Cómo controlar los gastos de los empleados en 8 pasos

Administrar los gastos de sus empleados puede ser complicado, lento y tedioso, y una gran molestia para su departamento de finanzas. Afortunadamente, hay maneras de hacer que este proceso sea menos complicado.

En el fondo, controlar el gasto de los empleados es realmente una cuestión de estrategia. Y cuando se trata de gastos de negocios, tiene tres necesidades principales:

1. Para monitorear y controlar los costos operativos de la empresa
2. Para llevar a cabo una contabilidad analítica de los gastos
3. Para recopilar todas las facturas y documentos de respaldo

Haga estos tres bien, y estará rápidamente en camino a una cultura de gasto saludable, algo que nos apasiona.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de monitorear y controlar los gastos de los empleados? ¿Cómo puede proporcionar a sus empleados la flexibilidad que necesitan para salir al mundo, a la vez que garantiza la seguridad y la integridad de los fondos de la empresa?

Esto es lo que necesita saber.

Cree su plan de gestión de gastos de empleados

«No planificar es planificar para fallar.»Es un cliché por una razón.

La peor manera de administrar el gasto de la empresa es apenas administrarlo. Lo que en realidad es bastante típico de las pequeñas empresas muy jóvenes. Al principio, sientes que realmente no necesitas una estrategia, porque las cantidades que gastas son muy pequeñas. Y el director ejecutivo o gerente de la oficina maneja todo el dinero de todos modos.

Pero este artículo está destinado a ayudarte a controlar el gasto de los empleados. Porque en algún momento, necesitas liberar a tu equipo para que haga un gran trabajo. Y eso va a requerir acceso a fondos.

Pero, ¿cómo deben gastar los empleados, en qué y cuánto se les permite? Todo esto se incluirá en su política de gastos bien escrita.

Ya hemos escrito mucho sobre esto, así que no nos excedamos aquí. Pero hay algunos principios básicos a tener en cuenta:

• Hágalo simple, claro y conciso
• No intente escribir un documento legal o académico, manténgalo amigable
• Incluya ejemplos reales de gastos buenos y malos de la empresa
• No enumere todos los gastos posibles. Las pautas son mejores que las listas largas
• Piense en formas de automatizar los pasos, más sobre esto en breve

Y, finalmente, incluya a otros equipos en el proceso. Las grandes políticas de gasto tienen sentido para toda la empresa, no solo para el Director Financiero o el Controlador Financiero.

Para obtener más información, lea nuestra guía detallada para elaborar la política de gastos de su empresa. Y para inspirarte, aquí tienes una gran lista de políticas de gastos de la vida real de compañías de las que definitivamente has oído hablar.

2. Establezca procesos de gasto claros

Una vez que su póliza esté lista, debe abordar los procesos. El gasto empresarial implica más que simplemente establecer un presupuesto y dar a su equipo los fondos, a los que trataremos en breve.

Siguiendo un proceso de gestión de gastos metódico y exhaustivo, por no decir estricto, puede incentivar a los empleados a controlar sus gastos. Un proceso claro y detallado puede ser tan útil para los empleados como para la administración.

Al implementar un proceso de gestión de gastos, asegúrese de buscar formas de hacerlo lo más rápido y fácil posible para que los empleados lo sigan. Por ejemplo, puede proporcionar a los empleados formularios precargados, incluidas solicitudes automáticas de la documentación de respaldo necesaria.

Aún mejores y modernas soluciones de gestión de gastos guían a los miembros de su equipo a lo largo de todo el proceso de gastos, desde la aprobación hasta el pago y la recepción.

Este tipo de proceso es el mejor de los casos, donde sus equipos no tienen más remedio que seguir las reglas, ¡incluso si no las conocen!

Establezca un presupuesto para cada categoría de gastos de los empleados

Una buena manera de controlar los gastos de los empleados es implementar una política de gastos detallada. Esto incluye establecer un presupuesto máximo para cada categoría de gastos por adelantado: viajes de negocios, estancias en hoteles, facturas de restaurantes, compra de equipos y suministros, etc.

Para todos los gastos, debe definir cuánto puede incurrir cada empleado y hacerles saber que no se les reembolsará más allá de este límite. Algunos montos o tipos de gastos pueden ser preaprobados, mientras que cualquier cosa fuera de esto requiere la aprobación explícita de los gerentes.

Pero mantenga estas reglas lo más simples posible. Podría entrar en detalles interminables con las cantidades de precios que son aprobación y las condiciones que se deben cumplir. Pero las políticas de gastos funcionan mejor cuando son cortas, simples y donde los empleados pueden recordarlas de memoria.

Y créanos, esto es perfectamente alcanzable.

Proporcione métodos de pago adecuados

Si desea ser realmente eficiente en el control de los gastos de los empleados, la mejor opción es darles un método de pago a medida. Aquí es donde entran en juego las tarjetas de gastos comerciales.

Con las tarjetas de gastos, puede cargarlas con una cantidad específica por adelantado para ser utilizada para una amplia gama de gastos incurridos en el campo: restaurantes, gasolina, hoteles, etc.

Estas tarjetas combinan flexibilidad con seguridad. Los empleados pueden gastar igual que tienen su propia tarjeta de crédito corporativa. Pero los gerentes y equipos financieros pueden establecer límites específicos para cada tarjeta y pueden ver exactamente lo que un empleado ha gastado en cualquier momento.

Segunda opción: una tarjeta de crédito virtual. Esta es la solución perfecta para gastos en línea, como reservar una habitación de hotel, alquilar una propiedad o un vehículo, y comprar boletos de tren o plan. También son ideales para suscripciones de software y publicidad digital.

Esta tarjeta de un solo uso se puede utilizar de acuerdo con las necesidades de sus empleados y se puede controlar en tiempo real a través de una plataforma de Internet segura. Esto proporciona una supervisión clara y detallada, al tiempo que permite a sus empleados realizar compras en línea de forma rápida y conveniente.

¿Sabes lo que no es una buena opción? Bifurcación de la tarjeta de crédito de la empresa cada vez que un empleado necesita hacer un pago. Esto no solo es una molestia, sino que también expone a su empresa al riesgo de fraude con tarjetas de crédito. ¡No mola!

Digitalizar la recuperación de facturas

Cuando un miembro del equipo paga por algo, debe conservar el recibo. Que es un concepto bastante simple, pero conduce a un sinfín de problemas para los equipos de finanzas y contabilidad.

Porque no importa lo diligentes que sean tus empleados, de vez en cuando olvidarán o perderán los recibos. Y esto significa un montón de ida y vuelta con el equipo de finanzas, para explicarse y encontrar esas pruebas de pago.

Para evitar perder el tiempo recolectando facturas, y para asegurarse de obtenerlas todas, debe digitalizar la recolección de recibos. Los recibos electrónicos ahora son aceptados por las oficinas de impuestos de todo el mundo.

El método más simple es una aplicación de escaneo de recibos. El empleado paga por algo, e inmediatamente toma una foto de su recibo en el momento en que lo recibe.

No hay entrada de datos para los equipos de finanzas, y el número de recibos perdidos se vuelve insignificante.

Centralizar el monitoreo de suscripciones

Otro problema de gasto que provoca dolor de cabeza son las suscripciones. Nos encantan, porque las herramientas SaaS modernas hacen la vida más fácil para todos. Pero mantenerse al tanto de cada pago realizado por todos sus equipos de negocios es como platos giratorios.

Entre pagar por palabras clave en Google Adwords para el departamento de marketing, Salesforce para ventas y Heroku o AWS para los equipos técnicos, puede ser difícil monitorear las suscripciones de los empleados.

Mencionamos las tarjetas virtuales arriba, y estas son el antídoto perfecto para sus problemas de gasto. Estos le permiten crear una tarjeta única y recurrente que se sorteará cada mes (o año).

Cada tarjeta se asigna a un empleado, para que sepa quién controla cada suscripción. Y cada pago tiene una lista de razones, los detalles del administrador aprobador y el código de contabilidad correcto. Por lo tanto, la conciliación de estos pagos es casi automática.

La parte importante es centralizar todo esto. Asegúrate de que cada equipo utiliza el mismo proceso y método de pago para sus suscripciones. Entonces sabe de dónde proviene cada pago y puede estar fácilmente al tanto de todos ellos.

Sugerencia: Spendesk, centraliza todas las suscripciones, recopila facturas automáticamente e incluso suspende las suscripciones en poco tiempo si es necesario.

Rastrear el fraude en el informe de gastos

No es divertido hablar de ello, pero las posibilidades de fraude en el informe de gastos son más altas de lo que crees. De un informe, un 85% de los empleados admite haber mentido en reclamaciones de gastos. Y el 10% envía información falsa en » todo el tiempo.»

Estas no tienen que ser todas falsedades maliciosas. A veces las personas inventan detalles que creen que son ciertos, porque ya no tienen la información que necesitan.

Pero el fraude debería ser una preocupación, especialmente para los controladores financieros y sus equipos. Su trabajo es mantener seguro el dinero de la empresa.

La forma más efectiva de evitar esto es simplemente deshacerse de los informes de gastos. Después de todo, a nadie le gusta lidiar con informes de gastos de todos modos.

Dado que consumen mucho tiempo y son fáciles de falsificar, sería prudente eliminarlos por completo y optar por soluciones de pago flexibles y ágiles como las que ofrece Spendesk.

Digitalice y automatice sus procesos

¿Cuáles de sus procesos requieren más tiempo y son los menos productivos? Identificar, digital, y desaparecen. En su lugar, concéntrese en herramientas eficientes para la recuperación de facturas, la gestión de solicitudes de compra o incluso los gastos de proceso en tiempo real.

Automatizar y digitalizar sus procesos le ayudará a ver mejores resultados, permitirá a su equipo trabajar con mayor agilidad y liberará tiempo para otros más importantes (¡y menos tediosos!) tarea.

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Encuentre el equilibrio de control de gastos adecuado

Administrar los gastos de los empleados consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre control y agilidad para que se puedan satisfacer los intereses de todos. Los empleados deben poder realizar su trabajo con flexibilidad y comodidad, y usted debe poder tener una supervisión clara y detallada de los gastos de la empresa.

Considere nuestros ocho consejos principales (arriba) y considere qué opciones podrían ser adecuadas para usted y su equipo.