7 Claves para Comunicarse Mejor con Sus Compañeros de Trabajo

7 de diciembre de 2020

Nikola Baldikov

La comunicación es muy importante. Aunque pocos disputarían esto, tendemos a enfatizar la comunicación en nuestras vidas personales. Las empresas, por otro lado, a menudo se centran en cómo comunicarse mejor con los clientes.

Lamentablemente, rara vez consideramos las consecuencias de cómo nos comunicamos en el trabajo. Sin embargo, descuidar estas líneas de comunicación horizontales y verticales en el lugar de trabajo puede tener un efecto dramático. La mala comunicación puede afectar todo, desde la colaboración entre compañeros de trabajo hasta la toma de decisiones, la implementación de filosofías y estrategias de gestión, la eficiencia con la que se hacen las cosas y el éxito empresarial en general.

Por qué es importante una buena Comunicación interna

La buena comunicación interna es cada vez más difícil de lograr, especialmente a medida que más y más equipos trabajan virtualmente. Pero es precisamente por eso que es más vital que nunca.

Productividad

Se dedican hasta 28 horas a la semana a escribir correos electrónicos, buscar información y colaborar internamente. Los canales de comunicación eficaces no solo evitan que sus trabajadores del conocimiento desperdicien casi toda la semana laboral girando en círculos, sino que también lo ayudan a evitar aplastar el compromiso y la moral de los empleados.

Flexibilidad

El trabajo remoto está aquí. Si bien la pandemia de COVID-19 ha acelerado esta transición, los empleados exigen cada vez más condiciones de trabajo más flexibles. La tecnología específica de la empresa, como las aplicaciones de mensajería instantánea, las herramientas de videoconferencia y el software de colaboración virtual, garantiza la agilidad en el lugar de trabajo sin sacrificar la productividad.

Cultura de equipo

La comunicación interna es a menudo la principal víctima del trabajo remoto. De hecho, los trabajadores remotos citan la soledad y la desconexión como los mayores inconvenientes de trabajar desde casa. Contar con una estrategia de comunicación interna efectiva le ayuda a evitar una fuerza de trabajo desconectada y allana el camino para una verdadera cultura de equipo que impulsa el rendimiento.

Cómo Comunicarse mejor en el trabajo

La comunicación saludable solo puede arraigar siendo proactiva. Por suerte, ¡por eso estás aquí! Con estos sencillos pasos, puede comenzar a promover una cultura de conexión y colaboración reales. Mejor aún, son alcanzables en prácticamente cualquier entorno de trabajo.

1. Establecer Canales de comunicación claros

La comunicación en el trabajo puede sufrir por el simple hecho de que los empleados no saben cómo deben comunicarse. Si la estructura de poder es ambigua, puede no estar claro quién reporta a quién. Otras veces, es posible que los empleados no sepan dónde encontrar información. Y si no tiene canales sólidos para manejar diversos flujos de información, la comunicación puede detenerse.

Una buena estrategia de comunicación debe tener en cuenta todo esto. Cada equipo, independientemente de su tamaño, funcionalidad o nivel de formalidad, debe tener un orden jerárquico claramente definido y cada empleado debe saber dónde caben. Esto ayuda a resolver los problemas con mayor rapidez y facilita la comunicación y la colaboración.

Implemente un wiki de empresa con capacidad de búsqueda con un gestor de conocimientos designado. Esto reduce el número de preguntas innecesarias y búsquedas inútiles de información que interrumpen los flujos de trabajo.

Finalmente, considera una herramienta de comunicación de equipo, como Brosix. Brosix, un software de mensajería instantánea todo en uno para empresas, ofrece amplias funciones de comunicación y colaboración, que incluyen chat individual y grupal, llamadas de voz y video, un conjunto de herramientas de colaboración y sólidas funciones de control administrativo. Está diseñado para fomentar una mejor comunicación entre compañeros de trabajo.

2. Respete las Preferencias de comunicación de los demás

Es probable que haya una variedad de métodos de comunicación preferidos en la oficina. Después de todo, no solo hay diferentes generaciones trabajando juntas bajo el mismo techo corporativo, sino también múltiples medios de comunicación.

Si hay un compañero de trabajo que nunca responde a los correos electrónicos, deje de enviarles correos electrónicos. Si el equipo prefiere ser alcanzado a través de chat, enviar un mensaje instantáneo en lugar de preguntarse por qué no están recogiendo.

Si tiene una intranet de la empresa o un portal de recursos humanos con perfiles de empleados, pida a los miembros del equipo que indiquen sus métodos y herramientas de comunicación preferidos. Conoce las preferencias individuales de tus compañeros de trabajo y encuéntralos allí.

3. Examine Cómo Se Comunica

A veces, la comunicación ineficaz no depende en absoluto de la otra parte. Eres tú. Hable en jerga corporativa o abra demasiado personalmente y los compañeros de trabajo pueden desconectarse o alejarse de usted por completo. Empaque sus mensajes instantáneos y correos electrónicos con emojis y es posible que sus colegas no lo tomen en serio. ¿Su idioma es apropiado para reuniones o conversaciones con superiores?

Además, presta atención a señales no verbales como la falta de contacto visual o el lenguaje corporal deficiente, que pueden hacer que otros te ignoren o se aprovechen de ti.

La forma en que se comunica es un reflejo de su profesionalidad. Si tienes dificultades para transmitir tu mensaje, examina tu propio estilo de comunicación y tus preferencias. Tener una mejor comprensión de cómo se comunica puede ayudarlo a rectificar cualquier punto débil, así como a afirmarse a sí mismo y a su mensaje de manera más efectiva.

4. Mantenga la Comunicación Escrita Simple y Directa

Mantenga la comunicación escrita corta y dulce. No hay tiempo suficiente en el día para investigar los correos electrónicos de párrafos largos. Las explicaciones y recomendaciones demasiado complejas desde el principio pueden confundir. En su lugar, asuma que el destinatario comprenderá todo directamente o responderá con sus propias preguntas; luego puede aclarar o elaborar según sea necesario. Además, evite los acrónimos y la jerga demasiado técnica, ya que ralentizan el proceso. Si tiene que profundizar en los detalles, use subtítulos, viñetas y fuentes en negrita para resaltar las conclusiones clave.

5. Construir Relaciones Profesionales Significativas

Encontrar formas de interactuar a un nivel más personal abre la puerta a una comunicación significativa. Así que dedica algo de tiempo a conocer a tus compañeros de trabajo. Después de todo, ¡ya estás pasando la mayor parte de la semana con estas personas!

Las actividades simples de creación de equipos pueden ayudar, y no tienen que planificarse rigurosamente. Compartir fotos, dedicar un canal para una conversación informal, tomar un café virtual o jugar juegos de preguntas virtuales se pueden llevar a cabo en canales que probablemente ya use, como mensajería instantánea, chats grupales y videollamadas.

Esto permite a los compañeros de trabajo compartir experiencias personales y construir relaciones profesionales alimentadas por la confianza y el respeto mutuo. Incluso hace posible que los empleados creen una camaradería sincera con los líderes y supervisores del equipo, lo que alisa el flujo de trabajo de su negocio.

6. Escucha Atentamente

De todos los signos reveladores de que la comunicación podría ser mejor, escuchar pasa desapercibido. Eso es porque la mayoría de nosotros en realidad somos malos oyentes, pero ni siquiera lo sabemos. Hacer varias tareas mientras alguien te habla, planificar tu respuesta o interrumpir, son indicaciones de que tus habilidades de escucha podrían necesitar un poco de trabajo.

Cuando alguien te hable, presta toda tu atención. Toma notas, anotando recordatorios rápidos de una o dos palabras. Espere a que terminen y, a continuación, haga preguntas para validar sus puntos. Practicar la escucha empática también puede tener el efecto de animar a tus compañeros de trabajo a mejorar su propia escucha.

7. Criticar constructivamente

A nadie le gusta que le señalen sus defectos. Así que cuando tengas que tener una conversación difícil, mantenla constructiva. Avergonzar a alguien o degradarlo no producirá un mejor resultado. Dar consejos o consejos concretos sobre cómo mejorar. Considere la posibilidad de recibir comentarios regulares que incluyan refuerzo positivo. Cuando el personal se mantiene constantemente al tanto de las cuestiones relacionadas con el desempeño, los comentarios y las críticas son menos intimidantes.

Beneficios de una comunicación efectiva en el trabajo

Simplemente comunicándose mejor, las empresas pueden obtener muchos beneficios específicos. Estas son algunas de las ventajas más tangibles según el pensamiento de los principales profesionales sobre la comunicación.

• Intercambio de información y conocimientos en tiempo real
• Seguimiento del progreso de proyectos y tareas
• Coordinación de horarios y responsabilidades
• Seguridad de la información

En Brosix, tomamos este consejo en serio. Después de todo, la comunicación es la esencia de nuestro negocio. Nos esforzamos por ayudar a los compañeros de trabajo y equipos a comunicarse mejor a través de nuestras herramientas de mensajería y colaboración en tiempo real, opciones avanzadas de control administrativo y la mejor seguridad de su clase. Pruebe Brosix hoy mismo y descubra cómo puede ayudar a su negocio.

Nikola Baldikov

Nikola Baldikov es Gerente de Marketing Digital en Brosix, especializada en marketing SAAS, SEO y estrategias de alcance. Además de su pasión por el marketing digital, es un ávido fanático del fútbol y me encanta bailar. Conéctate con él en LinkedIn o Twitter en @baldikovn