Verwendung von Echtzeitdaten für Excel-Finanzprognosen

Die New Yorker Yankees-Legende Yogi Berra sagte einst: „Wenn Sie nicht wissen, wohin Sie gehen, werden Sie woanders landen.“ Gute Finanzplanung beginnt mit guten Prognosen. Excel macht den Prozess relativ einfach, vorausgesetzt, Sie haben einfachen Zugriff auf Ihre Daten zu früheren Ergebnissen, aktuellen Salden und zukünftigen Projektionen.

Es gibt viele verschiedene Arten von Prognosen, die Sie je nach Art Ihres Unternehmens erstellen möchten. Umsatzprognosen gehören zu den häufigsten, da die meisten Unternehmen aufgrund der aktuellen Krisensituation schwankende Umsätze und Umsatzschwankungen verzeichnen. Schauen wir uns einige Möglichkeiten an, wie Sie eine Umsatzprognose mit Excel zusammen mit Echtzeitdaten aus Ihren ERP- und CRM-Systemen erstellen können.

Einfach anfangen: Prognose basierend auf der Verkaufshistorie

Der einfachste Ansatz besteht darin, mit einer zweispaltigen Serie zu beginnen. Nehmen wir an, dass Spalte „A“ eine Reihe von Daten ist und Spalte „B“ Ihren wöchentlichen Umsatz von Jahr zu Jahr anzeigt. Markieren Sie zunächst die Daten in diesen beiden Spalten. Wählen Sie im Menü Daten in Excel „Prognoseblatt“, und Sie erhalten ein Diagramm, das vergangene Verkäufe und prognostizierte zukünftige Verkäufe anzeigt.

Klicken Sie auf „Optionen“ (direkt unter dem Diagramm) und Sie können einige der Variablen anpassen, die die Prognoseberechnungen steuern. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Erstellen“, und Excel generiert ein neues Arbeitsblatt, in dem die prognostizierten Umsätze zusammen mit einer oberen (optimistischen) und einer unteren (pessimistischen) Projektion angezeigt werden.

Erste Schritte in Echtzeit: Verbindung zu Ihrem ERP- und CRM-System

Nachdem Sie nun über die Grundlagen verfügen, sehen wir uns an, wie Sie Vertriebs- und Pipeline-Daten integrieren können. Echtzeit-Links zu Ihren Quelldaten können Ihre Prognose aktualisieren, sobald neue Informationen verfügbar sind. Es ist nicht erforderlich, Informationen zu kopieren und einzufügen, was nicht nur mühsam ist, sondern auch zu Fehlern in Ihrer Prognose führen kann.

Bei vielen Unternehmen befinden sich die Verkaufsdaten im ERP-System und die Pipeline in einer separaten CRM-Datenbank. Es ist einfach, diese Daten in Excel anzuzeigen, wenn Sie ein Produkt verwenden, das speziell für ERP-Software entwickelt wurde. (Eine Reihe solcher Tools sind von insightsoftware erhältlich, die sich in über 140 verschiedene ERP-Systeme integrieren lässt.)

Kehren wir zu Ihrer einfachen Umsatzprognose zurück und stellen uns vor, wie sie mit Echtzeitdatenlinks aussehen könnte. Sie können mit einer Spalte beginnen, die wöchentliche Verkaufssummen direkt aus dem ERP-System abruft. Dies gibt Ihnen das gleiche Bild, das Sie zuvor hatten, aber anstatt es manuell einzugeben (oder zu kopieren und einzufügen), kommt es direkt aus der ERP-Software. Wenn sich etwas ändert (z. B. wenn die Zahlen der letzten Woche angepasst wurden), wird es automatisch in der Excel-Prognose aktualisiert.

In der nächsten Spalte können Sie eine gewichtete Pipeline-Projektion hinzufügen. Für viele Unternehmen kann es erforderlich sein, dass Sie eine Verbindung zu einem eigenständigen CRM-System herstellen.

Schließlich würden Sie eine Prognose basierend auf früheren Verkäufen durchführen, und Sie haben eine einfache Möglichkeit, die Prognose anhand Ihrer Pipeline zu validieren. Dies ist besonders hilfreich, um zu verstehen, ob Ihre statistische Prognose (von Excel bereitgestellt) durch die Pipeline-Zahlen Ihres Vertriebsteams unterstützt wird.

Andere Arten von Prognosen

Während die Umsatzprognose ein sehr wichtiges Puzzleteil darstellt, gibt es viele Möglichkeiten, diese Prinzipien anzuwenden. Der Cashflow ist das Lebenselixier jedes Unternehmens, daher ist es wichtig zu verstehen, wie die Cash-Situation in den kommenden Wochen und Monaten aussehen wird. Durch die Kombination von Echtzeitverknüpfungen zu Barguthaben, Forderungen, Verbindlichkeiten und prognostizierten Einnahmen und Ausgaben können Excel-Benutzer ein Modell für Zu- und Abflüsse erstellen, das automatisch aktualisiert wird, wenn sich die Bedingungen im gesamten Unternehmen ändern.

Ein ausgefeilterer Ansatz ist das „3-Statement-Modell“, das eine einzige Prognose bereitstellt, die Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung in einem einzigen Finanzmodell verknüpft. Eine gut formulierte 3D-Prognose mit Echtzeit-Links kann Ihnen jederzeit einen klaren, aktuellen Überblick über die zukünftigen finanziellen Bedingungen in Ihrem Unternehmen geben.

Einfachheit in eine komplizierte Welt bringen

Speziell entwickelte Softwaretools können die Erstellung genauer und pflegeleichter Berichte erheblich erleichtern.

Mit dem 3-Kontoauszugsmodell (oder mit jeder Prognose, die mit Hauptbuchdaten verknüpft ist) ist es besonders nützlich, Referenzen hinzufügen zu können, die Ihre Kontostände basierend auf Kontosegmenten, Abteilungen oder Kontenbereichen zusammenfassen. Hochentwickelte Tools von insightsoftware wie Bizview ermöglichen es Benutzern, zusammenfassende Summen aus einer Reihe von GL-Konten mithilfe von Platzhaltern abzurufen.

Schauen wir uns ein Beispiel an. Wenn Ihre GL-Kontonummern ein Segment enthalten, das die Produktabteilung bezeichnet, und ein anderes, das die Geografie angibt, möchten Sie möglicherweise eine einzelne Zellreferenz erstellen, die alle Ihre Umsatzkonten zwischen 41000 und 42999 abruft, jedoch nur für Produktlinien im Bereich 100-199 und nur für Geografie 40. Ihre Zellreferenz könnte ungefähr so aussehen: „–40“.

Die Magie dieses Ansatzes besteht darin, dass er automatisch basierend auf den angegebenen Bereichen von Ihrem Konto abgerufen wird, selbst wenn Sie neue Konten hinzufügen. Dies verringert das Problem, Berichte neu formatieren zu müssen, wenn ein neues Hauptbuchkonto hinzugefügt wird.

Die richtigen Softwaretools werden in der Lage sein, diese Art von anspruchsvollen Finanz- und Buchhaltungsanforderungen zu erfüllen. Ein weiteres Beispiel ist eine unternehmensübergreifende Anweisung, die aus mehreren getrennten ERP-Systemen abgerufen wird. Dies ist ein häufiges Szenario bei Tochtergesellschaften, internationalen Geschäftsbereichen oder Fusionen und Übernahmen.

Schützen Sie Ihre Daten

Schließlich möchten Sie Ihre Prognose an einem sicheren Ort speichern und an die richtigen Personen verteilen. Leider werden die meisten Excel-Dateien, die von Finanz- und Buchhaltungsfachleuten erstellt werden, auf lokalen Festplatten gespeichert, wo sie anfällig für Diebstahl oder Verlust sind. Es ist wichtig, Daten an einem zentralen Ort mit ausreichender Sicherheit und Sicherung zu speichern.

Die Verteilung von Prognosedaten kann ebenfalls ein Sicherheitsproblem darstellen. Es kann am einfachsten sein, Ihre Prognose an einem einzigen Ort zu entwickeln, aber Sie möchten nicht unbedingt, dass Ihre Abteilungsleiter Daten aus der gesamten Organisation sehen. Suchen Sie nach Technologietools, die eine begrenzte Verteilung unterstützen, z. B. das Senden numerischer Werte ohne Bereitstellung von Echtzeitlinks oder das Konvertieren von Prognosen in PDF vor dem Verteilen.

Prognosen sind immer falsch . . . Aber nützlich

Es wird oft gesagt, dass alle Prognosen falsch sind, aber sie sind dennoch sehr nützlich. Gute Planung beginnt mit realistischen Erwartungen. Microsoft Excel bietet ein vertrautes, leistungsstarkes Tool, mit dem Sie die Daten Ihres Unternehmens zum Leben erwecken und Erkenntnisse gewinnen können, die das Management Ihres Unternehmens leiten. In Kombination mit Tools, die in Echtzeit mit Ihren Unternehmensdaten verknüpft sind, können Excel-basierte Prognosen den Unterschied ausmachen, der Ihnen hilft, den Weg klar zu sehen und den Kurs rechtzeitig anzupassen, um Hindernissen auszuweichen.