Cómo Obtener Patrocinio para Eventos de Recaudación de Fondos

Ha planeado su próximo evento de recaudación de fondos y ha calculado cuánto costará organizarlo.

El siguiente paso es encontrar patrocinadores que ayuden a cubrir los costos.

Si no has intentado conseguir patrocinio para eventos de recaudación de fondos, puede parecer abrumador. ¿Dónde se encuentran las empresas que estarán interesadas en saltar a bordo? ¿Y cómo los animas a pasar de la raya?

Si eres una organización más pequeña, es posible que tengas miedo de que te quedes corto frente a competidores más grandes o más establecidos.

En esta guía, analizamos cómo encontrar los patrocinadores adecuados para su evento de recaudación de fondos y damos consejos sobre cómo ponerse en contacto con patrocinadores potenciales (y cómo no hacerlo!).

Por qué las Empresas Patrocinan Eventos de Recaudación de Fondos

El patrocinio implica realizar pagos u ofrecer apoyo en especie a su organización, generalmente a cambio de una promoción de bajo costo para la empresa. Su nombre y su marca están delante de los asistentes.

Muchas empresas quieren retribuir a la comunidad local y también puede haber beneficios fiscales para ellas. También recibirán publicidad y buena voluntad por ayudar a que el evento suceda.

Una Guía Paso A paso para Obtener Patrocinadores para Eventos de Recaudación de Fondos

Ahora que sabe por qué las empresas pueden estar deseosas de convertirse en patrocinadores de eventos, lo guiaremos a través de cómo elegir los adecuados.

• Paso 1: Define Tus Patrocinios Objetivo
• Paso 2: Resuelve Los Detalles De Tu Patrocinio
• Paso 3: Inicia Tu Alcance
• Paso 4: Qué Hacer En Las Reuniones
• Paso 5: Promociona A Tus Patrocinadores
• Paso 6: Agradeciendo a los Patrocinadores

Defina Sus Patrocinios Objetivo

¿A qué empresas se dirigirá como patrocinadores? Determinar cuáles son las que mejor se adaptan puede ayudar a evitar sobrecargar sus recursos.

Consejo profesional # 1: Comenzar este proceso 3-4 meses antes de tu evento de recaudación de fondos te da mucho tiempo para conseguir patrocinadores. La planificación temprana puede ser importante si es probable que otras organizaciones busquen patrocinio al mismo tiempo. Puedes atacar temprano y tener menos competencia al lanzar negocios.

Comience pensando en los asistentes a su evento. ¿Qué tipos de negocios estarán interesados en ponerse delante de ellos? Armar una lista de posibles patrocinadores.

Los negocios locales pueden ser otro buen punto de partida. A menudo están dispuestos a involucrarse en la comunidad, ¡suponiendo que tengan el presupuesto para hacerlo, por supuesto!

Cuando estés compilando tu lista de patrocinadores objetivo, no te limites a aquellos que puedan tener el presupuesto para patrocinios.

Las donaciones en especie pueden ayudar a reducir los costos de organizar su evento de recaudación de fondos, y muchas empresas locales estarán felices de hacerlo. Incluso si no tienen el presupuesto para comprar un paquete de patrocinio, todavía pueden apoyar su evento de una manera diferente.

También puedes ver los tipos de empresas que ya patrocinan eventos de recaudación de fondos similares. No necesariamente quieres ir tras los mismos negocios, es probable que renueven estos patrocinios. Sin embargo, te da una mejor idea de los tipos de negocios a los que puedes dirigirte.

Consejo profesional # 2: Llegar a las empresas que tienen un cruce con tu misión puede conducir a mejores tasas de conversión. Por ejemplo, una organización sin fines de lucro de rescate de animales puede buscar el patrocinio de marcas relacionadas con mascotas y las organizaciones sin fines de lucro que luchan contra el hambre pueden dirigirse a marcas de alimentos.

Resuelve tus Detalles de Patrocinio

Crea paquetes de patrocinio que se adapten a diferentes presupuestos, para atender a pequeñas, medianas y grandes empresas dentro de estos. Cada paquete de patrocinio puede tener diferentes ventajas. Esto puede ir desde la colocación de logotipos hasta la señalización en el evento, por ejemplo.

También puedes tener un paquete de patrocinio de primer nivel reservado para una o dos empresas. Estos últimos pueden tener beneficios como boletos con descuento o boletos VIP para sus empleados a cambio del patrocinio más alto.

Usa los objetivos de tu evento para determinar los niveles de patrocinio. Si necesita recaudar 1 10,000 a través de su evento de recaudación de fondos, intente asegurar al menos la mitad de esto en patrocinio. Su paquete de nivel superior podría establecerse en 1 1,500 – 2 2,000, por ejemplo, y se alimenta desde allí.

Puede establecer sus niveles de patrocinio en:

• $250 para patrocinio básico (dirigido a empresas más pequeñas) y menciones de nombres en su sitio web sin fines de lucro

• $500 para el patrocinio mediano (dirigido a empresas de tamaño mediano), incluir también la inclusión de la empresa en los comunicados de prensa y la colocación de logotipos en la señalización y los materiales de marketing

• $1,000 a $1,500 para patrocinios de alto nivel (dirigidos a compañías más grandes) para incluir también asientos reservados en el evento y nombres de compañías en las mesas

• $1,500 a 2 2,000 para un paquete de patrocinio VIP (para una sola compañía) que también incluya reconocimiento de la empresa por parte de ponentes y entradas VIP

Una vez que haya finalizado sus paquetes de patrocinio, reúna documentos de una página sobre el evento y las opciones de patrocinio. Destaca el impacto del patrocinio en tu misión. Esto puede ser útil cuando se reúne con empresas para discutir opciones de patrocinio.

Crear un formulario de patrocinio para que las empresas firmen cuando acepten convertirse en patrocinadores de eventos.

Comienza tu Alcance

Una vez que hayas sentado las bases, es hora de comenzar a hacer algo de alcance.

Trabaje a través de su lista de patrocinadores objetivo. Si su personal, voluntarios o miembros de la junta directiva tienen alguna conexión en cualquiera de estas compañías, use este «in» para su ventaja. Es más probable que obtengas una respuesta a tus esfuerzos de divulgación, que puedes aprovechar.

En esta etapa de tu alcance, trata de evitar bombardear a tus patrocinadores objetivo con demasiada información. Para empezar, el objetivo es iniciar conversaciones y establecer reuniones.

Este es un ejemplo de cómo estructurar una carta de patrocinio:

Fecha
Su nombre
El Nombre de su Organización
Calle
Ciudad, Estado Código POSTAL

Estimado,

Estaremos organizando nuestro on at . .

Nuestro objetivo es aumentar, y estaríamos encantados y agradecidos si pudieras ayudarnos a alcanzarlo.

Al participar como uno de nuestros patrocinadores de eventos, podrá ayudar .

Los detalles adjuntos detallan algunos de los beneficios adicionales de convertirse en uno de nuestros patrocinadores corporativos. También detalla los paquetes de patrocinio que están disponibles para los patrocinadores del evento.

Independientemente del paquete de patrocinio que elija, el nombre de su empresa lo hará .

Si su empresa se siente más cómoda proporcionando donaciones en especie de bienes o servicios, también estamos abiertos a recibirlos.

Me encantaría hablar más sobre cómo nos asociamos para ayudar a través del patrocinio de eventos.

Por favor, no dude en ponerse en contacto conmigo directamente en o si tiene alguna pregunta o desea configurar un momento para charlar.

Gracias por leer

Sinceramente, etc.,

Es probable que tengas mucho silencio, al menos en los primeros días de tu alcance. No dejes que esto te desanime en el seguimiento de tu comunicación inicial. El silencio no siempre significa «no». ¡Los correos electrónicos pueden deslizarse fácilmente por las grietas cuando la gente está ocupada!

Es posible que tenga que hacer un seguimiento varias veces antes de recibir una respuesta, ya sea positiva o negativa.

Consejo profesional # 1: Enviar correos electrónicos de martes a jueves puede ser más efectivo. Trate de evitar los lunes y viernes tanto como pueda: la gente todavía se está poniendo al día desde el fin de semana o cuenta regresiva para hacerlo, por lo que a menudo están menos inclinados a responder a los correos electrónicos.

Adoptar un enfoque integrado a su alcance puede ser eficaz. Combinar llamadas en frío, redes sociales y correos electrónicos puede ayudarte a obtener una respuesta a tu alcance.

Las llamadas en frío pueden ser desalentadoras, pero es una excelente manera de asegurarte de enviar tus comunicaciones a la persona más adecuada. Si puedes hablar con un tomador de decisiones, a menudo también es más fácil medir el nivel de interés.

Conectarse con los tomadores de decisiones en las redes sociales también puede ayudar a «calentar» a los patrocinadores objetivo antes de comenzar su alcance. Algunas organizaciones también han tenido éxito en el uso de las redes sociales para la divulgación: Facebook, Twitter y LinkedIn pueden funcionar bien para esto.

Experimente con sus opciones y vea qué tácticas funcionan mejor para usted. Intente comunicarse a través de llamadas telefónicas, dejar mensajes de correo de voz, correo electrónico y redes sociales.

Consejo profesional # 2: Organice reuniones periódicas del comité para discutir el progreso del patrocinio y compartir consejos sobre lo que está funcionando. Puedes cambiar tus actividades de alcance basadas en esto y se asegura de que no se solapen entre sí.

Qué hacer En las Reuniones

Con suerte, tus esfuerzos comenzarán a dar sus frutos y estarás preparando reuniones con posibles patrocinadores.

Exponga los beneficios del patrocinio en estas reuniones presenciales. Esto puede incluir los beneficios promocionales, junto con los beneficios fiscales y el fondo de comercio, por ejemplo.

Al final de estas reuniones, puede dejar los documentos preparados para examinarlos más adelante. Agradezca a sus patrocinadores objetivo por aceptar reunirse con usted y considerar el patrocinio. Si no escuchas nada después, haz un seguimiento de 1 a 2 semanas después.

Una vez que comience a conseguir patrocinadores, mencione estas asociaciones en su presentación a otras empresas. Esto actúa como una fuerte forma de prueba social. Si las empresas saben que sus paquetes de patrocinio están demostrando ser populares, es más probable que también se sumen.

Consejo profesional: Configura una página sencilla que permita a las empresas comprar un paquete de patrocinio. Esto automatiza el proceso para usted y hace que sea fácil para los patrocinadores comprometerse. Asegúrese de que el enlace a esta página de pago esté incluido en los materiales que deje con los patrocinadores objetivo al final de las reuniones. Hacer que sea lo más fácil posible comprar un paquete de patrocinio aumenta las posibilidades de que se conviertan en patrocinadores.

Promover Sus Patrocinadores

una Vez que los patrocinadores vienen a bordo, promover y gracias a ellos en su página web y medios sociales. Etiquétalos en publicaciones de redes sociales, por ejemplo. Esto puede animar a más empresas a involucrarse.

El IRS tiene reglas estrictas sobre cuánta promoción puede dar a los patrocinadores. Los ingresos genuinos de patrocinio no están sujetos a impuestos, pero esto cambia si se considera que son publicidad (y no patrocinio).

Esto es lo que dice el IRS sobre la distinción:

«La Sección 513(i) del IRC define un «pago de patrocinio calificado» como cualquier pago realizado por cualquier persona involucrada en un comercio o negocio con respecto al cual no hay acuerdo o expectativa de que dicha persona recibirá ningún beneficio de retorno sustancial que no sea el uso o reconocimiento del nombre o logotipo (o líneas de productos) del comercio o negocio de dicha persona en relación con las actividades de la organización que recibe dicho pago.

Dicho uso o reconocimiento no incluye la publicidad de los productos o servicios de dicha persona (incluidos mensajes que contengan lenguaje cualitativo o comparativo, información de precios u otras indicaciones de ahorros o valor, un respaldo o un incentivo para comprar, vender o usar dichos productos o servicios).»

Entonces, ¿qué significa esto para los patrocinios de su evento?

No deberías promocionar activamente los productos o servicios que venden tus patrocinadores ni tratar de animar a tu audiencia a convertirse en sus clientes.

Está bien reconocer a tus patrocinadores y dejar que la gente sepa que están apoyando a tu organización sin fines de lucro. Más allá de eso, es más una zona gris.

No te meterás en problemas si se considera que aceptas pagos publicitarios, pero los ingresos pueden estar sujetos a impuestos.

Consejo profesional: Las restricciones del IRS pueden dificultar la obtención de paquetes de patrocinio de alto nivel, pero aún puedes hacerlo adoptando un enfoque estratégico. Esto implica establecer asociaciones a largo plazo con las empresas.

Consejo de bonificación: Agradeciendo a los patrocinadores

Al final de un evento de recaudación de fondos, puedes llamar a los patrocinadores al escenario para dar las gracias o leer una lista de sus nombres.

Dependiendo de los paquetes de patrocinio que estés ofreciendo, podrías darle la facturación más alta a algunos patrocinadores seleccionados y enumerar a los demás.

Después del evento, agradezca públicamente a sus patrocinadores por ayudar a hacerlo posible. Las notas o tarjetas de agradecimiento son una buena manera de hacer esto. Encargue a algunos de sus voluntarios que escriban y envíen mensajes de agradecimiento en los días posteriores al evento.

Consejo profesional: Destaca el impacto en el mundo real que tendrá tu evento de recaudación de fondos y el papel que han desempeñado tus patrocinadores en él. Hágales saber lo que pudo hacer como resultado de su participación. Si los patrocinadores pueden ver que están haciendo una diferencia en tu trabajo, es más probable que compren un paquete el próximo año.

Agradezca a sus patrocinadores en las redes sociales también. Sube fotos de tu evento de recaudación de fondos, incluidas las que tengan letreros de patrocinadores.

Consejo profesional: Si los boletos VIP no forman parte de sus paquetes de patrocinio, puede dar pases gratuitos a algunos patrocinadores como agradecimiento.

Obtener patrocinio para eventos de recaudación de fondos ayuda a su organización sin fines de lucro a cubrir los costos de organizarlos. También puede permitirle crear asociaciones a largo plazo con empresas.

Obtener patrocinios puede ser desalentador, pero con un plan claro y mucha persistencia, no es tan desafiante como podría pensar.

Solo asegúrese de no cruzar la fina línea entre el patrocinio y la publicidad, o podría cobrar impuestos sobre algunos de los fondos recaudados.