22 Aug Wie lange müssen Sie Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Die Social Security Administration und die IRS haben eine gemeinsame Veröffentlichung herausgegeben, die wertvolle Hinweise für Arbeitgeber bietet, die ihre alten Gehaltsabrechnungsdateien bereinigen möchten. In den meisten (aber nicht allen) Fällen bedeutet dies die Einhaltung einer vierjährigen Aufbewahrungsregel.
Die Veröffentlichung weist darauf hin, dass die Nichteinhaltung der Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen zu erheblichen Strafen und hohen Vergleichspreisen für Arbeitgeber führen kann, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Informationen bereitzustellen, wenn sie vom IRS oder im Rahmen einer arbeitsrechtlichen Klage angefordert werden. (Aufzeichnungen können auch von staatlichen Stellen angefordert werden.)
Die Records-in-General Rule
In Bezug auf Arbeitgeber, die Bundeseinkommens-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten und zahlen, sagt der SSA / IRS-Reporter, dass Aufzeichnungen über solche Steuern mindestens vier Jahre nach dem Fälligkeitsdatum der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers (im Allgemeinen April 15) für das Jahr, in dem die Zahlung geleistet wurde, aufbewahrt werden müssen.
Laut dem SSA / IRS Reporter enthalten diese Aufzeichnungen:
- Die Arbeitgeber-Identifikationsnummer;
- Die Namen, Adressen, Berufe und Sozialversicherungsnummern der Mitarbeiter;
- Die Gesamtbeträge und Daten der Zahlungen von Entschädigungen und Beträge, die für Steuern oder auf andere Weise einbehalten wurden, einschließlich der gemeldeten Trinkgelder und des Marktwerts von bargeldlosen Zahlungen;
- Die Entschädigungsbeträge, die für Bundeseinkommens-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten werden müssen, und die entsprechenden Beträge, die für jede Steuer einbehalten werden (und das einbehaltene Datum, wenn die Einbehaltung an einem anderen Tag als dem datum);
- Der von jeder Ausgleichszahlung abgedeckte Zahlungszeitraum;
- Gegebenenfalls die Gründe, warum die Gesamtvergütung und der zu versteuernde Betrag für jeden Steuersatz unterschiedlich sind;
- Das Formular W-4 des Mitarbeiters, die Bescheinigung über die Quellensteuer des Mitarbeiters;
- Das Anfangs- und Enddatum jedes Mitarbeiters;
- Erklärungen des Mitarbeiters, die erhaltene Berichtstipps enthalten;
- Den Mitarbeitern gewährte Nebenleistungen und alle erforderlichen 8181>
- Anpassungen oder Abrechnungen von Steuern; und
- Beträge und Daten von Steuereinlagen.
Arbeitgeber sollten auch die vierjährige Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen über Lohnfortzahlungen einhalten, die der Arbeitgeber oder ein Dritter im Rahmen eines Unfall- oder Gesundheitsplans an Arbeitnehmer geleistet hat. Diese Aufzeichnungen sollten das Anfangs- und Enddatum der Abwesenheitszeit sowie den Betrag und den Wochenpreis jeder Zahlung (einschließlich Zahlungen Dritter) enthalten. Arbeitgeber sollten auch Kopien des Formulars W-4 des Arbeitnehmers, Antrag auf Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer vom Krankengeld, und gegebenenfalls Kopien des Formulars 8922, Third-Party Sick Pay Recap, aufbewahren.
Eine andere Regel gilt für Aufzeichnungen, die alle Informationsrückgaben und Arbeitgebererklärungen an Arbeitnehmer in Bezug auf Trinkgeldzuweisungen belegen. Nach der Abgabenordnung müssen diese Aufzeichnungen mindestens drei Jahre nach dem Fälligkeitsdatum der Erklärung oder Erklärung, auf die sie sich beziehen, aufbewahrt werden.
Ansprüche auf Rückerstattung der einbehaltenen Steuer
Der SSA / IRS-Reporter sagt, dass Arbeitgeber, die einen Antrag auf Rückerstattung, Gutschrift oder Minderung der einbehaltenen Einkommens- und Beschäftigungssteuern stellen, Aufzeichnungen über den Anspruch mindestens vier Jahre nach dem Anmeldetag des Anspruchs aufbewahren müssen.
Fringe Benefit Records
Die Abgabenordnung sieht eine explizite Buchführungspflicht für Arbeitgeber mit aufgezählten Fringe Benefit-Plänen vor, wie Krankenversicherung, Cafeteria, Bildungshilfe, Adoptionshilfe oder Pflegehilfe. Sie sind verpflichtet, alle erforderlichen Aufzeichnungen zu führen, um festzustellen, ob der Plan die Anforderungen für den Ausschluss der Leistungsbeträge vom Einkommen erfüllt.
Hinweis: Die Bestimmungen der Abgabenordnung in Bezug auf Nebenleistungen geben nicht an, wie lange Aufzeichnungen über bestimmte Nebenleistungen aufbewahrt werden sollen. Vermutlich, Sie unterliegen der Vierjahresregel gemäß der oben genannten allgemeinen Regel für Aufzeichnungen, und sollte daher mindestens vier Jahre nach dem Fälligkeitsdatum dieser Steuer für den Rückgabezeitraum aufbewahrt werden, auf den sich die Aufzeichnungen beziehen, oder das Datum, an dem diese Steuer gezahlt wird, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
Achtung: In dem Maße, in dem alle Fringe Benefit-Aufzeichnungen auch ERISA Title I entsprechen müssen, gilt eine längere Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
Arbeitslosensteueraufzeichnungen
Das Bundesarbeitslosensteuergesetz (FUTA) verpflichtet die Arbeitgeber, Aufzeichnungen über die verdiente Entschädigung und die geleisteten Arbeitslosenbeiträge aufzubewahren. Nach der allgemeinen Regel müssen solche Aufzeichnungen vier Jahre nach dem Fälligkeitsdatum des Formulars 940, der jährlichen Arbeitslosensteuererklärung des Arbeitgebers oder dem Datum der Zahlung der erforderlichen FUTA-Steuer aufbewahrt werden, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
Aufzeichnungen sollten aufbewahrt werden:
- Der Gesamtbetrag der im Kalenderjahr gezahlten Arbeitnehmerentschädigung;
- Die Höhe der Entschädigung, die der FUTA-Steuer unterliegt;
- Staatliche Arbeitslosenbeiträge, mit getrennten Summen für vom Arbeitgeber gezahlte Beträge und Beträge, die von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehalten werden (derzeit erfordern Alaska, New Jersey und Pennsylvania Arbeitnehmerbeiträge);
- Alle Informationen auf Formular 940 (mit Anhang A und / oder R, falls zutreffend); und
- Falls zutreffend, der Grund, warum die Gesamtentschädigung und die die zu versteuernden Beträge sind unterschiedlich.
Der SSA / IRS-Reporter erinnert die Arbeitgeber daran, dass die Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen auch vom Eidgenössischen Arbeitsministerium und den staatlichen Lohn- und Arbeitslosenversicherungen festgelegt werden.
Drei Jahre
Folgendes muss für mindestens drei Jahre aufbewahrt werden: Die Affordable Care Act Information Returns (Formulare 1094-B, 1095-B, 1094-C und 1095-C). Bewahren Sie sie mindestens drei Jahre ab dem Fälligkeitsdatum der Berichterstattung auf. Bewahren Sie außerdem Informationserklärungen und Arbeitgebererklärungen an Arbeitnehmer zu Trinkgeldzuweisungen mindestens drei Jahre nach dem Fälligkeitsdatum der Erklärung oder Erklärung auf, auf die sie sich beziehen.
Payroll Partners ist bestrebt, Kunden dabei zu unterstützen, über Neuigkeiten, Entwicklungen und aktuelle Ereignisse in den Bereichen Gehaltsabrechnung und Personalwesen auf dem Laufenden zu bleiben. Dieser Artikel soll den Lesern allgemeine Informationen zu Gehaltsabrechnungen geben. Der Artikel stellt keine professionelle Beratung in Bezug auf die Verwendung einer bestimmten Abrechnungspraxis dar und sollte auch nicht als solche behandelt werden. Es wurden alle Anstrengungen unternommen, um die Richtigkeit der Informationen zu gewährleisten. Payroll Partners übernimmt keine Verantwortung für das Vertrauen einer Person auf die in diesem Artikel bereitgestellten Informationen. Die Leser sollten alle Informationen unabhängig überprüfen, bevor sie sie auf eine bestimmte Faktensituation anwenden, und sollten unabhängig die Auswirkungen einer bestimmten Abrechnungspraxis bestimmen. Wenn Sie Buchhaltungsberatung suchen, werden Sie ermutigt, einen Wirtschaftsprüfer zu konsultieren.