¿Cómo Enviar Por Correo Electrónico Documentos Escaneados Desde La Impresora?

¿Cómo enviar por Correo electrónico Documentos Escaneados?

Te mostraremos cómo buscar y enviar por correo electrónico tus documentos en esta publicación. Demostraremos una variedad de estrategias, que incluyen:

• • Cómo usar la función escanear a enviar por correo electrónico en su impresora
  • ¿Cuál es la mejor manera de buscar desde su computadora?
  • Cómo usar el teléfono para buscar
  • Cómo enviar un documento como archivo adjunto a un correo electrónico

También le mostraremos cómo convertir su documento en papel en una versión digital que usted y su destinatario puedan firmar en línea.

Empecemos esta fiesta.

¿Debería Usar la Función Escanear a Enviar por correo electrónico de su Impresora?

Escanear un documento y enviarlo por correo electrónico puede parecer un método rápido y eficiente para hacerlo. Lo es, pero no para todos los documentos o destinatarios.

La posibilidad de que el documento no llegue a su destinatario es uno de los principales inconvenientes de usar la función «escanear a enviar por correo electrónico».

Cuando se utiliza la función «escanear a correo electrónico», es más difícil verificar que la dirección de correo electrónico que está ingresando es correcta porque es posible que no reciba un mensaje de error si lo hace. No se le notificará si la dirección de correo electrónico del destinatario previsto ha cambiado o si su bandeja de entrada está completa.

La dirección de correo electrónico de devolución aparecerá como una dirección «sin respuesta», por lo que los destinatarios no podrán responder a un mensaje enviado desde una impresora. Por lo general, no puedes personalizar tu publicación, y si los destinatarios intentan contactarte usando la dirección de correo electrónico que aparece en el mensaje, no obtendrás una respuesta.

Si desea utilizar la función «escanear a correo electrónico», solo debe hacerlo cuando pueda confirmar personalmente que el correo electrónico se envió a su destinatario previsto, y solo debe usarlo para documentos que no son realmente relevantes porque es posible que no lleguen en el primer intento.

Entonces, ¿qué se supone que debes hacer en su lugar?

La Mejor Alternativa: Cómo Escanear y enviar por correo electrónico un documento (+ Firmarlo o Solicitar una firma) de una manera Segura y Práctica

Aquí hay algunas alternativas al uso de la función «escanear a enviar por correo electrónico» para escanear, enviar por correo electrónico e incluso firmar un documento en línea:

Escanear su documento

¿Cómo escanear en Windows?

No es necesario utilizar un programa o software independiente para buscar documentos, ya que Windows tiene un método integrado para hacerlo.

Te mostramos cómo hacerlo:

1. Empieza por ir al menú Inicio.
2. Para abrir la aplicación Scan, búsquela y haga clic en ella. Si no puedes localizarlo, usa la herramienta de búsqueda en la esquina inferior izquierda para buscarlo.
3. Cuando abra la aplicación Scan, le informará si su escáner no está conectado, en cuyo caso debe verificar que esté encendido y conectado correctamente.
4. Elija el escáner que utilizará en el menú desplegable, así como el formulario de archivo en el que guardará sus escaneos. Si solo necesita una imagen, PNG y JPEG son opciones comunes.
5. Para comenzar a escanear, coloque el documento boca abajo en el escáner y, a continuación, vaya a Mostrar más > Vista previa para verlo rápidamente.
6. Con la función» Mostrar más», también puede ajustar la configuración de la imagen (como los modos de color o escala de grises y la resolución de la imagen).
7. Espere hasta que el escáner complete una vista previa del documento y lo muestre en la pantalla. Arregle la ubicación del documento en el escáner si está desalineado o fuera de lugar y, a continuación, vuelva a previsualizarlo.
8. Puede seleccionar la región que desea escanear haciendo clic y arrastrándola hasta que esté satisfecho con la ubicación. Seleccione «Escanear» después de seleccionar la región que desea escanear.
9. Este procedimiento debe repetirse para cada página que desee escanear.
10. Espere hasta que se complete el escaneo antes de intentar digitalizar el texto.

Recuerde archivar su documento en un lugar conveniente. Incluso puede guardarlo en su escritorio para que no se olvide de él.

¿Cómo escanear en un Mac?

El dispositivo Mac incluye una herramienta preprogramada para usar el escáner. He aquí cómo ponerlo en práctica:

1. Prepara el papeleo.
2. Inicie la aplicación de vista previa.
3. Elija su escáner en Archivo > Importar desde el escáner.
4. Si el escáner no está identificado, compruebe que está encendido y conectado.
5. Aparecerá el diálogo «Importar» y se preparará la vista previa.
6. Ahora puede elegir sus opciones de escaneo. Cambie el color, el tipo de documento, la escala, la orientación y otra información según lo desee.
7. Para comenzar a escanear, presione «Escanear» y la aplicación le notificará cuando su documento se haya digitalizado por completo.
8. Este procedimiento debe repetirse para cada página que desee escanear.

Su documento ha sido digitalizado para usted. Recuerda dónde guardaste el texto o guárdalo en el escritorio para que puedas verlo cuando hayas terminado.

¿Cómo escanear en iOS?

Puede escanear su documento sin escáner utilizando la cámara integrada en su iPhone o iPad. Te mostramos cómo hacerlo:

1. Coloca el papel sobre una superficie plana con buena iluminación para prepararlo.
2. En tu iPad o iPhone, abre la aplicación Notes.
3. Para agregar un documento escaneado a una nota existente, cree una nota nueva o elija una nota existente.
4. En la parte inferior de la pantalla, toque el icono de la cámara.
5. Seleccione «Escanear documentos» en el menú desplegable.
6. Si su dispositivo no comienza a escanear de inmediato, apunte la cámara al documento que desea escanear y presione el botón del obturador para comenzar.
7. Continúe de esta manera con cada página posterior.
8. Su papel ha sido escaneado y almacenado en Notes.

Puede enviar sus notas por correo electrónico o compartirlas a través de varias aplicaciones.

¿Cómo escanear en Android?

No hay un programa integrado para escanear documentos en Android. Sin embargo, puede usar Google Drive para buscar en su documento.

Te mostramos cómo hacerlo:

1. Coloca el papel sobre una superficie plana con buena iluminación para prepararlo.
2. Para crear un nuevo documento, abra la aplicación Google Drive y toque el icono » + «en la esquina inferior derecha de la pantalla, luego seleccione «Escanear».»
3. Apunte la cámara a su documento, alinéelo y presione el botón del obturador.
4. Examine la vista previa, recorte y ajuste la configuración según sea necesario, o retome el escaneo tocando «retome».»
5. Continúe de esta manera con cada página posterior.
6. Su documento ha sido escaneado y guardado en Google Drive.

Puede enviar una conexión a su nuevo documento o agregar direcciones de correo electrónico de personas para obtener acceso a él.

Envíe por correo electrónico Su Documento y Solicite una Firma (o Fírmela)

Esta es la mejor manera de que su documento digitalizado se firme en línea:

Utilice el Software de Firma electrónica

Tendrá algunas opciones para que se firme su contrato después de haberlo digitalizado. Solicitar una firma a través de una aplicación de firma en línea como Signature es una forma gratuita y fácil.

Signature es un programa de firma digital simple y potente que le permite crear firmas y documentos en línea legalmente vinculantes. Los firmantes no tendrán que estar en la misma posición para firmar un documento con una Firma. En su lugar, pueden iniciar sesión con su teléfono, tableta o computadora portátil a través de Internet.

Signature es un servicio gratuito que le permite crear firmas electrónicas sin tener que registrarse. Puede firmar su documento en línea y compartirlo con varias personas utilizando este método.

Te mostramos cómo hacerlo:

1. Regístrese para obtener una cuenta de firma gratuita.
2. Seleccione los nombres de aquellos que necesitan firmar el documento desde su cuenta.
3. Adjunte un título a su documento y un mensaje personalizado a las personas que lo firmarán:
4. Elija cómo agregará sus archivos desplazándose hacia abajo. Puede cargar archivos desde su dispositivo o elegirlos desde un sitio web en línea, como su cuenta de Google Drive.
5. Con el editor en línea, abra su documento y agregue campos de firma.
6. Rellene los nombres y direcciones de correo electrónico de los firmantes. También puede elegir un orden de firma para ellos, y la firma enviará los documentos a los usuarios en ese orden:
7. Después de verificar dos veces sus datos, haga clic en «Enviar documento».»

Puedes monitorear el documento usando tu cuenta de firma una vez que se haya enviado. Puedes saber si un destinatario está tardando demasiado en firmar de esta manera. No tienes que llamar a nadie si está tardando demasiado; simplemente puedes enviarle un correo electrónico recordándole que se necesita su firma.

Cuando sus firmantes reciban el papel, Signature los guiará a través del proceso de firma, guiándolos a través del proceso de creación de su propia firma y repasando cada área de firma antes de que terminen.

Profesionales:

• • Muy fácil de usar
  • Profesional y personalizada
  • Funciona en cualquier dispositivo
  • te Mantiene en control del proceso
  • Guías a usted y a sus firmantes a través de cada paso
  • puedes empezar gratis

Contras:

• • No hay aplicación móvil disponible (actualmente en desarrollo)

Use su Cliente de correo electrónico

También puede enviar un documento por correo electrónico utilizando su aplicación de correo electrónico. Tenga en cuenta que si necesita firmar el documento, debe hacerlo antes de enviarlo, ya sea firmándolo físicamente o firmándolo electrónicamente.

Te mostramos cómo llevar tu artículo a la persona adecuada:

1. Abra su cuenta de correo electrónico e inicie sesión.
2. Para comenzar a escribir un nuevo correo electrónico, seleccione «Nuevo mensaje».»
3. Busque el icono «adjuntar archivo adjunto» en el nuevo panel de correo electrónico. Se asemeja a un clip de papel la mayor parte del tiempo.
4. Encuentre su archivo, selecciónelo y presione «Enter» después de hacer clic en él.
5. también puede arrastrar y soltar el archivo escaneado en el navegador.
6. Termine su mensaje y proporcione las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
7. Ahora devolverá su correo electrónico con el archivo escaneado adjunto.

Profesionales:

• • Fácil de usar
  • Gratuito para uso
  • puedes hacerlo desde tu teléfono

Contras:

• • No le dice quién ha firmado y quién no
  • Es posible que tenga que imprimir y firmar el documento primero y pedir a sus firmantes que hagan lo mismo
  • Proceso más lento
  • No es tan profesional como usar una plataforma especializada
    

    ¿Cómo escaneo de la impresora al correo electrónico?

    1. Abra su aplicación de escaneo.
    2. Escanee su documento.
    3. Guárdelo.
    4. Busque su documento.
    5. Haga clic con el botón derecho en él.
    6. Seleccione «Compartir» y luego «Enviar».
    7. Redacte su correo electrónico.
    8. Envíe su correo electrónico.

    ¿Cuál es la diferencia entre escanear y escanear a correo electrónico?

    No necesita ningún otro programa para enviar la imagen escaneada cuando utiliza la opción de impresora «escanear a enviar por correo electrónico». Sin embargo, no tiene acceso a ninguna de las funciones de enviar un correo electrónico, como insertar una nota, asegurarse de que se envíe el correo electrónico y editar la imagen antes de enviarla.

    ¿Es seguro escanear a enviar un correo electrónico?

    Ciertamente no. No puede estar seguro de si el correo electrónico se envió correctamente porque usted mismo tiene acceso a la dirección de correo electrónico mediante la función «escanear a correo electrónico».

    Además, por diseño, las impresoras multifunción envían correos electrónicos en texto sin formato. Es posible que terceros vinculados a la misma red WiFi que la impresora puedan interceptar estos mensajes.

    Es por eso que solo puede usar la función «escanear a correo electrónico» de su impresora para documentos no confidenciales que pueda verificar que se enviaron correctamente.

    ¿Cuántas páginas puede escanear para enviar por correo electrónico?

    Puede enviar hasta 999 páginas escaneadas. Este número probablemente dependerá de la memoria y la capacidad de la impresora.

    ¿Cómo enviar documentos por correo electrónico?

    1. Abra su cuenta de correo electrónico.
    2. Comienza a redactar un mensaje nuevo.
    3. Arrastre y suelte su documento en su mensaje.
    4. Verifique su información y agregue la dirección de correo electrónico de su destinatario.
    5. Haga clic en «Enviar».»

    ¿Cómo envío un documento confidencial por correo electrónico?

    Si desea una capa adicional de protección para mantener su información confidencial a salvo de accesos no autorizados, puede utilizar el modo confidencial de Gmail. Puede usarlo para establecer la fecha de vencimiento de un mensaje e incluso eliminar el acceso a él.

    Los destinatarios no podrán copiar, reenviar, imprimir o descargar el mensaje.

    ¿Cómo escribo un correo electrónico con un archivo adjunto?

    1. Vaya a su cuenta de correo electrónico.
    2. Seleccione «Nuevo mensaje».
    3. Busque un icono de clip y haga clic en él para adjuntar un archivo.
    4. Busque el archivo en las carpetas de su computadora. Una vez que lo encuentre, haga clic en «Abrir» o «Elegir archivo».»
    5. Continúe escribiendo el correo electrónico.
    6. Agregue una línea de asunto y la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea enviársela.
    7. Haga clic en» Enviar » cuando esté listo para enviar su correo electrónico.

    Conclusión

    Como hemos visto, escanear los documentos se puede hacer de varias maneras. Puede escanear y enviar por correo electrónico documentos digitalmente desde impresoras multifunción a su teléfono iPhone o Android, sin importar dónde se encuentre.

    Si sus documentos necesitan firmas, siempre puede usar la firma de forma gratuita para obtener firmas legalmente vinculantes.

    Las firmas pueden ayudarlo a convertir documentos escaneados en documentos que estén listos para ser firmados por ambas partes. A continuación, guiará a sus firmantes a través del proceso de firma, actualizándolo a lo largo del camino.