Jak napsat dobrý upomínkový e-mail nebo SMS [konečný průvodce se šablonami]

jedním z nejdůležitějších aspektů podnikání je ujistit se, že sledujete své zákazníky. Věci často proklouznout trhlinami během každodenního života, a někdy lidé zapomínají na věci, které si rezervovali nebo schůzky, které by se měli zúčastnit. Proto je zasílání e-mailu s jemným připomenutím zákazníkům tak důležité.

upomínkové e-maily a upomínkové SMS zprávy jsou skvělé, pokud jde o zajištění toho, aby nezapomněli na své nadcházející schůzky nebo termíny. Připomenutí e-mail vám pomůže získat více lidí ve dveřích pro váš prodej, zatímco připomenutí SMS může být výhodnější pro některé lidi, kteří nejsou pravidelně kontrolovat své e-maily. Je také důležité, abyste věděli, který z nich by pro vaše podnikání fungoval lépe.

zde tedy přichází několik tipů, jak poslat e-mail s připomenutím nebo připomenutí SMS zpráv, které skutečně fungují. Budeme také pokrývat, proč jsou nezbytné pro jakékoli podnikání a který z nich je lepší-připomenutí e-mailu nebo SMS.

pokryjeme …

jaké jsou výhody použití upomínkového e-mailu nebo SMS zprávy?

což je lepší, upomínkové e-maily nebo upomínkové SMS zprávy?

kdy byste měli poslat e-mail s připomenutím?

kdy byste měli poslat SMS připomenutí?

jak píšete skvělý e-mail s připomenutím?

jak píšete skvělou připomínku prostřednictvím textu?

jaké jsou výhody použití upomínkového e-mailu nebo SMS zprávy?

existuje mnoho výhod pro zasílání zákazníkům jemné připomenutí e-mailů nebo připomenutí SMS zpráv. A co je nejdůležitější, takové zprávy zajišťují, že příjemce ví, kdy jsou jejich schůzky.

nejen, že připomenutí usnadňují lidem správu kalendářů, ale také šetří čas a peníze.

zde je několik výhod dobrého upomínkového e-mailu:

méně no-show

když jsou lidé upozorněni na své schůzky,je méně pravděpodobné, že zapomenou se objevit. To znamená, že budete mít méně promarněných hodin a můžete si lépe naplánovat svůj den. No-show poškodit podniky v mnoha ohledech: mohou stát spoustu peněz, věrné zákazníky, kteří jsou přilepená na dlouhé čekací listiny, a dokonce poškodit pověst vašeho podnikání.

efektivnější schůzky

upomínkové zprávy pomáhají tím, že příjemci usnadňují přípravu na schůzku předem. Připomenutí nemusí být jen pro klienty-mohou být užitečné interně v kancelářském prostředí a mohou pošťuchovat zaměstnance a zákazníky, aby se připravili na své dny.

vylepšený zákaznický servis

e-mail s připomenutím také pomáhá dosáhnout vynikajícího zákaznického servisu. Být proaktivní s upomínkami může vést k tomu, že si více zákazníků vybere vaši firmu před konkurencí.

časté připomenutí zaměstnancům zajistí, že budou mít nad svými úkoly a timebox dostatek času, aby potěšili zákazníky. To může zahrnovat volání o úspěchu zákazníků, sledování prodeje atd., a výsledkem jsou zdravější potrubí a spokojenější zákazníci.

pomáhají vám zůstat organizovaní

připomenutí také pomáhají všem zůstat organizovaní. Jsou výborným způsobem, jak lidem připomenout, když potřebují jít k lékaři nebo ke kadeřníkům nebo vzít psa k veterináři. Jemný e-mail s připomenutím může jít dlouhou cestu k tomu, aby lidé věděli, co přichází.

což je lepší; upomínkové e-maily nebo upomínkové SMS zprávy?

upomínkové e-maily i texty jsou skvělé pro firmy. To, zda je jeden účinnější než druhý, závisí na tom, komu zprávu posíláte.

například to může záviset na délce nebo podrobnosti připomenutí-delší zprávy se mnohem snáze odesílají e-mailem. Možná budete chtít do zprávy přidat jiný styl nebo značku. Nebo, časová citlivost zprávy může být také faktorem-lidé mají tendenci mnohem častěji kontrolovat své SMS zprávy než e-maily.

bez ohledu na to jsou e-maily s připomenutím a SMS zprávy s připomenutím účinnými nástroji pro použití v komunikaci s klienty. Nakonec budete muset experimentovat s tím, co je nejlepší pro vaše podnikání a klientelu,ale pokud si nejste jisti, proč ne jít s oběma? To zdvojnásobuje šance, že vaše zprávy budou vidět, a dává zákazníkům dostatek času, aby vás v případě potřeby kontaktovali.

kdy byste měli poslat e-mail s připomenutím?

můžete poslat e-mail s připomenutím před nadcházející schůzkou nebo po zmeškané schůzce.

upomínky zaslané před schůzkou někoho mohou být zaslány několik hodin, dní nebo dokonce týdnů předem. Je to všechno o nalezení správné rovnováhy. Podle našich zkušeností, pošťuchování zákazníků s dostatečným předstihem v kombinaci s upozorněním na několik hodin funguje nejlépe. Tímto způsobem mohou plánovat své týdny dopředu a také být upozorněni na jejich nadcházející závazek včas, aby to zvládli.

tyto typy upomínek pomáhají předcházet no-show a zajišťují, že zákazníci mají možnost zrušit nebo změnit uspořádání své schůzky, pokud to potřebují. To vám také dává, jako vlastník firmy, šanci zaplnit potenciálně volné místo.

pro srovnání, e-maily s připomenutím odeslané poté, co někdo zmešká termín nebo schůzku, by měly být zaslány co nejdříve. To může pomoci vaší firmě hrát catchup, Obnovit potenciální ztracené podnikání, a pošťuchuje zákazníky, aby si zarezervovali schůzku.

kdy byste měli poslat SMS připomenutí?

připomenutí SMS je odesláno prostřednictvím textových zpráv telefonu namísto e-mailů, dopisů nebo hovorů.

připomenutí bude zasláno na telefon osoby a je ideální pro lidi, kteří nemusí mít snadný přístup k e-mailové adrese nebo lépe číst krátké textové zprávy. Účinně fungují stejným způsobem jako e-mailové připomenutí.

měli byste se rozhodnout pro odesílání SMS připomenutí, když nepotřebujete získat příliš mnoho informací, používat vysoce přizpůsobený styl nebo obsahovat více než jeden odkaz na web. Když datum a čas je dost, SMS připomenutí bude dělat svou práci dokonale.

naštěstí některé softwarové společnosti také umožňují posílat zákazníkům bezplatné textové připomenutí. Obecně platí, že SMS zprávy mají vyšší otevřenou sazbu, takže pokud najdete platformu připomenutí, která ji nabízí zdarma, máte vítěze!

Klikněte zde pro bezplatné šablony připomenutí SMS!

jak píšete jemný upomínkový e-mail?

pokud jde o e-mail s připomenutím, je velmi důležité vzít na vědomí tón. Zbytek by měl být dostatečně jemný, ale také působivý. Zákazníci nechtějí číst prostřednictvím cívek a cívek textu, ale také potřebují přesně vědět, jaké jsou jejich možnosti.

nechcete posílat upomínkový e-mail, který je příliš tvrdý nebo který vypadá jako panovačný. Vaše zpráva musí být laskavý ještě informativní s cílem vytvořit nejlepší výsledek a prospěch vás i Vaše zákazníky.

zde je několik věcí, které zajistí, že vaše upomínkové e-maily jsou tak dobré, jak mohou být:

použijte aplikaci k odesílání e-mailových upomínek

na trhu je dnes k dispozici spousta různých platforem pro plánování schůzek a platformy (jako 10to8)mohou být záchranáři, pokud jde o zasílání upomínek na schůzky.

odeslání upomínkového e-mailu bez aplikace může být skutečnou bolestí, protože budete muset ručně zadat všechny informace o schůzce.

platformy pro plánování schůzek mají na druhé straně automatizované funkce připomenutí e-mailu a usnadňují odesílání připomenutí lidem bez velkých technických znalostí. Navíc jsou také velmi uživatelsky přívětivé a nevyžadují příliš mnoho času na Nastavení.

pokud tedy hledáte e-maily s připomenutím, které jsou bezproblémové a snadno použitelné, nehledejte nic jiného než platformu pro plánování schůzek, jako je 10to8.

Vyberte si předmět moudře

jakmile jste nastaveni pomocí softwaru pro plánování připomenutí, je čas zjistit, jak poslat e-mail s připomenutím. Budete také muset přemýšlet o jejich přizpůsobení.

jednou z nejdůležitějších věcí, které musíte udělat, je vybrat předmět e-mailu. To pomůže vaše e-maily vyniknout ve schránkách lidí a zajistit, aby je s větší pravděpodobností otevřely. Výběr správného předmětu pro váš e-mail s připomenutím může být složitý, ale nezapomeňte, že předmět by měl být vždy stručný a k věci.

buďte milí

i když se určitě chcete dostat k bodu ve své zprávě,nechcete jen skočit přímo s „vaše schůzka je zítra“. Pamatujte, že mluvíte s jinou osobou, takže je důležité s nimi zacházet jako s takovými.

pokud se chcete ujistit, že vaše e-maily s připomenutím jsou účinné, jedna z nejlepších věcí, kterou musíte udělat, je být milá. Přemýšlejte o tom, jak se vaše připomenutí objeví v doručených schránkách lidí. Chcete vypadat laskavě a přátelsky, že?

některé rychlé způsoby, jak toho dosáhnout:

• Pozdravte příjemce; Většina automatizovaných řešení vám umožní přizpůsobit text křestním jménem zákazníka, takže pokud můžete, využijte tuto možnost.
• přidejte pěkný komentář: „těšíme se na setkání s vámi!“nebo jednoduše“ hezký den!“může přidat trochu péče i na krátkou připomínku.
• podepište zprávu; v ideálním případě přidejte jméno zaměstnance, který bude poskytovat službu jako podpis ke zprávě jako lidský dotek.

řekněte, co potřebujete říct (ne více, ne méně)

už jste někdy obdrželi e-mail, který právě bloudil s tunami textu a nakonec jste jej smazali čistě proto, že jste se neobtěžovali číst? Já taky!

to není to, co chcete, že?

chcete, aby vaše upomínková zpráva byla stručná a přímočará. Může se zdát, že pro e-maily s připomenutím potřebujete mnohem více obsahu,ale ne.

udržet je krátké a sladké nejen usnadní čtení, ale také zajistí, že se zpráva dostane přes to, co je třeba říci, bez jakéhokoli zmatku.

takže stačí říct, co potřebujete říct, nic víc nebo méně, obvykle stačí.

zahrnout výzvu k akci

včetně výzvy k akci, protože to bude trvat dlouhou cestu a vaše zprávy budou efektivnější.

pokud posíláte e-maily na něco jako nadcházející schůzku, pak jednou z nejlepších věcí, které můžete udělat, je požádat lidi o RSVP.

to slouží několika účelům: za prvé, potvrzuje, že vaši klienti obdrželi připomenutí, a za druhé vám dá vědět, zda se stále mohou zúčastnit. Dává jim šanci přeplánovat, pokud se nemohou domluvit, a také poskytuje klientům způsob, jak se s vámi spojit, budovat vaši značku a zvyšovat povědomí zákazníků.

také stojí za to zahrnout několik různých možností, které by zákazníci mohli v rámci této CTA využít. Můžete je například pozvat, aby odpověděli na zprávu, pokud se účastní schůzky,nebo jim dát možnost uspořádat nebo zrušit.

Klikněte zde pro některé bezplatné šablony připomenutí e-mailu.

používejte dobrou gramatiku

jednou z nejčastějších chyb, které lidé dělají při psaní upomínkového e-mailu, je ignorování dobré gramatiky.

nemusí to vypadat jako něco, o čem musíte přemýšlet-koneckonců to není školní esej – ale opravdu chcete, aby vaše obchodní e-maily vypadaly jako nedbalé a neprofesionální? To není velký odraz na vaší značce.

kromě toho se špatně formulovaná připomenutí mohou objevit jako podvodná a podezřelá a lidé by je mohli označit jako spam, který poškodí vaše sazby za doručení.

jak posíláte profesionální připomenutí prostřednictvím textu?

a co připomenutí, která jsou zasílána prostřednictvím SMS? Zatímco mnoho stejných tipů, které jsme zmínili, platí, existuje několik rozdílů, které si musíte pamatovat.

zde je návod, jak poslat profesionální, ale jemné připomenutí prostřednictvím textu.

mějte na paměti počet znaků

jedním z rozdílů mezi upomínkovými e-maily a upomínkovými SMS zprávami je, že SMS je obvykle omezena na 160 znaků. Jako takový, budete chtít být velmi struční, pokud jde o to, co říká vaše upomínková zpráva.

nepoužívejte příliš mnoho velkých písmen

příliš mnoho velkých písmen v SMS se může zdát křiklavé a hrubé – nebo dokonce spamové. Udržujte hlavní města na minimu a používejte je pouze k zdůraznění důležitých bodů, pokud vůbec.

Keep it simple

někdy připomenutí zprávy mohou být trochu příliš rozvláčný a dlouhý,ale budete chtít, aby jim krátké a sladké s SMS. Rozdělte také připomenutí do odstavců, abyste čtenáři usnadnili sbírání, pokud musíte použít dlouhé.

nechoďte emoji přes palubu

může být až příliš lákavé dokončit text se spoustou smajlíků, ale odolat nutkání při odesílání připomenutí SMS. Emodži mohou způsobit, že se zpráva bude zdát trochu přátelská a neprofesionální. Nemluvě o tom, že se nemusí zobrazovat stejným způsobem na všech zařízeních.

používejte jemnosti

i když se chystáte na krátké a sladké,je stále důležité používat jemnosti v Připomenutí SMS. Například použijte slova jako „prosím“ a „děkuji“. Nezapomeňte také pozdravit, použít jméno příjemce a odhlásit se od své značky.

celkově …

odesílání upomínek je skvělý způsob, jak zůstat v kontaktu se svými zákazníky, aniž by byl příliš ctižádostivý, poskytuje vynikající služby zákazníkům tím, že je proaktivní ,a šetří vaše podnikání z nákladných no-show. Připomenutí udržujte lidi na správné cestě a pomáhají předcházet nehodám v kalendáři.

doufáme, že tento článek pomohl odpovědět na mnoho otázek, které máte o tom, jak poslat e-mail s připomenutím. Nyní je čas získat testování a zjistit, co strategie připomenutí zpráv funguje pro vaše podnikání.