So steuern Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter in 8 Schritten

Die Verwaltung der Ausgaben Ihrer Mitarbeiter kann kompliziert, zeitaufwändig und mühsam sein und für Ihre Finanzabteilung einen großen Aufwand darstellen. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, diesen Prozess weniger zu belasten.

Im Kern ist die Kontrolle der Mitarbeiterausgaben wirklich eine Frage der Strategie. Und wenn es um Geschäftsausgaben geht, haben Sie drei Hauptbedürfnisse:

1. Überwachung und Kontrolle der Betriebskosten des Unternehmens
2. Durchführung einer analytischen Spesenabrechnung
3. Erfassung aller Rechnungen und Belege

Machen Sie diese drei Schritte gut, und Sie sind schnell auf dem Weg zu einer gesunden Ausgabenkultur – etwas, das uns begeistert.

Also, was ist der beste Weg, um die Ausgaben der Mitarbeiter zu überwachen und zu kontrollieren? Wie können Sie Ihren Mitarbeitern die Flexibilität bieten, die sie benötigen, um in die Welt hinauszukommen, und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der Unternehmensgelder gewährleisten?

Hier ist, was Sie wissen müssen.

Erstellen Sie Ihren Mitarbeiterkostenmanagementplan

„Wenn Sie nicht planen, planen Sie, fehlzuschlagen.“ Es ist ein Klischee aus einem bestimmten Grund.

Der schlechteste Weg, Unternehmensausgaben zu verwalten, besteht darin, sie kaum zu verwalten. Das ist eigentlich ziemlich typisch für sehr junge, kleine Unternehmen. Zuerst haben Sie das Gefühl, dass Sie keine Strategie brauchen, weil die Beträge, die Sie ausgeben, so gering sind. Und der CEO oder Büroleiter kümmert sich sowieso um das ganze Geld.

Aber dieser Artikel soll Ihnen helfen, die Ausgaben der Mitarbeiter zu kontrollieren. Denn irgendwann müssen Sie Ihr Team befreien, um großartige Arbeit zu leisten. Und das erfordert den Zugang zu Geldern.

Aber wie sollen Mitarbeiter ausgeben, wofür und wie viel dürfen sie? Dies alles wird in Ihrer gut geschriebenen Ausgabenpolitik enthalten sein.

Wir haben bereits über diese Dinge geschrieben, also übertreiben wir es hier nicht. Aber es gibt ein paar grundlegende Prinzipien im Auge zu behalten:

• Machen Sie es einfach, klar und prägnant
• Versuchen Sie nicht, eine juristische oder wissenschaftliche Arbeit zu schreiben – halten Sie sie freundlich
• Fügen Sie Beispiele aus der Praxis für gute und schlechte Unternehmensausgaben hinzu
• Listen Sie nicht jede einzelne mögliche Ausgabe auf. Richtlinien sind besser als lange Listen
• Überlegen Sie, wie Sie Schritte automatisieren können – mehr dazu in Kürze

Und schließlich andere Teams in den Prozess einbeziehen. Eine gute Ausgabenpolitik ist für das gesamte Unternehmen sinnvoll – nicht nur für den CFO oder den Finanzkontrolleur.

Weitere Informationen finden Sie in unserem detaillierten Leitfaden zur Erstellung Ihrer Unternehmensausgabenrichtlinie. Und als Inspiration finden Sie hier eine große Liste realer Ausgabenrichtlinien von Unternehmen, von denen Sie definitiv gehört haben.

2. Setzen Sie klare Ausgabenprozesse ein

Sobald Ihre Richtlinie fertig ist, müssen Sie Prozesse angehen. Geschäftsausgaben beinhalten mehr als nur ein Budget festzulegen und Ihrem Team die Mittel zur Verfügung zu stellen – beides werden wir in Kürze besprechen.

Wenn Sie einem methodischen und gründlichen, um nicht zu sagen strengen Kostenmanagementprozess folgen, können Sie Mitarbeiter dazu anregen, ihre Ausgaben zu kontrollieren. Ein klarer und detaillierter Prozess kann für Mitarbeiter genauso hilfreich sein wie für das Management.

Achten Sie bei der Implementierung eines Kostenmanagementprozesses darauf, nach Möglichkeiten zu suchen, um es für die Mitarbeiter so schnell und einfach wie möglich zu gestalten. Sie können Mitarbeitern beispielsweise vorab ausgefüllte Formulare zur Verfügung stellen, einschließlich automatischer Aufforderungen zur Anforderung der erforderlichen Belege.

Noch bessere, moderne Ausgabenmanagementlösungen begleiten Ihre Teammitglieder durch den gesamten Ausgabenprozess – von der Genehmigung über die Zahlung bis zum Eingang.

Diese Art von Prozess ist das beste Szenario – wo Ihre Teams keine andere Wahl haben, als die Regeln zu befolgen, auch wenn sie sie nicht kennen!

Festlegen eines Budgets für jede Mitarbeiteraufwandskategorie

Eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiterausgaben zu kontrollieren, besteht darin, eine detaillierte Ausgabenrichtlinie zu implementieren. Dies beinhaltet die Festlegung eines maximalen Budgets für jede Ausgabenkategorie im Voraus: geschäftsreisen, Hotelaufenthalte, Restaurantrechnungen, Kauf von Ausrüstung und Zubehör usw.

Für alle Ausgaben sollten Sie festlegen, wie viel jedem Mitarbeiter entstehen kann, und ihn wissen lassen, dass er über diese Grenze hinaus nicht erstattet wird. Einige Beträge oder Arten von Ausgaben können vorab genehmigt werden, während alles, was außerhalb davon liegt, die ausdrückliche Genehmigung der Manager erfordert.

Aber halten Sie diese Regeln so einfach wie möglich. Sie könnten endlos ins Detail gehen mit den Preisbeträgen, die verfügbar sind, und Bedingungen, die erfüllt werden müssen. Ausgabenrichtlinien funktionieren jedoch am besten, wenn sie kurz und einfach sind und die Mitarbeiter sie auswendig lernen können.

Und glauben Sie uns, das ist perfekt erreichbar.

Bereitstellung geeigneter Zahlungsmethoden

Wenn Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter wirklich effizient kontrollieren möchten, ist es am besten, ihnen eine maßgeschneiderte Zahlungsmethode zur Verfügung zu stellen. Hier kommen Business Expense Cards ins Spiel.

Mit Spesenkarten können Sie diese im Voraus mit einem bestimmten Betrag laden, um sie für eine Vielzahl von Ausgaben vor Ort zu verwenden: Restaurants, Benzin, Hotels usw.

Diese Karten kombinieren Flexibilität mit Sicherheit. Mitarbeiter können so ausgeben, als hätten sie ihre eigene Firmenkreditkarte. Manager und Finanzteams können jedoch für jede Karte spezifische Limits festlegen und jederzeit genau sehen, was ein Mitarbeiter ausgegeben hat.

Zweite Option: eine virtuelle Kreditkarte. Dies ist die perfekte Lösung für Online-Ausgaben wie die Buchung eines Hotelzimmers, die Anmietung einer Immobilie oder eines Fahrzeugs sowie den Kauf von Zug- oder Bahntickets. Sie sind auch ideal für Software-Abonnements und digitale Werbung.

Diese Einwegkarte kann entsprechend den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter verwendet und in Echtzeit über eine sichere Internetplattform gesteuert werden. Dies sorgt für eine klare und detaillierte Übersicht und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Online-Einkäufe schnell und bequem zu tätigen.

Wissen Sie, was keine gute Option ist? Forking über die Kreditkarte des Unternehmens jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter eine Zahlung leisten muss. Dies ist nicht nur ein Problem, sondern setzt Ihr Unternehmen auch dem Risiko von Kreditkartenbetrug aus. Nicht cool!

Rechnungsabruf digitalisieren

Wenn ein Teammitglied etwas bezahlt, muss es die Quittung aufbewahren. Das ist ein ziemlich einfaches Konzept, führt aber zu endlosen Problemen für Finanz- und Buchhaltungsteams.

Denn egal wie fleißig Ihre Mitarbeiter sind, sie werden von Zeit zu Zeit Quittungen vergessen oder verlieren. Und das bedeutet viel Hin und her mit dem Finanzteam, um sich zu erklären und diese Zahlungsnachweise zu finden.

Um keine Zeit mit dem Sammeln von Rechnungen zu verschwenden und sicherzustellen, dass Sie alle erhalten, müssen Sie die Quittungserfassung digitalisieren. E-Quittungen werden jetzt von Finanzämtern auf der ganzen Welt akzeptiert.

Die einfachste Methode ist eine Quittungs-Scan-App. Der Mitarbeiter bezahlt etwas und macht sofort ein Foto von seiner Quittung, sobald er sie erhält.

Es gibt keine Dateneingabe für Finanzteams, und die Anzahl der verlorenen Belege wird vernachlässigbar.

Abonnement-Überwachung zentralisieren

Ein weiteres Problem, das Kopfschmerzen verursacht, sind Abonnements. Wir lieben sie, weil moderne SaaS-Tools das Leben für alle einfacher machen. Aber den Überblick über jede einzelne Zahlung aller Ihrer Geschäftsteams zu behalten, ist wie das Drehen von Tellern.

Zwischen der Bezahlung von Keywords in Google Adwords für die Marketingabteilung, Salesforce für den Vertrieb und Heroku oder AWS für die technischen Teams kann es schwierig sein, Mitarbeiterabonnements zu überwachen.

Wir haben oben virtuelle Karten erwähnt, und diese sind das perfekte Gegenmittel gegen Ihre Ausgabenprobleme. Mit diesen können Sie eine einzigartige, wiederkehrende Karte erstellen, die aus jedem Monat (oder Jahr) gezogen wird.

Jede Karte wird einem Mitarbeiter zugewiesen, sodass Sie wissen, wer jedes Abonnement kontrolliert. Für jede Zahlung werden ein Grund, die Details des Genehmigungsmanagers und der korrekte Buchhaltungscode aufgeführt. Der Abgleich dieser Zahlungen erfolgt also fast automatisch.

Der wichtige Teil besteht darin, all dies zu zentralisieren. Stellen Sie sicher, dass jedes Team den gleichen Prozess und die gleiche Zahlungsmethode für seine Abonnements verwendet. Dann wissen Sie, woher jede Zahlung kommt, und können ganz einfach den Überblick behalten.

Tipp: Spendesk zentralisiert alle Abonnements, sammelt Rechnungen automatisch und setzt Abonnements bei Bedarf sogar im Handumdrehen aus.

Spesenabrechnungsbetrug verfolgen

Es macht keinen Spaß, darüber zu sprechen, aber die Chancen auf Spesenabrechnungsbetrug sind höher als Sie denken. Aus einem Bericht geht hervor, dass satte 85% der Mitarbeiter zugeben, auf Spesenabrechnungen gelogen zu haben. Und 10% senden falsche Informationen über „die ganze Zeit.“

Das müssen nicht alle böswillige Unwahrheiten sein. Manchmal erfinden Menschen Details, die sie für wahr halten, weil sie nicht mehr über die Informationen verfügen, die sie benötigen.

Aber Betrug sollte eine Sorge sein, insbesondere für Finanzkontrolleure und ihre Teams. Ihre Aufgabe ist es, Unternehmen Geld sicher zu halten.

Der effektivste Weg, dies zu verhindern, besteht darin, Spesenabrechnungen einfach zu entfernen. Schließlich beschäftigt sich sowieso niemand gerne mit Spesenabrechnungen.

Da sie zeitaufwändig und leicht zu fälschen sind, wäre es ratsam, sie ganz abzuschaffen und sich stattdessen für flexible und agile Zahlungslösungen wie die von Spendesk angebotenen zu entscheiden.

Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Prozesse

Welche Ihrer Prozesse nehmen am meisten Zeit in Anspruch und sind am wenigsten produktiv? Identifizieren Sie sie, digitalisieren Sie sie und entmaterialisieren Sie sie. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf effiziente Tools für den Rechnungsabruf, das Einkaufsanforderungsmanagement oder sogar die Verarbeitung von Ausgaben in Echtzeit.

Die Automatisierung und Digitalisierung Ihrer Prozesse hilft Ihnen, bessere Ergebnisse zu erzielen, Ihrem Team mehr Flexibilität bei der Arbeit zu ermöglichen und Zeit für andere wichtigere (und weniger mühsame) Aufgaben zu gewinnen!) Aufgaben.

Weitere Ressourcen zur Automatisierung:

• Kostenautomatisierung: So automatisieren Sie Spesenabrechnungen und Genehmigungen
• 8 hervorragende Vorteile der Buchhaltungsautomatisierung
• Geschäftsautomatisierung: automatisieren Sie diese sechs langweiligen Finanzprozesse
• Wie AR & AP-Automatisierung die Geschäftsproduktivität steigert

Finden Sie die richtige Ausgabenkontrollbilanz

Bei der Verwaltung der Mitarbeiterausgaben geht es darum, die richtige Balance zwischen Kontrolle und Agilität zu finden, damit die Interessen aller berücksichtigt werden können. Mitarbeiter müssen in der Lage sein, ihre Arbeit flexibel und bequem auszuführen, und Sie müssen in der Lage sein, die Ausgaben des Unternehmens klar und detailliert zu überwachen.

Betrachten Sie unsere acht wichtigsten Tipps (oben) und überlegen Sie, welche Optionen für Sie und Ihr Team geeignet sein könnten.