Galerie: 12 tipů na lepší telefonické schůzky
tolik zaměstnanců dnes upřednostňuje e-mail po telefonu pro jakoukoli komunikaci související s prací. Proč? Někteří prostě dávají přednost pohodlí elektronických zpráv; pro ostatní je to otázka řízení času (psaní zprávy a kliknutí na „Odeslat“ často trvá méně času než volání osoby a konverzace); a pak jsou tu ti, kteří nemají rádi zvuk svého vlastního hlasu.
ale jak se ukázalo, viníkem číslo jedna je strach z mluvení, který zahrnuje plachost, nervozitu a úzkost, říká Darlene Price, prezidentka společnosti Well Said, Inc. a autor dobře řekl! Prezentace a konverzace, které získají výsledky (AMACOM).
„strach, nejistota a pochybnosti o tom, co říci a jak říci, brání mnoha rádoby volajícím v úsměvu a vytáčení,“ říká. „Na rozdíl od textových zpráv nebo e-mailů, kde máte luxus editace a kontroly vašich slov, mluvení po telefonu je živé v reálném čase. Jakmile něco řekneš, už to nebude možné vzít zpátky. A co víc, nemůžete ani vidět lidi, se kterými mluvíte, ani odhadnout jejich reakce na vaši zprávu. Ať už se bojíte zakopnout o svá slova, zapomenout na své klíčové body, nebo říkat špatnou věc, mluvit po telefonu může být děsivé.“
ale je to stále nutné ve většině linií práce-a zaměstnanci potřebují vědět, jak mluvit s dopadem na telefonu.
„pokud jste obchodní profesionál, je to nezbytné z několika důvodů,“ říká Price. „Pokud nejste již prezentuje pravidelně po telefonu, je tu dobrá šance, že budete nakonec muset, jak budete stoupat v řadách. Také stále více pracovních pohovorů a obchodních jednání probíhá telefonicky, protože je to jednodušší, rychlejší a levnější pro všechny zúčastněné.“
další důvod: nikdy nedostanete druhou šanci udělat skvělý první dojem. Telefonní hovor je často prvním setkáním mezi dvěma lidmi, zejména při pracovních pohovorech a prodeji. „Prvních 10 až 15 sekund tohoto telefonního hovoru může způsobit nebo narušit vaše šance na dosažení požadovaného výsledku,“ říká. „Bez ohledu na to, jak inteligentní, zkušení nebo vzdělaní můžete být, volající vytvářejí kritické názory založené především na kombinaci vašich slov a hlasového tónu: co říkáte a jak to říkáte. Protože vás nemohou vidět po telefonu, dopad vašeho hlasu vyjadřuje jádro vaší zprávy a vytváří s nimi trvalý dojem.“
konečně-a možná nejdůležitější-mluvení s dopadem po telefonu často vede k kariérnímu postupu, říká. „Ralph Waldo Emerson řekl, že řeč je síla. Svým projevem jste schopni ovlivňovat ostatní k dobru, ať už vás zaměstnat, financovat váš projekt, koupit váš produkt, přijmout váš návrh, schválit váš rozpočet nebo podpořit vaši věc.“Tyto příležitosti mluvit s mocí se stále více dějí po telefonu. Pokud nebudete mluvit s dopadem, ostatní nebudou znát hodnotu, kterou přinesete ke stolu.
V Obrázcích: 12 tipů pro lepší telefonní schůzky
Cena říká, že v podnikání se nejčastější chyba při telefonování týká hlasového tónu. „Tón hlasu, který je monotónní, nezdvořilý, rozptýlený nebo neprofesionální jakýmkoli způsobem, vysílá okamžitou negativní zprávu. Po telefonu váš hlas—více než kterýkoli jiný prvek-vyjadřuje váš emocionální postoj k volajícímu, takže je kriticky důležité poslat správnou zprávu prostřednictvím vašeho hlasu.“
Multitasking je další častou chybou, říká. „Protože vás posluchači nevidí, je lákavé tajně dohnat další úkoly při pokusu o telefonní schůzku. Nejen, že budete pravděpodobně chybět kritické body v konverzaci, posluchači mohou slyšet nepříjemné pauzy a tón rozptýlení ve vašem hlase.“
další velká chyba: použití diskreditující řeči. Například, opakované použití výplňových slov a frází včetně „um, „“uh, „“er, „“jako, „“druh, „“ víš.“Jiné návyky, které ohrožují jasnost a důvěryhodnost řeči, mluví příliš rychle,mluví příliš mnoho, přerušují, neposlouchají pozorně a nepřipravují se na hovor.
dobrou zprávou však je, že k přeměně potenciálně špatného telefonního hovoru na produktivní setkání s hmatatelnými výsledky a měřitelnými výsledky stačí jen několik jednoduchých technik. Zde je 12 tipů pro optimalizaci schůzek po telefonu:
připravte se na schůzku a nacvičte si úvodní poznámky. Předem stanovte jasnou agendu a rozdělte ji účastníkům, navrhuje Cena. „Zahrňte cíl, jména účastníků, umístění, Čas začátku a konce, seznam témat, která mají být pokryta, a požadované výsledky nebo akce. Poté, abyste zajistili sebevědomý nadšený začátek schůzky, nahlas procvičte hlasový tón a obsah vašeho otevření.“
přiřaďte vůdce. Každé setkání potřebuje vůdce, ona říká. „Pokud nejste vedoucím hovoru, nezapomeňte úkol přiřadit kvalifikovanému kandidátovi.“Vedoucí otevře hovor včas, řídí témata a čas, usnadňuje diskusi, pole Q&A, přezkoumá další kroky a zavře se včas.
používejte jasný, příjemný tón hlasu se spoustou hlasitosti a dobrou výpovědí. Když mluvíte po telefonu, váš hlas je primárním komunikačním prostředkem. Proto, mluvit dostatečně hlasitě, aby bylo slyšet a přátelsky poutavým způsobem, je kriticky důležité, Price říká. „Chcete-li vyhodnotit svůj hlas, zkuste nahrát svou stranu telefonního rozhovoru. Poté si poslechněte nahrávku. Zníš šťastně nebo naštvaně? Nadšený nebo znuděný? Užitečné nebo netrpělivé? Sebejistý nebo plachý? Mumláte nebo mluvíte zřetelně?“
uveďte konkrétní účel telefonní schůzky. Po pozdravu a přivítání okamžitě uveďte důvod hovoru, cíle a stručný náhled bodů, které mají být pokryty. To poskytuje zaostření a směr. Ukazuje také, že jste připraveni, na starosti, a zavázala se k úspěšnému setkání, které přinese výsledky, ona říká.
používejte dobrou řeč těla. Cena vysvětluje, že i když vás posluchači fyzicky nevidí, slyší důvěru vytvořenou dobrým držením těla. „Posaďte se rovně, jako byste byli ve skutečnosti na schůzce tváří v tvář. Zkuste také vstát, když mluvíte, abyste promítli ještě velitelnější sebevědomý hlasový tón. Gesto, jako byste v rozhovoru, a představte si, že navazujete oční kontakt s volajícími. A nezapomeňte se usmívat-posluchač může skutečně slyšet úsměv ve vašem hlase.“
poslouchejte aktivně a vyhněte se přerušení. Uveďte svou pozornost pomocí „verbálních přikývnutí“, „které zahrnují fráze jako“ to je zajímavé, „“ Ach, opravdu,“ „Uh-huh,“ „dobrý,“ „vidím,“ „prosím, pokračujte,“ „Ano, rozumím,“ a “ mohl byste prosím říct více o…“Dělejte si poznámky a sledujte, kdo co říká,“ navrhuje Cena. „Buďte trpěliví s ostatními řečníky a ne zadek-in nebo ukvapené závěry. Poté proveďte reflexní prohlášení a položte otázky, abyste ověřili a objasnili, co slyšíte.“
zajistěte klidné prostředí a vyhněte se multitaskingu. Chcete-li optimalizovat koncentraci a minimalizovat narušení, zavřete dveře (pokud máte kancelář) nebo zajistěte setkání na klidném místě bez šumu v pozadí. Vypněte nebo umlčte všechna elektronická zařízení, která mohou znít. „Dejte svým volajícím plnou pozornost, jakou byste měli, kdybyste s nimi byli tváří v tvář.“
pokud je to možné, vyhněte se reproduktorům. V ideálním případě mluvte přímo do telefonního přijímače nebo použijte vysoce kvalitní náhlavní soupravu, říká cena. Vyhněte se kolébání přijímače mezi uchem a ramenem. To obvykle dává tlumený zvuk a napíná krk. Pokud je použití hlasitého odposlechu naprosto nezbytné, ujistěte se, že jej umístíte co nejblíže k reproduktorům a vyzýváte všechny, aby promluvili, aby volající slyšeli všechny komentáře. „Hlavním bodem je zajistit dobrou kvalitu zvuku. Špatně umístěný přijímač, příliš velká vzdálenost od hlasitého telefonu nebo špatné připojení může zničit hovor. Na začátku hovoru potvrďte posluchačům, že máte dobré spojení a že každý může jasně slyšet.“
pokud musíte někoho pozastavit, požádejte o povolení a vysvětlete důvod. „Je neslušné někoho náhle zadržet, aniž by mu řekl proč,“ říká. „Také Nikdy nenechávejte někoho držet déle než 15 nebo 20 sekund, aniž byste jim nabídli zavolat zpět.“
Vyberte si slova pečlivě. Když mluvíte po telefonu místo osobně, samotná slova mají větší dopad, protože posluchač nemá vaše neverbální narážky, které by poskytovaly smysl. Proto je obzvláště důležité připravit a nacvičit své řečnické body předem, říká Price. „Také se vyhněte nejednoznačnosti, slangu, nadávkám a žargonu. Udržujte svůj jazyk a tón pozitivní, zvoucí, a pozitivní.“
Identifikujte se dříve, než budete mluvit, a instruujte ostatní, aby udělali totéž. „Vyhněte se hádání her,“ říká. „Nepředpokládejte, že každý pozná váš hlas. Identifikujte se pokaždé, když mluvíte—nebo alespoň první tři nebo čtyřikrát, dokud nebude váš hlas zaveden a snadno rozpoznán.“Stejně tak povzbuzujte všechny volající, aby se identifikovali. Pokud někdo mluví, aniž by se identifikoval, opakujte bod dotazem, “ kdo je řečník, prosím.“?“
přímé dotazy a komentáře ostatním podle jména. Když jste tváří v tvář, můžete pomocí očí a řeči těla přimět konkrétní osobu, aby odpověděla na vaši otázku nebo komentář, Cena říká. Ale když jste na konferenčním hovoru, oslovte osobu jménem. „Také, pokud chcete odpověď na poslední věc, kterou jste řekli, vyhněte se ptát :“ existují nějaké komentáře?“Místo toho nasměrujte určité jednotlivce, aby reagovali postupně:“ Jeffe a Alice, vím, že máte v této oblasti mnoho zkušeností. Jeffe, začněme s vašimi nápady.““
z pohledu společnosti jsou hlavními důsledky „špatného“ telefonního setkání ztráta času, peněz a produktivity, uzavírá Cena. Z individuálního pohledu, pokud jste náhodou hostitelem „špatné“ telefonní schůzky, může být ohrožena vaše pověst vůdce a manažera. „Každý zaměstnanec má odpovědnost být dobrým správcem času a peněz svého zaměstnavatele-začíná to plánováním a vedením schůzek, které přinášejí měřitelné výsledky pro vaše spolupracovníky a společnost.“
v obrázcích: 12 tipů pro lepší telefonní schůzky
Následujte mě na Twitteru, Forbes a Google+.