Wie funktioniert PRINCE2?

In unserem letzten Blogbeitrag haben wir Ihnen einen einführenden Überblick darüber gegeben, was genau PRINCE2 ist.

Ein standardisiertes Framework für das Projektmanagement, „projects in controlled environments“, kurz PRINCE2, ist die De-facto-Methode für das Management und die Gestaltung von Projekten in einer Vielzahl von Formen, Dauer und Umfang.

Einen Fokus auf die Produktion des Endergebnisses zu legen, zu diktieren, was wann und von wem produziert wird, anstatt zu bestimmen, wie die Dinge gemacht werden sollen, macht PRINCE2 sehr formbar, skalierbar und flexibel über viele Projekttypen und Branchen hinweg.

Aber wie funktioniert PRINCE2?

Um zu verstehen, wie PRINCE2 funktioniert, ist es zunächst wichtig zu verstehen, wie die Grundwerte von PRINCE2 ein Projekt definieren. Unter PRINCE2 wird ein Projekt als eine temporäre Organisation definiert, die erstellt wurde, um ein oder mehrere Produkte gemäß einem vorab vereinbarten Business Case zu generieren. Grundsätzlich bedeutet dies, dass PRINCE2 durch seinen primären Fokus auf das Endergebnis oder Geschäftsprodukt der Rentabilität des Unternehmens verpflichtet ist.

Ein PRINCE2-Projekt wird durch einige Parameter definiert, hauptsächlich durch:

• Projekte sind befristet
• Projekte sind keine Linienaktivitäten
• Projekte erfordern Ressourcen
• Projekte werden initiiert
• Projekte sollten Ergebnisse liefern
• Projekt bewirken Veränderung
• Projekte sind oft abteilungsübergreifend
• Projekte sollten für den Geschäftskunden immer realisierbar sein

Anpassung an die PRINCE2-Projektumgebung

Wenn ein Projekt in einer kontrollierten PRINCE2-Umgebung innerhalb der oben beschriebenen Parameter als funktionsfähig erachtet wird, besteht der nächste Schritt darin, die PRINCE2-Projektumgebung anzupassen

PRINCE2 strukturiert Projekte durch eine skalierbare Struktur aus drei Schlüsselelementen, die sich jeweils auf die Schaffung eines dauerhaften Endprodukts konzentrieren. Die drei Elemente sind die 7 Prinzipien, die 7 Themen und die 7 Prozesse von PRINCE2, die dann an die Anforderungen und die spezifische Umgebung des Projekts angepasst werden können.

Die Fließfähigkeit zwischen Methode und Umgebung ist entscheidend. Die 7 Themen können sowohl an die Form als auch an den Umfang eines Projekts angepasst werden, oder die Terminologie von PRINCE2 kann mit der in Ihrer Projektumgebung vorhandenen Sprache verglichen werden, wodurch die Anzahl der Managementprodukte reduziert wird, bis nur noch die wichtigsten übrig sind – wie das Projekttagebuch, Der Projektstatusbericht und der Projektabschlussbericht werden verwendet. Ebenso können die Rollen und Prozesse innerhalb von PRINCE2 reduziert oder angepasst werden.

Nur die Prinzipien von PRINCE2 müssen über alle Projekte hinweg unverändert bleiben.

Eine Einführung Die PRINCE2-Prinzipien, Themen und Prozesse

Die Prinzipien, Themen und Prozesse von PRINCE2 dienen als Richtlinie, um Ihr Projekt unter Kontrolle zu halten, wozu PRINCE2 im Grunde geschaffen wurde. Die 7 Prinzipien, Themen und Prozesse sind weitgehend untrennbar miteinander verbunden, wobei jede dazu beiträgt, die andere zu informieren und zu definieren und den Nexus der PRINCE2-Methodik zu bilden. Die 7 Grundprinzipien, wie geschäftliche Rechtfertigung und Management durch Ausnahme, bilden die 7 Themen im Risikomanagement oder in der Planung, die wiederum dazu beitragen, die 7 Prozesse zu definieren.

Die 7 Grundprinzipien in PRINCE2

Die 7 Prinzipien von PRINCE2 sind der einzige Teil des Frameworks, der starr angewendet werden muss, um das PRINCE2-Framework in einem Projekt zu verwenden. Sie dienen als notwendige Grundlage für den Aufbau des Rahmens.

1.Fortsetzung der Geschäftsbegründung

Vor Beginn des Projekts müssen die Ziele und der erwartete Wert des Projekts festgelegt werden. Diese werden dann verwendet, um die Fortsetzung des Projekts durch eine konsistente Bewertung des Projektfortschritts in Übereinstimmung mit den Zielen des Projekts und des Geschäfts zu rechtfertigen.

2.Aus Erfahrung lernen

PRINCE2 erfordert das Führen eines Erfahrungstagebuchs, in dem Risiken, Probleme, gemachte Fehler, gute Erfahrungen, neue Ideen und Verbesserungen aufgezeichnet werden. Das Tagebuch dient als Grundlage für einen Erfahrungsbericht am Ende des Projekts und hilft Ihnen und Ihrem Team bei der Verwaltung zukünftiger Projekte.

3.Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Innerhalb eines PRINCE2-Projekts werden drei Stakeholder mit jeweils unterschiedlichen Interessen am Projekt anerkannt: Unternehmer, Lieferanten und Benutzer. Der Unternehmer fungiert als Projektsponsor mit der Erwartung eines Versorgungsunternehmens; Der Benutzer arbeitet mit den Ergebnissen und wertet sie aus; und der Lieferant produziert die Ergebnisse. In jedem PRINCE2-Projekt gibt es klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, die auf die genaue Darstellung ihrer jeweiligen Interessen ausgerichtet sind. Diese Stakeholder bilden dann den Lenkungsausschuss, der die wichtigen Entscheidungen bezüglich des Projekts trifft.

4.Überwachung der Managementphasen

Neben den Planungs-, Ausführungs- und Aufsichtsphasen des Frameworks lässt sich PRINCE2 in eine Vielzahl von Managementphasen integrieren, die Planung und Budgetierung erfordern. Anhand des Business Case setzt der Lenkungsausschuss die Umsetzung der nächsten Stufe, einschließlich der Planung, einschließlich der Budgetierung, durch. Für jede Phase wird ein notwendiger Phasenplan erstellt, der in den Projektplan eingebunden ist, der dem Projektteam zugänglich gemacht werden soll.

5.Management by Exception

Management by Exception ist eine Projektstruktur, die einen höheren Standard des Risikomanagements bietet. Definition einer festgelegten Dauer, Kosten, Umfang und Risiko, und ein akzeptabler Toleranzbereich, auf jeder Ebene der hierarchischen Managementstruktur, und Implementierung einer Eskalationsrichtlinie, wenn einer dieser Toleranzgrade verletzt wird. PRINCE2 gewährleistet ein höheres Maß an Kontrolle über den Projektablauf.

6.Fokus auf Produkte

Das Ziel von PRINCE2 ist es, Ergebnisse zu schaffen, die innerhalb des Frameworks Produkte genannt werden. Indem PRINCE2 nicht die Logistik der Lieferung des Produkts vorgibt, sondern sich stattdessen auf die Qualität konzentriert, kann es problemlos mit anderen Projektmanagement-Methoden oder -Ansätzen wie Agile kombiniert werden – und ist universell einsetzbar.

7.Anpassung an die Projektsituation

PRINCE2 ist kein Einheitsansatz für das Projektmanagement, die Methode muss angepasst und zum Nutzen der spezifischen Projektsituation angewendet werden. In Zusammenarbeit mit PRINCE2 geschulten oder erfahrenen Projektmanagern wird das Steering Committee neben den von PRINCE2 bereitgestellten Anpassungsrichtlinien notwendige Abstimmungen mit den Themen und Prozessen von PRINCE2 vornehmen.

Die 7 Themen in PRINCE2

Die 7 Themen sind Bereiche des erforderlichen Wissens, die während der gesamten Projektlaufzeit berücksichtigt werden müssen. Sie betreffen die Antworten auf Fragen wie: Warum, wer, was, wann, wie was wenn, was sind die Auswirkungen, wohin gehen wir und wohin wollen wir gehen?

1.Business Case

Der Business Case betrifft das ‚Warum‘ des Projekts. Der Business Case, der die Struktur und Planung des Projekts bestimmt, wird von den Stakeholdern festgelegt und sollte in jeder Managementphase aktualisiert und detaillierter werden, um das Projekt der Realität näher zu bringen.

2.Organisation

Die Organisation beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten, die während des gesamten PRINCE2-Projekts ernannt und angepasst werden müssen. Die Organisation delegiert Aufgaben und definiert den Toleranzgrad, mit dem die Aufgaben ausgeführt werden müssen, setzt Ausnahmemanagement ein und navigiert die Interaktionen zwischen Projekt und Geschäft.

3.Qualität

Qualität steht für ein universelles Verständnis des Projektziels, das das Projektteam, das Management und die Stakeholder umfasst. Ohne eine klare Formulierung der Kriterien, die den Erfolg des Projekts und die Lieferung des Produkts ausmachen, wird ein Projekt wahrscheinlich scheitern. Das ‚Was‘ des Projekts.

4.Pläne

Standardisierte Pläne sind für die Arbeit von PRINCE2-Projekten unerlässlich, von Projektplänen bis zu Teamplänen, und beschreiben das Wie und Wann des Projekts. Vom Mikro bis zum Makro ermöglichen Pläne die Kontrolle des Projektergebnisses.

5.Risiken

Da Projekte zeitlich befristet sind und in der Regel nur einmal stattfinden, sind sie mit einem hohen Prozentsatz an Unsicherheit in Bezug auf ihr Ergebnis behaftet. Ausnahmemanagement und kontinuierliche Projektevaluation mindern das Risikopotenzial durch ständige Überwachung.

6.Änderungen

Änderungen betreffen die Auswirkungen möglicher Probleme auf das Projekt und die Art und Weise, wie sie behandelt werden sollten – und stellen die Frage: Was würde passieren, wenn? In Übereinstimmung mit der Managementstruktur von PRINCE2-Projekten sollten wesentliche Änderungen dem Lenkungsausschuss mitgeteilt werden.

7.Fortschritt

Das Thema, das die ständige Bewertung der Erreichbarkeit des Projektplans und der vorgeschriebenen Ergebnisse durch einen strukturierten Entscheidungsprozess, die Ergebnisüberwachung und den Managementeskalationsprozess betrifft.

Die 7 Prozesse von PRINCE2

Die Prozesse von PRINCE2 sollten die Produktion von Ergebnissen leiten und die Ziele des Projekts strukturieren.

1.Vorbereitung eines Projekts

Die erste Phase des Projekts findet vor Projektbeginn statt und fragt, ob das Projekt überhaupt erreichbar ist, wenn es neben den gewünschten Ergebnissen und den vorhergesagten Kosten und dem Umfang des Projekts bewertet wird. Die Projektvorbereitung sollte durch das von den Projektleitern erteilte Projektmandat eingeleitet werden, das die mit der Einrichtung des Projekts verbundenen Aufgaben formuliert, einschließlich der Benennung der Projektmanager. Wer wird dann einen Plan erstellen, der die Einleitung des Projekts, die Initiierungsphase, detailliert beschreibt und dem Lenkungsausschuss zusammen mit einer Empfehlung zur Fortsetzung oder Unterlassung unterbreitet.

2.Leiten eines Projekts

Nachdem das Projekt gestartet wurde, beginnt die Direktive. Der Lenkungsausschuss leitet das Projekt auf Makroebene, während die Projektmanager die täglichen Managementaufgaben übernehmen. Nur in Ausnahmefällen oder bei Überschreitung einer Toleranzgrenze darf ein Lenkungsausschuss in den weiteren Projektablauf eingreifen.

3.Initiierung eines Projekts

Das Hauptaugenmerk der Initiierungsphase liegt darauf, eine Grundlage für die Entscheidung des Lenkungsausschusses über die Genehmigung oder Ablehnung des vorgeschlagenen Projekts zu schaffen. Da die Finanzierung des Projekts eine sorgfältige Planung und detaillierte Bewertung erfordert, muss neben der Erstellung der Projektplanung, des Bühnensystems sowie der Risiko-, Kommunikations- und Integrationsstrategien eine Stakeholder-Analyse erfolgen. Die Projektdokumentation wird ebenfalls erstellt, im Wege einer Vereinbarung zwischen den Projektleitern und dem Lenkungsausschuss.

4.Controlling a Stage

Das Lenken oder Steuern einer Bühne bezieht sich auf die ebenerdige Arbeit des Projektmanagers. Von der Autorisierung und Bewertung des Status von Arbeitspaketen über die konsequente Kommunikation mit dem Lenkungsausschuss bis hin zur Bewertung potenzieller Risiken – ggf. Eskalation oder Einführung von Korrekturmaßnahmen – ist der Controlling a Stage-Prozess umfassend.

5.Verwalten einer Produktlieferung

Alle Ergebnisse, die von einem PRINCE2-Projekt generiert werden, werden als Produkte bezeichnet, die zwischen Verwaltungsprodukten, die innerhalb des Projekts zur Steuerung verwendet werden, und spezialisierten Produkten oder allen Projektergebnissen unterschieden werden können. Während dieses Prozesses übernimmt der Teammanager die Verantwortung für die Bereitstellung von Arbeitspaketen und die Strategien, mit denen die Projekt- und Teammanager interagieren, werden definiert. Dieser Prozess ist, wo die Mehrheit der Ressourcen genutzt werden, und ist ein unterstützender Prozess, um die ‚Directing a stage‘ Prozess.

6.

PRINCE2-Projekte werden durch Managementphasen geleitet und vom Projektmanager geplant und umgesetzt. Jede Phase ins Spiel kommt, wenn die vorherige Phase begonnen hat, zu schließen und konsequent ausgewertet, um den Projektplan und den Lenkungsausschuss zu aktualisieren. Phasen sind, wie der Fortschritt des Projekts bewertet wird. Wenn Toleranzniveaus verletzt werden, können Korrekturverfahren durch Ausnahme implementiert werden.

7.Abschluss eines Projekts

Selbst wenn ein Projekt vor dem ordnungsgemäßen Abschluss geschlossen wurde, wird der Abschlussprozess in jedem PRINCE2-Projekt immer abgerundet. Durchgeführt vom Projektmanager, Es erfordert, dass sie das Dokument der Erfahrungen bewerten und abschließen, Übergabe an die Linienorganisation, und erstellen Sie eine Empfehlung für den Lenkungsausschuss, um das Projekt abzuschließen.

Nach Abschluss des Projekts wird ein Überprüfungsplan erstellt, ein Lenkungsprozess durchgeführt, der Abschluss des Projekts offiziell bekannt gegeben und der Lenkungsausschuss aufgelöst.