Con cualquier iniciativa empresarial, se espera que el rendimiento se supervise y mida para medir el retorno de la inversión y determinar si se alcanzaron los objetivos; los proyectos empresariales no son la excepción. Dado que los datos impulsan muchas decisiones en la actualidad, es probable que se espere que mida el rendimiento del proyecto con datos. Estas son algunas de las formas clave de medir el rendimiento del proyecto y los indicadores clave de rendimiento (KPI) que realmente importan.
Defina los objetivos del proyecto y establezca el presupuesto y el cronograma
Antes de que comience un proyecto, es necesario determinar los objetivos del proyecto. Debe comprender cómo los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas clave determinarán si el proyecto tiene éxito y asegurarse de que todos estén en la misma página. El éxito del proyecto se puede medir de muchas maneras, incluyendo si se completó a tiempo, dentro o por debajo del presupuesto, si resultó en más ventas, mejor servicio al cliente o mayor eficiencia, y una combinación de estos u otros factores. Es imperativo desde el principio decidir para cada proyecto qué significa un buen rendimiento y qué aspecto tiene el éxito.
Una vez que se han determinado los objetivos, puede recopilar métricas de referencia para registrar el estado de la empresa en el punto de partida de su proyecto solo para aquellas cosas que son significativas para su equipo y las partes interesadas. Es esencial saber dónde comenzó para proporcionar métricas de rendimiento precisas y saber cuándo terminó el proyecto cómo se vio afectado su negocio.
Mediciones del rendimiento del proyecto
- Impacto del proyecto: La razón por la que su organización se embarca en un proyecto es por algún impacto o beneficio para un aspecto de su negocio. El impacto del proyecto incluye aspectos tales como una mejor calidad, un mejor servicio al cliente, costos reducidos, nuevas funcionalidades y más. El impacto específico de su proyecto depende del proyecto que esté ejecutando, y debería poder comparar su negocio antes de que el proyecto comenzara y después de que terminara para determinar el impacto del proyecto.
- Financiero: Los costos deben monitorizarse durante todo el proyecto para asegurarse de que se ajusta al presupuesto. La mayoría de las organizaciones desearán que los costos del proyecto sean inferiores al valor del impacto para considerar que el proyecto es un esfuerzo valioso. Cuando está al tanto de su rendimiento financiero durante todo el proyecto, puede ajustar las cosas antes de terminar el proyecto fuera del presupuesto.
- A tiempo: Muy estrechamente vinculado al presupuesto está la finalización a tiempo de los proyectos. El cumplimiento de los plazos puede ser un criterio para el éxito de los proyectos que deben lanzarse en una fecha determinada. Si un proyecto se excede en el tiempo estimado, a menudo también excede el presupuesto. Los proyectos exitosos suelen crear hitos de presupuesto y plazos para que los costos y los plazos se puedan monitorear en comparación con su plan a lo largo de la vida útil del proyecto.
- Recursos: Saber cuánto tiempo pasan los miembros del equipo en un proyecto es importante para algunas organizaciones, especialmente para garantizar que la utilización de los recursos sea lo más eficiente posible. Una vez que sepa cómo se utilizaron los recursos contra el plan, su equipo puede usar esos datos para informar proyectos futuros.
- Calidad: Es bueno segmentar tu proyecto en fases para que puedas evaluar la calidad de tu proyecto mientras aún hay tiempo para hacer ajustes antes de llegar al final. Una revisión de calidad de sus entregables finales y prácticas de gestión de proyectos también es importante para muchas organizaciones.
- Retorno de la inversión: Al comparar los beneficios del proyecto con los objetivos del proyecto, así como los costos del proyecto, puede calcular un retorno de la inversión. Por lo general, esta es una medición crítica para las partes interesadas del proyecto y los ejecutivos de la empresa. Un componente del éxito del proyecto está ciertamente relacionado con las percepciones de las partes interesadas sobre el valor del proyecto.
- Resolver el problema: ¿Fue capaz de resolver el problema o mejorar el proceso que impulsó el proyecto? Esta es otra forma importante de saber si su proyecto tuvo éxito.
En última instancia, la mejor manera de medir el rendimiento del proyecto es establecer sus objetivos con anticipación, configurar mediciones basadas en los objetivos de su proyecto y monitorear su rendimiento durante todo el proceso para que tenga tiempo para ajustar las prioridades y acciones.
Dado que las mejores formas de medir el rendimiento del proyecto cambian según las necesidades únicas de cada organización y cada proyecto, hay muchas maneras de medirlo. Para obtener inspiración, consulte nuestra Biblioteca de KPI para encontrar las métricas más importantes para su proyecto.
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