Kostenkontrolle: Strategie, Schritte und Herausforderungen

Die Art und Weise, wie Unternehmen die Kostenkontrolle angehen, ändert sich drastisch, da die Mehrheit der Branchen weiterhin digitalen Transformationen unterliegt.

Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Unternehmen auf die Kosten konzentrierten. Die neue Version von Cost Control ist ein gemischter Ansatz, der sich auf Kostenmanagement und Wachstum konzentriert.

Während die meisten Unternehmen die Idee fürchten, das Budget zu überschreiten, reicht es heute nicht aus, nur die Kosten zu senken. Stattdessen müssen sich Unternehmen auf den Kontext konzentrieren, wenn sie Gewinne steigern, Budgets optimieren und eine langfristige finanzielle Nachhaltigkeit sicherstellen möchten.

Mit angemessenen Kostenkontrollmaßnahmen auf Kurs zu bleiben, ist ein Muss, also lassen Sie uns über Kostenkontrolle und ihre vielen Facetten sprechen.

Was ist Kostenkontrolle?

Kostenkontrolle ist die Methode zur Identifizierung und Verwaltung von Geschäftsausgaben und Finanzdaten, damit diese nach Möglichkeit analysiert und gesenkt werden können. Das Sammeln von Kosten in einem konsolidierten Format ermöglicht es Unternehmen, genauere und fundiertere Projektionen zu erstellen, zu wissen, wo sie Kosten minimieren können, und Bereiche mit Mehrausgaben zu identifizieren.

Aus diesem Grund gehen Kostenkontrolle und Lieferantenmanagement oft Hand in Hand, da die Optimierung der Interaktion mit Lieferanten zu erheblichen Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen führen kann. Sie können versuchen, Vertragsnachverhandlungen zu rationalisieren, um günstige Preise zu sichern, nachhaltige Beziehungen zu Lieferanten und Kunden aufzubauen und Partnerschaften zu schaffen, die beide Unternehmen ergänzen.

Letztendlich – das Ziel der Kostenkontrolle ist es, Ihrem Unternehmen ein leistungsfähiges Framework zur Verfügung zu stellen, das die Sichtbarkeit verbessert und Sie die Kontrolle über Ihre Kosten behält.

Warum Kostenkontrolle wichtig ist

Projektpläne können in Komponenten und Schritte unterteilt werden, und die meisten Manager weisen jedem Teil das Gesamtbudget entsprechend seinen Anforderungen zu. Sich bemühen, die Kosten zu kontrollieren, hilft:

• Verfolgen Sie den Fortschritt und KPIs (Key Performance Indicators) und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen, wenn die Kosten zu hoch werden.
• Erwartete Gewinnmargen beibehalten.
• Setzen Sie klare Erwartungen und verhindern Sie ein Kriechen des Bereichs.
• Erreichen Sie Transparenz mit Management, Stakeholdern und Kunden.
• Generieren Sie nützliche Metriken für zukünftige Projekte.

Ein angemessenes Budget wirkt sich direkt auf kritische Entscheidungen aus, z. B. welche neuen Mitarbeiter eingestellt werden sollen, welche Funktionen integriert werden sollen und wie viel Zeit für jeden Teil des Jobs aufgewendet werden sollte. Ein gut geführtes Budget, das den Geschäftsregeln Ihrer Organisation folgt, zeigt Ihnen im Wesentlichen, wohin das Projekt geht und wie es enden wird. Die Projektleistung ist in diesem Fall direkt an die Budgetierung gebunden.

Die Rolle der Kostenkontrollsoftware

Es ist kein Geheimnis, dass Kostenmanagement und -kontrolle daten- und analyselastige Felder sind, und es ist daher nicht verwunderlich, dass Softwareentwickler hier eine Anwendung für die Automatisierung gefunden haben. Softwarebasiertes Management optimiert den Prozess auf vielfältige Weise:

• Mühsame Berechnungen und andere quantitative Aufgaben sind fast augenblicklich und immun gegen menschliche Fehler durch Software.
• Die Analyse ist viel einfacher, wenn die Daten übersichtlich über Dashboards und benutzerfreundliche Benutzeroberflächen gemeldet werden.
• Die Standardisierung von Daten erfolgt auf diese Weise automatisch, was für Projekte auf internationaler Ebene nützlich sein kann, die mehrere Währungen verwenden müssen.
• Drittanbieter-Integrationen mit anderen Managementlösungen helfen, Daten effektiver zu bündeln.

Kostenmanagement vs. Kostenkontrolle

Möglicherweise werden Begriffe wie „Kostenmanagement“ und „Kostenkontrolle“ synonym verwendet. Während sie stark miteinander verwandt und ebenso wichtig sind, gibt es einen subtilen Unterschied, der es wert sein könnte, zu wissen, wann immer Sie mit Ihren Teams darüber sprechen.

Das Kostenmanagement befasst sich in erster Linie mit allen Prozessen der Budgetplanung, einschließlich Schätzung, Finanzierung und Finanzierung. Das Kostenmanagement erfordert Aufmerksamkeit von der Planungsphase bis zur endgültigen Fertigstellung, um sicherzustellen, dass das Projekt als Ganzes innerhalb der genehmigten Budgetgrenzen bleibt. Ein kritischer Schritt des Kostenmanagements besteht darin, sowohl indirekte als auch direkte Kosten durch starke Rechenschaftspflicht, Kontrolle und Informationsbeschaffung vorhersehbarer zu machen.

Im Vergleich dazu befasst sich die Kostenkontrolle hauptsächlich mit Projekten während ihrer Ausführungsphase und stützt sich auf Kostenmanagementpraktiken für den Erfolg. Wenn Planer zusammenarbeiten, um eine ordnungsgemäße Budgetierung zu erreichen, funktioniert die Kostenkontrolle.

Wenn es um Kostenkontrollen geht, legen Geschäftsinhaber zuerst eine „Baseline“ fest und messen dann die Varianz zwischen ihr und den tatsächlichen Kosten, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um unerwartete Spitzen zu minimieren.

Prozessschritte zur Kostenkontrolle

Der Umgang mit Geschäftsausgaben ist definitiv keine „Set it and forget it“ -Überlegung. Betrachten Sie es vielmehr als einen kontinuierlichen, zyklischen Prozess, der die folgenden Schritte umfasst:

Ressourcenplanung

Die Kostenkontrolle beginnt mit der Implementierung von Projektkontrollen; vorhersage der anstehenden Kosten eines Projekts, sei es für Ausrüstung, Material, Personal oder auch nur für die aufgewendete Zeit. Der Ressourcenplanungsschritt erfolgt vor Beginn der eigentlichen Arbeit.

Unternehmen verwenden häufig den Projektstrukturplan, um jede Teilaufgabe im Zeitplan zu untersuchen und zu entscheiden, welche Fähigkeiten oder Geräte für jede Aufgabe erforderlich sind. Historische Finanzdaten für vergleichbare Projekte und Feedback von Teammitgliedern sind wichtige Punkte, die für diese Aufgabe zu berücksichtigen sind.

Schätzung der Kosten

Als nächstes approximieren Sie die Gesamtkosten der für die Arbeit benötigten Ressourcen. Die Kostenschätzung ist eine komplizierte Angelegenheit, die von Ihrem aktuellen Budget und den verfügbaren Informationen abhängt. Wir werden später mehr über die Kostenschätzung sprechen.

Budgetierung

Sobald die Arbeit begonnen hat, wird im nächsten Schritt das Budget jeder Aufgabe zugewiesen. Die Kostenbudgetierung ist eine Kombination aus der Anwendung der geschätzten Kosten auf die Projektplanung. Jede Aktivität im Workflow erhält hier ihren eigenen spezifischen Betrag des Budgets.

Kostenüberwachung

Schließlich muss das Projektmanagement den Umgang mit Änderungen im Budget abdecken. Die Kostenkontrolle misst die Abweichung der tatsächlichen Kosten von den vorgegebenen Basiskosten und ergreift bei Bedarf Maßnahmen. In diesem Schritt müssen Sie auch die tatsächlichen Ergebnisse dieser Aktionen überprüfen.

Zu berücksichtigende Kostenschätzungstechniken

Wir haben die Schätzung als einen wichtigen Schritt beim Kostenmanagement erwähnt. Lassen Sie uns tiefer graben, indem wir über einige genaue Techniken für genaue Schätzungen sprechen, zumal die Budgetierung für komplexe Workflows eine Herausforderung sein kann.

Faktorschätzung

Projekte sind zu Beginn fast nie vollständig „durchdacht“. Der Umfang ist möglicherweise nicht vollständig definiert, und bestimmte Funktionen müssen möglicherweise noch bearbeitet werden. Es wäre Zeitverschwendung, jetzt eine detaillierte Haushaltsanalyse zu erstellen, da sich dies wahrscheinlich schnell ändern würde.

Die Faktorschätzmethode ist der schnellste Weg, um einen allgemeinen Überblick darüber zu erhalten, was zu erwarten ist. Der Industriesektor kennt einen praktischen Trick, der als Sechste-Zehntel-Regel bekannt ist, bei dem die erwarteten Kosten mit zunehmender Größe der Produktionsstätte um sechs Zehntel steigen.

Parametrische Schätzung

Vergangene Finanzdaten sind ein unschätzbares Werkzeug, um neue Ausgaben genau vorherzusagen. Bei parametrischen Methoden werden frühere Vertragspreise und -werte analysiert und die Beziehungen zwischen Material und Arbeit in früheren Arbeiten ermittelt.

Sie werden beispielsweise feststellen, dass die Dicke der in einem Ingenieurprojekt verwendeten Metallbleche durchweg mit höheren Kosten korreliert. Überlegen Sie, wie Sie diese Informationen verwenden können, wenn ein ähnliches Projekt das nächste Mal beginnt.

Quantitativer Faktor

Mit fortschreitender Arbeitsbelastung gewinnen Sie langsam mehr Einblick und haben ein klareres Bild davon, wie es enden wird. Die quantitative Faktorschätzung baut auf dem Schritt „Faktorschätzung“ von früher auf, indem empirische Daten, die Sie während der Projektausführung erhalten, angehängt werden, um genauere Schätzungen zu ermitteln.

Ressourcenbasierte Schätzung

Die ressourcenbasierte Technik ist eine Option, wenn Zeit als sensibler Vermögenswert angesehen wird. Hier schätzt und verwaltet das Team die Zeit, die benötigt wird, um einen bestimmten Teil der Arbeit abzuschließen, und plant sie in einem Kalender ein. Die Dauer der Arbeitsbelastung unter Kontrolle zu halten, kann genauso wichtig sein wie die monetären Kosten niedrig zu halten.

Unit-Rate

Es mag offensichtlich erscheinen, aber es ist eine effektive Methode, die gesamten Kosten einfach zu extrapolieren, indem eine kleinere Kosteneinheit als Benchmark verwendet wird. Zum Beispiel könnte ein kurzes Rohr $ 15 kosten und eine Stunde Installationszeit erfordern. Wenn Sie 20 dieser Rohre verwenden, können Sie erwarten, dass die Kosten bei etwa 300 US-Dollar und 20 Arbeitsstunden liegen.

Obwohl nicht immer genau (die Installationszeit kann kürzer sein, je mehr Einheiten Sie zu einem Zeitpunkt installieren, zum Beispiel), wird Unit-Rate immer ein Werkzeug auf dem Tisch eines jeden Kosteningenieurs sein.

Kostenkontrolle braucht Zeit

Sie können nicht alles, was Sie über Kostenkontrolle wissen müssen, in einer Stunde abrufen. Der Prozess ist eigentlich vielschichtig und erfordert eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern und Projektmanagern. Sie können jedoch sicher sein, dass dieser Aufwand letztendlich zu einer höheren Produktivität führt.

Finden der Baseline

Starten Sie den Prozess, indem Sie zunächst eine Baseline zum Vergleich mit den tatsächlichen Kosten erstellen. Verwenden Sie historische Finanzdaten, um ein realistisches Ziel und theoretische „ideale“ Endkosten des Projekts zu finden.

Zielnettoeinkommen

Das Zielnettoeinkommen ist eine Metrik, die berechnet wird, indem die ausgewiesenen Gewinne aus Verkäufen genommen und die Fixkosten und die variablen Kosten abgezogen werden. Das Erreichen dieses Betrags ist wichtig, insbesondere für börsennotierte Unternehmen mit Investoren, die im Laufe der Zeit ein Gewinnwachstum erwarten.

Stellen Sie sich als Beispiel vor, ein Unternehmen möchte 15.000 US-Dollar Nettoeinkommen aus 80.000 US-Dollar Umsatz pro Monat. Das Management betrachtet die fixen und variablen Kosten und versucht, diese zu reduzieren, bis das angestrebte Nettoergebnis erreicht ist.

Zu den variablen Kosten gehören Dinge wie Lagerbestände, die durch den Wechsel zu günstigeren Lieferanten reduziert werden können. Fixkosten sind in der Regel schwieriger zu ändern, da es sich häufig um vertraglich vereinbarte Leasingzahlungen handelt. Zu den Fixkosten gehören auch die Gehälter, mit denen die Mitarbeiter bezahlt werden.

Varianzanalyse

Varianz ist die Differenz zwischen budgetierten und tatsächlichen Finanzwerten. Wenn die tatsächlichen Kosten viel höher sind als erwartet, verdient diese hohe, negative Varianz eine Untersuchung, um die Ursache zu identifizieren und Lösungen zu finden.

Mit der Varianzanalyse können Sie wichtige Bereiche priorisieren, indem Sie herausfinden, welche Korrekturmaßnahmen am dringendsten erforderlich sind.

Earned Value Management

Einer der beliebtesten Ansätze zur Kostenanalyse, Earned Value Management (EVM), sollte anhand eines Beispiels erläutert werden. Angenommen, Sie haben eine Aufgabe, von der Sie erwarten, dass Sie bis Ende der Woche zur Hälfte erledigt ist. Das Budget dafür beträgt 5.000 US-Dollar.

Wenn die Aufgabe jedoch erst nach einer Woche zu 25% abgeschlossen ist, welche Auswirkungen hat dies auf das Projekt? Wir können sagen, dass der geplante Wert das Projektbudget multipliziert mit der erwarteten Fertigstellung ist, die in diesem Fall $ 5.000 x 50% = $ 2.500 ist.

Der tatsächliche Wert beträgt jedoch nur $ 5.000 x 25% = $ 1.250. Wir können jetzt die geplante Varianz berechnen, indem wir den geplanten Wert vom tatsächlichen Wert subtrahieren: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

Da die Abweichung negativ ist, können wir feststellen, dass dieses Projekt finanziell zurückfällt, was dem Management signalisiert, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Arbeiten ohne Budget

Nicht alle Unternehmen arbeiten mit einem exakten Budget. Sie können jedoch weiterhin die Kostenkontrolle durchführen, indem Sie einzelne Kosten in einer Gewinn- und Verlustrechnung darstellen. Wenn es einen plötzlichen Preisanstieg gibt, untersuchen Sie ihn auf mögliche Korrekturen.

Häufige Herausforderungen der Kostenkontrolle

Selbst erfahrene Unternehmen haben gelegentlich Fehltritte bei der Kostenkontrolle. Es lohnt sich, auch ein paar Fallstricke und Herausforderungen für den Prozess zu überwinden. Dazu gehören:

• Die Kostenanalyse mit der Buchhaltung verwechseln: Die Buchhaltung befasst sich hauptsächlich mit der reinen Aufzählung der Kosten unter anderem, während die Kostenkontrolle tief in ein Projekt eingeht und die Finanzierung plant.
• Konsistente Analyse des Budgets und der Vorhersagen: Die Berechnung des Budgets und die Vorhersage der Kostenkontrolle werden häufig von separaten Mitarbeitern durchgeführt, was zu inkonsistenten Analysen führt, die die Zuverlässigkeit der Ergebnisse beeinträchtigen können.
• Ausrichten von Daten aus mehreren Quellen: Relevante Finanzdaten können von einer Vielzahl von Subunternehmern und Content-Management-Systemen stammen. Es erfordert ein gewisses Maß an Organisation und Geschick, um sicherzustellen, dass alle diese Daten nutzbar sind.
• Zeit und Geld in Einklang bringen: Ebenso gibt es eine Diskrepanz zwischen Projektplanern, die die Arbeitslast nach Aktivitäten und Aufgaben planen, und Kostenanalysten, die Transaktionen und Finanzperioden verwenden. Diese beiden Quellen vergleichbar zu machen, ist eine weitere Herausforderung der Kostenkontrolle.
• Projektänderungen berücksichtigen: Im Laufe eines Projekts können sich Umfang, Funktionen oder Ziele im Laufe der Zeit ändern. Wie funktioniert die Kostenkontrolle, die auf der Vorhersage zukünftiger Ausgaben beruht, um diese Herausforderung herum?
• Kostenkontrolle Die Kostenkontrolle selbst: Es kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, eine Kostenkontrolle durchzuführen, von der Datenerfassung über die Analyse bis hin zur Durchführung der Korrekturmaßnahmen. Was sich ergibt, ist eine andere Form von Kosten zu berücksichtigen.

Unabhängig von den Rückschlägen kann ein durchdachtes Kostenkontrollsystem eine Organisation auf Erfolgskurs bringen. Die Standardisierung des Prozesses und die Flexibilität des Unternehmens sind der beste Weg, um mit komplizierten oder sich ändernden Projekten umzugehen.

Investitionen in Technologie sind einer der besten Schritte, um die Chancen auf Projekterfolg zu erhöhen und Risiken zu minimieren.

Implementieren Sie ein Kostenkontrollsystem, das auf Best Practices basiert

Sie kennen jetzt die Grundlagen der Kostenkontrolle, die wichtigsten Vorteile und die potenziellen Herausforderungen, denen Sie bei der Implementierung eines Kostenkontrollsystems begegnen können.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Kostenkontrolle eine ständige Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen in Ihrem Team erfordert, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Eine erfolgreiche Initiative bedeutet, klein anzufangen, Ihre Erwartungen frühzeitig zu definieren, Ihre Kosten und Risiken zu verstehen und die richtige Kostenmanagementsoftware einzusetzen.