La gestión de un almacén exige un conjunto de habilidades y una mentalidad únicos, ya que implica un equipo de personas que deben trabajar juntas para un propósito común. Esto requiere personal especialmente capacitado que pueda cumplir con los complejos requisitos de inventario y envío, así como manejar equipos y maquinaria de manera segura y eficiente.
Fundamentalmente, una gestión eficaz supondrá mantener un equilibrio adecuado entre mantener una relación productiva y de confianza con los funcionarios y afirmar el grado adecuado de autoridad. Con esto en mente, a continuación se presentan cuatro pasos cruciales para administrar un almacén seguro y productivo.
Gane su confianza
No puede administrar de manera efectiva un personal de almacén sin confianza. Sus empleados deben saber que está informado sobre sus rutinas diarias y que entiende cómo sus roles individuales se incorporan a los objetivos de almacén a largo plazo. Sus empleados deben sentirse lo suficientemente cómodos como para acudir a usted con problemas, solicitudes o inquietudes relacionadas con el trabajo.
Una forma de lograr esto es tener una política de puertas abiertas para todos los problemas relacionados con el trabajo, al tiempo que permite a los trabajadores presentar sugerencias anónimas de la empresa. De esa manera, el personal de su almacén puede comunicarse con usted con cualquier nivel de anonimato que sea más cómodo para ellos. El objetivo, sin embargo, es desarrollar una relación de confianza donde esa opción ni siquiera sea considerada por sus empleados.
La confianza siempre comienza con la transparencia. Sus trabajadores deben entender que todos los pedidos entrantes, envíos salientes, informes de estado de suministros y recuentos de inventario son importantes para el éxito general de la empresa y la fuerza de trabajo, y por lo tanto deben ser monitoreados de cerca. La rendición de cuentas debe ser una parte bienvenida de la cultura de la empresa porque significa «realmente nos importa.»No debería surgir la necesidad de supervisar las actividades del personal en secreto.
Una mentalidad unida hacia el registro, la documentación y la comunicación del progreso debe provenir de los niveles más altos de la administración al empleado más nuevo con el nivel salarial más bajo. Las evaluaciones de los empleados nunca son divertidas para los empleados, pero ¿cómo se vería si los gerentes establecieran una cultura de honestidad y transparencia en la que las evaluaciones no tuvieran que ser soportadas, sino bienvenidas?
Comunicar
La comunicación está estrechamente relacionada con la confianza. El personal de su almacén siempre debe mantenerse al tanto de los desarrollos comerciales que los afectan.
Puede alcanzar este nivel de comunicación realizando reuniones semanales. Además de discutir las necesidades de almacén e inventario y los próximos pedidos y envíos, comuníquele que «estamos aquí para equiparlo para que tenga éxito en el papel que desempeña en este equipo.»Mantén el factor humano en la conversación.
Sea flexible y permita que su personal plantee cualquier problema que afecte al lugar de trabajo. Esto le da la oportunidad de actuar sobre ellos temprano antes de que se conviertan en problemas inmanejables.
También debe utilizar las reuniones semanales para informar a su personal sobre cualquier desarrollo comercial, como nuevas contrataciones o cambios en la política de la empresa. Cuanto más se sientan informados sus empleados sobre las cosas que los afectan, más sabrán que usted se preocupa por ellos. Este tipo de comunicación eficaz inspirará seguridad, confianza y una productividad unida.
Administrar sabiamente
En un almacén, los trabajos no siempre son intercambiables, ya que muchos requieren una certificación estricta y capacitación especializada. A pesar de esto, los gerentes deben tener en cuenta otro factor crítico en la selección del empleado adecuado para un trabajo específico: una gran actitud. El hecho de que un empleado pueda ejecutar un trabajo no significa que sea el mejor candidato para ese trabajo. Preste atención a las actitudes de sus empleados.
Un «jugador de equipo», la persona cuya misión está en línea con la misión de la empresa, siempre debe considerarse incluso por encima de aquellos que poseen mayor habilidad. Las habilidades se pueden enseñar, pero una gran actitud requiere un modelo a largo plazo para que eventualmente pueda ser «atrapada» (sin garantías de que tampoco lo será).
Esta es la razón por la que la delegación sabia es tan crítica. No solo quieres un trabajo bien hecho. Quieres jugadores de equipo que no solo hagan bien el trabajo, sino que también influyan en la cultura de la empresa para que piensen de la manera en que lo hacen.
La productividad es fundamental para el éxito general de una empresa. Por lo tanto, los gerentes deben capacitar a múltiples «copias de seguridad» para cada puesto de trabajo. No hay razón para detener la producción si hay sustitutos calificados disponibles y listos para tomar el lugar de la persona que no puede cumplir con su papel. Esta es la razón por la que comprender los roles de cada empleado es fundamental. Conozca lo que se le pide a sus empleados que hagan y supervise de cerca qué tan bien cada uno realiza sus respectivas tareas.
Como gerente de almacén, también debe estar familiarizado con todas las leyes laborales federales y estatales que pertenecen a su personal. Manténgase informado sobre cualquier legislación aprobada o pendiente que pueda requerir que actualice sus políticas de personal.
Además, esté al tanto de las regulaciones de seguridad en el lugar de trabajo y comprenda todos los procesos relacionados con la compensación de trabajadores. Estas regulaciones cambian de forma regular, por lo que mantenerse actualizado lo equipará para administrar adecuadamente su almacén y protegerse a sí mismo, a sus empleados y, en última instancia, a su empresa.
Proporcionar Formación Regular
Los puestos de trabajo evolucionan. Las reglas cambian. Finalmente, el equipo requiere reparación y, en última instancia, actualización. Con cada cambio que tiene lugar en el almacén, surge la necesidad de comunicar a los miembros del personal afectados cómo se implementarán esos cambios y qué se requiere para que esos cambios sean posibles.
A medida que las descripciones de los puestos de trabajo cambian con el tiempo, cada empleado debe recibir capacitación adicional para satisfacer las nuevas demandas de sus respectivos roles. En última instancia, la capacitación debe equipar a los empleados para cumplir con éxito sus tareas sin la necesidad de ser microgestionados. Los empleados trabajan en su mejor momento cuando están equipados y capacitados para ser responsables y tomar decisiones sabias.
Otro componente crítico que debe incluirse en la capacitación regular del personal es el protocolo de seguridad. Revise los procedimientos de seguridad y recuerde a su personal cómo detectar fallas u otros peligros. Asegúrese de proporcionar a todos sus empleados una lista fácilmente accesible de contactos de emergencia en el sitio y fuera del sitio en caso de que ocurra una emergencia en el almacén.
Cuanto mejor informado esté su equipo, mejores oportunidades estarán disponibles para tomar decisiones sabias en el lugar de trabajo. Cuando esto ocurre, todos ganan.
Sobre el autor
Jerry Matos es especialista en productos de Cherry Material Handling, que ofrece equipos de manipulación de materiales de fabricantes líderes en la industria, incluidos carros de máquinas, gatos de punta, transpaletas y más.
