So erhalten Sie Sponsoring für Spendenaktionen

Sie haben Ihre nächste Spendenaktion geplant und herausgefunden, wie viel es kostet, sie durchzuführen.

Der nächste Schritt besteht darin, Sponsoren zu finden, um die Kosten zu decken.

Wenn Sie nicht versucht haben, Sponsoring für Spendenaktionen zu sichern, kann es sich überwältigend anfühlen. Wo finden Sie Unternehmen, die daran interessiert sind, an Bord zu springen? Und wie ermutigen Sie sie über die Linie?

Wenn Sie eine kleinere Organisation sind, haben Sie möglicherweise Angst, dass Sie gegen größere oder etabliertere Konkurrenten zu kurz kommen.

In diesem Leitfaden besprechen wir, wie Sie die richtigen Sponsoren für Ihre Spendenaktion finden und geben Tipps, wie Sie mit potenziellen Sponsoren in Kontakt treten können (und wie Sie dies nicht tun sollten!).

Warum Unternehmen Spendenaktionen sponsern

Sponsoring beinhaltet Zahlungen oder Sachleistungen für Ihre Organisation – in der Regel im Austausch für kostengünstige Werbung für das Unternehmen. Ihr Name und Branding ist vor den Teilnehmern.

Viele Unternehmen möchten der lokalen Gemeinschaft etwas zurückgeben, und es kann auch Steuervorteile für sie geben. Sie erhalten auch Werbung und guten Willen, um die Veranstaltung zu ermöglichen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Gewinnung von Sponsoren für Fundraising-Veranstaltungen

Jetzt wissen Sie, warum Unternehmen Event-Sponsoren werden möchten.

• Schritt 1: Definieren Sie Ihre Zielpatenschaften
• Schritt 2: Erarbeiten Sie Ihre Sponsoringdetails
• Schritt 3: Starten Sie Ihre Reichweite
• Schritt 4: Was in Meetings zu tun ist
• Schritt 5: Bewerben Sie Ihre Sponsoren
• Schritt 6: Sponsoren danken

Definieren Sie Ihre Zielpatenschaften

Welche Unternehmen werden Sie als Sponsoren ansprechen? Wenn Sie herausfinden, welche gut passen, können Sie vermeiden, dass Ihre Ressourcen überlastet werden.

Pro Tipp #1: Wenn Sie diesen Prozess 3-4 Monate vor Ihrer Spendenaktion beginnen, haben Sie genügend Zeit, um Sponsoren zu gewinnen. Eine frühzeitige Planung kann von Bedeutung sein, wenn es wahrscheinlich ist, dass andere Organisationen gleichzeitig Sponsoring suchen. Sie können früh zuschlagen und weniger Wettbewerb haben, wenn Sie Unternehmen aufstellen.

Denken Sie zunächst an Ihre Veranstaltungsteilnehmer. Welche Arten von Unternehmen werden daran interessiert sein, sich vor ihnen zu stellen? Stellen Sie eine Liste potenzieller Sponsoren zusammen.

Lokale Unternehmen können ein weiterer guter Ausgangspunkt sein. Sie sind oft daran interessiert, sich in der Community zu engagieren – vorausgesetzt, sie haben das Budget dafür, Na sicher!

Wenn Sie Ihre Liste der Zielsponsoren zusammenstellen, beschränken Sie sich nicht auf diejenigen, die möglicherweise über das Budget für Sponsoring verfügen.

Sachspenden können dazu beitragen, die Kosten für die Durchführung Ihrer Spendenaktion zu senken, und viele lokale Unternehmen werden dies gerne tun. Auch wenn sie nicht über das Budget verfügen, um ein Sponsoring-Paket zu erwerben, können sie Ihre Veranstaltung auf andere Weise unterstützen.

Sie können sich auch die Arten von Unternehmen ansehen, die bereits ähnliche Spendenaktionen sponsern. Sie wollen nicht unbedingt nach genau den gleichen Unternehmen suchen – sie werden diese Patenschaften wahrscheinlich erneuern. Es gibt Ihnen jedoch eine bessere Vorstellung davon, auf welche Arten von Unternehmen Sie abzielen können.

Profi-Tipp #2: Wenn Sie sich an Unternehmen wenden, die ein Problem mit Ihrer Mission haben, können Sie bessere Conversion-Raten erzielen. Zum Beispiel kann eine gemeinnützige Tierrettung versuchen, Sponsoring von haustierbezogenen Marken zu sichern, und gemeinnützige Organisationen, die den Hunger bekämpfen, können auf Lebensmittelmarken abzielen.

Erarbeiten Sie Ihre Sponsoring-Details

Erstellen Sie Sponsoring-Pakete für unterschiedliche Budgets – für kleine, mittlere und größere Unternehmen. Jedes Sponsoring-Paket kann unterschiedliche Vorteile haben. Dies kann beispielsweise von Logoplatzierungen bis hin zur Beschilderung auf der Veranstaltung reichen.

Sie können auch ein erstklassiges Sponsoring-Paket haben, das einem oder zwei Unternehmen vorbehalten ist. Letztere können Vergünstigungen wie ermäßigte Tickets oder VIP-Tickets für ihre Mitarbeiter im Austausch für das höhere Sponsoring haben.

Verwenden Sie Ihre Veranstaltungsziele, um Ihre Sponsoring-Stufen zu bestimmen. Wenn Sie $ 10.000 durch Ihre Fundraising-Veranstaltung sammeln müssen, versuchen Sie, mindestens die Hälfte davon in Sponsoring zu sichern. Ihr Top-Tier-Paket könnte dann beispielsweise auf 1.500 bis 2.000 US–Dollar festgelegt werden und von dort heruntergefahren werden.

Sie können Ihre Sponsoring-Stufen auf:

• $250 für Basis-Sponsoring (richtet sich an kleinere Unternehmen) und Namensnennungen auf Ihrer gemeinnützigen Website

• $500 für mittleres Sponsoring (richtet sich an mittelständische Unternehmen), um auch die Einbeziehung des Unternehmens in Pressemitteilungen und Logoplatzierungen auf Schildern und Marketingmaterialien einzubeziehen

• $1,000 bis zu 1.500 US-Dollar für Sponsoring auf höherer Ebene (für größere Unternehmen), um auch reservierte Sitzplätze bei der Veranstaltung und Firmennamen auf den Tischen einzubeziehen

• $1,500 bis zu $ 2.000 für ein VIP-Sponsoring-Paket (für nur ein Unternehmen), um auch anerkennung des Unternehmens durch Referenten und VIP-Tickets

Sobald Sie Ihre Sponsoring-Pakete abgeschlossen haben, stellen Sie einseitige Dokumente zur Veranstaltung und zu den Sponsoring-Optionen zusammen. Heben Sie die Auswirkungen des Sponsorings auf Ihre Mission hervor. Dies kann nützlich sein, wenn Sie sich mit Unternehmen treffen, um Sponsoring-Optionen zu besprechen.

Erstellen Sie ein Sponsoring-Formular, das Unternehmen unterschreiben können, wenn sie sich bereit erklären, Event-Sponsor zu werden.

Starten Sie Ihre Öffentlichkeitsarbeit

Sobald Sie den Grundstein gelegt haben, ist es Zeit, mit der Öffentlichkeitsarbeit zu beginnen.

Arbeiten Sie Ihre Liste der Zielsponsoren durch. Wenn Ihre Mitarbeiter, Freiwilligen oder Vorstandsmitglieder Verbindungen zu einem dieser Unternehmen haben, nutzen Sie dieses „In“ zu Ihrem Vorteil. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort auf Ihre Outreach-Bemühungen erhalten, auf die Sie aufbauen können.

Versuchen Sie in dieser Phase Ihrer Reichweite zu vermeiden, Ihre Zielsponsoren mit zu vielen Informationen zu bombardieren. Zunächst geht es darum, Gespräche zu beginnen und Meetings einzurichten.

Hier ist ein Beispiel für die Strukturierung eines Sponsoring-Briefes:

Datum
Ihr Name
Name Ihrer Organisation
Straße
Stadt, Bundesland PLZ

Sehr geehrter ,

Wir veranstalten unser On unter . .

Wir möchten Spenden sammeln, und wir wären begeistert und dankbar, wenn Sie uns helfen könnten, dies zu erreichen.

Wenn Sie als einer unserer Eventsponsoren an Bord kommen, können Sie helfen .

Die beigefügten Details einige der zusätzlichen Vorteile einer unserer Firmensponsoren zu werden. Es beschreibt auch die Sponsoring-Pakete, die Event-Sponsoren zur Verfügung stehen.

Unabhängig von dem Sponsoring-Paket, das Sie wählen, wird Ihr Firmenname .

Wenn es Ihrem Unternehmen angenehmer ist, Sachspenden von Waren oder Dienstleistungen bereitzustellen, sind wir auch offen für diese.

Ich würde gerne mehr darüber sprechen, wie wir zusammenarbeiten, um durch Event-Sponsoring zu helfen.

Bitte zögern Sie nicht, mich direkt unter oder zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben oder einen Chat-Termin vereinbaren möchten.

Vielen Dank für das Lesen

Mit freundlichen Grüßen usw.,

Sie werden wahrscheinlich viel Stille bekommen – zumindest in den frühen Tagen Ihrer Reichweite. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken, Ihre erste Kommunikation zu verfolgen. Schweigen bedeutet nicht immer „Nein“. E-Mails können leicht durch die Ritzen rutschen, wenn die Leute beschäftigt sind!

Möglicherweise müssen Sie einige Male nachverfolgen, bevor Sie eine Antwort erhalten, unabhängig davon, ob diese positiv oder negativ ist.

Pro Tipp #1: Das Versenden von E-Mails von Dienstag bis Donnerstag kann effektiver sein. Versuchen Sie, Montags und freitags so weit wie möglich zu vermeiden – die Leute holen immer noch vom Wochenende auf oder zählen bis dahin, so dass sie oft weniger geneigt sind, auf E-Mails zu antworten.

Ein integrierter Ansatz für Ihre Öffentlichkeitsarbeit kann effektiv sein. Die Kombination von Cold Calling, Social Media und E-Mails kann dazu beitragen, eine Antwort auf Ihre Reichweite zu erhalten.

Cold Calling kann entmutigend sein, aber es ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Kommunikation an die am besten geeignete Person senden. Wenn Sie mit einem Entscheidungsträger sprechen können, ist es oft einfacher, das Interesse zu messen.

Die Verbindung mit Entscheidungsträgern in sozialen Medien kann auch dazu beitragen, Zielsponsoren „aufzuwärmen“, bevor Sie mit Ihrer Reichweite beginnen. Einige Organisationen haben auch Erfolg bei der Nutzung von Social Media für die Öffentlichkeitsarbeit — Facebook, Twitter und LinkedIn können alle gut dafür funktionieren.

Experimentiere mit deinen Optionen und finde heraus, welche Taktik am besten zu dir passt. Versuchen Sie, über Telefonanrufe zu erreichen, Voicemail-Nachrichten zu hinterlassen, und E-Mail- und Social-Media-Reichweite.

Profi Tipp #2: Führen Sie regelmäßige Ausschusssitzungen durch, um den Fortschritt des Sponsorings zu diskutieren und Tipps zur Funktionsweise auszutauschen. Sie können Ihre Outreach-Aktivitäten basierend darauf umschalten und es stellt sicher, dass Sie sich nicht überlappen.

Was in Meetings zu tun ist

Hoffentlich werden sich Ihre Bemühungen auszahlen und Sie werden sich mit potenziellen Sponsoren treffen.

Stellen Sie die Vorteile von Sponsoring in diesen persönlichen Treffen vor. Dies kann die Werbevorteile umfassen, zusammen mit Steuervorteilen und Goodwill, zum Beispiel.

Am Ende dieser Besprechungen können Sie Ihre vorbereiteten Dokumente zur späteren Einsicht hinterlassen. Vielen Dank an Ihre Zielsponsoren, dass Sie sich bereit erklärt haben, Sie zu treffen und Sponsoring in Betracht zu ziehen. Wenn Sie danach nichts mehr hören, folgen Sie 1-2 Wochen später.

Sobald Sie anfangen, Sponsoren zu gewinnen, erwähnen Sie diese Partnerschaften in Ihrem Pitch gegenüber anderen Unternehmen. Dies ist eine starke Form des sozialen Beweises. Wenn Unternehmen wissen, dass sich Ihre Sponsoring-Pakete als beliebt erweisen, werden sie wahrscheinlich auch an Bord springen.

Pro-Tipp: Richten Sie eine einfache Seite ein, auf der Unternehmen ein Sponsoring-Paket erwerben können. Dies automatisiert den Prozess für Sie und macht es Sponsoren leicht, sich zu engagieren. Stellen Sie sicher, dass der Link zu dieser Zahlungsseite in den Materialien enthalten ist, die Sie den Zielsponsoren am Ende der Besprechungen hinterlassen. Es so einfach wie möglich zu machen, ein Sponsoring-Paket zu kaufen, erhöht die Chancen, dass sie Sponsor werden.

Bewerben Sie Ihre Sponsoren

Sobald Sponsoren an Bord kommen, bewerben Sie sie und danken Sie ihnen auf Ihrer Website und in den sozialen Medien. Markieren Sie sie beispielsweise in Social-Media-Posts. Dies kann mehr Unternehmen ermutigen, sich zu engagieren.

Der IRS hat strenge Regeln, wie viel Werbung Sie Sponsoren geben können. Echtes Sponsoring-Einkommen ist nicht steuerpflichtig, aber dies ändert sich, wenn es als Werbung (und nicht als Sponsoring) angesehen wird.

Das sagt der IRS über die Unterscheidung:

“ IRC Section 513 (i) definiert eine „qualifizierte Sponsoring-Zahlung“ als jede Zahlung, die von einer Person geleistet wird, die in einem Handel oder Geschäft tätig ist, in Bezug auf die keine Vereinbarung oder Erwartung besteht, dass diese Person einen wesentlichen Gegenwert erhält, außer der Verwendung oder Anerkennung des Namens oder Logos (oder der Produktlinien) des Handels oder Geschäfts dieser Person in Verbindung mit den Aktivitäten der Organisation, die diese Zahlung erhält.

Eine solche Nutzung oder Anerkennung beinhaltet keine Werbung für Produkte oder Dienstleistungen einer solchen Person (einschließlich Nachrichten, die qualitative oder vergleichende Sprache, Preisinformationen oder andere Hinweise auf Einsparungen oder Wert, eine Billigung oder einen Anreiz zum Kauf, Verkauf oder zur Nutzung solcher Produkte oder Dienstleistungen enthalten).“

Was bedeutet das für Ihr Event-Sponsoring?

Sie sollten die Produkte oder Dienstleistungen, die Ihre Sponsoren verkaufen, nicht aktiv bewerben oder versuchen, Ihr Publikum zu ermutigen, ihre Kunden zu werden.

Es ist in Ordnung, Ihre Sponsoren anzuerkennen und die Leute wissen zu lassen, dass sie Ihre gemeinnützige Organisation unterstützen. Darüber hinaus ist es eher eine Grauzone.

Sie werden nicht in Schwierigkeiten geraten, wenn Sie Werbezahlungen akzeptieren, aber das Einkommen kann steuerpflichtig sein.

Pro-Tipp: IRS-Beschränkungen können es schwierig machen, hochrangige Sponsoring-Pakete zu sichern, aber Sie können dies immer noch tun, indem Sie einen strategischen Ansatz wählen. Dies beinhaltet den Aufbau langfristiger Partnerschaften mit Unternehmen.

Bonus-Tipp: Dank an Sponsoren

Am Ende einer Spendenaktion können Sie Sponsoren auf die Bühne rufen, um sich zu bedanken oder eine Liste ihrer Namen vorzulesen.

Abhängig von den Sponsoring-Paketen, die Sie anbieten, können Sie einigen ausgewählten Sponsoren eine Top-Abrechnung geben und die anderen auflisten.

Nach der Veranstaltung danken Sie Ihren Sponsoren öffentlich dafür, dass Sie dazu beigetragen haben, dies zu ermöglichen. Danke Notizen oder Karten sind eine gute Möglichkeit, dies zu tun. Bitten Sie einige Ihrer Freiwilligen, in den Tagen nach der Veranstaltung Dankesnachrichten zu schreiben und zu senden.

Profi-Tipp: Heben Sie die realen Auswirkungen hervor, die Ihre Spendenaktion haben wird, und die Rolle, die Ihre Sponsoren dabei gespielt haben. Lassen Sie sie wissen, was Sie aufgrund ihrer Beteiligung tun konnten. Wenn Sponsoren sehen können, dass sie einen Unterschied in Ihrer Arbeit machen, werden sie nächstes Jahr eher ein Paket kaufen.

Danke auch deinen Sponsoren in den sozialen Medien. Laden Sie Fotos von Ihrer Spendenaktion hoch, einschließlich Fotos mit Sponsorenbeschilderung.

Profi-Tipp: Wenn VIP-Tickets nicht Teil Ihrer Sponsoring-Pakete sind, können Sie einigen Sponsoren als Dankeschön Freikarten geben.

Sponsoring für Spendenaktionen hilft Ihrer gemeinnützigen Organisation, die Kosten für deren Ausrichtung zu decken. Es kann Ihnen auch ermöglichen, langfristige Partnerschaften mit Unternehmen aufzubauen.

Patenschaften zu sichern kann entmutigend sein, aber mit einem klaren Plan und viel Ausdauer ist es nicht so herausfordernd, wie Sie vielleicht denken.

Stellen Sie nur sicher, dass Sie die feine Grenze zwischen Sponsoring und Werbung nicht überschreiten, da Sie sonst auf einige der gesammelten Mittel besteuert werden könnten.