Wie Ihr Team den Projektumfang definieren kann

Der Prozess des Projektmanagements ist schwierig zu meistern, und vielleicht ist der einzige Aspekt, der Manager am meisten verwirrt, der Projektumfang. Das Erstellen einer Projektcharta oder das Festlegen Ihres Projektzeitplans scheinen im Vergleich zum Festlegen des Umfangs viel einfacher und einfacher zu sein.

Aber es ist ein Fehler, nicht genug Zeit und Mühe in den Projektumfang zu stecken. Eine Harvard-Studie ergab, dass das durchschnittliche Projekt sein Budget um 27% überschritt. Wenn Sie vermeiden möchten, dasselbe zu tun, müssen Sie viel Zeit mit dem Scoping-Prozess verbringen, damit Sie später nicht überrascht werden.

Wenn Sie wissen, dass es an der Zeit ist, den Projektumfang in Angriff zu nehmen, erfahren Sie hier, wie Sie solide Projektmanagement-Prinzipien anwenden und eines erstellen können, das das Projekt zu einem durchschlagenden Erfolg macht.

Übersicht: Was ist Projektumfang?

Projektumfang bezieht sich auf die Liste der Projektziele, Fristen und Aufgaben. Der Projektumfang wird häufig in einem Dokument beschrieben, das als Scope Statement oder Statement of Work bezeichnet wird.

Indem Sie einen Projektumfang in einem Dokument festlegen, geben Sie dem gesamten Team einen Leitfaden zu allen Facetten des Projekts, von den zu erledigenden Aufgaben über die benötigten Ressourcen bis hin zu den zu erreichenden Zielen. Der Projektumfang kann erweitert werden, wenn mehr erreicht werden muss als bisher angenommen, und er kann eingeschränkt werden, wenn das Projekt für das Team zu groß ist.

Ein Projektumfang ist ein wichtiger Teil der Verantwortlichkeiten des Projektmanagers und hilft Ihnen, bei der Aufgabe zu bleiben und ein Kriechen des Projektumfangs zu vermeiden.

Definieren des Projektumfangs

Es ist leicht zu sagen, was ein Projektumfangsbereich ist, aber es ist nicht so einfach, ein Projektumfangsdokument zu erstellen. Es kann viele Details und bewegliche Teile haben, und es ist nicht leicht zu nehmen. Aber wenn Sie es in fünf Schritte aufteilen, wird der Prozess ziemlich einfach.

Schritt 1: Definieren der Ziele

Der erste Schritt zur Definition des Projektumfangs besteht darin, das Endprodukt oder die Ziele — auch „Deliverables“ genannt — des Projekts zu definieren. Sie müssen kristallklar sein, was Sie mit diesem Projekt erreichen möchten. Es ist eine gute Idee, Ihre Ziele mithilfe der INTELLIGENTEN Regel zu skizzieren:

• Spezifisch (der Projektumfang gibt genau an, was das Projekt erreichen soll)
• Messbar (das Ziel ist messbar, nicht vage)
• Erreichbar (es ist vernünftig zu glauben, dass das Team dieses Ziel erreichen könnte)
• Realistisch (es kann relativ einfach erreicht werden, ohne das Budget zu überschreiten)
• Rechtzeitig (es kann innerhalb des definierten Zeitrahmens erreicht werden)

Tipps zur Definition der Ziele:

Das Definieren von Zielen ist so wichtig, weil es den Ton für den Rest Ihres Projektumfangs angibt. Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Sie die richtigen Ziele setzen.

• Seien Sie flexibel: Manchmal können sich Ziele im Laufe des Projekts verschieben oder ganz ändern, und das ist in Ordnung. Zum Beispiel, wenn Ihr Ziel ist es, ein zweistöckiges Haus zu bauen, und Sie haben die Möglichkeit, eine Veranda zu bauen, wenn Sie unter einem bestimmten Budget kommen, ist es in Ordnung, Raum für den Umfang zu schaffen, um in Übereinstimmung mit Ihren Zielen zu verschieben.
• Alle einbeziehen: Ziele sollten nicht von einer Person entwickelt werden; alle Stakeholder sollten abwägen und ihre eigene Perspektive einbringen, die Ihnen helfen kann, Dinge einzubeziehen, die Sie verpasst haben, oder Ziele zu vermeiden, die nicht verfolgt werden sollten.

Schritt 2: Mögliche Hindernisse definieren

Der nächste Schritt für eine effektive Projektplanung besteht darin, Bereiche zu identifizieren, in denen Ihr Projekt möglicherweise entgleist. Was könnte das Budget Ihres Projekts gefährden? Was könnte zu größeren Verzögerungen führen?

Zum Beispiel, wenn Sie ein kleines Haus bauten, könnten Sie auf ein Problem mit dem Wetter stoßen, wenn es doppelt so viele Regentage gab, wie es normalerweise zu dieser Jahreszeit ist, könnte das Ihren Fortschritt verzögern. Oder vielleicht steigt der Holzpreis um 5%, wenn Sie eine Sendung bestellen.

Tipps zum Definieren potenzieller Hindernisse:

Hindernisse können schwer vorherzusagen sein, aber die Chancen stehen gut, dass Sie bereits eine gute Vorstellung davon haben, was mit dem Projekt am wahrscheinlichsten schief geht.

• Nichts weglassen: Schreiben Sie alles Mögliche auf, was mit dem Projekt schief gehen könnte.
• Haben Sie einen Plan: Entwerfen Sie einen Notfallplan, in dem Sie festlegen, was Sie tun werden, um die Folgen für jedes Hindernis zu mildern, damit Sie auf den Fall vorbereitet sind.

Schritt 3: Identifizieren Sie die erforderlichen Ressourcen

Wie viel Geld kostet das Projekt? Welche Vorräte werden benötigt? Wie viele Arbeitsstunden werden benötigt? All diese Fragen müssen im Detail beantwortet werden. Sie sollten umfangreiche Nachforschungen anstellen und genaue Zahlen vorlegen; fundierte Vermutungen werden mit ziemlicher Sicherheit zu Kostenüberschreitungen führen, die das gesamte Projekt entgleisen lassen könnten.

Tipps zur Identifizierung notwendiger Ressourcen:

Eine genaue Abrechnung der Ressourcen stellt sicher, dass jeder über die Tools verfügt, die er benötigt, um das Projekt im Zeitplan zu halten.

• Seien Sie erschöpfend: Selbst kleine Kosten können sich summieren, also erstellen Sie eine Liste mit allen möglichen Dingen, die Sie sich vorstellen können, die das Projekt benötigt, um erfolgreich zu sein.
• Konsultieren Sie andere: Teilen Sie die Liste, die Sie erstellt haben, mit anderen Projektbeteiligten, um zu sehen, was sie denken und ob Sie etwas von der Liste gestrichen haben.

Schritt 4: Erstellen eines Meilensteinplans

Nachdem Sie die Ziele, Hindernisse und Ressourcen festgelegt haben, können Sie einen allgemeinen Zeitplan für das erstellen, was Sie erreichen können. Es ist wichtig, bestimmte Meilensteine festzulegen, die jedem helfen, den Fortschritt des Projekts zu überwachen.

Zum Beispiel, wenn Sie ein Haus bauen, könnte der erste Meilenstein sein, das Fundament zu legen, der zweite könnte sein, den Rahmen der Struktur zu errichten, der dritte könnte sein, elektrische und Klempnerarbeiten zu installieren, und der vierte könnte das fertige Haus sein.

Tipps zur Erstellung eines Meilensteinplans:

Die Erstellung von Meilensteinen ist ein wichtiger Teil der Zusammenstellung des Projektumfangs. Sobald dies geschehen ist, sind Sie fast fertig, und von nun an dreht sich alles um das Plan Scope Management.

• Jedem Meilenstein Daten anhängen: Es ist nicht gut genug, nur Meilensteine zu haben, Sie müssen auch Daten anhängen, oder Ihre Aufgaben haben keine Priorität und Sie riskieren, das Projekt nicht rechtzeitig abzuschließen.
• Haben Sie einen Notfallplan: Wenn Sie einen Meilenstein verpassen, müssen Sie einen Plan haben, welche Maßnahmen Sie ergreifen werden, um den nächsten Meilenstein rechtzeitig zu erreichen.

Schritt 5: Stakeholder auflisten

Nachdem Sie die Ziele Ihres Projekts definiert haben, ist es jetzt an der Zeit, eine Liste der Stakeholder zu erstellen. Ein Stakeholder ist jeder, der ein Interesse oder Anliegen an dem Projekt hat. Für ein Bauunternehmen zum Beispiel würde das den Chief Executive Officer, den Chief Financial Officer, Investoren und den Bauleiter einschließen.

Listen Sie alle Personen auf, die an diesem Projekt beteiligt sein sollten und wesentliche Verantwortung für die Ausführung des Projekts tragen.

Tipps zum Auflisten der Stakeholder:

Es ist wichtig, eine vollständige Liste aller Stakeholder zu haben, denn wenn Sie jemanden vermissen, kann dies erhebliche Auswirkungen auf das Projekt haben, da Aufgaben nicht abgeschlossen wurden, weil jemand ausgelassen wurde.

• Gehen Sie die Meilensteine durch: Eine gute Möglichkeit, Stakeholder zu identifizieren, besteht darin, jeden Aspekt des Projektumfangs, den Sie bisher aufgebaut haben, durchzugehen. Fragen Sie sich, welche Personen dafür verantwortlich sind, jeden Meilenstein zu erreichen, jede Ressource zu erwerben und jedes Hindernis zu überwinden. Dies wird Ihnen helfen, niemanden zu vergessen.
• Stakeholder an Elemente des Plans anhängen: Durch Zuweisen von Namen zu Elementen im Bereich wie Ressourcen, Aufgaben und Meilensteinen wird die Verantwortung aller klar, sodass das Projekt reibungsloser abläuft.

Die beste Projektmanagementsoftware für das Projektumfangsmanagement

Das Erstellen eines Projektumfangs von Grund auf ist ein wenig entmutigend, aber es gibt viele Softwareoptionen, die Sie dabei unterstützen können. Hier sind drei der besten Projektmanagement-Softwareoptionen, die Ihnen besonders effektiv dabei helfen, einen Projektumfang festzulegen.

monday.com

monday.com bietet einen Aufgabenplaner mit Priorisierung, mit dem Sie die Meilensteine festlegen können, und einen gemeinsamen Teamkalender, mit dem Sie alle Beteiligten einbeziehen können. Ein Ressourcenverwaltungstool hilft Benutzern, die Ressourcen des Projekts zu verfolgen.

Sie können alle Aufgaben und die Stakeholder, denen sie zugeordnet sind, über monday.com Armaturenbrett.

Podio

Podio bietet auch Funktionen zur Aufgabenpriorisierung und -planung sowie eine einfache Möglichkeit, neue Aufgaben einzugeben, indem Sie einfach „T“ auf der Tastatur drücken. Es hat auch Dokumentenspeicher, so dass Sie den Projektumfang auf Datei halten können, und Berichterstattung, so dass Sie Daten darüber sammeln können, wie gut das Projekt läuft.

Podios Dashboard macht es einfach, Projektbeteiligte und Aufgaben zu sehen.

Scoro

Scoro verfügt über benutzerdefinierte Felder, mit denen Sie Ressourcen verfolgen und verwalten können. Es verfügt auch über ein Aufgabenerstellungs- und Listensystem, mit dem Sie Ihre Meilensteine verwalten und relevante Stakeholder markieren können. Es verfügt auch über Dokumentenspeicherung und Dateifreigabe sowie Budgetberichte und Dashboards, sodass Sie die Finanzen überwachen können.

Scoros Dashboard hält alle Aspekte des Projektumfangs an einem Ort.

Es ist Zeit, Ihren eigenen Projektumfang zu erstellen

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie einen Arbeitsumfang erstellen, ist es an der Zeit, selbst zu arbeiten. Stellen Sie sich diese Fragen:

• Was sind die Phasen in meinem Projektlebenszyklus?
• Habe ich bereits eine Projektumfangserklärung, die ich anpassen und erweitern kann?
• Wie breit oder wie eng sollte der Umfang eines Projekts sein, und habe ich noch eine Projektumfangsanalyse durchgeführt, um dies festzustellen?
• Was ist ein Scope-Wissensbereich, den ich ansprechen muss?

Nehmen Sie sich in den nächsten ein oder zwei Wochen ein paar Stunden Zeit, um sich hinzusetzen und die obigen Schritte auszuführen. Schauen Sie sich ein oder zwei Projektumfangsbeispiele an, um zu sehen, wie andere dies getan haben. Und dann mach dich einfach an die Arbeit und zeichne einen.