Smarte Kleinunternehmer wissen, wie wichtig es ist, sensible Informationen zu schützen und sie vor falschen Händen zu schützen. Das bedeutet, dass Systeme vorhanden sind, um sicherzustellen, dass digitale Dateien und Aufzeichnungen sicher sind. Genauso wichtig ist natürlich, wie Sie mit dem gesamten Papier umgehen, das Ihren Arbeitsplatz passiert, und wohin es geht, wenn es nicht mehr benötigt wird.
Selbst in unserer vernetzten Online-Welt werden immer noch viele Informationen in physischen Formaten ausgetauscht. Es einfach in den Papierkorb zu werfen, ohne Maßnahmen zum Schutz der Informationen zu ergreifen, ist eine Einladung für Datendiebe, ihre schmutzige Arbeit zu erledigen.
Hier ist ein Blick auf einige der verschiedenen Arten von Dokumenten, die Sie sicher sein sollten, dass Sie schreddern oder zerstören.
- Alles, was für Identitätsdiebstahl verwendet werden könnte
- Dokumente im Zusammenhang mit Banken, Finanzen und Steuern
- Dokumente mit vertraulichen Details zu Ihrem Unternehmen
- Dokumente im Zusammenhang mit Gesundheit und Personal
- Juristische Dokumente und Verträge
- Versicherungsinformationen und Rechnungen
Alles, was für Identitätsdiebstahl verwendet werden könnte
Ob sie persönliche Informationen über einen Mitarbeiter oder einen Kunden preisgeben, Dokumente, die Informationen enthalten, die für Identitätsdiebstahl verwendet werden könnten, sind für den Aktenvernichter ein Kinderspiel. Denken Sie an Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter, Kopien von Lichtbildausweisen oder Kreditkarten- und Privatadressinformationen für Ihre Kunden. Wenn Sie denken, dass etwas, das auf einem Blatt Papier geschrieben oder gedruckt ist, auch nur das geringste empfindlich ist, macht es keinen Sinn, es nicht zu zerkleinern.
Dokumente im Zusammenhang mit Banken, Finanzen und Steuern
Ob es sich um Gehaltsabrechnungen, Jahresbudgets, alte Steuererklärungen und Wirtschaftsprüfungen oder Bankkontoauszüge und ungültige Schecks handelt, Sie möchten nicht, dass diese Art von Dokumenten intakt in einem Müllcontainer oder Papierkorb liegen. Wenn Sie Papier mit finanziellen Details jeglicher Art haben, sogar abgelaufene Informationen, zahlen Sie nicht den Preis für schlampige Entsorgung! Schicken Sie es an den Aktenvernichter und schützen Sie alle.
Dokumente mit vertraulichen Details zu Ihrem Unternehmen
Schützen Sie die harte Arbeit Ihres kleinen Unternehmens, indem Sie alle Dokumente, die geschützte Informationen enthalten, die Ihren Wettbewerbern zugute kommen könnten, ordnungsgemäß entsorgen. Dies sind Dateien im Zusammenhang mit der Forschung und Entwicklung neuer Produkte und Ideen oder Pläne und Vorschläge für zukünftige Projekte. Andere Dokumente in dieser Kategorie umfassen alles, was mit internen Berichten und Tests zu tun hat, exklusive Formeln, sogar Schulungs- und Bedienungsanleitungen.
Dokumente im Zusammenhang mit Gesundheit und Personal
Alle medizinischen Unterlagen für Ihre Mitarbeiter oder Kunden sollten mit der Sensibilität behandelt werden, die sie verdienen. Gleiches gilt für personalbezogene Elemente, sei es Lebensläufe und Bewerbungen, Disziplinarberichte oder Leistungsbewertungen und Mitarbeiterbewertungen. Schützen Sie das Recht aller auf Privatsphäre, indem Sie sicherstellen, dass Dokumente dieser Beschreibung vor der Entsorgung behandelt werden.
Juristische Dokumente und Verträge
Hier ist eine stark vereinfachte Faustregel, die Ihnen später ernsthafte Kopfschmerzen ersparen könnte: wenn ein Anwalt an einem Dokument beteiligt war, stellen Sie sicher, dass es ordnungsgemäß entsorgt wird. Sie wollen nicht mit juristischen Dokumenten, Verträgen oder ähnlichem herumspielen, also seien Sie vorsichtig und senden Sie sie alle an den Aktenvernichter, wenn Sie sicher sind, dass sie nicht mehr benötigt werden.
Versicherungsinformationen und Rechnungen
Versicherungsunterlagen für Ihr kleines Unternehmen und deren Inhalt sollten immer zerstört und nicht weggeworfen werden. Gleiches gilt für alte Stromrechnungen oder alles andere, was mit Ihrem Arbeitsplatz selbst zu tun hat, z. B. Rechnungen für Internet- und Mobiltelefondienste. Solche Dokumente enthalten normalerweise Kontonummern und Adressdaten, die immer privat gehalten werden sollten.
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