Wie kann ich gescannte Dokumente vom Drucker per E-Mail versenden?

Wie kann ich gescannte Dokumente per E-Mail versenden?

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente suchen und per E-Mail versenden. Wir zeigen eine Vielzahl von Strategien, einschließlich:

• • So verwenden Sie die Scan to Email-Funktion auf Ihrem Drucker
  • Was ist der beste Weg, um von Ihrem Computer aus zu suchen?
  • So verwenden Sie Ihr Telefon zum Suchen
  • So senden Sie ein Dokument als Anhang an eine E-Mail

Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie Ihr Papierdokument in eine digitale Version konvertieren, die Sie und Ihr Empfänger online signieren können.

Lassen Sie uns diese Party beginnen.

Sollten Sie die Scan-to-Email-Funktion Ihres Druckers verwenden?

Das Scannen eines Dokuments und das Versenden per E-Mail scheinen eine schnelle und effiziente Methode zu sein. Es ist, aber nicht für alle Dokumente oder Empfänger.

Die Möglichkeit, dass das Dokument seinen beabsichtigten Empfänger nicht erreicht, ist einer der Hauptnachteile der Verwendung der Funktion „In E-Mail scannen“.

Wenn Sie die Funktion „In E-Mail scannen“ verwenden, ist es schwieriger zu überprüfen, ob die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse korrekt ist, da Sie in diesem Fall möglicherweise keine Fehlermeldung erhalten. Sie werden nicht benachrichtigt, wenn sich die E-Mail-Adresse des beabsichtigten Empfängers geändert hat oder wenn sein Posteingang vollständig ist.

Die Rücksende-E-Mail-Adresse wird als „No-Reply“ -Adresse angezeigt, sodass Empfänger nicht auf eine von einem Drucker gesendete Nachricht antworten können. Wenn Empfänger versuchen, Sie über die E-Mail-Adresse in der Nachricht zu kontaktieren, erhalten Sie keine Antwort.

Wenn Sie die Funktion „In E-Mail scannen“ verwenden möchten, sollten Sie dies nur tun, wenn Sie persönlich bestätigen können, dass die E-Mail an den beabsichtigten Empfänger gesendet wurde, und Sie sollten sie nur für Dokumente verwenden, die nicht wirklich relevant sind, da sie möglicherweise beim ersten Versuch nicht durchkommen.

Also, was sollen Sie stattdessen tun?

Die bessere Alternative: Scannen und E-Mailen eines Dokuments (+ Signieren oder Anfordern einer Signatur) auf sichere und praktische Weise

Hier sind einige Alternativen zur Verwendung der Funktion „In E-Mail scannen“, um ein Dokument online zu scannen, per E-Mail zu senden und sogar zu signieren:

Scannen Sie Ihr Dokument

So scannen Sie Ihr Dokument mit einem Scanner oder Multifunktionsdrucker:

Wie scanne ich unter Windows?

Sie müssen kein separates Programm oder eine separate Software verwenden, um Dokumente zu durchsuchen, da Windows über eine integrierte Methode dafür verfügt.

So geht’s:

1. Gehen Sie zunächst zum Startmenü.
2. Um die Scan-App zu öffnen, suchen Sie danach und klicken Sie darauf. Wenn Sie es nicht finden können, verwenden Sie das Suchwerkzeug in der unteren linken Ecke, um danach zu suchen.
3. Wenn Sie die Scan-App öffnen, werden Sie darüber informiert, ob Ihr Scanner nicht angeschlossen ist.
4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Scanner aus, den Sie verwenden möchten, sowie das Dateiformular, unter dem Sie Ihre Scans speichern möchten. Wenn Sie nur ein Bild benötigen, sind PNG und JPEG gängige Optionen.
5. Um mit dem Scannen zu beginnen, legen Sie Ihr Dokument verdeckt in den Scanner und gehen Sie dann zu Mehr anzeigen > Vorschau, um einen kurzen Blick darauf zu werfen.
6. Mit der Funktion „Mehr anzeigen“ können Sie auch die Einstellungen des Bildes anpassen (z. B. Farb- oder Graustufenmodus und Bildauflösung).
7. Warten Sie, bis der Scanner einen Vorschauscan Ihres Dokuments abgeschlossen und auf dem Bildschirm angezeigt hat. Korrigieren Sie die Position des Dokuments im Scanner, wenn es falsch ausgerichtet oder verlegt ist, und zeigen Sie es dann erneut in der Vorschau an.
8. Sie können den zu scannenden Bereich auswählen, indem Sie darauf klicken und ziehen, bis Sie mit der Platzierung zufrieden sind. Wählen Sie „Scannen“, nachdem Sie die Region ausgewählt haben, die Sie scannen möchten.
9. Dieser Vorgang sollte für jede Seite wiederholt werden, die Sie scannen möchten.
10. Warten Sie, bis der Scan abgeschlossen ist, bevor Sie versuchen, Ihren Text zu digitalisieren.

Denken Sie daran, Ihr Papier an einem geeigneten Ort abzulegen. Sie können es sogar auf Ihrem Desktop speichern, damit Sie es nicht vergessen.

Wie scanne ich auf einem Mac?

Ein vorprogrammiertes Tool zur Verwendung Ihres Scanners ist in Ihrem Mac-Gerät enthalten. Hier ist, wie man es benutzt:

1. Bereiten Sie den Papierkram vor.
2. Starten Sie die Vorschauanwendung.
3. Wählen Sie Ihren Scanner unter Datei > Aus Scanner importieren.
4. Wenn Ihr Scanner nicht erkannt wird, überprüfen Sie, ob er eingeschaltet und angeschlossen ist.
5. Der Dialog „Importieren“ erscheint und der Vorschau-Scan wird vorbereitet.
6. Jetzt können Sie Ihre Scan-Optionen auswählen. Ändern Sie die Farbe, den Dokumenttyp, den Maßstab, die Ausrichtung und andere Informationen wie gewünscht.
7. Um mit dem Scannen zu beginnen, drücken Sie „Scannen“ und die App benachrichtigt Sie, wenn Ihr Dokument vollständig digitalisiert wurde.
8. Dieser Vorgang sollte für jede Seite wiederholt werden, die Sie scannen möchten.

Ihr Dokument wurde nun für Sie digitalisiert. Merken Sie sich, wo Sie Ihren Text gespeichert haben, oder speichern Sie ihn auf Ihrem Desktop, damit Sie ihn sehen können, wenn Sie fertig sind.

Wie scanne ich unter iOS?

Sie können Ihr Dokument ohne Scanner scannen, indem Sie die integrierte Kamera auf Ihrem iPhone oder iPad verwenden. Hier ist, wie es zu tun:

1. Legen Sie Ihr Papier zur Vorbereitung auf eine ebene Fläche mit guter Beleuchtung.
2. Öffnen Sie auf Ihrem iPad oder iPhone die Notes-App.
3. Um ein gescanntes Dokument zu einer vorhandenen Notiz hinzuzufügen, erstellen Sie eine neue Notiz oder wählen Sie eine vorhandene Notiz aus.
4. Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf das Kamerasymbol.
5. Wählen Sie „Dokumente scannen“ aus dem Dropdown-Menü.
6. Wenn Ihr Gerät nicht sofort mit dem Scannen beginnt, richten Sie die Kamera auf das Dokument, das Sie scannen möchten, und drücken Sie den Auslöser, um zu beginnen.
7. Fahren Sie auf diese Weise mit jeder nachfolgenden Seite fort.
8. Ihr Papier wurde nun gescannt und in Notizen gespeichert.

Sie können Ihre Notizen als E-Mail senden oder über mehrere Anwendungen freigeben.

Wie scanne ich auf Android?

Es gibt kein integriertes Programm zum Scannen von Dokumenten unter Android. Sie können jedoch Google Drive verwenden, um Ihr Dokument zu durchsuchen.

So geht’s:

1. Legen Sie Ihr Papier zur Vorbereitung auf eine ebene Fläche mit guter Beleuchtung.
2. Um ein neues Dokument zu erstellen, öffnen Sie die Google Drive-App und tippen Sie auf das Symbol „+“ in der unteren rechten Ecke des Bildschirms.“
3. Richten Sie die Kamera auf Ihr Dokument aus, richten Sie es aus und drücken Sie den Auslöser.
4. Untersuchen Sie Ihre Vorschau, schneiden Sie sie zu und passen Sie die Einstellungen nach Bedarf an, oder wiederholen Sie den Scan, indem Sie auf „Wiederholen“ tippen.“
5. Fahren Sie auf diese Weise mit jeder nachfolgenden Seite fort.
6. Ihr Dokument wurde nun gescannt und in Google Drive gespeichert.

Sie können eine Verbindung zu Ihrem neuen Dokument senden oder die E-Mail-Adressen von Personen hinzufügen, um Zugriff darauf zu erhalten.

Senden Sie eine E-Mail an Ihr Dokument und fordern Sie eine Unterschrift an (oder unterschreiben Sie sie)

Hier ist der beste Weg, um Ihr digitalisiertes Dokument online zu signieren:

Verwenden Sie die elektronische Signatursoftware

Sie haben einige Möglichkeiten, Ihren Vertrag nach der Digitalisierung zu unterzeichnen. Das Anfordern einer Signatur über eine Online-Signatur-App wie Signature ist kostenlos und einfach.

Signature ist ein einfaches und leistungsstarkes Programm für digitale Signaturen, mit dem Sie rechtsverbindliche Online-Signaturen und Dokumente erstellen können. Ihre Unterzeichner müssen sich nicht in derselben Position befinden, um ein Dokument mit einer Signatur zu unterschreiben. Stattdessen können sie sich mit ihrem Telefon, Tablet oder Laptop über das Internet anmelden.

Signature ist ein kostenloser Dienst, mit dem Sie elektronische Signaturen erstellen können, ohne sich registrieren zu müssen. Mit dieser Methode können Sie Ihr Dokument online signieren und für mehrere Personen freigeben.

So geht’s:

1. Melden Sie sich für ein kostenloses Signaturkonto an.
2. Wählen Sie die Namen derjenigen aus, die das Dokument von Ihrem Konto aus signieren müssen.
3. Fügen Sie Ihrem Dokument einen Titel und eine personalisierte Nachricht an die Personen hinzu, die es signieren werden:
4. Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Dateien hinzufügen möchten, indem Sie nach unten scrollen. Sie können Dateien von Ihrem Gerät hochladen oder von einer Online-Website wie Ihrem Google Drive-Konto auswählen.
5. Öffnen Sie Ihr Dokument mit dem Online-Editor und fügen Sie Signaturfelder hinzu.
6. Geben Sie die Namen und E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein. Sie können auch eine Signierreihenfolge für sie auswählen, und Signature sendet die Dokumente in dieser Reihenfolge an die Benutzer:
7. Nachdem Sie Ihre Daten überprüft haben, klicken Sie auf „Senden-Dokument.“

Sie können das Dokument mit Ihrem Signaturkonto überwachen, sobald es gesendet wurde. Sie können feststellen, ob ein Empfänger zu lange braucht, um auf diese Weise zu unterschreiben. Sie müssen niemanden anrufen, wenn es zu lange dauert; Sie können ihnen einfach eine E-Mail senden, die sie daran erinnert, dass ihre Unterschrift benötigt wird.

Wenn Ihre Unterzeichner das Papier erhalten, führt Signature sie durch den Signiervorgang, führt sie durch den Prozess der Erstellung ihrer eigenen Signatur und durchläuft jeden Signaturbereich, bevor sie fertig sind.

Vorteile:

• • Sehr einfach zu bedienen
  • Professionell und personalisiert
  • Funktioniert auf jedem Gerät
  • Behalten Sie die Kontrolle über den Prozess
  • Führt Sie und Ihre Unterzeichner durch jeden Schritt
  • Sie können kostenlos

Cons:

• • Keine mobile App verfügbar (derzeit in Entwicklung)

Verwenden Sie Ihren E-Mail-Client

Sie können ein Dokument auch per E-Mail mit Ihrer E-Mail-App senden. Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie das Papier unterschreiben müssen, dies vor dem Senden tun müssen, indem Sie es physisch oder elektronisch unterschreiben.

So bringen Sie Ihr Papier zur richtigen Person:

1. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Konto und melden Sie sich an.
2. Um mit dem Schreiben einer neuen E-Mail zu beginnen, wählen Sie „Neue Nachricht.“
3. Suchen Sie im neuen E-Mail-Bereich nach dem Symbol „Anhang anhängen“. Es ähnelt die meiste Zeit einer Büroklammer.
4. Suchen Sie Ihre Datei, wählen Sie sie aus und drücken Sie „Enter“, nachdem Sie darauf geklickt haben.
5. Sie können die gescannte Datei auch per Drag & Drop in den Browser ziehen.
6. Beenden Sie Ihre Nachricht und geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger an.
7. Sie erhalten nun Ihre E-Mail mit der gescannten Datei im Anhang zurück.

Vorteile:

• • Einfach zu bedienen
  • Kostenlos zu benutzen
  • Sie können es von Ihrem Telefon aus tun

Cons:

• • Sagt Ihnen nicht, wer unterschrieben hat und wer nicht
  • Möglicherweise müssen Sie das Dokument zuerst drucken und signieren und Ihre Unterzeichner bitten, dasselbe zu tun
  • Langsamerer Prozess
  • Nicht so professionell wie die Verwendung einer speziellen Plattform
    

    Wie scanne ich vom Drucker zur E-Mail?

    1. Öffnen Sie Ihre Scan-App.
    2. Scannen Sie Ihr Dokument.
    3. Speichern Sie es.
    4. Suchen Sie Ihr Dokument.
    5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
    6. Wählen Sie „Teilen“ und dann „Mail“.
    7. Verfassen Sie Ihre E-Mail.
    8. Senden Sie Ihre E-Mail.

    Was ist der Unterschied zwischen Scannen und Scannen per E-Mail?

    Sie benötigen kein anderes Programm, um Ihr gescanntes Bild einzureichen, wenn Sie die Druckeroption „In E-Mail scannen“ verwenden. Sie haben jedoch keinen Zugriff auf die Funktionen zum Senden einer E-Mail, z. B. das Einfügen einer Notiz, das Sicherstellen, dass die E-Mail gesendet wird, und das Bearbeiten des Bildes vor dem Senden.

    Ist das Scannen per E-Mail sicher?

    Sicherlich nicht. Sie können nicht sicher sein, ob die E-Mail korrekt gesendet wurde, da Sie über die Funktion „In E-Mail scannen“ selbst auf die E-Mail-Adresse zugreifen können.

    Darüber hinaus senden Multifunktionsdrucker konstruktionsbedingt E-Mails im Klartext. Dritte, die mit demselben WLAN-Netzwerk wie Ihr Drucker verbunden sind, können diese Nachrichten möglicherweise abfangen.

    Aus diesem Grund können Sie die Funktion „In E-Mail scannen“ Ihres Druckers nur für nicht vertrauliche Dokumente verwenden, von denen Sie überprüfen können, ob sie korrekt gesendet wurden.

    Wie viele Seiten können Sie scannen, um E-Mails zu senden?

    Sie können bis zu 999 gescannte Seiten senden. Diese Zahl hängt wahrscheinlich vom Speicher und der Kapazität Ihres Druckers ab.

    Wie kann ich Dokumente per E-Mail versenden?

    1. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Konto.
    2. Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen Nachricht.
    3. Ziehen Sie Ihr Dokument per Drag & Drop in Ihre Nachricht.
    4. Überprüfen Sie Ihre Informationen und fügen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Empfängers hinzu.
    5. Klicken Sie auf „Senden.“

    Wie sende ich ein vertrauliches Dokument per E-Mail?

    Wenn Sie eine zusätzliche Schutzebene wünschen, um Ihre vertraulichen Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen, können Sie den vertraulichen Modus von Google Mail verwenden. Sie können damit das Ablaufdatum einer Nachricht festlegen und sogar den Zugriff darauf entfernen.

    Die Nachricht kann von den Empfängern nicht kopiert, weitergeleitet, gedruckt oder heruntergeladen werden.

    Wie schreibe ich eine E-Mail mit Anhang?

    1. Gehen Sie zu Ihrem E-Mail-Konto.
    2. Wählen Sie „Neue Nachricht“.
    3. Suchen Sie nach einem Büroklammersymbol und klicken Sie darauf, um eine Datei anzuhängen.
    4. Suchen Sie die Datei in den Ordnern Ihres Computers. Sobald Sie es gefunden haben, klicken Sie auf „Öffnen“ oder „Datei auswählen“.“
    5. Schreiben Sie die E-Mail weiter.
    6. Fügen Sie eine Betreffzeile und die E-Mail-Adresse der Person hinzu, an die Sie sie senden möchten.
    7. Klicken Sie auf „Senden“, wenn Sie Ihre E-Mail senden möchten.

    Fazit

    Wie wir gesehen haben, kann das Scannen der Dokumente auf verschiedene Arten erfolgen. Sie können Dokumente digital von Multifunktionsdruckern auf Ihr iPhone oder Android-Handy scannen und per E-Mail versenden, egal wo Sie sich befinden.

    Wenn Ihre Dokumente Signaturen benötigen, können Sie Signature for free jederzeit verwenden, um rechtsverbindliche Signaturen zu erhalten.

    Signaturen können Ihnen helfen, gescannte Dokumente in Dokumente umzuwandeln, die für beide Parteien signierbar sind. Anschließend führen Sie Ihre Unterzeichner durch den Signiervorgang und aktualisieren Sie auf dem Weg.