Control de costos

Es posible que escuche términos como «administración de costos» y «control de costos» utilizados indistintamente. Si bien están muy relacionados e igualmente importantes, hay una distinción sutil que vale la pena conocer cada vez que hables con tus equipos sobre ellos.

La gestión de costos se ocupa principalmente de todos los procesos relacionados con la planificación presupuestaria, incluidas las estimaciones, la financiación y la financiación. Administrar los costos requiere atención desde las fases de planificación hasta la finalización final, asegurando que el proyecto en su conjunto se mantenga dentro de los límites presupuestarios aprobados. Un paso crítico de la gestión de costos es hacer que los costos indirectos y directos sean más predecibles a través de una sólida rendición de cuentas, control y recopilación de información.

En comparación, el control de costos se ocupa principalmente de los proyectos durante su fase de ejecución y se basa en prácticas de gestión de costos para el éxito. Hacer que los planificadores trabajen entre sí para lograr un presupuesto adecuado es cómo funcionan los controles de costos.

Cuando se habla de controles de costos, los propietarios de negocios primero ponen una «línea de base» y luego miden la variación entre ella y el costo real, tomando medidas correctivas para minimizar picos inesperados.

Pasos del proceso de Control de costos

Manejar los gastos comerciales definitivamente no es una consideración de «configurarlo y olvidarlo». Más bien, piense en ello como un proceso continuo y cíclico que involucra los siguientes pasos:

Planificación de recursos

El control de costos comienza implementando controles de proyecto; predecir los próximos costos de un proyecto, ya sea para equipos, materiales, personal o incluso solo el tiempo empleado. El paso de planificación de recursos ocurre antes de que comience el trabajo real.

Las empresas a menudo utilizan la estructura de desglose del trabajo para examinar cada subtarea del programa y decidir qué habilidades o equipos son necesarios para cada una. Los datos financieros históricos para proyectos comparables y los comentarios de los miembros del equipo son puntos importantes a considerar para esta tarea.

Estimación del costo

A continuación, aproxime el costo total de los recursos necesarios para el trabajo. La estimación de costos es un asunto complicado que depende de su presupuesto actual y de cuánta información tenga disponible. Hablaremos más sobre la estimación de costos más adelante.

Presupuestar

Una vez que el trabajo está en marcha, el siguiente paso es asignar el presupuesto a cada tarea. El presupuesto de costos es una combinación de aplicar los costos estimados a la programación de proyectos. Cada actividad en el flujo de trabajo obtiene su propia cantidad específica del presupuesto aquí.

Monitoreo de costos

Finalmente, la gestión de proyectos debe cubrir los cambios de manejo en el presupuesto. El control de costos mide la variación de los costos reales con respecto al costo de referencia predeterminado y toma medidas cuando es necesario. Este paso también requiere que verifique los resultados reales de esas acciones.

Técnicas de estimación de costos a Considerar

Hemos mencionado la estimación como un paso importante en la gestión de costos. Profundicemos hablando sobre algunas técnicas exactas para hacer estimaciones precisas, especialmente porque presupuestar flujos de trabajo complejos puede ser un desafío.

Estimación de factores

Los proyectos casi nunca están completamente» resueltos » cuando comienzan. Es posible que el ámbito de aplicación no esté completamente definido y que algunas características aún necesiten un poco de trabajo. Sería una pérdida de tiempo elaborar ahora un análisis presupuestario detallado, ya que probablemente cambiaría rápidamente.

El método de estimación de factores es la forma más rápida de obtener una visión general de lo que puede esperar. El sector industrial está familiarizado con un truco conveniente conocido como la regla de las sextas décimas, donde el costo esperado aumenta en seis décimas a medida que aumenta el tamaño de la planta de fabricación.

Estimación paramétrica

Los datos financieros pasados son una herramienta invaluable para predecir con precisión nuevos gastos. Los métodos paramétricos implican analizar los precios y valores de contratos anteriores y descubrir las relaciones entre los materiales y la mano de obra en trabajos anteriores.

Por ejemplo, puede notar que el grosor de las láminas de metal utilizadas en un proyecto de ingeniería se correlaciona consistentemente con costos más altos. Piense en formas en que puede usar esa información la próxima vez que comience un proyecto similar.

Factor cuantitativo

A medida que la carga de trabajo progresa, poco a poco obtendrá más información y tendrá una imagen más clara en su mente de cómo terminará. La estimación cuantitativa de factores se basa en el paso de» estimación de factores » anterior al adjuntar datos empíricos que obtiene durante la ejecución del proyecto para calcular estimaciones más precisas.

Estimación basada en recursos

La técnica basada en recursos es una opción si el tiempo se considera un activo sensible. Aquí, el equipo calculará y administrará la cantidad de tiempo que se necesita para completar una determinada parte del trabajo y programarla en un calendario. Mantener la duración de la carga de trabajo bajo control puede ser tan importante como mantener bajos los costos monetarios.

Tasa unitaria

Puede parecer obvio, pero simplemente extrapolar el costo completo utilizando una unidad de costo más pequeña como punto de referencia es un método efectivo. Por ejemplo, una tubería corta podría costar 1 15 y requerir una hora de tiempo de instalación. Si está utilizando 20 de estas tuberías, puede esperar que el costo sea de alrededor de 3 300 y 20 horas de trabajo.

Aunque no siempre es preciso (el tiempo de instalación puede ser más corto cuantas más unidades instale a la vez, por ejemplo), la tarifa unitaria siempre será una herramienta en la mesa de cualquier ingeniero de costos.

El control de costos Lleva tiempo

No puede recoger todo lo que necesita saber sobre el control de costos en una hora. En realidad, el proceso es multifacético y requiere que trabaje en estrecha colaboración con sus empleados y gerentes de proyecto. Pero puede estar seguro de que este esfuerzo en última instancia conducirá a una mayor productividad.

Encontrar la línea de base

Comience el proceso estableciendo primero una línea de base para comparar con los costos reales. Utilice datos financieros históricos para encontrar un objetivo realista y un costo final teórico «ideal» del proyecto.

Ingreso Neto Objetivo

El ingreso neto objetivo es una métrica calculada tomando los beneficios reportados de las ventas y restando los costos fijos y los costos variables. Alcanzar esta cantidad es importante, especialmente para las empresas públicas con inversores que esperan un crecimiento de las ganancias con el tiempo.

Por ejemplo, imagine que una empresa quiere un ingreso neto de 8 15,000 de ventas de 8 80,000 cada mes. La dirección examina los costos fijos y variables e intenta reducirlos hasta que se alcance el ingreso neto objetivo.

Los costos variables incluyen cosas como el inventario, que se pueden reducir al cambiar a proveedores más baratos. Los costos fijos suelen ser más difíciles de cambiar, ya que a menudo son cosas como pagos de arrendamiento que están bajo contrato. Los costos fijos también incluyen los salarios utilizados para pagar a los empleados.

Análisis de varianza

La varianza es la diferencia entre las finanzas presupuestadas y las reales. Cuando el costo real es mucho más alto que la cifra esperada, esta varianza alta y negativa merece ser investigada para identificar la causa y encontrar soluciones.

El análisis de varianza le permite priorizar áreas esenciales al descubrir cuáles necesitan más acciones correctivas.

Gestión del valor ganado

Uno de los enfoques más populares para el análisis de costos, la gestión del valor ganado (EVM) debe explicarse a través de un ejemplo. Diga que tiene una tarea que espera que esté a mitad de camino para el final de la semana. El presupuesto es de $5,000.

Sin embargo, si la tarea se completa solo un 25% después de una semana, ¿qué implicación hay para el proyecto? Podemos decir que el valor planificado es el presupuesto del proyecto multiplicado por la finalización esperada, que en este caso es de 5 5,000 x 50% = 2 2,500.

El valor real, sin embargo, es de solo 5 5,000 x 25% = $1,250. Ahora podemos calcular la varianza programada restando el valor planificado del valor real: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

Debido a que la varianza es negativa, podemos decir que este proyecto se está quedando atrás financieramente, lo que indica a la administración que tome medidas correctivas.

Trabajar sin presupuesto

No todas las empresas operan con un presupuesto exacto. Sin embargo, aún puede controlar los costos trazando los costos individuales en una cuenta de resultados. Si hay un aumento repentino en los precios, investigarlo para posibles soluciones.

Desafíos comunes de Control de costos

Incluso las empresas experimentadas ocasionalmente tienen errores durante las operaciones de control de costos. Vale la pena repasar algunos escollos y desafíos del proceso también. Incluyen::

• Confundir el análisis de costos con la contabilidad: La contabilidad se ocupa principalmente de contar los costos entre otras tareas, mientras que el control de costos se centra en un proyecto y planifica la financiación.
• Análisis consistente del presupuesto y las predicciones: El cálculo del presupuesto y la predicción del control de costos a menudo son realizados por empleados separados, lo que resulta en análisis inconsistentes que podrían comprometer la confiabilidad de los resultados.
• Alineación de datos de múltiples fuentes: Los datos financieros relevantes pueden provenir de una variedad de subcontratistas y sistemas de gestión de contenidos. Se necesita cierto grado de organización y habilidad para garantizar que todos estos datos sean utilizables.
• Alinear el tiempo y el dinero: En el mismo sentido, hay una discrepancia entre los planificadores de proyectos que programan la carga de trabajo de acuerdo con las actividades y tareas y los analistas de costos que usan transacciones y períodos fiscales. Hacer que estas dos fuentes sean comparables es otro desafío del control de costos.
• Adaptarse a los cambios del proyecto: A medida que avanza un proyecto, el alcance, las características o los objetivos pueden cambiar con el tiempo. ¿Cómo funciona el control de costos, que se basa en la predicción de gastos futuros, para evitar este desafío?
• Controlar el costo del control de costos en sí: Puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores realizar el control de costos, desde la recopilación de datos hasta el análisis y la ejecución de las acciones correctivas. Qué resultados es otra forma de costo a considerar.

Independientemente de los contratiempos, un sistema de control de costos bien pensado puede preparar a una organización para el éxito. Estandarizar el proceso y dar flexibilidad a la empresa es la mejor manera de lidiar con proyectos complicados o cambiantes.

Invertir en tecnología es uno de los mejores pasos a seguir para aumentar las posibilidades de éxito del proyecto y minimizar los riesgos.

Implemente un Sistema de Control de Costos Basado en las Mejores Prácticas

Ahora conoce los conceptos básicos del control de costos, los beneficios clave y los desafíos potenciales que puede encontrar al implementar un sistema de control de costos.

Es importante recordar que para tener una ventaja competitiva, el control de costos requiere una comunicación y colaboración constantes entre todos los miembros de su equipo. Una iniciativa exitosa significa comenzar a pequeña escala, definir sus expectativas desde el principio, comprender sus costos y riesgos y aprovechar el software de gestión de costos adecuado.