Ihre Referenten spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Großartige Redner können Ihre Veranstaltung für die Teilnehmer attraktiv machen. Sie ziehen Gäste an, die lernen und sich vernetzen wollen.
Es ist jedoch schwierig, die richtigen Redner zu gewinnen, insbesondere wenn Sie Ihre erste Veranstaltung veranstalten. 89% der Konferenzveranstalter geben an, dass es ihre größte Herausforderung ist, qualitativ hochwertige Redner zu finden. Leider ist das Erreichen von Veranstaltungssprechern nicht so einfach wie das Versenden einer schnellen E-Mail.
Wenn Sie hochwertige Lautsprecher wünschen, müssen Sie diese strategisch angehen, indem Sie diese Best Practices befolgen.
Wenn Sie hochwertige Lautsprecher wünschen, müssen Sie diese strategisch angehen, indem Sie diese Best Practices befolgen. Click To Tweet
Reach Out to the Right Speakers
Die meisten Redner sind nicht im „professionellen Sprechgeschäft“ tätig.“ Wenn sie ihren Lebensunterhalt verdienen, sind sie wahrscheinlich teuer.
Die meisten Redner sind Menschen, die es tun, wenn die richtige Gelegenheit in ihrem Posteingang eintrifft. Sie könnten ihre öffentlichen Reden auf eine enge Palette von Veranstaltungen beschränken oder nur an Veranstaltungen teilnehmen, die ihrem Zeitplan entsprechen. Sie erzielen die besten Ergebnisse, wenn Sie sich an Event-Speaker wenden, indem Sie diejenigen ansprechen, die am ehesten auf Ihre Veranstaltung reagieren.
Dies bedeutet, dass Sie ein wenig recherchieren müssen, was einige Zeit dauern wird. Letztendlich verbringen Sie jedoch weniger Zeit mit der Recherche als mit dem kalten Pitchen von Rednern, die nicht für Ihre Veranstaltung geeignet sind.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie nach hochwertigen Lautsprechern suchen können:
- Durchsuchen Sie Online-Diskussionsforen.
- Blättern Sie durch Facebook- und LinkedIn-Gruppen.
- Befrage deine aktuell registrierten Gäste.
- Befrage Gäste von deiner letzten Veranstaltung.
- Wenn Sie intern arbeiten, fragen Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens nach Empfehlungen.
- Suchen Sie nach bevorstehenden Buchveröffentlichungen in Ihrer Nische / Branche.
- Durchsuchen Sie beliebte Blogs in Ihrer Branche. Beachten Sie besonders die Autoren von Gastblogs, da diese Personen aktiv versuchen, ihre Reichweite zu erweitern.
- Durchsuchen Sie Ihre LinkedIn-Kontakte oder posten Sie einen Beitrag, um Empfehlungen zu erhalten.
Weitere Informationen finden Sie in diesen beiden Handbüchern:
- So erkennen Sie, ob ein Redner zu Ihrer Veranstaltung passt
- So gewinnen Sie großartige Redner für Ihre Veranstaltungen
Stellen Sie Ihr Wertversprechen auf
Ihr erster Schritt besteht darin, festzustellen, wie der Redner davon profitiert, auf Ihrer Veranstaltung zu sprechen. Sie müssen dies wissen, wenn Sie das erste Mal erreichen.
Ihr Wert könnte so einfach sein wie eine großzügige Zahlung. Es gibt viele Menschen, die ihren Lebensunterhalt verdienen und die Entschädigung als kritischen Teil des Geschäfts betrachten. (Dinge wie freie Fahrt, Unterkunft, Essen und Getränke zählen auch als Entschädigung.)
Es ist auch hilfreich, einige Gründe anzugeben, aus denen der Redner von der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung profitieren würde, abgesehen von Geld. Wenn sie beschäftigt sind, müssen sie wissen, warum sie Ihre Veranstaltung einer anderen vorziehen sollten.
Zum Beispiel können Sie potenzielle Redner wissen lassen, wen Sie sonst noch haben. Der Redner könnte aufgeregt sein, wenn er denkt, dass er die Gelegenheit bekommt, neben einigen einflussreichen Leuten zu stehen.
Was auch immer Sie tun, verwenden Sie „Exposition“ nicht als Vorteil. Kreative Menschen schätzen es nicht, als Entschädigung exponiert zu werden. Sie haben sie gefunden, also brauchen sie eindeutig keine Belichtung.
Legen Sie die Details klar dar
Zwingen Sie potenzielle Redner nicht, Absätze mit Informationen über Ihre Veranstaltung durchzulesen, die für sie keine Rolle spielen. Es ist ihnen egal, warum Sie sich entschieden haben, die Veranstaltung im Oktober auszurichten. Sie müssen Ihren Denkprozess nicht kennen, um ein Thema auszuwählen.
Legen Sie in Ihrer kalten E-Mail Ihre Ereignisdetails in leicht verständlichen Aufzählungszeichen fest. Hier sind einige Datenpunkte, die Sie einschließen möchten:
- Das Thema der Veranstaltung
- Datum, Uhrzeit und Ort
- Wer wird sonst noch sprechen / präsentieren
- Die Größe des Veranstaltungsortes / Wie viele Personen werden sie ansprechen
- Details zu Ihrem erwarteten Publikum
- Der Zeitaufwand, den Sie benötigen
- Wie Sie die Veranstaltung bewerben
- Ob Sie bereit sind, ihre Technologiebedürfnisse zu erfüllen
- Ob Sie bei ihren Reisen und Unterkünften helfen
- Die Art von Gespräch, nach dem Sie suchen
- Alle Fristen, die Sie einhalten müssen
Seien Sie absolut klar über ihre Erwartungen. Sie möchten ihr Engagement nicht unterbieten, um sie an Bord zu bringen, sonst könnten sie sich in letzter Minute zurückziehen, wenn sie erkennen, dass Sie mehr von ihnen brauchen, als Sie ursprünglich angegeben haben.
Erklären Sie vor allem, warum Sie Ihre Veranstaltung ausrichten. Was ist dein Ziel? Was ist der Sinn von all dem? Wenn Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung gut erklären, sind potenzielle Redner möglicherweise bereit, auf andere Möglichkeiten zu verzichten, um Teil Ihrer Mission zu sein.
Geben Sie Ihrem Referenten einen gewissen Spielraum
Als Veranstaltungsplaner möchten Sie natürlich die Veranstaltung bis ins kleinste Detail kontrollieren, um sicherzustellen, dass sie gut verläuft. Sie könnten versucht sein, Ihren Referenten Themen zuzuweisen, aber das wäre ein Fehler.
Referenten haben ihre eigene Expertise, Interessen und Ziele. Wenn Sie sie anweisen, worüber sie sprechen sollen, besteht eine gute Chance, dass sie sich von Ihrer Veranstaltung zurückziehen. Selbst eine starke Empfehlung kann zu kontrollierend wirken.
Es ist in Ordnung, einige Vorschläge zu machen, aber geben Sie dazu einige Informationen über die Art des Publikums an, an dem Sie teilnehmen möchten. Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Von Anfang an sagen unsere registrierten Gäste, dass sie sich für KI, maschinelles Lernen und praktische Anwendungen der virtuellen Realität interessieren.“
Diese Art von Ansatz gibt dem Sprecher etwas, mit dem er arbeiten kann, damit er Inhalte erstellen oder seinen üblichen Vortrag so anpassen kann, dass er seinem Publikum gefällt, aber es ist kein Mikromanagement.
„Fühlen Sie sich frei, Feedback zu Präsentationstiteln und Abstracts zu geben, aber spielen Sie keine Kreativdirektorin, wenn es um ihr Deck geht“, sagt Susannah Shattuck, Marketingmanagerin, die Referenten bei der Erstellung von Präsentationen unterstützt. „Die Chancen stehen gut, dass Ihre Redner zuvor eine Version ihrer Präsentation gegeben haben. Vertrauen Sie ihnen, dass sie ihre Botschaft richtig übermitteln.“
Verbinden Sie sich über professionelle Organisationen
Für alles gibt es eine professionelle Organisation. In der Tat gibt es wahrscheinlich mehrere Organisationen in jeder Branche. Viele von ihnen gelten für bestimmte Regionen.
Diese Art von Organisationen können fantastische Ressourcen sein, um Redner zu erreichen. Sie haben Tausende (manchmal Hunderttausende) von Mitgliedern. Sie können Sie mit Menschen in Kontakt bringen, von denen Sie noch nie gehört haben, oder mit Menschen, die noch nie zuvor in der Öffentlichkeit gesprochen haben. Da viele professionelle Organisationen selbst Veranstaltungen veranstalten, können Sie auch nach ihren persönlichen Empfehlungen fragen.
Wenn Sie nicht viel Glück mit einer professionellen Organisation in Ihrer Branche haben, erkunden Sie ein General Speakers ‚Bureau wie…
- American Program Bureau
- Keppler Speakers
- Macmillan Speakers
- National Speaker’s Bureau
- Washington Speakers Bureau
- Premiere Speakers Bureau
Wenn Sie regelmäßig Veranstaltungen in derselben Branche oder Nische veranstalten, sollten Sie einige Verbindungen zu den entsprechenden Berufsverbänden herstellen. Im Laufe der Zeit können dies lukrative Quellen für Redner und Teilnehmer sein.
Folgen Sie ein paar Mal
Einige Sprecher sind ziemlich beschäftigt, besonders wenn sie viel reisen. Sie können möglicherweise nicht sofort auf Ihre E-Mail antworten. Wenn sie Sie nicht kennen, ignorieren sie möglicherweise Ihre E-Mail, es sei denn, Sie sind hartnäckig.
Follow-up, wenn Sie innerhalb einer Woche keine Antwort erhalten. Senden Sie eine einfache, freundliche Erinnerung, um Sie wissen zu lassen, wenn sie interessiert sind oder weitere Informationen wünschen.
Es ist in Ordnung, nach weiteren sieben Tagen ein zweites Follow-up (das wäre Ihre dritte E-Mail) zu senden, aber das Senden nicht mehr zu vermeiden. Wenn Sie zu aufdringlich werden, könnten sie sich ärgern und beschweren. Sie möchten definitiv nicht, dass sie anderen Rednern sagen, dass sie bei Ihrer Veranstaltung nicht sprechen sollen.
Wenn Ihre dritte E-Mail unbeantwortet bleibt, gehen Sie davon aus, dass der potenzielle Sprecher nicht interessiert ist, und fahren Sie mit anderen fort.
Nehmen Sie Ihre Ablehnungen anmutig an
Sie werden zweifellos einige „Nein Danke“ -Antworten erhalten. Das ist zu erwarten. Potenzielle Sprecher werden aus vielen Gründen ablehnen. Einige werden die Entschädigung nicht mögen. Andere werden nicht denken, dass sie für Ihre Veranstaltung geeignet sind. Und einige werden ablehnen, weil sie einfach nicht kommen wollen.
Stellen Sie sich mit erhobenem Kopf der Ablehnung. Danken Sie ihnen für ihre Überlegung, fragen Sie sie, ob sie jemanden empfehlen können, und fahren Sie mit dem nächsten potenziellen Redner auf Ihrer Liste fort.
Verschwenden Sie keine Zeit damit, einen Redner zu werben, der nicht auf Ihrer Veranstaltung sprechen möchte. Selbst wenn Sie sie irgendwie davon überzeugen, zu sprechen, besteht eine gute Chance, dass sie nicht ihr Bestes geben.
Key Takeaway
Wie Sie sich vorstellen können, kann es einige Zeit dauern, bis Sie sich an die Referenten der Veranstaltung wenden. Es ist am besten, diesen Prozess so früh wie möglich zu beginnen, damit Sie Zeit für das unvermeidliche Hin und Her haben. Diese Best Practices helfen Ihnen dabei, großartige Redner zu finden, die Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg machen.