Wie wird ein Unternehmen ISO 9001 zertifiziert (vollständiger Leitfaden)

Wie wird ein Unternehmen nach ISO 9001 zertifiziert?

1. Erfahren Sie alles über ISO 9001
2. Bereiten Sie Ihr Team vor
3. Machen Sie einen Plan
4. Ordnen Sie Ihre Dokumente an
5. Implementieren Sie das neue System
6. Führen Sie ein internes Audit durch
7. Bereiten Sie 6626>
8. Erfolg bewahren und weiter verbessern

Jeder erfahrene ISO-Qualitätsmanager wird Ihnen sagen – das Geheimnis einer erfolgreichen ISO-Implementierung besteht darin, den Prozess in überschaubare Schritte zu unterteilen und die Unterstützung des Top-Managements für Ihren Projektplan zu erhalten.

1 Erfahren Sie alles über ISO 9001

Wenn es darum geht, eine so große Veränderung in Ihrem Unternehmen vorzunehmen, ist Wissen Macht. ISO 9001 kann schwierig zu verstehen sein. Die Anforderungen, die es stellt, sind zahlreich, aber sie sind alle aus einem bestimmten Grund da. Bevor Sie Schritte in Richtung Zertifizierung unternehmen, ist es wichtig, dass Sie genau wissen, was von Ihnen verlangt wird.

Sie sollten in erster Linie entscheiden, welchen Ansatz Sie bei der Zertifizierung verfolgen möchten. Dies wird Ihnen auf Ihrem Weg zur Zertifizierung helfen. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie ISO 9001 in Ihrem Unternehmen implementieren können:

1. Interne Implementierung – Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen richten ISO 9001 so ein, wie es am besten zu Ihrer Organisation passt.
2. Beauftragen Sie einen Berater – Jemand von außen hilft bei der Einrichtung von ISO 9001. Die Kosten sind höher und weil sie Ihr Unternehmen nicht in- und auswendig kennen, passen die resultierenden Prozesse manchmal nicht optimal.
3. Vorlage oder Zertifizierungskit – Ein vorgefertigtes Kit, das den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen hilft, ISO 9001 einfacher und effizienter umzusetzen.

Der mit Abstand beliebteste Ansatz ist die Implementierung von ISO 9001 inhouse. Ob sich ein Unternehmen für den Kauf einer ISO-Vorlage oder eines Zertifizierungskits entscheidet, liegt bei ihm. Diese Kits sind relativ preiswert und eine große Zeitersparnis, wenn Sie keine Vorkenntnisse haben müssen, wenn Sie jedoch das Gefühl haben, dass Sie die Materialien gut genug verstehen, um alles selbst machen zu können. Mit allen Mitteln, go for it!

Ein großer Teil der Einarbeitung in ISO 9001 besteht darin, die Anforderungen zu verstehen, die Sie erfüllen müssen und wie sie sich auf Ihr Unternehmen beziehen. Diese Anforderungen sind in der Norm in Abschnitte unterteilt. Mit diesen Abschnitten können Sie die Prozesse in Ihrer Organisation einfach in den Abschnitt der Anforderungen unterteilen, für den sie gelten.

Die Abschnitte 4-10 sind diejenigen, auf die Sie achten sollten, um die Anforderungen der Norm zu finden.

Die Abschnitte der ISO 9001

1. Geltungsbereich – Der Geltungsbereich der Norm
2. Normative Referenzen – Verweise auf unterstützende Standards
3. Begriffe und Definitionen – Die Begriffe, die Sie in der Norm finden
4. Kontext der Organisation – Richten Sie Ihre Geschäftsziele und Absichten gründlich auf das Qualitätsmanagementsystem aus
5. Führung – Sichern Sie das volle Engagement des Top-Managements
6. Planung – Erstellen Sie einen Plan für das Qualitätsmanagementsystem, um Risiken , chancen, Veränderungen und ziele
7. Unterstützung – Welche Ressourcen werden für das Qualitätsmanagementsystem benötigt
8. Betrieb – Die Prozesse, die erforderlich sind, um die Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen zu erfüllen
9. Leistungsbewertung – Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung des Qualitätsmanagementsystems
10. Verbesserung – Kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems

2 Bereiten Sie Ihr Team vor

Sie sollten sich für eine Person in Ihrer Organisation entscheiden, die während des gesamten Zertifizierungsprozesses die Führung übernimmt. Diese Person ist in der Regel ein Qualitätsmanager oder eine Führungskraft, die bereits unglaublich vertraut mit der Funktionsweise Ihrer Organisation ist. Ihr Leiter wird als Ihr Managementvertreter bekannt sein.

Der Vertreter des Managements ist für die gesamte Implementierung von ISO 9001 in Ihrem Unternehmen verantwortlich. Sie sollten über die entsprechenden Befugnisse verfügen, um Änderungen am Betrieb vorzunehmen, und ein gutes Verständnis für ISO 9001 und dessen Funktionsweise für Ihr Unternehmen haben.

Wenn Ihr Unternehmen mehr als einen physischen Standort hat, sollte an jedem Standort ein Managementvertreter ernannt werden. Ein Hauptvertreter des Managements des Unternehmens würde den Fortschritt aller lokalen Managementvertreter überwachen, um sicherzustellen, dass sie ihre Arbeit erledigen.

Neben der Top-Person sollte jedes Mitglied Ihres Top-Management-Teams zu 100% an Bord sein, wenn die Änderung ansteht. Sie sollten die Unterstützung und das Verständnis jedes Führungsmitglieds haben. Dies ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang.

Die Grundlage Ihres Übergangs zu einem ISO 9001-konformen System wird von Ihrem Top-Management unterstützt. Schulungen sind erforderlich, um sicherzustellen, dass sie genau wissen, was passiert.

Das Top-Management-Training sollte Folgendes umfassen

1. Interne, betriebliche und Marketingvorteile von ISO 9001
2. Die Kosten und Ressourcen, die für die ISO 9001-Zertifizierung erforderlich sind
3. Wie sie betroffen sein werden und welche Beteiligung von ihnen erwartet wird

Nachdem das Top-Management bereit ist, voranzukommen, sollten Sie und informieren Sie den Rest Ihrer Mitarbeiter. Die Implementierung von ISO 9001 wirkt sich auf jede Ebene Ihres Unternehmens und die Prozesse aus, die dafür sorgen, dass es funktioniert. Es ist am besten, wenn jeder, der an diesen Prozessen arbeitet, frühzeitig weiß, worauf er sich einlässt, und seine Unterstützung erhält.

Mitarbeiterschulungen sollten Folgendes beinhalten

1. Wie die ISO 9001-Zertifizierung funktioniert
2. Wie sie ihnen und ihrer Arbeit zugute kommt
3. Was von ihren Führungskräften von ihnen erwartet wird

Die Unterstützung aller Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg von ISO 9001. Wenn sie sich von einer Veränderung bedroht fühlen, von der sie nicht wussten, dass sie kommen würde, können sie eher ein Hindernis als eine Hilfe werden. Sie sollten Meetings und Seminare mit Gruppen von Mitarbeitern aus den verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens abhalten und alle erforderlichen Informationen auf verständliche Weise präsentieren.

3 Erstellen Sie einen Plan

Erstellen Sie einen ISO 9001-Projektplan. Das Top-Management-Buy-In ist nicht nur für die Planung von Management-Reviews unerlässlich, sondern auch für einen reibungslosen Ablauf des gesamten Prozesses.

Ein Plan wird am besten erstellt, wenn Sie ein Team haben, das in der Lage ist, Ihre Ziele zu erreichen. Ihr Team sollte aus Managern aus den verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens bestehen, die befugt sind, Änderungen in ihrem Bereich umzusetzen. Sie werden alle unter Ihrem Management-Vertreter sein.

Ein Team zu haben, wird das Erreichen der Zertifizierung viel einfacher machen. Sie werden jeweils Verantwortlichkeiten festgelegt haben und in der Lage sein, alle in ihrem Bereich bei der Arbeit zu halten. Das Team wird sich während der Implementierung regelmäßig treffen, um den Fortschritt zu überwachen, Ressourcen zuzuweisen, Fragen zu beantworten und alle Facetten des neuen Qualitätsmanagementsystems zu koordinieren.

Sobald Sie wissen, wie es Ihnen bereits geht, ist es Zeit, sich hinzusetzen und einen Plan für die Zukunft zu erstellen. Sie sollten eine Zeitlinie für die Implementierung mit festgelegten Terminen und Fristen erstellen, um die Dinge zu erledigen. Mit einer festgelegten Zeitlinie können Sie leichter bei der Aufgabe bleiben, ohne dass andere Dinge Ihren Fokus auf sich ziehen.

Eine Gap-Analyse ist ein guter Weg, um zu sehen, wie das System, das Sie bereits haben, im Vergleich zur ISO 9001-Norm abschneidet. Auf diese Weise können Sie Listen erstellen, was bereits vorhanden ist und was eingerichtet werden muss, um die Anforderungen zu erfüllen. Möglicherweise können Sie für jeden Abschnitt des Standards Aufgabenlisten erstellen.

Es gibt viele online verfügbare Checklisten zur Lückenanalyse (erfahren Sie mehr über unsere Lückenanalyse-Tools), die für Ihr Unternehmen hilfreich sein können, wenn es darum geht, herauszufinden, wie Sie sich in Ihrem aktuellen Zustand gegenüber ISO 9001 behaupten. Sie können auch einen Auditor beauftragen und ihm mitteilen, dass Sie sehen möchten, welche Teile Ihres Systems die Anforderungen bereits erfüllen.

4 Bringen Sie Ihre Dokumente in Ordnung

Die Entwicklung Ihrer Dokumentation kann eine mühsame Aufgabe sein, auf die sich viele Menschen nicht freuen werden. Es gibt viele technische Anforderungen an die Dokumentation innerhalb der ISO 9001-Norm, die wahrscheinlich bedeuten, dass Sie viel nacharbeiten müssen.

Es ist wichtig, dass Ihre Dokumentation in Übereinstimmung mit den ISO 9001-Anforderungen entwickelt wird und nicht nur zum Zwecke der Zertifizierung. Mit richtig geschriebenen und verfügbaren Anweisungen und Verfahren wird es viel einfacher, neue Prozesse in die Falte einzuführen. Jeder kann von der richtigen Dokumentation profitieren.

Da es am Anfang des Prozesses steht, kann die Vorbereitung Ihrer gesamten Dokumentation den Prozess scheinbar zum Stillstand bringen. Es gibt Möglichkeiten, es zu beschleunigen. Sie können fertige Vorlagen erwerben, die die Eingabe der Informationen schnell und einfach machen. Oder Sie können eigene Vorlagen erstellen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Dokumentation nach ISO 9001

1. Qualitätspolitik
2. Qualitätsziele
3. Prozesslandkarte
4. Arbeitsanweisungen
5. Verfahren
6. Formulare
7. Der Umfang des Qualitätsmanagementsystems

Alle Ihre Unterlagen sollten für Ihre Organisation spezifisch und vollständig relevant sein. Es sollte auch klar geschrieben sein, dass es leicht zu navigieren und zu verstehen ist. Dokumente sollten für jeden im Unternehmen leicht zugänglich sein, wenn er sie benötigt.

Sie müssen über ein Kontrollsystem für Ihre Dokumentation verfügen, das Aufzeichnungen über Genehmigungen, Aktualisierungen und Überarbeitungen von Dokumenten enthält. Nur die aktuellste Version eines Dokuments sollte für Ihre Mitarbeiter verfügbar sein, sodass sie nur die Informationen erhalten, die sie benötigen.

5 Implementieren Sie das neue System

Jetzt ist es an der Zeit, Ihr neues System in die Tat umzusetzen. Sie werden beginnen, die sorgfältig festgelegten Pläne zu befolgen, die Sie gemacht haben, um zu dem Qualitätsmanagementsystem überzugehen, das Sie benötigen. Es ist wichtig, diesen Teil Schritt für Schritt zu machen.

Die Implementierung eines neuen Systems wirkt sich wahrscheinlich auf jeden einzelnen Mitarbeiter in Ihrer Organisation und auf die Art und Weise aus, wie er Ihre Arbeit ausführt. Beziehen Sie die Mitarbeiter nach Möglichkeit in die Entwicklung von Arbeitsanweisungen ein. Auf diese Weise, wenn sie in irgendeiner Weise geändert werden, um die Anforderungen zu erfüllen, werden sie von Anfang an dabei sein. Sie verstehen eher, was von ihnen verlangt wird, wenn sie an der Entwicklung beteiligt sind.

Während des Implementierungsprozesses müssen Sie eine Reihe von Management-Reviews durchführen. Diese Überprüfungen geben Aufschluss darüber, welche Änderungen Sie vorgenommen haben und wo Verbesserungen vorgenommen werden können. Nutzen Sie alle Informationen, die Sie aus jedem Prozess zur Hand haben, der zu Ihrem Qualitätsmanagementsystem beiträgt. Finde immer Wege, es besser zu machen.

6 Führen Sie ein internes Audit durch

Während der Implementierung und auch nach der Zertifizierung müssen Sie interne Audits durchführen, um sicherzustellen, dass Ihr Qualitätsmanagementsystem die Anforderungen erfüllt. Diese Audits werden von einem oder mehreren Ihrer eigenen Mitarbeiter durchgeführt, die dafür geschult wurden.

Die Schulung eines Mitarbeiters für ein internes Audit kann mit einfachen Online-Kursen durchgeführt werden, die ihm alle Werkzeuge an die Hand geben, die er für seine Arbeit benötigt. Bei kleineren Unternehmen kann es der Managementvertreter sein, der das gesamte Unternehmen außer der Arbeit, für die er direkt verantwortlich ist, prüft. Wenn jemand seine eigene Arbeit auditiert, wird dies als Nichtkonformität angesehen.

Sie müssen nicht das gesamte Unternehmen auf einmal auditieren. Es ist möglich, jeweils nur einen einzelnen Bereich oder Prozess in Ihrem Unternehmen zu auditieren. Sie sollten während des Implementierungsprozesses mit internen Audits beginnen, damit Sie sehen können, wo die Dinge möglicherweise nicht ganz funktionieren. Die Ergebnisse dieser Audits können bei Management-Reviews verwendet werden, um Verbesserungen vorzunehmen.

7 Bereiten Sie sich auf Ihr Registrierungsaudit vor

Sobald Sie bereit sind zu gehen, wird es Zeit für jemanden, der unabhängig von Ihrem Unternehmen ist, hereinzukommen und es zu auditieren. Diese Person wird Ihr Registrar sein und Sie zur Zertifizierung führen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Registrar auswählen, der von einer nationalen Zertifizierungsstelle akkreditiert ist. Unabhängig davon, mit welchem Auditor Sie arbeiten, sollten Sie voll qualifiziert sein, um Ihre spezifische Organisation zu auditieren.

Sobald Sie einen Registrar ausgewählt haben, wird ein Auditor an Ihre Organisation gesendet, um zu bewerten, wie gut Sie die Anforderungen erfüllen. Sie prüfen sowohl Ihre Dokumentation als auch Ihre Prozesse. Wenn sie keine signifikanten Probleme mit Ihrem Qualitätsmanagementsystem aufdecken, erhalten Sie wahrscheinlich Ihre ISO 9001-Zertifizierung.

Vor dem Audit ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter auf das Kommende vorzubereiten. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, wann das Audit stattfinden wird und welchen Zweck es hat. Es wäre hilfreich, die Beantwortung von Fragen zu üben, die der Auditor stellen kann. Sie sollten klar antworten und zeigen, dass sie ein gutes Verständnis für ihre Rolle im System haben.

Überprüfen Sie, ob Ihre Einrichtung für das Audit bereit ist. Räumen Sie alles auf und beseitigen Sie eventuell herumliegende Unordnung. Legen Sie alle Dokumente an Ort und Stelle und stellen Sie sicher, dass keine herumliegen, wo sie nicht sein sollen. Überprüfen Sie, ob die Anschlagtafeln alle aktuellen Informationen enthalten.

Haben Sie irgendwo für den Auditor zu arbeiten, ein ruhiges Büro von einer Art. Sie müssen viel Zeit damit verbringen, Ihre Dokumentation zu überprüfen, und sind nicht die ganze Zeit in der Einrichtung. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Qualitätspolitik und -verfahren zur Verfügung haben.

Es sollte ein Mitarbeiter zugewiesen werden, der den Auditor durch die Einrichtung führt, um ihm zu zeigen, wo sich die verschiedenen Bereiche befinden. Sie sollten geschult werden, keine Fragen zu beantworten, es sei denn, sie sind speziell an sie gerichtet. Die anderen Mitarbeiter sollten diejenigen sein, die antworten.

Wenn Sie keine wesentlichen Abweichungen in Ihrem Qualitätsmanagementsystem haben, erhalten Sie Ihre ISO 9001-Zertifizierung. Der Prozess endet jedoch nicht dort. Eine der Anforderungen der ISO 9001 ist es, sich weiter zu verbessern, was die Zertifizierungsstelle im Auge behalten wird.

8 Behalten Sie den Erfolg und verbessern Sie sich weiter

Sie sollten den Fokus nicht auf Ihre Zertifizierung und die Aufrechterhaltung Ihres Qualitätsmanagementsystems verlieren, nachdem Sie es erhalten haben. Ein Auditor wird ein- oder zweimal im Jahr ein Überwachungsaudit durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation weiterhin den Standard einhält und sich ständig verbessert.

Die ständige Überwachung und Überprüfung Ihres Qualitätsmanagementsystems ist ein Muss. Sie sollten über Ziele verfügen, die es allen Mitgliedern Ihres Teams erleichtern, die Ergebnisse zu messen und zu interpretieren. Diese Überprüfungen sollten überprüfen, wo Änderungen vorgenommen werden müssen, sowie Bereiche für Chancen.

Interne Audits und Management Reviews sind eine hervorragende Möglichkeit, die Leistung Ihres Qualitätsmanagementsystems im Auge zu behalten. Beide Verfahren sollten in regelmäßigen Abständen geplant werden, um sicherzustellen, dass nichts hinter den Anforderungen zurückbleibt. Es ist auch einfacher, Risiken und Chancen zu finden, wenn Sie über diese Art von Informationen verfügen.

Durch das Hinzufügen von Kunden- und Mitarbeiterfeedback wird es für Ihr Unternehmen einfach, Ihr System ständig zu verbessern. Sie können ein Plan-Do-Check-Act-System implementieren, um Ihre Verbesserungsbemühungen zu steuern. Diese vier Schritte geben Ihnen einen einfachen Rahmen, um auf eine erfolgreiche Veränderung hinzuarbeiten.

Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer ISO 9001-Zertifizierung

Mit Hilfe dieser Schritte kann Ihre Organisation ein effizientes Qualitätsmanagementsystem schaffen, das perfekt zur ISO 9001-Norm passt. Sobald Sie alles eingerichtet haben, ist es einfach, die Anforderungen weiterhin zu erfüllen. Gute Überwachungs- und Überprüfungspraktiken stellen sicher, dass Ihr System auch in Zukunft dem Standard entspricht.

Denken Sie daran, den Zertifizierungsprozess nicht als Ganzes zu betrachten. Es ist unmöglich anzufangen, wenn Sie sich bereits Sorgen um Ihr endgültiges Audit machen. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und bereiten Sie sich von Anfang an auf den Erfolg vor. Bevor Sie es wissen, haben Sie Ihre ISO 9001-Zertifizierung in der Hand.