Sådan skriver du en god påmindelses-e-mail eller SMS [Ultimate Guide med skabeloner]

et af de vigtigste aspekter ved at drive en virksomhed er at sikre, at du følger op med dine kunder. Ting glider ofte gennem revnerne i hverdagen, og nogle gange glemmer folk ting, de har reserveret, eller møder, de skal deltage i. Derfor er det så vigtigt at sende en blid påmindelses-e-mail til kunderne.

påmindelses-e-mails og påmindelses-SMS-beskeder er gode, når det kommer til at sikre, at de ikke glemmer deres kommende aftaler eller deadlines. En påmindelses-e-mail hjælper dig med at få flere mennesker i døren til dit salg, mens en påmindelses-SMS kan være mere praktisk for nogle mennesker, der ikke kontrollerer deres e-mails regelmæssigt. Det er også vigtigt, at du ved, hvilken der ville fungere bedre for din virksomhed.

så her kommer nogle tip til, hvordan du sender en påmindelses-e-mail eller påmindelses-SMS-beskeder, der faktisk fungerer. Vi dækker også, hvorfor de er nødvendige for enhver virksomhed, og hvilken der er bedre – en e-mail-påmindelse eller en SMS.

vi dækker…

hvad er fordelene ved at bruge en påmindelses-e-mail eller SMS-besked?

hvilket er bedre, påmindelse e-mails eller påmindelse SMS-beskeder?

Hvornår skal du sende en påmindelse email?

Hvornår skal du sende en sms-påmindelse?

Hvordan skriver du en stor påmindelse email?

Hvordan skriver du en stor påmindelse via tekst?

hvad er fordelene ved at bruge en påmindelses-e-mail eller SMS-besked?

der er masser af fordele ved at sende kunder blide påmindelse e-mails eller påmindelse SMS-beskeder. Vigtigst er det, at sådanne meddelelser sikrer, at modtageren ved, hvornår deres aftaler er.

påmindelser gør det ikke kun lettere for folk at administrere deres kalendere, men det sparer også tid og penge.

her er et par af fordelene ved en god påmindelse email:

færre udeblivelser

når folk bliver mindet om deres aftaler, er de mindre tilbøjelige til at glemme at dukke op. Det betyder, at du har færre spildte timer og kan planlægge din dag bedre. Udeblivelser skader virksomheder på mange måder: de kan koste en masse penge, loyale kunder, der sidder fast på lange ventelister, og endda forårsage skade på din virksomheds omdømme.

mere effektive møder

påmindelsesmeddelelser hjælper ved at gøre det lettere for modtageren at forberede sig på deres udnævnelse på forhånd. Påmindelser behøver ikke bare at være for klienter – de kan også være nyttige internt i en kontorindstilling og kan skubbe Personale og kunder til at forberede sig på deres dage.

forbedret kundeservice

en påmindelses-e-mail hjælper også med at opnå fremragende kundeservice. At være proaktiv med påmindelser kan føre til, at flere kunder vælger din virksomhed frem for en konkurrents.

hyppige påmindelser til personalet sikrer, at de holder styr på deres opgaver og tidsboks nok tid til at glæde kunderne. Dette kan omfatte kundesuccesopkald, salgsopfølgninger osv. og resulterer i sundere rørledninger og mere tilfredse kunder.

de hjælper dig med at holde orden

Påmindelser hjælper også alle med at holde orden. De er en glimrende måde at minde folk, når de har brug for at gå til deres læge aftaler eller til frisører eller tage hunden til dyrlægen. En blid påmindelses-e-mail kan gå langt for at sikre, at folk ved, hvad der kommer.

hvilket er bedre; påmindelse e-mails eller påmindelse SMS-beskeder?

både påmindelse e-mails og tekster er stor for virksomheder. Om den ene er mere effektiv end den anden afhænger af, hvem du sender beskeden til.

for eksempel kan det afhænge af længden eller detaljeringen af en påmindelse – længere meddelelser er meget lettere at sende via e-mail. Du ønsker måske at tilføje forskellige styling eller branding til meddelelsen. Eller, meddelelsens tidsfølsomhed kan også være en faktor – folk har en tendens til at være meget mere tilbøjelige til at kontrollere deres SMS-beskeder end e-mails.

uanset hvad er påmindelses-e-mails og påmindelses-SMS-beskeder begge effektive værktøjer til brug i din klientkommunikation. I sidste ende skal du eksperimentere med, hvad der er bedst for din virksomhed og kundekreds, men hvis du er usikker, hvorfor ikke gå med begge? Det fordobler chancerne for, at dine meddelelser ses, og giver kunderne rigelig tid til at kontakte dig, hvis de har brug for det.

Hvornår skal du sende en påmindelse email?

du kan enten sende en påmindelses-e-mail før en kommende aftale eller efter en ubesvaret.

påmindelser sendt før en persons aftale kan sendes et par timer, dage eller endda uger i forvejen. Det handler om at finde den rette balance. Det er vores erfaring, at nudging af kunder i god tid kombineret med at give et par timers varsel fungerer bedst. På denne måde kan de planlægge deres uger fremover og også blive mindet om deres kommende engagement til tiden for at gøre det.

disse typer påmindelser hjælper med at forhindre udeblivelser og sikrer, at kunderne har mulighed for at annullere eller omarrangere deres aftale, hvis de har brug for det. Dette giver dig også, som virksomhedsejer, chancen for at udfylde et potentielt ledigt sted.

til sammenligning skal påmindelses-e-mails, der sendes, når nogen går glip af en deadline eller aftale, sendes så hurtigt som muligt. Dette kan hjælpe din virksomhed med at spille catchup, gendanne potentiel mistet forretning og skubbe kunder til at ombooke deres aftale.

Hvornår skal du sende en sms-påmindelse?

en sms-påmindelse sendes via telefon tekstbeskeder i stedet for e-mails, breve eller opkald.

påmindelsen sendes til personens telefon og er ideel til folk, der måske ikke har let adgang til en e-mail-adresse eller bedre til at læse korte tekstbeskeder. De fungerer effektivt på samme måde som e-mail-påmindelser dog.

du skal vælge at sende SMS-påmindelser, når du ikke behøver at komme over for meget information, bruge meget tilpasset styling eller inkludere mere end et link til hjemmesiden. Når en dato og tid er nok, vil SMS-påmindelser gøre jobbet perfekt.

heldigvis giver nogle programmer dig også mulighed for at sende fritekstpåmindelser til kunder. Generelt har SMS-beskeder en højere åben sats, så hvis du finder en påmindelsesplatform, der tilbyder den gratis, så har du en vinder!

Klik her for din gratis SMS påmindelse skabeloner!

Hvordan skriver du en blid påmindelse email?

når det kommer til en påmindelses-e-mail, er det meget vigtigt at tage tonen til efterretning. Resten skal være blid nok, men også virkningsfuld. Kunder ønsker ikke at læse gennem hjul og ruller med tekst, men de har også brug for at vide nøjagtigt, hvad deres muligheder er.

du vil ikke sende en påmindelses-e-mail, der er for hård, eller som kommer ud som bossy. Din besked skal være venlig, men informativ for at skabe det bedste resultat og gavne både dig og dine kunder.

så her er et par ting for at sikre, at dine påmindelses-e-mails er så gode som de kan være:

brug en app til at sende e-mail-påmindelser

der er masser af forskellige aftaleplanlægningsplatforme tilgængelige på markedet i dag, og platforme (som 10to8) kan være livreddere, når det kommer til at sende aftalepåmindelser.

afsendelse af en påmindelses-e-mail uden en app kan være en reel smerte, fordi du bliver nødt til manuelt at indtaste alle oplysninger om aftalen.

Aftaleplanlægningsplatforme har på den anden side automatiseret påmindelses-e-mail-funktionalitet og gør det nemt for folk uden meget teknisk viden at sende påmindelser. Plus de er også meget brugervenlige og kræver ikke for meget tid til at konfigurere.

så hvis du leder efter påmindelses-e-mails, der er problemfri og nemme at bruge, så kig ikke længere end en aftaleplanlægningsplatform som 10to8.

vælg din emnelinje klogt

når du er konfigureret med dit påmindelsesplanlægningsprogram, er det tid til at finde ud af, hvordan du sender en påmindelses-e-mail. Du skal også overveje at tilpasse dem.

en af de vigtigste ting, du skal gøre, er at vælge din e-mail-emnelinje. Dette hjælper dine e-mails med at skille sig ud i folks indbakker og sikre, at de er mere tilbøjelige til at åbne dem. Det kan være vanskeligt at vælge den rigtige emnelinje til din påmindelses-e-mail, men husk, at emnelinjen altid skal være kortfattet og til det punkt.

vær god

mens du helt sikkert vil komme til punktet i din besked, Vil du ikke bare springe lige ind med ‘din aftale er i morgen’. Husk, at du taler til en anden person, så det er vigtigt at behandle dem som sådan.

hvis du vil sikre dig, at dine påmindelses-e-mails er effektive, er en af de bedste ting at gøre være rart. Tænk på, hvordan din påmindelse kommer på tværs i folks indbakker. Du vil virke venlig og venlig, ikke?

nogle hurtige måder at opnå dette på:

• Hils modtageren; De fleste automatiserede løsninger giver dig mulighed for at tilpasse teksten med kundens fornavn, så brug denne mulighed, hvis du kan.
• Tilføj en dejlig kommentar: “ser frem til at møde dig!”eller bare” Hav en dejlig dag!”kan tilføje en smule pleje til selv en kort påmindelse.
• Underskriv meddelelsen; ideelt set skal du tilføje navnet på det personale, der leverer tjenesten som underskrift til meddelelsen som et menneskeligt præg.

sig hvad du har brug for at sige (ikke mere, ikke mindre)

har du nogensinde modtaget en e-mail, der bare ramlede videre med tons tekst, og du endte med at slette den udelukkende fordi du ikke kunne gider at læse? Også mig!

det er ikke hvad du vil, er det?

du ønsker, at din påmindelsesmeddelelse skal være kortfattet og ligetil. Det kan virke som om du har brug for meget mere indhold til påmindelses-e-mails, men det gør du ikke.

at holde dem korte og søde vil ikke kun gøre det lettere at læse igennem, men også sikre, at budskabet kommer over, hvad der skal siges uden forvirring.

så det er normalt nok at sige, hvad du har brug for at sige, ikke mere eller mindre.

Inkluder en opfordring til handling

inklusive en opfordring til handling, da dette vil gå langt frem og gøre dine meddelelser mere effektive.

hvis du sender e-mails til noget som en kommende aftale, er en af de bedste ting, du kan gøre, at bede folk om at svare.

dette tjener et par formål: for det første bekræfter det, at dine kunder har modtaget påmindelsen, og for det andet fortæller det dig, om de stadig er i stand til at deltage. Det giver dem en chance for at omlægge, hvis de ikke kan aftale deres aftale, og giver også klienter en måde at komme i kontakt med dig, opbygge dit brand og øge kundebevidstheden.

det er også værd at inkludere et par forskellige muligheder, som kunderne kunne tage inden for denne CTA. Du kan f.eks. invitere dem til at svare på meddelelsen, hvis de deltager i mødet, eller give dem mulighed for også at omarrangere eller annullere.

Klik her for nogle gratis e-mail-påmindelsesskabeloner.

Brug god grammatik

en af de mest almindelige fejl, folk laver, når de skriver en påmindelses-e-mail, er at se bort fra god grammatik.

det ser måske ikke ud som noget, du har brug for at tænke på – det er trods alt ikke et skoleopgave – men vil du virkelig have, at dine forretnings-e-mails skal komme på tværs som sjusket og uprofessionelt? Det er ikke en stor refleksion over dit brand.

desuden kan dårligt formulerede påmindelser komme på tværs som scammy og mistænkelige, og folk kan ende med at markere dem som spam, hvilket vil skade dine leveringshastigheder.

Hvordan sender du en professionel påmindelse via tekst?

hvad med påmindelser, der sendes via SMS? Mens mange af de samme tip, som vi nævnte, gælder, er der et par forskelle, som du skal huske.

Sådan sender du en professionel, men blid påmindelse via tekst.

husk karaktertælling

en af forskellene mellem påmindelses-e-mails og påmindelses-SMS-beskeder er, at en SMS typisk er begrænset til 160 tegn. Som sådan vil du være meget kortfattet, når det kommer til, hvad din påmindelsesmeddelelse siger.

brug ikke for mange store bogstaver

for mange hovedstæder i en SMS kan virke shouty og uhøflig – eller endda spammy. Hold hovedstæderne på et minimum, og brug dem kun til at understrege vigtige punkter, hvis overhovedet.

Keep it simple

nogle gange kan påmindelsesmeddelelser være lidt for ordrige og lange, men du vil gerne holde dem korte og søde med en SMS. Opdel også påmindelsesmeddelelser i afsnit for at gøre det lettere for læseren at skumme, hvis du skal bruge lange.

gå ikke emoji overbord

det kan være alt for fristende at afslutte en tekst med en flok smiley ansigter, men modstå trangen, når du sender en påmindelse SMS. Emojis kan få beskeden til at virke lidt overvenlig og uprofessionel. For ikke at nævne, at de muligvis ikke vises på samme måde på alle enheder.

brug niceties

selvom du går for kort og sød, er det stadig vigtigt at bruge niceties i en SMS-påmindelse. Brug for eksempel ord som ‘tak’ og ‘tak’. Husk også at sige ‘hej’, brug modtagerens navn og log af fra dit brand.

samlet set…

afsendelse af påmindelser er en fantastisk måde at holde kontakten med dine kunder uden at være for nøjeregnende, yde fremragende kundeservice ved at være proaktiv og redde din virksomhed fra dyre udeblivelser. Påmindelser holder folk på sporet og hjælper med at forhindre kalenderuheld.

vi håber, at denne artikel har hjulpet med at besvare mange af de spørgsmål, du har om, hvordan du sender en påmindelses-e-mail. Nu er det tid til at få test og se, hvad påmindelse besked strategi virker for din virksomhed.