Cómo usar Datos en tiempo Real para Excel Financial Forecasting

La leyenda de los Yankees de Nueva York, Yogi Berra, dijo: «Si no sabes a dónde vas, terminarás en otro lugar.»Una buena planificación financiera comienza con una buena previsión. Excel hace que el proceso sea relativamente fácil, siempre que tenga fácil acceso a sus datos sobre resultados pasados, saldos actuales y proyecciones futuras.

Hay muchos tipos diferentes de pronósticos que puede que desee crear, dependiendo de la naturaleza de su negocio. Las previsiones de ventas se encuentran entre las más comunes, ya que la mayoría de las empresas están viendo fluctuaciones en los ingresos y en las ventas debido a la situación de crisis actual. Veamos algunas formas en que puede crear un pronóstico de ventas utilizando Excel junto con datos en tiempo real de sus sistemas ERP y CRM.

Inicio simple: Previsión Basada en el Historial de ventas

El enfoque más simple es comenzar con una serie de dos columnas. Supongamos que la columna » A «es una serie de fechas, y la columna» B » muestra sus ventas semanales del año hasta la fecha. Primero, resalte los datos en esas dos columnas. En el menú Datos de Excel, elija «Hoja de previsiones» y se le presentará un gráfico que muestra las ventas pasadas y las ventas futuras proyectadas.

Haga clic en «Opciones» (justo debajo del gráfico) y podrá ajustar algunas de las variables que impulsan los cálculos de pronóstico. Finalmente, haga clic en el botón» Crear » y Excel generará una nueva hoja de trabajo que le mostrará las ventas pronosticadas, junto con una proyección de límite superior (optimista) y una proyección de límite inferior (pesimista).

Obtener en tiempo real: Conectarse a su ERP y CRM

Ahora que tiene los conceptos básicos en su lugar, veamos cómo puede incorporar datos de ventas y canalización. Los enlaces en tiempo real a sus datos de origen pueden actualizar su pronóstico tan pronto como nueva información esté disponible. No hay necesidad de copiar y pegar información, que no solo es tedioso, sino que también puede introducir errores en su pronóstico.

Para muchas empresas, los datos de ventas se almacenan en el sistema ERP y el pipeline en una base de datos CRM separada. Obtener que los datos se muestren en Excel es fácil si está utilizando un producto diseñado específicamente con un software ERP en mente. (Una gama de herramientas de este tipo están disponibles en insightsoftware, que se integra con más de 140 sistemas ERP diferentes.)

Volvamos a su simple pronóstico de ventas e imaginemos cómo se vería con enlaces de datos en tiempo real. Puede comenzar con una columna que extraiga los totales de ventas semanales directamente del sistema ERP. Esto le da la misma imagen que tenía antes, pero en lugar de ingresarla manualmente (o copiar y pegar), proviene directamente del software ERP. Si algo cambia (por ejemplo, si se realizó una entrada de ajuste a los números de la semana pasada), se actualizará automáticamente en el pronóstico de Excel.

En la siguiente columna, puede agregar una proyección de canalización ponderada. Para muchas empresas, eso podría requerir que se vincule a un sistema CRM independiente.

Finalmente, realizaría un pronóstico basado en ventas pasadas y tendría una forma sencilla de validar el pronóstico con su pipeline. Esto es especialmente útil para comprender si su pronóstico estadístico (proporcionado por Excel) está respaldado por los números de canalización que provienen de su equipo de ventas.

Otros tipos de pronósticos

Aunque el pronóstico de ventas proporciona una pieza muy importante del rompecabezas, hay muchas maneras de aplicar estos principios. El flujo de caja es el alma de cada negocio, por lo que es fundamental comprender cómo será la situación de caja en las próximas semanas y meses. Al combinar enlaces en tiempo real a saldos de efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e ingresos y gastos previstos, los usuarios de Excel pueden construir un modelo para entradas y salidas que se actualizan automáticamente a medida que cambian las condiciones en todo el negocio.

Un enfoque más sofisticado es el «modelo de 3 estados de cuentas», que proporciona una única previsión que vincula la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujo de efectivo en un único modelo financiero. Un pronóstico de 3 estados de cuenta bien formulado que utiliza enlaces en tiempo real puede brindarle una visibilidad clara y actualizada de las condiciones financieras futuras dentro de su organización en todo momento.

Llevar la simplicidad a un mundo complicado

Las herramientas de software especialmente diseñadas pueden hacer que sea significativamente más fácil crear informes precisos y fáciles de mantener.

Con el modelo de estado de cuenta 3 (o con cualquier pronóstico que enlace a datos del libro mayor), es especialmente útil poder agregar referencias que resuman los saldos de su cuenta en función de segmentos, departamentos o rangos de cuentas de la cuenta. Las sofisticadas herramientas ofrecidas por insightsoftware, como Bizview, permiten a los usuarios extraer totales de resumen de una variedad de cuentas de LM utilizando comodines.

veamos un ejemplo. Si los números de cuenta del LM incluyen un segmento que designa la división de productos y otro que especifica la geografía, es posible que desee crear una referencia de celda única que extraiga todas sus cuentas de ingresos entre 41000 y 42999, pero solo para las líneas de productos en el rango 100-199 y solo para la geografía 40. Su referencia de celular podría verse algo como esto: «–40».

La magia de este enfoque es que extrae automáticamente de su LM en función de los rangos especificados, incluso si agrega cuentas nuevas. Esto mitiga el problema de tener que reformatear los informes cada vez que se añade una nueva cuenta en el libro mayor.

Las herramientas de software adecuadas podrán abordar este tipo de necesidades financieras y contables sofisticadas. Otro ejemplo es una declaración de varias empresas que extrae de múltiples sistemas ERP desconectados. Este es un escenario común con filiales, divisiones internacionales o fusiones y adquisiciones.

Mantener sus datos seguros

Finalmente, querrá guardar su pronóstico en un lugar seguro y distribuirlo a las personas adecuadas. Desafortunadamente, la mayoría de los archivos de Excel producidos por profesionales de finanzas y contabilidad se almacenan en discos duros locales, donde son vulnerables al robo o la pérdida. Es importante almacenar los datos en una ubicación central con seguridad y respaldo adecuados.

La distribución de los datos de previsión también puede ser un problema de seguridad. Puede ser más fácil desarrollar su pronóstico en una sola ubicación, pero no necesariamente desea que los jefes de departamento vean los datos de toda la organización. Busque herramientas tecnológicas que admitan una distribución limitada, enviando valores numéricos sin proporcionar enlaces en tiempo real, por ejemplo, o convirtiendo pronósticos a PDF antes de distribuirlos.

Los Pronósticos Siempre Son Erróneos . . . Pero Útil

A menudo se dice que todos los pronósticos son incorrectos, pero sin embargo son muy útiles. Una buena planificación comienza con expectativas realistas. Microsoft Excel proporciona una herramienta familiar y poderosa para dar vida a los datos de su organización y obtener información que ayuda a guiar la administración de su empresa. Cuando se combina con herramientas que enlazan a los datos de su empresa en tiempo real, la previsión basada en Excel puede ser la diferencia que le ayuda a ver el camino a seguir con claridad y ajustar el rumbo a tiempo para evitar obstáculos.