Informationen brauchen Kontext, und wir müssen diesen Kontext so bereitstellen, dass er die Benutzer nicht belastet, sondern unterstützt. Dies bedeutet, dass wir die Erkennungs- und Analysetechnologien voll ausnutzen müssen, um die Entwicklung dieses Kontexts zu rationalisieren und zu automatisieren.
Ein solches Werkzeug sind Metadaten. Metadaten bieten erhebliche Vorteile, wenn es darum geht, Informationen auf neue Weise zu verstehen und diese Intelligenz zu nutzen, um Innovationen und das Kundenerlebnis voranzutreiben.
Was sind Metadaten?
Es gibt keine einheitliche Definition von „Metadaten“, die international und allgemein anerkannt ist – vielmehr gibt es viele ähnliche Definitionen oder Beschreibungen, die meist dieselben Punkte abdecken. Sie sollten diejenige auswählen, die für den Kontext Ihrer Informationsmanagementaktivitäten und die Organisation, in der Sie arbeiten, am besten geeignet und relevant ist.
Der ISO Records Management Standard 15489 bietet diese einfache Definition:
„Daten, die Inhalt, Inhalt und Struktur von Datensätzen und deren Verwaltung im Laufe der Zeit beschreiben.“
Das US-Verteidigungsministerium hat in seinem DOD 5015.2-Standard eine Definition von Metadaten, die ebenfalls den ISO-Standards ähnelt, nämlich:
„Daten, die gespeicherte Daten beschreiben: dh Daten, die die Struktur, Datenelemente, Zusammenhänge und andere Merkmale elektronischer Aufzeichnungen beschreiben.“
Dies veranschaulicht einige der anderen Zwecke, die Metadaten in elektronischen Aktenverwaltungssystemen (ERM) erfüllen.
Schließlich definiert NISO, die US National Information Standards Organization, Metadaten als:
„Strukturierte Informationen, die beschreiben, erklären, lokalisieren oder auf andere Weise das Abrufen, Verwenden oder Verwalten einer Informationsressource erleichtern.“
Beachten Sie die Ähnlichkeiten und Unterschiede in diesen Definitionen und überlegen Sie, wie sie sich auf den Kontext Ihrer eigenen Arbeit beziehen. Metadaten werden oft als Daten über Daten oder Informationen über Informationen bezeichnet.
Was ist der Geschäftswert von Metadaten?
Der primäre Wert von Metadaten liegt darin, wie sie auf bestimmte Geschäftsziele ausgerichtet sind und diese unterstützen. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Metadaten dem Unternehmen einen Mehrwert bringen:
- Klassifizierung – Metadaten spielen eine Schlüsselrolle bei der Klassifizierung oder Organisation der Aufbewahrung von Inhalten – Metadaten können verwendet werden, um Dinge wie die Daten zu verfolgen, die mit dem zugehörigen Datensatzplan eines Dokuments verknüpft sind.
- Informationssicherheit – Metadaten können verwendet werden, um eine Sicherheitseinstellung zu kennzeichnen, Zugriffs- und Bearbeitungsrechte zu validieren und somit die Verteilung zu steuern.
- Kundenerlebnis – Metadaten können auch verwendet werden, um die Bewertung von Inhalten durch Benutzer zu erfassen, z. B. um anzuzeigen, dass Inhalte „wertvoll oder „nutzlos“ oder sogar „veraltet“ sind.“
- Informationen „Auffindbarkeit“ – Metadaten sind als Such- und Abrufmechanismus äußerst wertvoll, da Benutzer eine Abfrage auf ein bestimmtes Feld wie Autor, Betreff, Datum usw. ausrichten können.
Metadaten sind ein wichtiger Bestandteil der Phasen der Inhaltserfassung, -erstellung und -organisation des Inhaltslebenszyklus. Wenn zugeordnete Metadaten nicht gleichzeitig mit dem Inhalt erfasst werden, erstellen Sie schnell eine Sammlung von Inhalten, die schwer zu verwalten, zu finden und abzurufen ist.
Kurz gesagt, Metadaten sind eine der Grundlagen für die effiziente und effektive Verwaltung von Informationen.