9 wichtige Schritte zur Gründung eines Unternehmens in Malaysia

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Egal, ob Sie ein Einheimischer oder ein Ausländer sind, der beschlossen hat, ein neues Unternehmen in Malaysia zu gründen oder ein bestehendes Unternehmen in Malaysia zu erweitern, Hier finden Sie eine Checkliste mit 9 wichtigsten Aktionsschritten, mit denen Sie den Prozess reibungslos planen und ausführen können. Diese Schritte sind nicht streng sequentiell, sondern eine Liste der wichtigsten beweglichen Teile, von denen einige gleichzeitig ausgeführt werden können.

Am Ende dieses Artikels haben wir auch eine einfache Referenzcheckliste hinzugefügt, die einen umfassenden Überblick über die allgemeine Reihenfolge, den Zeitpunkt und die Kosten für jeden Aktionsschritt gibt.

#1. Suchen Sie lokale Fachleute & Rat

Obwohl es nicht unmöglich ist, Dinge selbst zu erledigen, können bestimmte kritische Anwendungen, Einreichungen oder Einreichungen eine Herausforderung darstellen, ohne lokale Dienstleister, Agenten oder Läufer zu engagieren, die mit den Nuancen und Eigenheiten des Systems vertraut sind. Beispiele für kritische Schritte, die ohne die Unterstützung solcher Dienstleister schwierig zu bewerkstelligen sind, sind die Beschaffung von Geschäftsräumen und Schilderlizenzen von Gemeinderäten, Arbeitsvisa und Genehmigungen der Einwanderungsbehörde, Einreichung von Dokumenten bei den staatlichen Landämtern für immobilienbezogene Geschäfte, steuerbezogene Registrierungen und Einreichungen usw.

Malaysias Landessprache (Bahasa Malaysia) ist die Standardsprache, die in Regierungsbüros und für offizielle Dokumente verwendet wird, oft ohne dass englische Übersetzungen leicht verfügbar sind. Ausländer können auch Schwierigkeiten haben, genaue Informationen oder aktualisierte Dokumente online oder durch telefonische Anfragen zu erhalten, und können oft feststellen, dass bestimmte Prozesse am besten ‚over the counter‘ durchgeführt werden.

Daher ist es ein kritischer erster Schritt, professionelle Dienstleistungen wie Buchhalter, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Unternehmenssekretäre, Anwälte, Arbeitserlaubnis & Visa-Agenten, Agenten für geistiges Eigentum, Immobilienmakler usw. in die engere Wahl zu ziehen und in Anspruch zu nehmen. Diese Fachleute können Sie auch mit anderen Serviceprofis oder Spezialisten verbinden, was unschätzbare Zeit, Geld und letztendlich Frustration spart.

#2. Bestimmen Sie branchenspezifische Lizenzen & Anforderungen (nur falls zutreffend)

Während Malaysia in den letzten zehn Jahren Beschränkungen für die ausländische Beteiligung in vielen Sektoren liberalisiert hat, sind bestimmte Branchen aus nationalen politischen Gründen immer noch eingeschränkt oder geschützt. Beispiele für Branchen, die spezifische Lizenzen und Bedingungen beinhalten, sind Öl & Gasdienstleistungen, Zolllager und Fracht, Landtransportdienstleistungen, Großhandel & Einzelhandel, Reiseveranstalter, F& B Restaurant / Cafes, Franchise usw.

Es ist wichtig, zu Beginn zu bestimmen, ob die Geschäftstätigkeit, die Sie in Malaysia ausüben möchten, unterliegt:

• Spezifische Lizenzen oder Bedingungen,
• Beschränkungen für ausländische Beteiligungen,
• Mindestanforderungen an eingezahltes Kapital oder
• Anforderungen an Bumiputera-Direktoren (dh malaiische Direktoren) oder lokale Beteiligungen.

Die oben genannten Angaben sind nicht erschöpfend und möglicherweise nicht immer leicht zu ermitteln, da für eine einzelne Geschäftstätigkeit möglicherweise mehrere Lizenzen und Genehmigungen erforderlich sind. Eine klare Sichtbarkeit in diesem Punkt hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Unternehmensstruktur und Ihres Betriebskapitals und gibt Ihnen einen realistischen Zeitrahmen für den tatsächlichen Beginn Ihres Unternehmens.

Aktionstipp: Erstellen Sie eine Checkliste mit der geltenden Lizenz, den Lizenzanforderungen, der zuständigen Genehmigungsbehörde, dem relevanten Dienstanbieter / Vermittler (falls vorhanden), dem geschätzten Zeitrahmen und den Kosten für die Sicherung dieser Lizenz (en).

#3. Eröffnung eines Bankkontos

Die Eröffnung eines Bankkontos für Einzelpersonen oder Unternehmen vor Ort (und vorzugsweise in der Nähe des beabsichtigten Geschäftsraums) ist eines der ersten Dinge, die getan werden müssen, um Zahlungen, Aktienemissionen, Einlagen und Gebühren zu tätigen, für die normalerweise eine lokale Währung erforderlich ist. Erkundigen Sie sich im Voraus bei lokalen oder internationalen Banken nach den genauen Unterlagen, Anforderungen und der Zeit, die für die Eröffnung eines Bankkontos erforderlich sind, und berücksichtigen Sie dabei die Compliance-Prüfungen zur Bekämpfung der Geldwäsche und die „Know your Customer“ -Anforderungen, die alle Banken erfüllen müssen, bevor sie das neue Bankkonto genehmigen.

Aktionstipp: Ermitteln Sie, welche Unterlagen / Informationen / Adressen für die Eröffnung eines Bankkontos erforderlich sind und ob ein Fremdwährungskonto / grenzüberschreitende Geldtransfers oder Kredite erforderlich sind (und falls ja, alle anwendbaren Devisenkontrollregeln, die möglicherweise gelten.)

#4. Gründung einer Gesellschaft / Geschäftseinheit

Wenn entschieden wurde, dass eine private Gesellschaft mit beschränkter Haftung (bekannt als ‚Sendirian Berhad‘ oder ‚Sdn. Bhd.‘ in Malaysia) ist das Business-Vehikel der Wahl, die Suche und Reservierung eines Firmennamens und die Gründung eines Unternehmens wird jetzt nach dem Companies Act 2016 prozedural einfacher und schneller, was die Verwendung eines ‚Superformulars‘ über eine elektronische Vorlage ermöglicht, die 24 / 7 online über das MyCoID 2016-Portal eingereicht wird. Der Prozess kann von Ihnen selbst individuell oder durch einen Fachmann durchgeführt werden und die Gründung sollte weniger als 3 Arbeitstage nach Einreichung dauern. Das Companies Act 2016 erlaubt es privaten Unternehmen auch, ein einziges ausländisches Mitglied / Aktionär und einen einzigen ausländischen Direktor zu haben, sofern der ausländische Direktor einen Hauptwohnsitz in Malaysia hat.

Aktionstipp: Das Durchgehen von Punkt 2 (oben) ist entscheidend für die Bestimmung der Art des zu integrierenden Geschäftsfahrzeugs, da einige Regierungslizenzen nur an bestimmte Geschäftseinheiten wie die Private Company Limited by Shares und nicht an andere erteilt werden können (z. B. können LLPs von einigen Abteilungen noch nicht anerkannt werden).

#5. Sichern Sie sich eine Geschäftsadresse & Räumlichkeiten

Ob in Form von gemieteten oder gekauften Räumlichkeiten, virtuellem Büro, Servicebüro oder sogar einer ständigen Wohnadresse, eine physische Prämisse oder Postanschrift in Malaysia ist in der Regel erforderlich in anderen Anwendungen für Bankkonto, Firmengründung, Lizenzen und Arbeitserlaubnisse usw. Ausländer können erwägen, virtuelle Büros zu abonnieren oder Servicebüros oder Coworking Spaces zu mieten, die sich oft an renommierten Geschäftsstandorten befinden, für eine schnelle und erschwingliche temporäre Geschäftsadresse, bevor sie sich für ein längerfristiges Mietverhältnis oder einen Immobilienkauf entscheiden.

Aktionstipp: Einige Anbieter von Unternehmenssekretariaten können möglicherweise die Verwendung ihrer vorhandenen Geschäftsadresse als temporäre registrierte und / oder Geschäftsadresse bereitstellen.

#6. Sichere Einwanderungsgenehmigungen & Visa (Nur falls zutreffend)

Zwar gibt es eine Reihe von Möglichkeiten für Ausländer in Malaysia zu betreten und zu bleiben, verschiedene Arten von Arbeitserlaubnissen und Visa können je nach Art der Tätigkeit gelten durchgeführt werden und die Länge des Aufenthalts in Malaysia. Beispiele hierfür sind:

• Besucher (Single Entry oder Multiple Entry Visa),
• Ehepartner (spousal Visa / Long term Social Visit Pass),
• Migration (im Rahmen des Malaysia My Second Home Programms),
• Mitarbeiter (Arten von Beschäftigungsausweisen können je nach Fähigkeiten und Gehalt variieren),
• Kurzzeitvertrag & engagements (Professional Visit Pass),
• ein Aktionär oder Direktor eines neu gegründeten Unternehmens (Arbeitserlaubnis),
• oder bei der Einrichtung eines Regionalbüros / einer Repräsentanz, in der bereits ein Unternehmen im Heimatunternehmen ansässig ist (Arbeitserlaubnis).

Die spezifischen Anforderungen und Verfahren, um die richtigen Arbeitserlaubnisse oder Visa zu erhalten, können für viele Ausländer verwirrend sein, ganz zu schweigen von den tatsächlichen Einreichungen und der Kommunikation mit der Einwanderungsbehörde. Unterschiedliche Arbeitserlaubnisse können auch unterschiedliche Anforderungen an das eingezahlte Mindestkapital des antragstellenden Unternehmens stellen. Diese Kapitalanforderungen können dann variieren, je nachdem, ob das antragstellende Unternehmen vollständig in ausländischem Besitz ist oder wie hoch der malaysische Eigenkapitalanteil an dem Unternehmen ist.

Es wäre auch ratsam, die Anzahl der Arbeitserlaubnisse / Visa zu antizipieren, die ein Unternehmen benötigt, wenn es beabsichtigt, Expatriates als Angestellte einzustellen. Bestimmte staatliche Anreize wie der Erhalt des Multimedia Super Corridor (MSC) -Status sollten in Betracht gezogen werden, was es dem Unternehmen erleichtern kann, Ausländer / Expatriates einzustellen.

Aktionstipp: Bestimmen Sie in der Planungsphase die Art und Anzahl der Arbeitsgenehmigungen / Visa, die der ausländische Eigentümer und das Unternehmen benötigen, bevor Sie in Malaysia umziehen oder ein Unternehmen gründen (siehe Punkt 2 und 4 oben). Einige nützliche Informationen können von der Expatriate Services Division der Einwanderungsbehörde von Malaysia gefunden werden.

#7. Personalwesen und Beschäftigung

Malaysia bietet einen beträchtlichen Pool an ausgebildeten und qualifizierten Arbeitskräften zu relativ erschwinglichen Löhnen, von denen viele mehrere Sprachen oder Dialekte sprechen können (hauptsächlich Englisch, Malaiisch, Chinesisch, Tamilisch, Kantonesisch, Hokkien). Es gibt auch eine hohe Mobilität von Talenten aus kleineren Städten in Malaysia, die hungrig nach besseren Karriereaussichten sind. Jeder Unternehmer sollte sich vor der Einstellung seiner ersten Mitarbeiter seiner Verpflichtungen als Arbeitgeber in Bezug auf arbeitnehmerbezogene gesetzliche Abzüge und Beiträge (z. B. Arbeitnehmervorsorgefonds, Sozialversicherungsorganisation, Personalentwicklungsfonds und monatliche Steuerabzüge) bewusst sein.

Darüber hinaus wird das malaysische Arbeitsrecht häufig als Bevorzugung des Arbeitnehmers angesehen, was das Risiko von Arbeitskampfklagen gegen den Arbeitgeber erhöhen kann, wenn der Arbeitgeber unwissend ist oder gegen die örtlichen Arbeitspraktiken verstößt. Kenntnis und Einhaltung der gesamten lokalen Arbeitsgesetze und -praktiken (enthalten in den Employment Act 9539, Occupational Safety and Health Act, Minimum Wages Order, Workman’s Compensation Act, Industrial Relations Act und anderen) ist eine professionelle Disziplin für sich und kann für ein Unternehmen so gut wie unmöglich sein, sich selbst zu verpflichten. Die Suche nach professioneller Beratung zu Compliance, Verträgen, Verfahren und Richtlinien, die den lokalen Gesetzen und Praktiken entsprechen, wird dem Unternehmen auf lange Sicht zugute kommen.

#8. Durchführung von Recherchen zum geistigen Eigentum & Registrierung (nur falls zutreffend)

Malaysia verfügt über einen robusten Rechtsrahmen sowie ein erschwingliches und zugängliches System für die Registrierung und den Schutz des geistigen Eigentums. Führen Sie die vorbereitenden Schritte durch, um Markenrecherchen online durchzuführen oder online nach Ihrem beabsichtigten Firmennamen zu suchen, um sicherzustellen, dass er nicht bereits von Dritten vor Ort registriert oder verwendet wird. Dieser Schritt kann Sie davor bewahren, Ihren Firmennamen oder Ihr Logo zu überdenken, zu etwas so Lähmendem wie in eine Klage wegen Verletzung geistigen Eigentums verwickelt zu sein. Ein Firmenname (auch als Handelsname oder Markenname bezeichnet) ist der Name, mit dem die Öffentlichkeit und Ihre Kunden Ihre Produkte und Dienstleistungen identifizieren. Der Name Ihres Unternehmens muss nicht mit Ihrem Firmennamen übereinstimmen.

Aktionstipp: Wenn der Markenschutz oder das Eigentum an geistigem Eigentum eine Schlüsselkomponente Ihres Unternehmens ist, wenden Sie sich frühzeitig an Anwälte für geistiges Eigentum oder eingetragene Vertreter, um die Eignung und die Kosten für die Einreichung von Marken- und Patentanmeldungen zu Beginn zu ermitteln, da der gesamte Registrierungsprozess leicht dauern kann 6 zu 12 Monate.

#9. Steuerplanung & Registrierungen

Steuerliche Auswirkungen und Compliance-Anforderungen sollten niemals ein nachträglicher Gedanke sein. In der frühen Phase der Entscheidung über die Art des zu verwendenden Geschäftsfahrzeugs sollten die unterschiedlichen Einkommensteuersätze, die zulässigen Steuerabzüge, die Verfügbarkeit von Steueranreizen, die Belastung der Steueranmeldungen und die Einhaltung der Vorschriften gebührend berücksichtigt werden, die je nachdem, ob eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eine Partnerschaft mit beschränkter Haftung, eine Partnerschaft oder ein Einzelunternehmer verwendet wird, variieren können. Die wichtigsten Arten von Steuern, mit denen die meisten Unternehmen zu kämpfen haben, sind Einkommensteuer, Quellensteuer, Immobiliengewinnsteuer, Stempelsteuer, Waren- und Dienstleistungssteuer (GST).

Nur als einfaches Beispiel kann das Verlassen der GST-Registrierung als nachträglicher Einfall zu verpassten Gelegenheiten führen, wertvolle Vorsteuergutschriften auf große Ticket-Setup-Kosten zu beanspruchen. Wenn Sie wissen, welche vorbetrieblichen und vor dem Beginn des Geschäfts anfallenden Kosten von der malaysischen Einkommensteuer steuerlich absetzbar sind, können Sie sofortige Steuerersparnisse für Ihr Unternehmen erzielen.

Aktionstipp: Konsultieren Sie einen Steuerberater, bevor größere Ausgaben anfallen.

Checkliste der Handlungsschritte (mit Zeit/Geschwindigkeit & Kostenindikatoren)

Kontakt Shawn Ho von Donovan & Ho. für alle Fragen!

Dieser Artikel wurde von Shawn Ho von Donovan & Ho, Advocates & Solicitors geschrieben und von Clarice Ch’ng von Asia Law Network bearbeitet.

Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung oder Rechtsgutachten zu einer diskutierten Angelegenheit dar und sollte daher nicht als verlässlich angesehen werden. Es sollte nicht als umfassende Erklärung des Rechts und der Praxis in diesem Bereich angesehen werden. Wenn Sie Rat oder Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an einen Anwalt in Ihrer Gerichtsbarkeit. Keine Person, die Mitglied, Partner, Aktionär oder Berater eines Bestandteils von Interstellar Group Pte. Ltd. akzeptiert oder übernimmt Verantwortung oder haftet gegenüber einer Person in Bezug auf diesen Artikel.