El proceso de gestión de proyectos es difícil de dominar, y tal vez el aspecto que más molesta a los gerentes es el alcance del proyecto. La creación de una carta de proyecto o la planificación de su proyecto parecen mucho más sencillas y fáciles de hacer en comparación con el diseño del alcance.
Pero es un error no dedicar suficiente tiempo y esfuerzo al alcance del proyecto. Un estudio de Harvard encontró que el proyecto promedio sobrepasó su presupuesto en un 27%. Si desea evitar hacer lo mismo, debe dedicar mucho tiempo al proceso de análisis para que no se sorprenda más tarde.
Si sabe que es hora de abordar el alcance del proyecto, aquí le mostramos cómo puede poner en práctica principios sólidos de gestión de proyectos y producir uno que haga que el proyecto sea un éxito rotundo.
- Descripción general: ¿Qué es el alcance del proyecto?
- Cómo definir el alcance del proyecto
- Paso 1: Definir los objetivos
- Consejos para definir los objetivos:
- Paso 2: Defina los obstáculos potenciales
- Consejos para definir obstáculos potenciales:
- Paso 3: Identificar los recursos necesarios
- Consejos para identificar los recursos necesarios:
- Paso 4: Proporcione un cronograma de hitos
- Consejos para proporcionar un calendario de hitos:
- Paso 5: Enumere a los interesados
- Consejos para enumerar a los interesados:
- El mejor software de gestión de proyectos para la gestión del alcance de proyectos
- monday.com
- Podio
- Scoro
- Es hora de crear su propio alcance de proyecto
Descripción general: ¿Qué es el alcance del proyecto?
El alcance del proyecto se refiere a la lista de objetivos, plazos y tareas del proyecto. El alcance del proyecto a menudo se detalla en un documento llamado declaración de alcance o declaración de trabajo.
Al establecer el alcance de un proyecto en un documento, proporciona a todo el equipo una guía sobre todas las facetas del proyecto, desde las tareas a completar hasta los recursos necesarios y los objetivos a alcanzar. El alcance del proyecto se puede ampliar si es necesario lograr más de lo que se había pensado anteriormente, y se puede reducir si el proyecto es demasiado grande para que el equipo lo aborde.
El alcance de un proyecto es una parte importante de las responsabilidades del administrador de proyectos, y le ayudará a mantenerse en la tarea y evitar la fuga del alcance del proyecto.
Cómo definir el alcance del proyecto
Es fácil decir qué es un alcance de proyecto, pero no es tan fácil crear un documento de alcance de proyecto. Puede tener muchos detalles y partes móviles, y no es algo que deba tomarse a la ligera. Pero si se divide en cinco pasos, el proceso se vuelve bastante sencillo.
Paso 1: Definir los objetivos
El primer paso para definir el alcance del proyecto es definir el producto final u objetivos, también llamados «entregables», del proyecto. Debe ser muy claro sobre lo que espera que logre este proyecto. Es una buena idea delinear tus objetivos usando la regla INTELIGENTE:
- Específico (el alcance del proyecto indica exactamente lo que el proyecto debe lograr)
- Medible (el objetivo es medible no vago)
- Alcanzable (es razonable creer que el equipo podría lograr este objetivo)
- Realista (se puede lograr relativamente fácilmente sin sobrepasar el presupuesto)
- Oportuno (se puede lograr dentro del marco de tiempo definido)
Consejos para definir los objetivos:
Definir objetivos es muy importante porque establece el tono para el resto del alcance de tu proyecto. Aquí hay un par de maneras en las que puede asegurarse de establecer los objetivos correctos.
- Sea flexible: A veces los objetivos pueden cambiar o cambiar por completo a lo largo del proyecto, y eso está bien. Por ejemplo, si su objetivo es construir una casa de dos pisos, y tiene la opción de construir un porche si entra por debajo de un presupuesto determinado, está bien proporcionar espacio para que el alcance cambie de acuerdo con sus objetivos.
- Involucrar a todos: Los objetivos no deben ser desarrollados por una sola persona; todas las partes interesadas deben opinar y aportar su propia perspectiva, lo que puede ayudarlo a incluir cosas que se perdió o evitar metas que no se deben perseguir.
Paso 2: Defina los obstáculos potenciales
El siguiente paso para una planificación eficaz del proyecto es identificar las áreas en las que su proyecto puede descarrilarse. ¿Qué podría amenazar el presupuesto de su proyecto? ¿Qué podría causar retrasos importantes?
Por ejemplo, si estuviera construyendo una casa pequeña, podría tener un problema con el clima, si hubiera el doble de días lluviosos de los que normalmente hay en esa época del año, eso podría retrasar su progreso. O, tal vez, el precio de la madera suba un 5% en el momento en que ordene un envío.
Consejos para definir obstáculos potenciales:
Los obstáculos pueden ser difíciles de predecir, pero es probable que ya tengas una buena idea de lo que es más probable que salga mal con el proyecto, así que comienza con eso y trabaja hacia afuera.
- no Dejar nada fuera: Anote todo lo que pueda salir mal con el proyecto.
- Tenga un plan: Elabore un plan de contingencia que establezca lo que hará para mitigar las consecuencias de cada obstáculo, para que esté preparado si sucede.
Paso 3: Identificar los recursos necesarios
¿Cuánto dinero costará el proyecto? ¿Qué suministros se necesitan? ¿Cuántas horas de trabajo de parto se requerirán? Todas estas preguntas deben ser contestadas en detalle. Usted debe hacer una investigación exhaustiva y llegar a cifras exactas; es casi seguro que las conjeturas informadas darán lugar a sobrecostos que podrían descarrilar todo el proyecto.
Consejos para identificar los recursos necesarios:
Una contabilidad precisa de los recursos asegurará que todos tengan las herramientas que necesitan para mantener el proyecto a tiempo, por lo que este es un paso importante.
- Sea exhaustivo: Incluso los pequeños costos pueden sumar, así que cree una lista de todas las cosas posibles que pueda pensar que el proyecto necesitará para tener éxito.
- Consultar con otros: Comparte la lista que has creado con otras partes interesadas del proyecto para ver qué piensan y si has dejado algo fuera de la lista.
Paso 4: Proporcione un cronograma de hitos
Ahora que ha establecido los objetivos, los obstáculos y los recursos, puede armar un cronograma general de lo que puede lograr. Es importante dejar de lado hitos específicos que ayuden a todos a monitorear el progreso del proyecto.
Por ejemplo, si está construyendo una casa, el primer hito podría ser sentar los cimientos, el segundo podría ser erigir el marco de la estructura, el tercero podría ser instalar electricidad y plomería, y el cuarto podría ser la casa terminada.
Consejos para proporcionar un calendario de hitos:
Idear hitos es una parte importante de reunir el alcance del proyecto. Una vez que esté en su lugar, casi ha terminado, y todo se trata de la gestión del alcance del plan de aquí en adelante.
- Adjunte fechas a cada hito: No es suficiente simplemente tener hitos, también tienes que adjuntarles fechas, o no hay un sentido de prioridad en tus tareas y te arriesgas a no terminar el proyecto a tiempo.
- Tenga un plan de contingencia: Si se olvida de un hito, debe tener un plan en su lugar sobre las acciones que tomará para lograr el siguiente hito a tiempo.
Paso 5: Enumere a los interesados
Con los objetivos de su proyecto definidos, ahora es el momento de crear una lista de interesados. Una parte interesada es cualquier persona que tenga un interés o preocupación en el proyecto. Para una empresa de construcción, por ejemplo, eso incluiría al director general, al director financiero, a los inversores y al gerente de construcción.
Enumere a todas y cada una de las personas que deberían estar al tanto de este proyecto y tener responsabilidades significativas para asegurarse de que el proyecto se ejecute.
Consejos para enumerar a los interesados:
Es importante tener una lista exhaustiva de todos los interesados, porque si se pierde a alguien, podría tener ramificaciones importantes en el proyecto porque las tareas no se completaron debido a que alguien se quedó fuera.
- Recorrer los hitos: Una buena manera de identificar a las partes interesadas es recorrer todos los aspectos del alcance del proyecto que ha construido hasta ahora. Pregúntese qué personas son responsables de lograr cada hito, de adquirir cada recurso y de superar cada obstáculo. Esto te ayudará a evitar olvidar a nadie.
- Asociar a las partes interesadas a elementos del plan: Al asignar nombres a elementos del ámbito, como recursos, tareas e hitos, queda claro cuáles son las responsabilidades de todos, lo que ayuda a que el proyecto se ejecute de forma más fluida.
El mejor software de gestión de proyectos para la gestión del alcance de proyectos
Crear un alcance de proyecto desde cero es un poco desalentador, pero hay muchas opciones de software que pueden guiarlo. Estas son tres de las mejores opciones de software de gestión de proyectos que son especialmente efectivas para ayudarlo a diseñar el alcance de un proyecto.
monday.com
monday.com ofrece un planificador de tareas con priorización, que le ayuda a diseñar los hitos, y un calendario de equipo compartido que le permite involucrar a todas las partes interesadas. Una herramienta de gestión de recursos ayuda a los usuarios a rastrear los recursos del proyecto.
Puede ver todas las tareas y las partes interesadas a las que están asociadas a través de monday.com el tablero de instrumentos.
Podio
Podio también tiene funciones de priorización y programación de tareas y una forma fácil de ingresar nuevas tareas simplemente pulsando «T» en el teclado. También tiene almacenamiento de documentos, para que pueda mantener el alcance del proyecto en archivo, e informes, para que pueda recopilar datos sobre qué tan bien está funcionando el proyecto.
El panel de Podio facilita la visualización de las partes interesadas y las tareas del proyecto.
Scoro
Scoro tiene campos personalizados para permitirle rastrear y administrar recursos. También tiene un sistema de creación de tareas y listas que le permitirá administrar sus hitos y etiquetar a las partes interesadas relevantes. También tiene almacenamiento de documentos y uso compartido de archivos, así como informes de presupuesto y paneles para que pueda ver las finanzas.
El panel de control de Scoro mantiene todos los aspectos del alcance del proyecto en un solo lugar.
Es hora de crear su propio alcance de proyecto
Ahora que sabe todo lo que implica crear un alcance de trabajo, es hora de comenzar a trabajar por su cuenta. Hágase estas preguntas:
- ¿Cuáles son las fases del ciclo de vida de mi proyecto?
- ¿Ya tengo una declaración de alcance del proyecto que pueda adaptar y ampliar?
- ¿Cuán amplio o cuán estrecho debe ser el alcance de un proyecto, y aún no he realizado un análisis del alcance del proyecto para determinarlo?
- ¿Qué es un área de conocimiento de alcance que necesito abordar?
Reserve unas horas en la semana siguiente o dos para sentarse y seguir los pasos anteriores. Mira uno o dos ejemplos de alcance de proyecto para ver cómo lo han hecho otros. Y luego ponte a trabajar y dibuja uno.