Wenn Sie nicht über unbegrenzten Speicherplatz in Ihrem Haus oder Büro verfügen, fragen Sie sich möglicherweise, ob Sie wirklich alle Ihre Unterlagen aufbewahren müssen und wenn ja, wie lange. Es gibt keine One-Size-fits-all-Antwort. Die Dauer hängt von der Art des Dokuments und den damit verbundenen Ausgaben oder Ereignissen ab. Bevor Sie den Aktenvernichter einschalten, finden Sie hier einige allgemeine Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit Immobilientransaktionen.
Die IRS-Faustregel
Die IRS besagt, dass Sie Steuererklärungen und die Belege für mindestens drei Jahre aufbewahren sollten, nachdem Sie die Steuererklärung eingereicht haben. Warum? Die Verjährungsfrist (die Zeit, die der IRS hat, um Sie zu prüfen oder die Zeit, die Sie Ihre Rückkehr ändern können) beträgt in der Regel drei Jahre. Die Regeln ändern sich jedoch von drei Jahren, wenn Sie (1) Belege sechs Jahre lang aufbewahren, wenn Sie das Einkommen um mehr als 25% des bei Ihrer Rückkehr ausgewiesenen Bruttoeinkommens unterschreiten; oder (2) wenn keine Rückkehr eingereicht wird oder Betrug vorliegt, bleibt das Gesetz auf unbestimmte Zeit offen. Finanzexperten empfehlen, dass Sie Ihre Dokumente mindestens sieben Jahre nach Einreichung Ihrer Rücksendung aufbewahren.
Dokumente für Hausbesitzer
Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, solange Sie oder Ihr Ehepartner die Immobilie besitzen
- Eigentumsurkunden
- Condo Association Covenants, Codes und Einschränkungen
- Kapitalverbesserungsbelege und Rechnungen
- Home Inspection reports
Dokumente, die Sie bis zum Ablauf Ihrer Garantie oder Police aufbewahren müssen
- Serviceverträge und Hausgarantien
- Hausbesitzerversicherungspolicen
- Reparaturbelege für zu Hause
Dokumente, die Sie auf unbestimmte Zeit aufbewahren müssen
- Aufzeichnungen bezahlte Hypotheken (Zufriedenheitsbescheinigung oder Pfandrecht)
- Abschlusserklärungen (Abwicklungserklärung oder HUD-1-Abwicklungsblatt)
- Liste der Haushaltsgegenstände
Dokumente, die bis zum Ablauf der Verjährungsfrist aufzubewahren sind (in der Regel drei Jahre nach Fälligkeit der Rückgabe))
- Steuererklärungen
- Abschlusserklärungen
- Grundsteuerzahlungen (behalten Sie die Steuerrechnungen und die stornierten Schecks bei)
- Kapitalverbesserungsbelege und Rechnungen
- Formular 1098 Hypothekenzinsenauszüge
- Formular 1099-S Erlöse aus Immobilientransaktionen
- Nachweis, dass Ihr Zuhause mindestens zwei der letzten fünf Jahre Ihr Hauptwohnsitz war (z. B. Stromrechnungen, Wählerregistrierungen, frühere Steuererklärungen)
- Beschäftigungsnachweise für Wohnhilfe (z., Formular W-2s, Formular W-4s, Lohn- und Leistungserklärungen) Bewahren Sie alle Aufzeichnungen über die Arbeitssteuern mindestens vier Jahre nach Einreichung von Q4 für das Jahr auf
Dokumente für Anlageimmobilien
Dokumente, die Sie aufbewahren müssen, solange Sie die Immobilie besitzen
- Eigentumsurkunden
- Beurteilungen oder Bewertungen zur Bestimmung der Abschreibung
- Kapitalverbesserungsbelege und Rechnungen
- Belege für Reparaturen und Wartung
- Versicherungszahlungsbelege
Dokumente, die Sie bis zum Ablauf Ihrer Police oder Vereinbarung aufbewahren müssen
- Versicherungspolicen
- Mieterverträge
Dokumente, die auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden sollen
- Partnerschafts- oder LLC-Verträge für Immobilieninvestitionen
- Abschlusserklärung (auch bekannt als Abrechnungserklärung oder HUD-1-Abrechnungsblatt)
Verschiedene Dokumente
Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, solange Sie oder Ihr Ehepartner die Immobilie besitzen
- Kaufverträge und Urkunden der ursprünglichen Eigentümer für ein Haus, das als Geschenk erhalten wurde
- Der beizulegende Zeitwert für geerbte Immobilien zum Zeitpunkt des Todes des Erblassers und alle Regeln für die Nutzung von zu Hause durch Erben
- Scheidungsurteile mit Hausverkaufsklausel
Dokumente, die bis zur Aktualisierung aufbewahrt werden müssen
- Testamente und Immobilienfonds
Anforderungen an die Aufbewahrung staatlicher Dokumente
Die obigen Anleitungen folgen den IRS-Richtlinien. Wenn Sie bestimmen, wie lange Ihre Dokumente aufbewahrt werden sollen, vergessen Sie nicht, die Anforderungen an die Aufbewahrung von Steuerunterlagen Ihres Staates zu untersuchen. Es gibt einige Staaten, in denen die Verjährungsfrist länger ist als die des IRS.
Wie Sie Ihre Dokumente aufbewahren, ist genauso wichtig
Wenn es um die Archivierung von Dokumenten geht, überlegen Sie, wie Sie sie sicher aufbewahren. Dokumente können traditionell über Papier, digital oder eine Kombination gespeichert werden.
Papierspeicher
Das Speichern von Dokumenten in Papierform mag in der heutigen digitalen Welt überflüssig erscheinen, aber es gibt Gründe, diese Option in Betracht zu ziehen. Eine Papierkopie ist eine gute Sicherung im Falle eines Datenverlusts. Dokumente sollten in einem verschlossenen feuerfesten Schrank oder Safe aufbewahrt werden.
Digitalspeicher
Sie können Ihre Dokumente auch digital scannen und speichern. Viele Unternehmen bieten Cloud-basierten Speicher an, mit dem Sie problemlos auf alle Ihre Dateien zugreifen können. Zerkleinern Sie nach dem Hochladen Ihrer Dokumente nicht benötigte Papierkopien.
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Parteien wissen, wo die Dokumente gespeichert sind und wie sie darauf zugreifen können. Und konsultieren Sie immer Ihren Buchhalter und / oder Anwalt, wenn Sie eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen erstellen. Die gesetzlichen Anforderungen können unter bestimmten Umständen abweichen und sollten bei der Erstellung einer Richtlinie berücksichtigt werden.