Galleri: 12 Tip til bedre telefonmøder
så mange medarbejdere i dag favoriserer e-mail over telefon til enhver arbejdsrelateret kommunikation. Hvorfor? Nogle foretrækker simpelthen bekvemmeligheden ved elektronisk besked; for andre er det et spørgsmål om tidsstyring (at skrive en besked og klikke på ‘send’ tager ofte mindre tid end at ringe til en person og have en samtale); og så er der dem, der ikke kan lide lyden af deres egen stemme.
men som det viser sig, er den første skyldige en frygt for at tale, som inkluderer generthed, nervøsitet og angst, siger Darlene Price, præsident for godt sagt, Inc. forfatter til godt sagt! Præsentationer og samtaler, der får resultater (AMACOM).
“frygt, usikkerhed og tvivl om, hvad man skal sige, og hvordan man siger det forhindrer mange potentielle opkaldere i at smile og ringe,” siger hun. “I modsætning til SMS eller e-mail, hvor du har den luksus at redigere og bevise dine ord, er det at tale over telefonen live i realtid. Når du har sagt noget, er der ingen at tage det tilbage. Hvad mere er, du kan ikke engang se de mennesker, som du taler til, eller måle deres reaktioner på din besked. Uanset om du frygter at snuble over dine ord, glemme dine nøglepunkter eller sige den forkerte ting, kan det være skræmmende at tale over telefonen.”
men det er stadig nødvendigt i de fleste arbejdsområder-og medarbejderne skal vide, hvordan de skal tale med indflydelse på telefonen.
“hvis du er en erhvervsprofessionel, er dette bydende nødvendigt af flere grunde,” siger Price. “Hvis du ikke allerede præsenterer regelmæssigt over telefonen, er der en god chance for, at du til sidst bliver nødt til det, når du stiger gennem rækkerne. Også flere og flere jobsamtaler og forretningsmøder gennemføres telefonisk, fordi det er lettere, hurtigere og billigere for alle involverede.”
en anden grund: Du får aldrig en ny chance for at gøre et godt førsteindtryk. Et telefonopkald er ofte det første møde mellem to personer, især i jobsamtaler og salg. “De første 10 til 15 sekunder af det telefonopkald kan gøre eller bryde dine chancer for at få det resultat, du ønsker,” siger hun. “Uanset hvor smart, erfaren eller veluddannet du måtte være, danner opkaldere kritiske meninger, der primært er baseret på kombinationen af dine ord og stemmetone: hvad du siger, og hvordan du siger det. Fordi de ikke kan se dig over telefonen, formidler virkningen af din stemme kernen i din besked og skaber et varigt indtryk med dem.”
endelig—og måske vigtigst—at tale med indflydelse over telefonen fører ofte til karriereudvikling, siger hun. “Ralph Emerson sagde, at tale er magt.’Med din tale er du i stand til at påvirke andre til det gode, hvad enten det er at ansætte dig, finansiere dit projekt, købe dit produkt, vedtage dit forslag, godkende dit budget eller støtte din sag.”Disse muligheder for at tale med magt sker mere og mere over telefonen. Medmindre du taler med indflydelse, vil andre ikke vide den værdi, du bringer til bordet.
I Billeder: 12 Tips til bedre telefonmøder
pris siger, at i erhvervslivet er den mest almindelige fejl, når man taler i telefon, relateret til stemmetone. “En stemmetone, der er monoton, uhøflig, distraheret eller uprofessionel på nogen måde, sender en øjeblikkelig negativ besked. Over telefonen formidler din stemme-mere end noget andet element-din følelsesmæssige holdning til den, der ringer op, så det er kritisk vigtigt at sende den rigtige besked gennem din stemme.”
Multitasking er en anden almindelig fejl, siger hun. “Da lyttere ikke kan se dig, er det fristende at skjult indhente andre opgaver, mens de forsøger at fortsætte et telefonmøde. Ikke kun vil du sandsynligvis gå glip af kritiske punkter i samtalen, lytterne kan høre akavede pauser og en distraktionstone i din stemme.”
en anden stor blunder: brugen af diskrediterende tale. For eksempel, den gentagne brug af fyldstof ord og sætninger, herunder “um,” “uh,” “er,” “ligesom,” “slags,” “du kender.”Andre vaner, der bringer taleklarheden og troværdigheden i fare, taler for hurtigt, taler for meget, Afbryder, undlader at lytte opmærksomt og ikke forbereder sig ordentligt på opkaldet.
men den gode nyhed er, at det kun tager et par enkle teknikker at gøre et potentielt dårligt telefonopkald til et produktivt møde med håndgribelige resultater og målbare resultater. Her er 12 tips til optimering af møder over telefonen:
forbered dig på mødet og Øv dine indledende bemærkninger. På forhånd skal du sætte en klar dagsorden og distribuere den til deltagerne, foreslår prisen. “Inkluder målet, deltagernavne, placering, start-og sluttider, listen over emner, der skal dækkes, og ønskede resultater eller handlinger. For at sikre en selvsikker entusiastisk start på mødet skal du øve højt stemmetonen og indholdet af din åbning.”
Tildel en leder. Hvert møde har brug for en leder, siger hun. “Hvis du ikke er leder af opkaldet, skal du sørge for at tildele opgaven til en kvalificeret kandidat.”Lederen åbner opkaldet til tiden, styrer emner og tid, Letter diskussion, felter&a, gennemgår næste trin og lukker til tiden.
brug en klar, behagelig tone med masser af lydstyrke og god opsigelse. Når du taler i telefon, er din stemme det primære kommunikationsmiddel. Derfor er det kritisk vigtigt at tale højt nok til at blive hørt og på en venlig engagerende måde, siger Price. “For at evaluere din stemme skal du prøve at optage din side af en telefonsamtale. Lyt derefter til optagelsen. Lyder du glad eller irriteret? Entusiastisk eller keder sig? Hjælpsom eller utålmodig? Selvsikker eller sky? Mumler du eller taler tydeligt?”
angiv det specifikke formål med telefonmødet. Efter hilsen og velkomst skal du straks angive årsagen til opkaldet, målene og en kort forhåndsvisning af de punkter, der skal dækkes. Det giver fokus og retning. Det viser også, at du er forberedt, ansvarlig, og forpligtet til et vellykket møde, der giver resultater, hun siger.
Brug godt kropssprog. Pris forklarer, at selvom lyttere ikke kan se dig fysisk, kan de høre den tillid, der er skabt gennem god kropsholdning. “Sæt dig lige op, som om du faktisk var i mødet ansigt til ansigt. Prøv også at stå op, når du taler for at projicere en endnu mere kommanderende selvsikker stemmetone. Gestus som du ville i samtale og forestil dig, at du får øjenkontakt med opkaldene. Og husk at smile—lytteren kan faktisk høre grinet i din stemme.”
Lyt aktivt og undgå at afbryde. Angiv din opmærksomhed ved at bruge “verbale nikker,” som inkluderer sætninger som “det er interessant,” “Åh, virkelig,” “Uh-huh,” “godt,” “jeg ser,” “vær venlig at fortsætte,” “Ja, jeg forstår,” og “kan du venligst sige mere om…”Tag noter og hold styr på, hvem der siger hvad, Pris antyder. “Vær tålmodig med andre talere og ikke butt-in eller springe til konklusioner. Lav derefter reflekterende udsagn og still spørgsmål for at verificere og afklare, hvad du hører.”
sørg for et roligt miljø og undgå multitasking. For at optimere koncentrationen og minimere forstyrrelser skal du lukke døren (hvis du har et kontor) eller arrangere at mødes et roligt sted uden baggrundsstøj. Sluk eller lydløs alle elektroniske enheder, der kan lyde. “Giv dine opkaldere den fulde opmærksomhed, du ville, hvis du var ansigt til ansigt med dem.”
undgå højttalertelefoner, når det er muligt. Ideelt set skal du tale direkte ind i telefonmodtageren eller bruge et headset af høj kvalitet, siger Price. Undgå at holde modtageren mellem øret og skulderen. Dette giver normalt en dæmpet lyd og stammer din hals. Hvis det er absolut nødvendigt at bruge en højttalertelefon, skal du sørge for at placere den så tæt som muligt på højttaleren(E) og opfordre alle til at tale op, så de, der ringer op, kan høre alle kommentarer. “Hovedpunktet er at sikre god lydkvalitet. En dårligt placeret modtager, for meget afstand fra højttalertelefonen eller en dårlig forbindelse kan ødelægge et opkald. I starten af opkaldet skal du bekræfte med lyttere, at du har en god forbindelse, og at alle kan høre tydeligt.”
hvis du skal placere nogen på vent, skal du bede om tilladelse og forklare årsagen. “Det er uhøfligt at placere nogen på hold brat uden at fortælle dem Hvorfor,” siger hun. “Lad aldrig nogen holde i mere end 15 eller 20 sekunder uden at tilbyde at ringe dem tilbage.”
Vælg dine ord omhyggeligt. Når du taler over telefonen i stedet for personligt, har ord i sig selv en større indflydelse, fordi lytteren ikke har dine ikke-verbale signaler til at give mening. Derfor er det især vigtigt at forberede og øve dine talepunkter på forhånd, siger Price. “Undgå også tvetydighed, slang, slurv og jargon. Hold dit sprog og din tone positiv, indbydende og optimistisk.”
Identificer dig selv, før du taler, og instruer andre om at gøre det samme. “Undgå at gætte spil,” siger hun. “Antag ikke, at alle vil genkende din stemme. Identificer dig selv hver gang du taler—eller i det mindste de første tre eller fire gange, indtil din stemme er etableret og let genkendt.”Ligeledes opfordre alle opkaldere til at identificere sig selv. Hvis nogen taler uden at identificere sig selv, skal du gentage punktet ved at spørge: “Hvem er taleren venligst?”
direkte spørgsmål og kommentarer til andre ved navn. Når du er ansigt til ansigt, kan du bruge dine øjne og kropssprog til at cue en bestemt person til at svare på dit spørgsmål eller kommentar, siger Price. Men når du er på et konferenceopkald, skal du henvende dig til personen ved navn. “Hvis du vil have et svar på det sidste, du har sagt, skal du undgå at spørge:” Er der nogen kommentarer?’Bed i stedet visse personer om at reagere i rækkefølge: ‘Jeff og Alice, jeg ved, at du har stor erfaring på dette område. Jeff, lad os starte med dine ideer.'”
fra en virksomheds perspektiv er de primære konsekvenser af et ‘dårligt’ telefonmøde et tab af tid, penge og produktivitet, konkluderer Price. Fra et individuelt perspektiv, hvis du tilfældigvis er vært for et’ dårligt ‘ telefonmøde, kan dit omdømme som leder og manager blive bragt i fare. “Hver medarbejder har et ansvar for at være en god forvalter af deres arbejdsgivers tid og penge—det begynder med planlægning og gennemførelse af møder, der giver målbare resultater for dine kolleger og virksomheden.”
i Billeder: 12 Tips til bedre telefonmøder
Følg mig på kvidre, Forbes og Google+.