Cómo hacer un Programa de Mantenimiento preventivo

Todos hemos escuchado la frase, » si no está roto, no lo arregles.»

Afortunadamente, los inventores del teléfono inteligente, el coche eléctrico y el aire acondicionado central nunca se tomaron el dicho demasiado en serio. Desafortunadamente, e irónicamente, los gerentes de mantenimiento a menudo aplican el consejo literalmente en su detrimento.

Los estudios sugieren que una hora de tiempo de inactividad cuesta a los fabricantes industriales entre $10,000 y 2 250,000. Los programas de mantenimiento puramente reactivos son costosos, estresantes y requieren mucho tiempo. Esta es la razón por la que los mejores departamentos de mantenimiento de su clase tienen como objetivo lograr una relación ideal de mantenimiento preventivo (PM) de 80:20 a mantenimiento reactivo. Se ha demostrado que los programas de mantenimiento preventivo estratégico reducen el tiempo de inactividad no planificado, aumentan la eficiencia operativa y reducen los gastos de mantenimiento asociados con las reparaciones no planificadas.

Lanzar un programa de mantenimiento preventivo exitoso desde cero implica varios pasos, incluida la realización de inventarios de activos, la realización de análisis de criticidad y la determinación de indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito. En este artículo, explicaremos los aspectos más destacados con énfasis en cómo hacer programas de mantenimiento preventivo para su organización.

Cómo Hacer un Calendario de Mantenimiento Preventivo

¿Qué Es un programa de Mantenimiento Preventivo?

Un programa de mantenimiento preventivo es un plan para organizar los recursos de la empresa para garantizar que las tareas de mantenimiento se realicen de acuerdo con el tiempo específico o los desencadenantes de uso. El objetivo principal del mantenimiento preventivo es mantener los activos en óptimas condiciones de trabajo.

Crear un programa de mantenimiento preventivo implica coordinar materiales, equipos y plazos para completar las tareas. También implica determinar quién debe realizar qué tareas y cómo deben realizarlas. Los planificadores de mantenimiento dedicados, los supervisores de mantenimiento y los planificadores de mantenimiento son los miembros del equipo que más a menudo son responsables del desarrollo de los programas de PM.

Dicho esto, no confunda la programación de mantenimiento con la planificación de mantenimiento. Aunque los dos procesos se apoyan entre sí, no siempre son completados por el mismo individuo. La planificación del mantenimiento se centra en lo que hay que hacer y en cómo hacerlo. La programación de mantenimiento, por otro lado, detalla quién realizará las tareas de mantenimiento recomendadas y cuándo.

Los programas de Mantenimiento preventivo fijos y flotantes

Los programas de mantenimiento preventivo efectivos ayudan a los gerentes de las instalaciones a asignar de manera eficiente los recursos de mantenimiento, mantener de manera efectiva los activos y planificar adecuadamente para el próximo año.

Al hacer un programa de mantenimiento preventivo, tiene dos opciones principales: programación de PM fija y flotante.

1. Horarios fijos de PM

Un horario fijo de mantenimiento preventivo es un plan de mantenimiento de rutina programado de acuerdo con el uso específico del equipo o el intervalo de tiempo. Los programas fijos de PM se centran en tareas planificadas futuras, independientemente de si las tareas anteriores se completaron o no.

Por ejemplo, las tareas programadas los lunes siempre se realizan los lunes, independientemente de si el técnico completó la tarea asignada la semana pasada. Los planificadores de mantenimiento también pueden basar los PMs recurrentes en intervalos de uso o disparadores específicos.

P. EJ.: Usted programa que los vehículos de su flota se sometan a mantenimiento cada 3,000 millas. Una vez que un odómetro alcanza los 3000, crea una orden de trabajo para un cambio de aceite de rutina y una comprobación de rendimiento. El próximo cambio de aceite del vehículo ocurrirá en otras 3,000 millas. No importa cuánto tiempo le tome al conductor alcanzar el kilometraje. Este es un programa de PM fijo basado en intervalos de uso.

2. Programaciones flotantes de PM

Un programa flotante de mantenimiento preventivo es un plan de mantenimiento basado en el calendario de tareas anteriores de PM. Los programas de PM flotantes se informan por el uso pasado o el historial de mantenimiento de un activo.

Por ejemplo, supongamos que tiene un horario de PM de 30 días para una máquina. Asignará los próximos 30 días de PM del activo a partir de la finalización de la última actividad de PM. En otras palabras, la orden de trabajo posterior no se activará hasta que la orden de trabajo anterior se haya completado y cerrado. Los programas de PM flotantes requieren mayor diligencia que los programas de PM fijos para rastrear la finalización de las tareas de mantenimiento.

EJ: Programa un sistema HVAC para mantenimiento cada 100 horas de funcionamiento. Retrasa el mantenimiento hasta después de la hora 120. Por lo tanto, su próxima orden de trabajo se activará después de 220 horas desde la PM original. El sistema comienza a contar las 100 horas posteriores al cierre de la orden de trabajo anterior (a las 120 horas). Si el sistema de HVAC estuviera en un horario fijo, aún se activaría para el mantenimiento después de 200 horas.

Cómo Hacer (e Implementar) un Programa de Mantenimiento Preventivo

La clave para crear un programa de mantenimiento preventivo exitoso es identificar el intervalo de mantenimiento adecuado para cada activo. Esto le permite maximizar los recursos al tiempo que reduce la posibilidad de averías inesperadas.

Aquí está nuestra guía paso a paso sobre cómo hacer un programa de mantenimiento preventivo eficaz:

1. Activos de inventario

Cree un inventario de los activos más importantes de su organización. Estos son los equipos que deben recibir mantenimiento preventivo en primer lugar. Este ejercicio le ayudará a evitar retrasar el mantenimiento de ciertos activos, especialmente si utiliza un programa de PM flotante.

Registre los siguientes datos para cada activo:

• Marca y modelo
• Número de serie
• Especificaciones y capacidades
• Número de unidad
• Categoría
• Ubicación
• Usuarios primarios
• Piezas

Puede utilizar una hoja de cálculo o un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) para catalogar sus entradas de activos. Recomendamos adoptar una plataforma fácil de usar como MaintainX para mantener registros de activos, datos de referencia cruzada y obtener información de ahorro de costos a lo largo del tiempo.

2. Determinar prioridades

Es importante recordar que la mayoría de los activos de su instalación no necesitan ser programados para mantenimiento preventivo. La realización exclusiva de PM en inventarios de activos grandes no es realista para la mayoría de las organizaciones. Además, realizar PM en artículos baratos, no críticos y fáciles de reparar es un desperdicio. Una forma de determinar las prioridades de PM es realizar un análisis de criticidad.

Un análisis de criticidad es un ejercicio que consiste en clasificar los activos de acuerdo con su potencial de riesgo en varias categorías, incluidas las operativas, financieras, ambientales y de salud y seguridad. Este proceso es beneficioso para las organizaciones con varios activos complejos porque elimina el sesgo personal de la ecuación.

Los análisis de criticidad permiten a los gerentes clasificar, priorizar y programar el PMs con objetividad. Los activos con calificaciones de criticidad más altas deben recibir la máxima prioridad. Utilice las siguientes preguntas como plataforma de lanzamiento al evaluar la criticidad de los activos:

• ¿Qué activos son críticos para la producción y la seguridad?
• ¿Qué activos requieren mantenimiento periódico?
• ¿Qué activos tienen altos costos de reparación y reemplazo?

Priorice los activos que son críticos para la producción, requieren mantenimiento regular o tienen altos costos de reparación y reemplazo al hacer su programa de mantenimiento preventivo. Recuerde: es más rentable colocar activos no críticos y antiguos en programas de mantenimiento reactivo. Es posible que los reemplaces pronto, después de todo.

3. Identificar Intervalos de partículas ideales

Por supuesto, el mantenimiento preventivo no está exento de posibles inconvenientes. Sin una planificación adecuada, corre el riesgo de desperdiciar valiosos recursos en inspecciones y reparaciones innecesarias. El mantenimiento excesivo de los activos puede ser tan derrochador como su mantenimiento insuficiente. Evite exagerar identificando las proporciones de PM ideales para sus activos individuales.

Los tres métodos principales para determinar los intervalos de PM incluyen:

• Manuales del fabricante de equipos de consultoría para las instrucciones de trabajo de mantenimiento recomendadas, los horarios y el uso de piezas de repuesto críticas

• Revisión de datos de mantenimiento históricos para obtener información sobre patrones de fallos pasados

• Pedir a los operadores de máquinas y técnicos información sobre el comportamiento de los activos

4. Programar Órdenes de Trabajo recurrentes

De acuerdo con la Encuesta de Mantenimiento de Ingeniería de Planta de 2019, el 45 y el 39 por ciento de las instalaciones aún dependen de hojas de cálculo internas y registros en papel, respectivamente, para la programación de mantenimiento.

Estas organizaciones no saben lo mucho más fácil que las MMC adecuadas pueden hacer su programación de mantenimiento. Las plataformas CMMS modernas basadas en la nube son escalables, asequibles y fáciles de usar. El software le permite automatizar tanto los programas de mantenimiento a largo plazo como los programas a corto plazo basados en tareas trimestrales, mensuales, semanales y diarias.

CMMS también le permite capturar actividades de mantenimiento menores que a menudo pasan desapercibidas. Esto permite a los equipos mantener los atrasos a niveles manejables. Características adicionales como la gestión de inventario, las referencias cruzadas de activos, los comentarios de órdenes de trabajo, el chat de equipo y los informes avanzados hacen de MaintainX una herramienta que cambia el juego para equipos de mantenimiento de todos los tamaños.

5. Supervisar el Progreso

Por último, supervise periódicamente el progreso de sus programas de mantenimiento e identifique áreas para mejorar. Lo más importante es evaluar cuántos PMs ha completado su equipo desde que creó sus programas de mantenimiento iniciales. Además, hay varias métricas disponibles para realizar un seguimiento del progreso de su programa de PM, que incluyen:

• Tiempo Medio entre Fallos (MTBF): MTBF es el tiempo promedio entre desgloses de activos. Utilice MTBF para medir el rendimiento, el diseño y la seguridad de los activos críticos. La fórmula para calcular el MTBF es: número de horas operativas ÷ número de fallos.

• Porcentaje de mantenimiento planificado( PMP): El PMP mide cuántas actividades de mantenimiento programadas se han completado en comparación con el número total de tareas de mantenimiento. Utilice PMP para medir la eficacia de su programación de PM e identificar oportunidades para minimizar el mantenimiento reactivo.

• Porcentaje Crítico de Mantenimiento Programado (SMCP): Esta métrica mide cuán tarde es una actividad de mantenimiento recurrente en relación con la frecuencia con la que se debe realizar. SMCP ayuda a determinar las actividades de mantenimiento atrasadas maduras para la priorización. La fórmula para calcular el SMCP es: (número de días que una tarea está vencida + duración del ciclo de mantenimiento) ÷ duración del ciclo de mantenimiento x 100.

• Cumplimiento de mantenimiento preventivo (PMC) : Esta métrica mide cuántas tareas programadas se han completado en un período determinado. También es útil para determinar la efectividad de la programación de PM. La fórmula para calcular PMC es: número de PMs completados ÷ número de PMs programados x 100.

• Eficacia general del equipo (OEE): OEE mide el nivel de productividad de un activo. Combina disponibilidad de activos, rendimiento y calidad de producción para determinar la eficiencia de un activo en producción. Un activo con un OEE del 100% no experimenta tiempos de inactividad no planificados (disponibilidad), produce lo más rápido posible (rendimiento) y no tiene defectos (calidad). Aquí hay un artículo sobre cómo calcular OEE.

Use las métricas que más se alineen con sus objetivos de O& M como puntos de referencia de éxito.

Consejos finales para el éxito de la programación de PM

La programación de mantenimiento preventivo no es una ciencia de cohetes. Sin embargo, varios desafíos pueden interrumpir los flujos de trabajo, reducir el cumplimiento de la programación y crear cuellos de botella si no se navega de forma proactiva. Algunos factores comunes que interrumpen los horarios de PM son:

• Mala comunicación del equipo
• Gestión de inventario de mantenimiento ineficiente
• Malentendidos con contratistas externos
• Falta de comunicación con proveedores
• Falta de habilidades internas para tareas especializadas

Tomarse el tiempo para desarrollar sistemas de comunicación centralizados, programas de educación continua para empleados y procedimientos operativos estándar claros (SOPs) preparará a su equipo para el éxito.

Plantilla de Programa de Mantenimiento Preventivo

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Simplifique la programación de PM con MaintainX

Un programa de mantenimiento preventivo eficaz ayudará a mejorar la vida útil de los activos críticos, minimizar los costos operativos y mejorar significativamente las operaciones de mantenimiento en general. Esperamos que este artículo proporcione una ruta sencilla para desarrollar programas de PM efectivos.

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