Cómo Una Empresa Obtiene La Certificación ISO 9001 (Guía Completa)

¿Cómo se obtiene la Certificación ISO 9001 de una Empresa?

1. Conozca todo sobre ISO 9001
2. Prepare A Su Equipo
3. Haga un Plan
4. Ordene sus Documentos
5. Implemente el Nuevo Sistema
6. Realice una Auditoría Interna
7. Prepárese para su Auditoría de Registro
8. Mantenga el Éxito y Continúe Mejorando

Cualquier Gerente de calidad ISO experimentado le dirá: el secreto para planificar una implementación de ISO exitosa es dividir el proceso en pasos manejables y obtener el apoyo de la alta gerencia para su plan de proyecto.

1 Conozca todo sobre ISO 9001

Cuando se trata de hacer un cambio tan grande en su organización, el conocimiento es poder. ISO 9001 puede ser difícil de comprender. Los requisitos que establece son numerosos, pero todos están ahí por una razón. Antes de dar cualquier paso hacia la certificación, es crucial que sepa exactamente lo que se le pide.

En primer lugar, debe decidir qué tipo de enfoque desea adoptar para la certificación. Esto le ayudará en su camino hacia la certificación. Hay varias maneras de implementar ISO 9001 en su negocio:

1. Implementación interna: las personas de su empresa configuran ISO 9001 como mejor se adapta a su organización.
2. Contrata a un consultor: Alguien del exterior entra para ayudar a configurar ISO 9001. El costo es más alto y, debido a que no conocen su negocio por dentro y por fuera, a veces los procesos resultantes no son los que mejor se adaptan.
3. Plantilla o Kit de certificación: un kit prefabricado que ayuda a los miembros de su empresa a implementar la norma ISO 9001 de manera más fácil y eficiente.

El enfoque más popular, con diferencia, es implementar ISO 9001 internamente. Depende de ellos decidir si una empresa elige comprar una plantilla ISO o un kit de certificación. Estos kits son relativamente baratos, y un gran ahorro de tiempo si no tiene que tener ningún tipo de experiencia previa, sin embargo, si puede sentir que tiene un buen conocimiento de los materiales para poder hacerlo todo usted mismo. ¡Por supuesto, adelante!

Una gran parte de familiarizarse con ISO 9001 es comprender los requisitos que debe cumplir y cómo se relacionan con su empresa. Estos requisitos se dividen en secciones en la norma. Con estas secciones, puede separar fácilmente los procesos dentro de su organización en qué sección de requisitos se aplican.

Las secciones 4-10 son las que debe consultar para encontrar los requisitos de la norma.

Las secciones de ISO 9001

1. Alcance – El alcance de la norma
2. Referencias normativas – Referencias a normas de soporte
3. Términos y definiciones – Los términos que encontrará en la norma
4. Contexto de la organización – Alinee completamente sus objetivos e intenciones de negocio con el sistema de gestión de calidad
5. Liderazgo – Asegure el compromiso total de la Alta dirección
6. Planificación – Haga un plan para que el sistema de gestión de calidad aborde los riesgos, oportunidades, cambios y objetivos
7. Soporte – Qué recursos se necesitan para el sistema de gestión de calidad
8. Operación-Los procesos necesarios para cumplir con los requisitos de productos y servicios
9. Evaluación del rendimiento-Monitorear, medir, analizar y evaluar el sistema de gestión de calidad
10. Mejora – Mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad

2 Prepare a su equipo

Debe elegir una persona en su organización que será la líder durante todo el proceso de certificación. Esta persona generalmente es un gerente de calidad o un líder que ya está increíblemente familiarizado con la forma en que funciona su organización. Su líder será conocido como su Representante de Gestión.

El Representante de la Dirección será responsable de toda la implementación de ISO 9001 en su negocio. Deben tener la autoridad adecuada para realizar cambios en las operaciones y tener un fuerte conocimiento de la ISO 9001 y cómo funciona para su negocio.

Si su empresa tiene más de una ubicación física, se debe nombrar un Representante de la Gerencia en cada una de ellas. Un Representante principal de la Gerencia de la empresa supervisaría el progreso de todos los Representantes de la Gerencia local para asegurarse de que están haciendo su trabajo.

Además de la persona superior, cada miembro de su equipo directivo Superior debe estar 100% a bordo con el cambio a punto de ocurrir. Debe contar con el apoyo y la comprensión de todos los miembros del liderazgo. Esto es crucial para una transición sin problemas.

La base de su cambio a un sistema compatible con ISO 9001 está respaldada por su Alta Gerencia. Se requerirá capacitación para asegurarse de que sepan exactamente lo que va a suceder.

La capacitación para Altos directivos Debe Incluir

1. Beneficios internos, operativos y de marketing de ISO 9001
2. Los costos y recursos necesarios para la certificación ISO 9001
3. Cómo se verán afectados y qué participación se espera de ellos

Después de que la Alta Dirección esté lista para seguir adelante, debe involucrar a e informe al resto de sus empleados. La implementación de la norma ISO 9001 afectará a todos los niveles de su negocio y a los procesos necesarios para que funcione. Es mejor dejar que todos los que trabajan en estos procesos sepan desde el principio lo que esperan y obtener su apoyo.

La capacitación de los empleados Debe Incluir

1. Cómo funciona obtener la certificación ISO 9001
2. Cómo los beneficiará a ellos y a su trabajo
3. Qué se espera de ellos de sus líderes

El apoyo de todos los empleados es crucial para el éxito de ISO 9001. Si se sienten amenazados por un cambio que no sabían que se avecinaba, pueden convertirse más en un obstáculo que en una ayuda. Debe tener reuniones y seminarios con grupos de empleados de los diferentes sectores de su negocio y presentar toda la información necesaria de una manera que puedan entender.

3 Hacer un Plan

Construir un Plan de proyecto ISO 9001. La aceptación de la Alta Dirección es esencial no solo para planificar las Revisiones de la Gestión, sino también para garantizar que todo el proceso se desarrolle de manera más fluida.

Un plan se crea mejor cuando tienes un equipo que es capaz de alcanzar tus objetivos. Su equipo debe estar compuesto por gerentes de las diferentes áreas de su empresa que tengan la autoridad para implementar cambios en su área. Todos estarán bajo su Representante de Gestión.

Tener un equipo en el lugar hará que lograr la certificación sea mucho más fácil. Cada uno de ellos habrá establecido responsabilidades y será capaz de mantener a todos en su área en la tarea. El equipo se reunirá regularmente durante la implementación para monitorear el progreso, asignar recursos, responder preguntas y coordinar todas las facetas del nuevo sistema de gestión de calidad.

Una vez que sepa cómo lo está haciendo, es hora de sentarse y hacer un plan para el futuro. Debe crear una línea de tiempo para la implementación con fechas y plazos establecidos para hacer las cosas. Con una línea de tiempo establecida en su lugar, puede permanecer más fácilmente en la tarea sin que otras cosas atraigan su atención.

Un análisis de brechas es una buena manera de ver cómo el sistema que ya tiene en su lugar se compara con la norma ISO 9001. Al hacer esto, podrá hacer listas de lo que ya está en su lugar y lo que necesita ponerse en su lugar para cumplir con los requisitos. Es posible que pueda hacer listas de tareas pendientes para cada sección del estándar.

Hay muchas listas de verificación de análisis de brechas disponibles en línea (conozca nuestras herramientas de Análisis de brechas) que pueden ser útiles para su empresa cuando se trata de averiguar cómo se compara con la norma ISO 9001 en su estado actual. También puede contratar a un auditor y hacerles saber que desea ver qué partes de su sistema ya cumplen con los requisitos.

4 ponga en Orden Sus Documentos

el Desarrollo de su documentación puede ser una tarea tediosa, que muchas personas no esperan. Hay muchos requisitos técnicos para la documentación dentro de la norma ISO 9001 que probablemente significará que tiene mucho trabajo de revisión por hacer.

Es esencial que su documentación se desarrolle de acuerdo con los requisitos ISO 9001, y no solo con el propósito de obtener la certificación. Con instrucciones y procedimientos correctamente escritos y disponibles, se hace mucho más fácil introducir nuevos procesos en el pliegue. Todos pueden beneficiarse de la documentación adecuada.

Debido a que está al principio del proceso, tener toda la documentación lista aparentemente puede ralentizar el proceso hasta un alto. Hay maneras de acelerarlo. Puede comprar plantillas listas para usar que hacen que ingresar la información sea rápido y fácil. O puede crear plantillas propias que se adapten a las necesidades de su empresa.

Documentación Requerida por la Norma ISO 9001

1. Política de calidad
2. Objetivos de calidad
3. Mapa de procesos
4. Instrucciones de trabajo
5. Procedimientos
6. Formularios
7. El Alcance del Sistema de Gestión de Calidad

Toda su documentación debe ser específica para su organización y completamente relevante. También debe estar escrito de una manera clara que sea fácil de navegar y comprender. Los documentos deben ser de fácil acceso para todos dentro de la empresa en caso de que los necesiten.

Se le pedirá que tenga un sistema de control para su documentación que muestre registros de aprobación, actualizaciones y revisiones de documentos. Solo la versión más actualizada de cualquier documento debe estar disponible para que sus empleados accedan, brindándoles solo la información que necesitan.

5 Implemente el Nuevo Sistema

Ahora es el momento de comenzar a poner en marcha su nuevo sistema. Comenzará a seguir los planes cuidadosamente establecidos que hizo para pasar al sistema de gestión de calidad que necesita. Es importante tomar esta parte un paso a la vez.

La implementación de un nuevo sistema probablemente afectará a todos los empleados de su organización y a la forma en que llevan a cabo su trabajo. Incluya a los empleados en el desarrollo de instrucciones de trabajo siempre que sea posible. De esa manera, si se cambian de alguna manera para cumplir con los requisitos, estarán en ello desde el principio. Es más probable que entiendan lo que se les pide si participan en su desarrollo.

Durante el proceso de implementación, deberá realizar una serie de revisiones de gestión. Estas revisiones tomarán el resultado de los cambios que realizó y dónde se pueden hacer mejoras. Utilice toda la información que tenga a mano de cada proceso que contribuya a su sistema de gestión de calidad. Siempre encuentra maneras de hacerlo mejor.

6 Realice una auditoría interna

Durante la implementación e incluso después de la certificación, deberá realizar auditorías internas para garantizar que su sistema de gestión de calidad cumpla con los requisitos. Estas auditorías son realizadas por uno o más miembros de su propio personal que han sido capacitados para hacerlo.

La capacitación de un empleado para hacer una auditoría interna se puede hacer con cursos en línea fáciles que les brindan todas las herramientas que necesitan para hacer su trabajo. En las empresas más pequeñas, puede ser el Representante de la Dirección el que audite a toda la empresa, aparte del trabajo del que son directamente responsables. Si alguien audita su propio trabajo, se considera una inconformidad.

No tiene que auditar a toda la empresa de una sola vez. Es posible auditar solo un área o proceso dentro de su empresa a la vez. Debe comenzar las auditorías internas durante el proceso de implementación para que pueda ver dónde las cosas podrían no funcionar del todo. Los resultados de estas auditorías pueden utilizarse en los exámenes de gestión para introducir mejoras.

7 Prepárese para su Auditoría de Registro

Una vez que esté listo para comenzar, será hora de que alguien independiente de su empresa entre y la audite. Esta persona será su registrador y lo llevará hasta la certificación. Asegúrese de elegir un registrador que esté acreditado por un organismo de certificación nacional. Cualquier auditor con el que trabaje debe estar totalmente calificado para auditar su organización específica.

Una vez que elija un registrador, enviarán un auditor a su organización para evaluar qué tan bien cumple con los requisitos. Auditarán tanto su documentación como sus procesos. A menos que descubran problemas significativos con su sistema de gestión de calidad, es probable que reciba su certificación ISO 9001.

Antes de la auditoría, es esencial preparar a sus empleados para lo que viene. Asegúrese de que todos sepan cuándo se llevará a cabo la auditoría y el propósito de la misma. Sería útil practicar la respuesta a las preguntas que el auditor pueda hacer. Deben responder con claridad y demostrar que comprenden bien su papel en el sistema.

Verifique que su instalación esté lista para la auditoría. Limpia todo y deshazte de cualquier desorden que pueda estar por ahí. Ponga todos los documentos en su lugar y asegúrese de que ninguno esté por ahí donde no deben estar. Compruebe que los tablones de anuncios tengan toda la información actualizada.

Tener un lugar para que el auditor trabaje, una oficina tranquila de algún tipo. Tendrán que pasar una buena cantidad de tiempo revisando su documentación y no estarán en las instalaciones todo el tiempo. Asegúrese de tener su política y procedimientos de calidad disponibles.

Debe haber un empleado asignado para llevar al auditor a través de la instalación y mostrarle dónde se encuentran las diferentes áreas. Deben estar capacitados para no responder a ninguna pregunta a menos que se les dirija específicamente. Los otros empleados deben ser los que respondan.

Si no tiene defectos importantes presentes en su sistema de gestión de calidad, se le otorgará su certificación ISO 9001. Sin embargo, el proceso no termina ahí. Uno de los requisitos de la norma ISO 9001 es continuar mejorando, algo que el organismo de certificación seguirá de cerca.

8 Mantenga el Éxito y Continúe Mejorando

No debe perder el enfoque en su certificación y el mantenimiento de su sistema de gestión de calidad después de recibirla. Se enviará a un auditor para que realice una auditoría de vigilancia una o dos veces al año para garantizar que su organización siga cumpliendo con la norma y mejorando constantemente.

El monitoreo y la revisión constantes de su sistema de gestión de calidad es una necesidad. Debe tener objetivos establecidos que hagan que los resultados sean fáciles de medir e interpretar por todos los miembros de su equipo. En esos exámenes se deben examinar los lugares en que es necesario introducir cambios, así como las esferas en que se presentan oportunidades.

Las auditorías internas y las revisiones de gestión son una excelente manera de realizar un seguimiento del rendimiento de su sistema de gestión de calidad. Ambos procedimientos deben planificarse a intervalos regulares para garantizar que nada se retrase de los requisitos. También es más fácil encontrar riesgos y oportunidades cuando se tiene este tipo de información.

Con la adición de comentarios de clientes y empleados, será fácil para su organización mejorar constantemente su sistema. Puede implementar un tipo de sistema de Plan-Hacer-Verificar-Actuar para guiar sus esfuerzos de mejora. Estos cuatro pasos le brindan un marco simple para trabajar hacia un cambio exitoso.

Felicitaciones por su certificación ISO 9001

Con la ayuda de estos pasos, su organización puede crear un sistema de gestión de calidad eficiente que se adapta perfectamente a la norma ISO 9001. Una vez que tenga todo en su lugar, será fácil continuar cumpliendo con los requisitos. Las buenas prácticas de supervisión y revisión garantizan que su sistema se mantenga a la altura del estándar en el futuro.

Recuerde no mirar el proceso de certificación como un todo. Es imposible comenzar si ya está preocupado por su auditoría final. Tome un paso a la vez y prepárese para el éxito desde el principio. Antes de que se dé cuenta, tendrá a mano su certificación ISO 9001.