7 Schlüssel zur besseren Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern

7. Dezember 2020

Nikola Baldikov

Kommunikation ist enorm wichtig. Während nur wenige dies bestreiten würden, neigen wir dazu, die Kommunikation in unserem persönlichen Leben zu betonen. Unternehmen hingegen konzentrieren sich oft darauf, wie sie besser mit Kunden kommunizieren können.

Leider berücksichtigen wir selten die Konsequenzen unserer Kommunikation bei der Arbeit. Die Vernachlässigung dieser horizontalen und vertikalen Kommunikationslinien am Arbeitsplatz kann jedoch dramatische Auswirkungen haben. Schlechte Kommunikation kann sich auf alles auswirken, von der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern bis hin zur Entscheidungsfindung, der Umsetzung von Managementphilosophien und -strategien, der Effizienz, mit der Dinge erledigt werden, und dem allgemeinen Geschäftserfolg.

Warum gute interne Kommunikation wichtig ist

Gute interne Kommunikation wird immer schwieriger, zumal immer mehr Teams virtuell arbeiten. Aber genau deshalb ist es wichtiger denn je.

Produktivität

Bis zu 28 Stunden pro Woche werden damit verbracht, E-Mails zu schreiben, nach Informationen zu suchen und intern zusammenzuarbeiten. Effektive Kommunikationskanäle verhindern nicht nur, dass Ihre Wissensarbeiter fast die gesamte Arbeitswoche damit verschwenden, sich im Kreis zu drehen, sondern helfen Ihnen auch dabei, das Engagement und die Moral der Mitarbeiter nicht zu beeinträchtigen.

Flexibilität

Remote-Arbeit ist hier. Während die COVID-19-Pandemie diesen Übergang beschleunigt hat, fordern die Beschäftigten zunehmend flexiblere Arbeitsbedingungen. Geschäftsspezifische Technologien wie Instant Messaging-Apps, Videokonferenztools und Software für virtuelle Zusammenarbeit sorgen für Agilität am Arbeitsplatz, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

Teamkultur

Die interne Kommunikation ist oft das Hauptopfer der Remote-Arbeit. In der Tat zitieren Remote-Mitarbeiter Einsamkeit und Trennung als die größten Nachteile der Arbeit von zu Hause aus. Eine effektive interne Kommunikationsstrategie hilft Ihnen, eine ausgelastete Belegschaft zu vermeiden und ebnet den Weg für eine echte Teamkultur, die die Leistung fördert.

Bessere Kommunikation bei der Arbeit

Gesunde Kommunikation kann nur durch Proaktivität Wurzeln schlagen. Zum Glück bist du deshalb hier! Mit diesen einfachen Schritten können Sie beginnen, eine Kultur der echten Verbindung und Zusammenarbeit zu fördern. Besser noch, sie sind in praktisch jeder Arbeitsumgebung erreichbar.

1. Setzen Sie klare Kommunikationskanäle ein

Die Kommunikation am Arbeitsplatz kann unter der einfachen Tatsache leiden, dass die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie kommunizieren sollen. Wenn die Machtstruktur nicht eindeutig ist, ist möglicherweise nicht klar, wer an wen berichtet. In anderen Fällen wissen die Mitarbeiter möglicherweise nicht, wo sie Informationen finden können. Und wenn Sie nicht über robuste Kanäle verfügen, um verschiedene Informationsflüsse zu verarbeiten, kann die Kommunikation zum Stillstand kommen.

Eine gute Kommunikationsstrategie sollte all dies berücksichtigen. Jedes Team, unabhängig von seiner Größe, Funktionalität oder Formalität, muss eine klar definierte Hackordnung haben, wobei jeder Mitarbeiter weiß, wo er hinpasst. Dies hilft, Probleme schneller zu lösen und erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit.

Implementieren Sie ein durchsuchbares Unternehmens-Wiki mit einem designierten Wissensmanager. Dies reduziert die Anzahl unnötiger Fragen und Verfolgungsjagden nach Informationen, die Arbeitsabläufe stören.

Schließlich sollten Sie ein Teamkommunikationstool wie Brosix in Betracht ziehen. Brosix ist eine All-in-One-Instant-Messaging-Software für Unternehmen und bietet umfangreiche Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen, darunter Einzel- und Gruppenchat, Sprach- und Videoanrufe, eine Reihe von Tools für die Zusammenarbeit und robuste Verwaltungssteuerungsfunktionen. Es wurde entwickelt, um eine bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu fördern.

2. Respektieren Sie die Kommunikationspräferenzen anderer

Im Büro gibt es eine Vielzahl bevorzugter Kommunikationsmethoden. Schließlich arbeiten nicht nur verschiedene Generationen unter einem Unternehmensdach zusammen, sondern auch mehrere Kommunikationsmittel.

Wenn es einen Mitarbeiter gibt, der nie auf E-Mails antwortet, hören Sie auf, ihnen eine E-Mail zu senden. Wenn das IT-Team lieber per Chat erreichbar ist, senden Sie eine Sofortnachricht, anstatt sich zu fragen, warum sie nicht abholen.

Wenn Sie ein Firmen-Intranet oder HR-Portal mit Mitarbeiterprofilen haben, lassen Sie die Teammitglieder ihre bevorzugten Kommunikationsmethoden und -tools angeben. Lernen Sie die individuellen Vorlieben Ihrer Mitarbeiter kennen und finden Sie sie dort.

3. Untersuchen Sie, wie Sie kommunizieren

Manchmal ist ineffektive Kommunikation überhaupt nicht auf die andere Partei zurückzuführen. Du bist es. Sprechen Sie im Firmenjargon oder öffnen Sie sich zu sehr persönlich, und Mitarbeiter können sich abschalten oder ganz vor Ihnen zurückschrecken. Packen Sie Ihre Sofortnachrichten und E-Mails mit Emojis und Kollegen nehmen Sie möglicherweise nicht ernst. Ist Ihre Sprache für Besprechungen oder Gespräche mit Vorgesetzten geeignet?

Achten Sie außerdem auf nonverbale Hinweise wie mangelnden Augenkontakt oder schlechte Körpersprache, die dazu führen können, dass andere Sie ignorieren oder ausnutzen.

Wie Sie kommunizieren, spiegelt Ihre Professionalität wider. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Botschaft zu vermitteln, untersuchen Sie Ihren eigenen Kommunikationsstil und Ihre eigenen Vorlieben. Wenn Sie besser verstehen, wie Sie kommunizieren, können Sie Schwachstellen beheben und sich und Ihre Botschaft effektiver durchsetzen.

4. Halten Sie die schriftliche Kommunikation einfach und direkt

Halten Sie die schriftliche Kommunikation kurz und bündig. Es gibt nicht genug Zeit am Tag, um durch Absätze lange E-Mails zu graben. Zu komplexe Erklärungen und Empfehlungen von Anfang an können verwirren. Gehen Sie stattdessen davon aus, dass der Empfänger entweder alles direkt versteht oder mit seinen eigenen Fragen antwortet. Vermeiden Sie auch Akronyme und übermäßig technischen Jargon, da sie den Prozess verlangsamen. Wenn Sie tief ins Detail gehen müssen, verwenden Sie Unterüberschriften, Aufzählungszeichen und fette Schriftarten, um wichtige Erkenntnisse hervorzuheben.

5. Bauen Sie sinnvolle, berufliche Beziehungen auf

Wege zu finden, auf einer persönlicheren Ebene zu interagieren, öffnet die Tür für eine sinnvolle Kommunikation. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um Ihre Mitarbeiter kennenzulernen. Immerhin verbringst du schon den größten Teil der Woche mit diesen Leuten!

Einfache Teambuilding-Aktivitäten können helfen und müssen nicht rigoros geplant werden. Das Teilen von Fotos, das Festlegen eines Kanals für ungezwungene Gespräche, ein virtueller Kaffee oder das Spielen virtueller Quizspiele können auf Kanälen ausgeführt werden, die Sie wahrscheinlich bereits verwenden, z. B. Instant Messaging, Gruppenchats und Videoanrufe.

Auf diese Weise können Mitarbeiter persönliche Erfahrungen austauschen und berufliche Beziehungen aufbauen, die auf Vertrauen und gegenseitigem Respekt beruhen. Es ermöglicht den Mitarbeitern sogar, eine aufrichtige Kameradschaft mit Teamleitern und Vorgesetzten aufzubauen und den Workflow Ihres Unternehmens zu glätten.

6. Hören Sie aufmerksam zu

Von all den verräterischen Anzeichen, dass die Kommunikation besser sein könnte, fliegt das Zuhören unter dem Radar. Das liegt daran, dass die meisten von uns eigentlich schlechte Zuhörer sind, aber wir wissen es nicht einmal. Multitasking, während jemand mit Ihnen spricht, bereits Ihre Antwort plant oder unterbricht, sind alles Anzeichen dafür, dass Ihre Hörfähigkeiten etwas Arbeit gebrauchen könnten.

Wenn jemand mit dir spricht, gib deine volle Aufmerksamkeit. Machen Sie sich Notizen und notieren Sie sich schnell Ein- oder Zwei-Wort-Erinnerungen. Warten Sie, bis sie fertig sind, und stellen Sie dann Fragen, um ihre Punkte zu bestätigen. Das Üben des einfühlsamen Zuhörens kann den Effekt haben, dass Ihre Mitarbeiter ermutigt werden, auch ihr eigenes Zuhören zu verbessern.

7. Konstruktiv kritisieren

Niemand genießt es, auf seine Fehler hingewiesen zu werden. Wenn Sie also ein schwieriges Gespräch führen müssen, halten Sie es konstruktiv. Jemanden in Verlegenheit zu bringen oder ihn zu erniedrigen, führt nicht zu einem besseren Ergebnis. Geben Sie konkrete Ratschläge oder Tipps zur Verbesserung. Berücksichtigen Sie regelmäßiges Feedback, das positive Verstärkung enthält. Wenn die Mitarbeiter bei leistungsbezogenen Themen konsequent auf dem Laufenden gehalten werden, sind Feedback und Kritik weniger einschüchternd.

Vorteile einer effektiven Kommunikation bei der Arbeit

Durch eine einfach bessere Kommunikation können Unternehmen viele spezifische Vorteile erzielen. Dies sind einige der greifbarsten Vorteile nach den Gedanken führender Fachleute zur Kommunikation.

• Echtzeit-Informations- und Wissensaustausch
• Projekt- und Aufgabenverfolgung
• Koordination von Zeitplänen und Verantwortlichkeiten
• Informationssicherheit

Diesen Rat nehmen wir uns bei Brosix zu Herzen. Kommunikation ist schließlich die Essenz unseres Geschäfts. Wir sind bestrebt, Mitarbeitern und Teams durch unsere Echtzeit-Messaging- und Collaboration-Tools, erweiterten Verwaltungssteuerungsoptionen und erstklassige Sicherheit dabei zu helfen, besser zu kommunizieren. Testen Sie Brosix noch heute und entdecken Sie, wie es Ihrem Unternehmen helfen kann.

Nikola Baldikov

Nikola Baldikov ist Digital Marketing Manager bei Brosix und spezialisiert auf SAAS-Marketing, SEO und Outreach-Strategien. Neben seiner Leidenschaft für digitales Marketing ist er ein begeisterter Fußballfan und ich liebe es zu tanzen. Verbinde dich mit ihm auf LinkedIn oder Twitter unter @baldikovn