¿Cómo Actúa PRINCE2?

En nuestra última entrada de blog, le dimos una introducción general de qué es exactamente PRINCE2.

Un marco estandarizado para la gestión de proyectos, «proyectos en entornos controlados», o PRINCE2 para abreviar, es el método de facto para la gestión y el diseño de proyectos que abarcan una multitud de formas, duración y alcances.

Estipular un enfoque en la producción del resultado final, dictando qué se producirá, cuándo y por quién, en lugar de dirigir cómo se deben hacer las cosas, hace que PRINCE2 sea altamente maleable, escalable y flexible en muchos tipos de proyectos e industrias.

¿Pero cómo funciona PRINCE2?

Para comprender cómo funciona PRINCE2, primero es esencial comprender cómo actúan los valores fundamentales de PRINCE2 para definir un proyecto. En PRINCE2, un proyecto se define como una organización temporal creada para generar uno o varios productos de acuerdo con un caso de negocio acordado previamente. Lo que, en términos básicos, significa que PRINCE2 está comprometido, a través de su enfoque principal en el resultado final, o producto de negocio, con la viabilidad del negocio.

Un proyecto PRINCE2 se define por unos pocos parámetros, principalmente que:

• los proyectos son temporales
• los proyectos no son actividades de línea
• los proyectos requieren recursos
• los proyectos se inician
• los proyectos deben producir resultados
• los proyectos producen cambios
• los proyectos suelen ser interdepartamentales
• Los proyectos siempre deben ser viables para el cliente comercial

Adaptándose al entorno de proyecto PRINCE2

Si se considera que un proyecto es operable dentro de un entorno PRINCE2 controlado, trabajando dentro de los parámetros descritos anteriormente, el siguiente paso es personalizar el PRINCE2 método para proyectar la estructura con el fin de obtener el resultado más sólido y exitoso.

PRINCE2 structures proyecta a través de una estructura escalable de tres elementos clave, cada uno centrado en la creación de un producto final duradero. Los tres elementos son los 7 principios, los 7 temas y los 7 procesos de PRINCE2, que luego se pueden adaptar para adaptarse a los requisitos y el entorno específico del proyecto.

La fluidez entre el método y el entorno es clave. Los 7 temas se pueden adaptar tanto a la forma como al alcance de un proyecto, o la terminología de PRINCE2 se puede comparar con el lenguaje existente en el entorno de su proyecto, reduciendo el número de productos de gestión hasta que solo queden los más intrínsecos, como el diario del proyecto, el informe de estado del proyecto y el informe de finalización del proyecto. Del mismo modo, los roles y procesos dentro de PRINCE2 se pueden reducir o adaptar.

Solo los principios de PRINCE2 deben permanecer sin cambios en todos los proyectos.

Una Introducción los Principios, Temas y Procesos de PRINCE2

Los principios, temas y procesos de PRINCE2 actúan como una guía para mantener su proyecto bajo control, que es fundamentalmente para lo que PRINCE2 fue creado. Los 7 principios, temas y procesos son en gran medida inextricables, cada uno ayuda a informar y definir al otro, construyendo el nexo de la metodología PRINCE2. Los 7 principios básicos, como la justificación del negocio y la gestión a través de la excepción, edifican los 7 temas, en gestión de riesgos o planificación, que ayudan, a su vez, a definir los 7 procesos.

Los 7 principios básicos de PRINCE2

Los 7 principios de PRINCE2 son la única parte del framework que se debe aplicar rígidamente para usar el framework PRINCE2 en un proyecto. Actúan como una base necesaria para construir el marco.

1.Justificación comercial continua

Antes del inicio del proyecto, se deben decidir los objetivos y el valor esperado del proyecto. Estos se utilizan para justificar la continuación del proyecto, a través de una evaluación coherente del progreso del proyecto de acuerdo con los objetivos tanto del proyecto como de la empresa.

2.Aprender de la experiencia

PRINCE2 requiere llevar un diario de la experiencia donde se registran los riesgos, los problemas, los errores cometidos, las buenas experiencias, las nuevas ideas y las mejoras. Actuando como la base de un informe de experiencia en la culminación del proyecto, el diario le ayudará a usted y a su equipo en la gestión de proyectos futuros.

3.Roles y responsabilidades definidos

Dentro de un proyecto PRINCE2, se reconocen tres partes interesadas, cada una con diferentes intereses en el proyecto: empresarios, proveedores y usuarios. El empresario actúa como patrocinador del proyecto con la expectativa de una utilidad; el usuario trabaja con los resultados y los evalúa; y el proveedor produce los resultados. En cada proyecto PRINCE2, hay funciones y responsabilidades claramente definidas que se orientan hacia la representación precisa de sus respectivos intereses. Estas partes interesadas forman el comité directivo, que toma las decisiones importantes con respecto al proyecto.

4.Supervisión de etapas de gestión

Junto con las etapas de planificación, ejecución y supervisión del marco, PRINCE2 se integra con una multitud de etapas de gestión que requieren planificación y presupuestación. Utilizando el caso de negocio, el comité directivo hace cumplir la implementación de la siguiente etapa, incluida la planificación, incluido el presupuesto, para la misma. Para cada etapa se ha elaborado un plan de etapas necesario que se vincula con el plan del proyecto para que el equipo del proyecto pueda acceder a él.

5.Gestión por excepción

La gestión por excepción es una estructura de proyecto que ofrece un estándar más alto de gestión de riesgos. Definir una duración, un costo, un alcance y un riesgo establecidos, y un rango de tolerancia aceptable, en cada nivel de la estructura de gestión jerárquica, e implementar una política de escalamiento si se viola alguno de esos grados de tolerancia. PRINCE2 garantiza un mayor nivel de control sobre la ejecución del proyecto.

6.Enfoque en Productos

El objetivo de PRINCE2 es crear resultados, que están dentro del marco, llamados productos. Al no estipular la logística de la entrega del producto, sino centrarse en la calidad, PRINCE2 se puede combinar fácilmente con otras metodologías o enfoques de gestión de proyectos, como Agile, y es aplicable universalmente.

7.Adaptarse a la situación del proyecto

PRINCE2 no es un enfoque único para la gestión de proyectos, el método debe adaptarse y aplicarse en beneficio de la situación específica del proyecto. En colaboración con directores de proyectos capacitados o experimentados de PRINCE2, junto con las directrices de ajuste que ofrece PRINCE2, el comité directivo hará las conciliaciones necesarias con los temas y procesos de PRINCE2.

Los 7 Temas de PRINCE2

Los 7 temas son áreas de conocimiento requeridas que es necesario tener en cuenta a lo largo de la vida útil del proyecto. Se refieren a las respuestas a preguntas como: ¿por qué, quién, qué, cuándo, cómo y si, cuáles son los efectos de, a dónde vamos y a dónde queremos ir?

1.Caso de negocio

El caso de negocio se refiere al «por qué» del proyecto. Impulsando la estructura y planificación del proyecto, el caso de negocio es establecido por las partes interesadas y debe actualizarse en cada etapa de gestión, cada vez más detallado para acercar el proyecto a la realidad.

2.Organización

Al describir las funciones y responsabilidades que deben designarse y ajustarse a lo largo del proyecto PRINCE2, la organización se refiere al «quién» del proyecto. La organización delega tareas y define el nivel de tolerancia al que deben llevarse a cabo, emplea la gestión por excepción y navega las interacciones entre el proyecto y la empresa.

3.Calidad

La calidad representa una comprensión universal del objetivo del proyecto, que abarca al equipo del proyecto, la administración y las partes interesadas. Sin una articulación clara de los criterios que constituyen el éxito del proyecto y la entrega del producto, es probable que un proyecto fracase. El ‘qué’ del proyecto.

4.Los planes

Los planes estandarizados son esenciales para el funcionamiento de los proyectos PRINCE2, desde los planes de proyecto hasta los planes de equipo, y detallan el cómo y el cuándo del proyecto. De lo micro a lo macro, los planes permiten controlar el resultado del proyecto.

5.Riesgos

Como los proyectos son temporales y tienden a ocurrir una sola vez, contienen un alto porcentaje de incertidumbre sobre su resultado. La gestión por excepción y la evaluación continua del proyecto mitigan la potencialidad del riesgo a través de un monitoreo constante.

6.Cambios

Los cambios se refieren a los efectos que los posibles problemas pueden tener en el proyecto y la forma en que se deben tratar, haciendo la pregunta: «¿qué pasaría si?»De acuerdo con la estructura de gestión de los proyectos PRINCE2, los cambios significativos deben comunicarse al comité directivo.

7.Progreso

El tema que se refiere a la evaluación constante de la viabilidad del plan del proyecto y los resultados prescritos, a través de un proceso de decisión estructurado, el monitoreo de los resultados y el proceso de escalado de la gestión.

Los 7 Procesos de PRINCE2

Los procesos de PRINCE2 deben dirigir la producción de resultados y estructurar los objetivos del proyecto.

1.Preparación de un proyecto

La primera etapa del proyecto ocurre antes de que comience el proyecto, preguntando si el proyecto es incluso alcanzable cuando se evalúa junto con los resultados deseables y el costo y alcance previstos del proyecto. La preparación del proyecto debe ser instituida por el mandato del proyecto, emitido por los líderes del proyecto, que articula las tareas que están asociadas en la configuración del proyecto, incluido el nombramiento de los gerentes del proyecto. A continuación, la Oms creará un plan que detalla el inicio del proyecto, la etapa de inicio, para entregarlo al comité directivo, junto con una recomendación sobre si continuar o desistir.

2.Dirigir un proyecto

Una vez iniciado el proyecto, comienza la etapa de directiva. El comité directivo dirige el proyecto a un nivel macro, mientras que los gerentes de proyecto llevan a cabo las tareas de gestión diarias. En circunstancias excepcionales, o si se supera un nivel de tolerancia, sólo entonces podrá intervenir un comité directivo en la microgestión del proyecto.

3.Inicio de un proyecto

El objetivo principal de la etapa de inicio es crear una base para que el comité directivo tome una decisión sobre la autorización o el rechazo del proyecto propuesto. Como la financiación del proyecto requiere una planificación cuidadosa y una evaluación detallada, se debe realizar un análisis de las partes interesadas, junto con la creación de la planificación del proyecto, el sistema de etapas y las estrategias de riesgo, comunicación e integración. La documentación del proyecto también se crea mediante un acuerdo entre los directores del proyecto y el comité directivo.

4.Controlar una etapa

Dirigir, o controlar una etapa se refiere al trabajo a nivel del suelo del gerente de proyecto. Desde la autorización y evaluación del estado de los paquetes de trabajo, hasta el mantenimiento de una comunicación coherente con el comité directivo y la evaluación de los riesgos potenciales, escalando o introduciendo medidas correctivas en caso necesario, el proceso de control de una etapa es exhaustivo.

5.Gestión de un producto Entrega

Todos los resultados generados por un proyecto PRINCE2 se denominan productos, que se pueden distinguir entre productos de gestión que se utilizan dentro del proyecto para dirigirlo y productos especializados, o todos los resultados del proyecto. Durante este proceso, el gerente de equipo asume la responsabilidad de entregar paquetes de trabajo y se definen las estrategias a través de las cuales interactúan los gerentes de proyecto y de equipo. Este proceso es donde se utilizan la mayoría de los recursos, y es un proceso de asistencia al proceso de «dirigir una etapa».

6.Gestión de límites de etapas

Los proyectos PRINCE2 se dirigen a través de etapas de gestión, y son planificados y ejecutados por el gerente de proyecto. Cada etapa entra en juego cuando la etapa anterior ha comenzado a cerrarse y se evalúa consistentemente para actualizar el plan del proyecto y el comité directivo. Las etapas son cómo se evalúa el progreso del proyecto. Si se violan los niveles de tolerancia, se pueden aplicar procedimientos correctivos mediante excepciones.

7.Cierre de un proyecto

Incluso si un proyecto se cerró antes de concluir correctamente, en cada proyecto PRINCE2, el proceso de cierre siempre se completará. Realizado por el director del proyecto, requiere que evalúen y concluyan el documento de experiencias, entregándolas a la organización de línea, y creen una recomendación para que el comité directivo cierre el proyecto.

Una vez finalizado el proyecto, se elabora un plan de revisión, se lleva a cabo un proceso de dirección, se anuncia oficialmente la conclusión del proyecto y se disuelve el comité directivo.