Die Software-RFP: Alles, was Sie wissen müssen

So reagieren Sie auf eine Software-RFP

Für Technologieunternehmen ist die Beantwortung von Software-RFPs ein vertrauter Prozess. Wenn Sie jedoch frustriert sind, dass Ihre RFP-Bemühungen zu viel Zeit in Anspruch nehmen und sich nicht auszahlen, ist es möglicherweise an der Zeit für einen neuen Ansatz.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihr Prozess den Best Practices für Vorschläge entspricht. Optimieren Sie dann jeden Teil Ihres Vorschlags von der Zusammenfassung bis zur Abschlusspräsentation.

Best Practices für den Angebotsprozess

Entscheiden Sie, ob Sie bieten oder nicht

Ein häufiger Grund, warum Ihre Gewinnrate niedrig sein kann, ist, dass Sie auf Ausschreibungen bieten, die nicht gut passen. Wenn es um Software-RFPs geht, will der Käufer oft alles, weiß aber nicht genau, was er braucht. Folglich ist es schwierig festzustellen, ob Sie eine gute Chance haben, das Geschäft zu gewinnen.

Bevor Sie also mit der Erstellung des Vorschlags beginnen, sollten Sie den Umfang und die technischen Anforderungen sorgfältig prüfen. Erstellen Sie dann eine Liste mit Folgefragen, um zu verstehen, welche Funktionen und Funktionen Deal Breaker sind. Mit diesen Informationen haben Sie effektiver zu bieten oder nicht zu bieten Diskussionen.

Laden Sie diese hilfreiche Checkliste herunter, um Ihre Diskussionen über Gebote oder keine Gebote zu führen.

Optimieren Sie Ihre Angebotsprojektplanung

Allzu oft sind die Bearbeitungszeiten für Softwarevorschläge eng. Der Kunde hat ein dringendes Bedürfnis, möchte aber auch eine kluge Investition tätigen. Ohne eine etablierte Projektmanagementstrategie entsteht Chaos und Verwirrung.

Es gibt eine Reihe bewährter Möglichkeiten, Ihr Vorschlagsteam und Ihren Prozess zu organisieren. Versuchen Sie zum Beispiel eine RACI-Matrix. Da die Teammitglieder und ihre Rollen detailliert beschrieben werden, weiß jeder, was zu erwarten ist und welche Schritte als nächstes folgen. Alternativ können Sie eine Vorschlagszeitleiste oder ein Gantt-Diagramm erstellen, um das Timing von Aufgaben zu verfolgen.

Überprüfen Sie Ihren früheren Angebotsinhalt

Im Allgemeinen stellen Software-Ausschreibungen viele der gleichen Fragen. Anstatt die Antworten für jede Ausschreibung neu zu schreiben, verwenden Sie den Inhalt Ihres vorherigen Vorschlags als Vorlage für zukünftige Antworten. Der beste Weg, um allgemeine Antworten zu speichern und zu finden, wenn Sie sie benötigen, besteht darin, eine Vorschlag-Wissensbibliothek oder ein Inhaltsrepository zu erstellen.

Einige Teams verwalten ihre Inhalte manuell in einer Tabelle oder einem Word-Dokument. Während dieser Ansatz besser ist, als Antworten von Grund auf neu zu starten, werden die Informationen schnell unorganisiert und veraltet. Folglich verwenden viele Vorschlagsteams Vorschlagsmanagementsoftware für das Wissensmanagement. Die RFP-Antwortsoftware ermöglicht die Automatisierung von Zusammenarbeit und Vorschlägen, indem Sie Fragen identifiziert, auf die Sie bereits geantwortet haben, und die entsprechende Antwort vorschlägt.

Machen Sie es Ihren Fachexperten leicht

Fachexperten (KMU) müssen sowohl ihre Vollzeitfunktion als auch ihre Vorschlagsaufgaben unter einen Hut bringen. Unnötig zu sagen, es ist ein großer Job und es ist nicht immer einfach für sie, sofort auf RFPs zu reagieren. Wenn Sie Follow-up-E-Mails senden und Verzögerungen verwalten müssen, ist es leicht, frustriert zu werden. Sie können den Vorschlagsprozess jedoch für alle etwas einfacher gestalten.

Während Sie zwangsläufig auf neue Fragen stoßen, verwenden Sie Ihre Wissensbibliothek, um so viel wie möglich von dem Vorschlag zu vervollständigen. Beispielsweise werden bis zu 80 Prozent der SaaS-Ausschreibungen durch Angebotsautomatisierung abgeschlossen und vom Angebotsmanager überprüft, bevor unsere KMU beauftragt werden. Dieser Ansatz bedeutet eine geringere Belastung für sie und schnellere Antworten für Sie.

Überprüfung und Überarbeitung des Vorschlags

Jetzt ist es an der Zeit, alles zusammenzuziehen. Überprüfen Sie Ihren Vorschlag von Anfang bis Ende. Ist es vollständig und konform? Arbeiten alle Antworten zusammen? Klingt der Ton und Stil wie Ihre Marke? Gibt es Tippfehler, Grammatikfehler oder Widersprüche? Es mag belanglos erscheinen, aber die Details sind wichtig. Kleine Fehler können einen großen Eindruck hinterlassen.

Endgültige Genehmigung und Einreichung

Der letzte Schritt im Prozess besteht darin, die endgültige Genehmigung von Ihrem Executive Approver zu erhalten. Sobald Sie ihr Gütesiegel haben, senden Sie den Vorschlag rechtzeitig und gemäß den Einreichungsanforderungen.

So verbessern Sie jeden Teil Ihres Softwarevorschlags

Wenn Sie gegen ähnliche Softwarelösungen antreten, ist es wichtig, Ihren Vorschlag unvergesslich zu machen. Am besten ist es, jeden Teil des Vorschlags für einen bestimmten Zweck zu verwenden.

Erhöhen Sie Ihre Zusammenfassung

Stellen Sie sich Ihre Zusammenfassung als Ihre Einführung in den Käufer vor. Nicht jeder, der Ihren Vorschlag erhält, wird ihn gründlich lesen. Sie werden jedoch wahrscheinlich Ihre Zusammenfassung überfliegen. Daher müssen Sie es zählen lassen. Ihre Zusammenfassung sollte die wirkungsvollsten Möglichkeiten erläutern, wie Sie dem Kunden helfen, seine Ziele zu erreichen, Ihre wichtigsten Unterscheidungsmerkmale untersuchen und nicht länger als eine Seite sein.

Laden Sie diese Vorlage herunter, um Ihre Zusammenfassung fantastisch (und einfach) zu gestalten.

RFP Anschreiben

Wenn die Zusammenfassung die Einleitung ist, ist das RFP Anschreiben der freundliche Chat, der folgt. In der Tat schafft das Anschreiben eine Verbindung. Seien Sie gesprächig, zugänglich und fügen Sie ein wenig Persönlichkeit hinzu, um es unvergesslich zu machen. Darüber hinaus ist es wichtig, Ihr Verständnis für die Bedürfnisse des Kunden auszudrücken, eine Erfolgsgeschichte zu erzählen und Ihre Vision für die Zukunft Ihrer Partnerschaft zu teilen.

Lassen Sie sich inspirieren, indem Sie diese RFP-Anschreiben-Vorlage herunterladen.

Meistern Sie Ihre Nachrichten

Erfolgreiche Software-RFP-Antworten erfordern eine schwierige Balance zwischen technischem Fachwissen und ansprechbarem Messaging. Während Sie Ihr Fachwissen vermitteln möchten, achten Sie darauf, Ihre RFP-Bewerter nicht zu entfremden. Denken Sie daran, Ihren durchschnittlichen Benutzer im Auge zu behalten und so zu sprechen, dass er sie verstehen kann.