Ein Unternehmen mag glauben, dass die bloße Tatsache, dass Prozesse definiert sind, sie effizienter und effektiver macht. Dieser Irrglaube kann zur Standardisierung aller Arten von Schritten und Aktionen innerhalb der Organisation führen. Eine solche Übertreibung hat jedoch kontraproduktive Auswirkungen. Der Fokus muss auf Qualität und nicht auf Quantität von Prozessen und Prozessdefinitionen liegen. Ein definierter Prozess bedeutet nicht automatisch, dass der Prozess gut ist. Eine kritische Frage ist daher: Was macht einen „guten“ Prozess aus? Wie kann die Prozessqualität bewertet und verbessert werden?
Prozesse gibt es überall – aber gute?
Prozessdesign und Prozessoptimierung gibt es schon länger. Ein Prozessdesign ist einer der ersten Schritte vieler Projekte, insbesondere wenn es um die Implementierung neuer IT-Systeme geht. Es ist allgemein bekannt, dass ein falsches Prozessdesign unnötige Gesamtbetriebskosten verursacht. Dennoch ist das Prozessmanagement noch nicht sehr gut in die bekannten Projektmethodiken integriert. Auch das Wissen um gutes Prozessdesign ist oft kein Schlüsselkompetenzbereich der beteiligten Akteure in einem klassischen Implementierungsprojekt, das sich mehr auf eine gute Kombination von funktionalen und technischen Fähigkeiten konzentriert.
Was macht also einen guten Prozess aus? Und welche Fallstricke sollten vermieden werden, wenn Sie einen neuen Prozess entwerfen oder einen bestehenden neu gestalten
Effektiv und effizient – so sollte ein Prozess sein
Prozessqualität lässt sich in zwei Säulen zusammenfassen:
- Prozesseffektivität – Helfen die Prozesse dem Unternehmen, seine Ziele zu erreichen? Die Frage hier ist: „Machen wir die richtigen Dinge?“
- Prozesseffizienz – Sind die Prozesse so konzipiert, dass ihre Ziele mit möglichst geringem Aufwand (Zeit, Material, Ausrüstung, Finanzierung, menschlicher Aufwand usw.) erreicht werden.) oder, um das Argument umzudrehen: Werden die Ressourcen des Unternehmens bestmöglich genutzt? Die Frage hier ist: „Machen wir die Dinge richtig?“
Wir haben 8 kritische Eigenschaften identifiziert, die Prozesse haben sollten, um sowohl effizient als auch effektiv zu sein:
#1 – Prozesse müssen zielorientiert sein
#2 – Einfachheit ist der Schlüssel
#3 – Ein guter Prozess kann leicht kommuniziert, erklärt und gestaltet werden
#4 – Ein Prozess muss robust sein
#5 – Design wiederverwendbarer und wieder anpassbarer Prozesse
#6 – Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse messbar sind
#7 – Ein guter Prozess muss kontrollierbar sein
#8 – Relevanz und Mehrwert
In unserem neuesten Point of View Paper erklären meine Kollegen Elio Campos und André Almeida, zwei langjährige Prozessdesign–Profis steckt hinter diesen Regeln und wie kann man beurteilen, ob die Prozesse eines Unternehmens diesen Regeln folgen oder nicht.
Dieser Beitrag beginnt eine Reihe von Beiträgen, die leicht verständliche Einblicke in das Thema Prozessdesign geben. Sie richten sich an Organisationen und Berater, die vor allem im Zuge einer Systemimplementierung oder eines Redesigns ihre Prozesse überdenken wollen, bevor sie in IT-Strukturen zementiert werden. Melden Sie sich für unseren Newsletter an, um über bevorstehende Veröffentlichungen zu diesem oder anderen interessanten Themen informiert zu bleiben.
Von Andreas Krüger