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10 Tipps zum perfekten Scheckdruck in QuickBooks
Wenn Sie in den frühen Tagen Buchhaltungsprodukte für kleine Unternehmen verwendet haben, wissen Sie, wie frustrierend es war, Schecks korrekt aus Ihrer Software zu drucken. Vorgedruckte Schecks waren nicht billig, und Sie haben wahrscheinlich mindestens ein paar gedruckt, die nicht richtig ausgerichtet waren oder anderweitig unbrauchbar waren.
Abbildung 1: Das Fenster Überprüfungen schreiben in QuickBooks 2013.
Das Drucken von Schecks aus QuickBooks ist einfacher geworden, und das Online-Banking hat diese Aufgabe für viele Unternehmen weniger notwendig gemacht. Wenn Sie jedoch Druckprüfungen durchführen, ist weiterhin Präzision erforderlich.
Um Frustration zu minimieren, Zeit und Geld zu sparen und sicherzustellen, dass bei der Bearbeitung Ihrer Schecks bei der Bank alles korrekt ist, ist es wichtig, dass Sie die von QuickBooks angebotenen Tools entsprechend verwenden.
Wenn Sie Probleme mit dem Scheckdrucken hatten oder erwägen, dies zu versuchen, beachten Sie diese Tipps:
1.Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie Standardschecks erstellen, keine Gehaltsschecks. Gehen Sie zu Banking / Schecks schreiben oder klicken Sie auf der Startseite auf das Symbol Schecks schreiben.
2.QuickBooks bietet einige Optionen für die Erstellung von Schecks. Klicken Sie auf Bearbeiten / Einstellungen / Prüfen / Meine Einstellungen. Hier können Sie ein Standardkonto für die Funktion Write Checks angeben. Klicken Sie auf Unternehmenseinstellungen, um weitere Optionen anzuzeigen.
Abbildung 2: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen hier, um Optionen zu aktivieren.
3.Sie können das Aussehen Ihrer Schecks anpassen. Klicken Sie auf Datei / Druckereinrichtung / Scheck / Gehaltsscheck. Geben Sie Druckeroptionen an und überprüfen Sie den Stil, ändern Sie die Schriftarten in einigen Feldern, legen Sie einen teilseitigen Druckstil fest (mithilfe des Umschlagfeeds) und fügen Sie den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens, das Logo und ein Signaturbild hinzu.
Abbildung 3: Das Drucker-Setup-Fenster bietet Zugriff auf Ihre Ausgabeoptionen.
4.Be stellen Sie sicher, dass Ihr Drucker über genügend Tinte oder Toner verfügt, bevor Sie mit dem Drucken beginnen.
5.Wenn Sie viele Schecks drucken, sollten Sie einen Drucker für diese Aufgabe bereitstellen. Aber sichern Sie Ihre Blankoschecks. Lassen Sie sie nicht im Drucker.
6.Verarbeitet Ihr Drucker Seiten in umgekehrter Reihenfolge, letzte Seite zuerst? Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie mehrere Schecks drucken. Sie haben hier mehrere Möglichkeiten. Sie können:
- Ändern Sie die Eigenschaftseinstellungen Ihres Druckers in Windows und / oder konsultieren Sie Ihre Druckerdokumentation
- Legen Sie das Papier für den Rückwärtsdruck ein oder
- Ändern Sie die Prüfnummern in QuickBooks. Gehen Sie zu Listen / Kontenplan und öffnen Sie das richtige Scheckbuchregister, um sie zu ändern. (Diese Option ist die am wenigsten elegante und riskanteste, und nicht etwas, das Sie regelmäßig tun möchten. Lassen Sie uns Ihnen bei der Einrichtung Ihres Druckers helfen, wenn Sie das Problem nicht beheben können.)
7.QuickBooks unterstützt Stapeldruck. Wenn Sie mehrere Schecks schreiben, die Sie später drucken möchten, klicken Sie auf den Link Später drucken oder drucken (abhängig von Ihrer QuickBooks-Version). Wenn Sie fertig sind, können Sie entweder Datei | Formulare drucken | Schecks auswählen oder auf der Startseite auf den Link Schecks drucken klicken. Beide öffnen dieses Fenster:
Abbildung 4: Deaktivieren Sie alle Elemente, die nicht gedruckt werden sollen, um sie aus dem Stapelauftrag zu entfernen.
8. Drucken Sie einen Stapel von Schecks und stellen Sie fest, dass Sie etwas falsch eingerichtet haben? Drücken Sie die Esc-Taste, um es anzuhalten.
9.Überprüfen Sie noch einmal, ob Ihre Zahlen übereinstimmen, bevor Sie einen Druckauftrag starten. Vergleichen Sie die Nummer im Feld Erste Prüfnummer mit der Nummer der ersten Prüfung, die sich im Drucker in der Warteschlange befindet.
10. Einen Scheck oder eine ganze Seite davon ruinieren? Wenn Ihr Buchhaltungsprotokoll es Ihnen ermöglicht, Schecknummern zu überspringen, ändern Sie einfach die erste Schecknummer so, dass sie der Startnummer einer neuen Charge von Scheckrohlingen entspricht. Wenn nicht, müssen Sie für jeden ruinierten Scheck einen Scheck erstellen, einen Namen und ein Konto sowie einen Betrag von 0,00 USD auswählen. Nimm den(die) Scheck(e). (Klicken Sie auf Banking / Use Register und wählen Sie das Konto aus. Markieren Sie die Transaktion (en), wählen Sie die Option Bearbeiten und void. Löschen Sie sie nicht.
Check-Printing kann knifflig sein, muss aber unbedingt den Regeln folgen. Lassen Sie uns wissen, wenn Sie nicht weiterkommen oder eine Anleitung im Voraus wünschen oder wenn Sie zu Online-Banking und Rechnungszahlung wechseln möchten.
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