Come scrivere un buon promemoria e-mail o SMS [Ultimate Guide With Templates]

Uno degli aspetti più importanti della gestione di un business è fare in modo che si sta seguendo con i vostri clienti. Le cose spesso scivolano attraverso le fessure durante la vita di tutti i giorni, e talvolta le persone dimenticano le cose che hanno prenotato o le riunioni che dovrebbero frequentare. Ecco perché l’invio di un’e-mail di promemoria delicato ai clienti è così importante.

E-mail di promemoria e messaggi SMS di promemoria sono grandi quando si tratta di fare in modo che non dimenticare i loro prossimi appuntamenti o scadenze. Un’e-mail di promemoria ti aiuterà a ottenere più persone nella porta per la tua vendita, mentre un SMS di promemoria potrebbe essere più conveniente per alcune persone che non controllano regolarmente le loro e-mail. È anche importante sapere quale funzionerebbe meglio per il tuo business.

Quindi ecco alcuni suggerimenti su come inviare un’e-mail di promemoria o messaggi SMS di promemoria che funzionano effettivamente. Ci occuperemo anche perché sono necessari per qualsiasi attività commerciale, e quale è meglio – un promemoria via email o un SMS.

Copriremo…

Quali sono i vantaggi di utilizzare un promemoria e-mail o un messaggio SMS?

Quale è meglio, email di promemoria o messaggi SMS di promemoria?

Quando si deve inviare una e-mail di promemoria?

Quando si deve inviare un SMS di promemoria?

Come si fa a scrivere un grande promemoria e-mail?

Come si scrive un grande promemoria via testo?

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un’e-mail di promemoria o di un messaggio SMS?

Ci sono molti vantaggi nell’inviare ai clienti e-mail di promemoria delicati o messaggi SMS di promemoria. Soprattutto, tali messaggi assicurano che il destinatario sappia quando sono i loro appuntamenti.

Non solo i promemoria facilitano la gestione dei calendari, ma consentono anche di risparmiare tempo e denaro.

Ecco alcuni dei vantaggi di un buon promemoria e-mail:

Meno no-show

Quando le persone sono ricordato dei loro appuntamenti, sono meno propensi a dimenticare di alzare. Ciò significa che avrai meno ore sprecate e potrai pianificare meglio la tua giornata. I no-show danneggiano le aziende in molti modi: possono costare un sacco di soldi, clienti fedeli che sono bloccati in lunghe liste d’attesa e persino causare danni alla reputazione della tua azienda.

Riunioni più efficienti

I messaggi di promemoria aiutano rendendo più facile per il destinatario prepararsi in anticipo all’appuntamento. Promemoria non devono essere solo per i clienti – possono essere utili internamente all’interno di un ambiente di ufficio troppo e può spingere il personale e clienti per prepararsi per i loro giorni.

Servizio clienti migliorato

Un’e-mail di promemoria aiuta anche a ottenere un eccellente servizio clienti. Essere proattivi con i promemoria potrebbe portare a più clienti che scelgono la tua attività rispetto a quella di un concorrente.

I promemoria frequenti al personale assicurano che mantengano i loro compiti e il tempo sufficiente per deliziare i clienti. Questo può includere le chiamate di successo dei clienti, vendite follow-up, ecc., e risultato in condutture più sane e clienti più soddisfatti.

Ti aiutano a rimanere organizzati

I promemoria aiutano anche tutti a rimanere organizzati. Sono un ottimo modo per ricordare alle persone quando hanno bisogno di andare agli appuntamenti del medico o dai parrucchieri o portare il cane dal veterinario. Un’e-mail di promemoria gentile può fare molto per assicurarsi che le persone sappiano cosa sta arrivando.

Quale è meglio; Email di promemoria o messaggi SMS di promemoria?

Sia le email di promemoria che i testi sono ottimi per le aziende. Se uno è più efficace dell’altro dipende da chi stai inviando il messaggio.

Ad esempio, potrebbe dipendere dalla lunghezza o dai dettagli di un promemoria: i messaggi più lunghi sono molto più facili da inviare via e – mail. Si consiglia di aggiungere stile diverso o branding al messaggio. Oppure, la sensibilità tempo del messaggio potrebbe anche essere un fattore-le persone tendono ad essere molto più propensi a controllare i loro messaggi SMS di e-mail.

Indipendentemente da ciò, le e-mail di promemoria e i messaggi SMS di promemoria sono entrambi strumenti efficaci da utilizzare nelle comunicazioni con i clienti. In definitiva, avrete bisogno di sperimentare con quale è meglio per il vostro business e la clientela, ma se non siete sicuri, perché non andare con entrambi? Che raddoppia le probabilità che i messaggi saranno visti e dà ai clienti tutto il tempo per contattare l’utente se hanno bisogno di.

Quando si deve inviare una e-mail di promemoria?

È possibile inviare un’e-mail di promemoria prima di un appuntamento imminente o dopo un mancato.

I promemoria inviati prima dell’appuntamento di qualcuno possono essere inviati con un paio d’ore, giorni o addirittura settimane di anticipo. Si tratta di trovare il giusto equilibrio. Nella nostra esperienza, spingere i clienti ben prima del tempo combinato con un preavviso di poche ore funziona meglio. In questo modo possono pianificare le loro settimane in anticipo e anche essere ricordato del loro prossimo impegno in tempo per farlo.

Questi tipi di promemoria aiutano a prevenire no-show e garantire che i clienti hanno la possibilità di annullare o riorganizzare il loro appuntamento, se necessario. Questo ti dà anche, come imprenditore, la possibilità di riempire un posto potenzialmente vacante.

In confronto, le email di promemoria inviate dopo che qualcuno manca una scadenza o un appuntamento devono essere inviate il prima possibile. Questo può aiutare il vostro gioco di affari catchup, recuperare i potenziali affari persi, e trilli clienti di riprenotare il loro appuntamento.

Quando si deve inviare un SMS di promemoria?

Un promemoria SMS viene inviato tramite messaggi di testo del telefono anziché e-mail, lettere o chiamate.

Il promemoria verrà inviato al telefono della persona ed è ideale per le persone che potrebbero non avere facile accesso a un indirizzo email o meglio a leggere brevi messaggi di testo. Funzionano efficacemente allo stesso modo dei promemoria via email.

Dovresti optare per l’invio di promemoria SMS quando non hai bisogno di ottenere troppe informazioni, utilizzare uno stile altamente personalizzato o includere più di un link al sito web. Quando una data e l’ora è sufficiente, SMS promemoria farà il lavoro perfettamente.

Fortunatamente, alcune società di software consentono anche di inviare promemoria di testo libero ai clienti. In generale, i messaggi SMS hanno un tasso di apertura più alto, quindi se trovi una piattaforma di promemoria che lo offre gratuitamente, allora hai un vincitore!

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Come si scrive una e-mail di promemoria delicato?

Quando si tratta di una e-mail di promemoria, è molto importante prendere nota del tono. Il resto dovrebbe essere abbastanza delicato, ma anche di impatto. I clienti non vogliono leggere bobine e bobine di testo, ma hanno anche bisogno di sapere esattamente quali sono le loro opzioni.

Non si desidera inviare un’e-mail di promemoria che è troppo dura o che viene fuori come prepotente. Il tuo messaggio deve essere gentile ma informativo al fine di creare il miglior risultato e beneficiare sia voi che i vostri clienti.

Quindi, qui ci sono un paio di cose per assicurarsi che il vostro email di promemoria sono buono come possono essere:

Utilizzare un’app per inviare e-mail di promemoria

Ci sono un sacco di diversi appuntamenti piattaforme disponibili sul mercato oggi e piattaforme (come 10to8) possono essere bagnini quando si tratta di invio di promemoria.

Inviare un’e-mail di promemoria senza un’app può essere un vero dolore perché dovrai inserire manualmente tutte le informazioni sull’appuntamento.

Le piattaforme di pianificazione degli appuntamenti, d’altra parte, hanno funzionalità di promemoria e-mail automatizzate e rendono facile per le persone senza molte conoscenze tecniche inviare promemoria. Inoltre sono anche molto user-friendly e non richiedono troppo tempo per impostare.

Quindi, se siete alla ricerca di messaggi di promemoria che sono senza problemi e facile da usare, quindi non guardare oltre una piattaforma di pianificazione appuntamento come 10to8.

Scegli saggiamente la riga dell’oggetto

Una volta impostato il software di pianificazione dei promemoria, è ora di capire come inviare un’e-mail di promemoria. Avrai anche bisogno di pensare a personalizzarli.

Una delle cose più importanti che dovrai fare è scegliere la riga dell’oggetto dell’e-mail. Ciò aiuterà le tue email a distinguersi nelle caselle di posta delle persone e ad assicurarsi che siano più propense ad aprirle. Scegliere la riga dell’oggetto giusto per la tua email di promemoria può essere complicato, ma ricorda che la riga dell’oggetto dovrebbe essere sempre concisa e al punto.

Be nice

Mentre sicuramente vuoi arrivare al punto nel tuo messaggio, non vuoi semplicemente saltare dritto con ‘il tuo appuntamento è domani’. Ricorda, stai parlando con un’altra persona, quindi è importante trattarli come tali.

Se vuoi assicurarti che le tue e-mail di promemoria siano efficaci, una delle cose migliori da fare è essere gentile. Pensa a come il tuo promemoria si troverà nelle caselle di posta delle persone. Vuoi sembrare gentile e amichevole, giusto?

Alcuni modi rapidi per raggiungere questo obiettivo:

• Salutare il destinatario; La maggior parte delle soluzioni automatizzate vi permetterà di personalizzare il testo con il nome del cliente in modo da fare uso di questa opzione, se è possibile.
• Aggiungi un bel commento: “Non vedo l’ora di incontrarti!”o semplicemente” Buona giornata!”può aggiungere un po’ di attenzione anche a un breve promemoria.
• Firma il messaggio; Idealmente, aggiungi il nome dello staff che fornirà il servizio come firma al messaggio come tocco umano.

Dì quello che devi dire (non di più, non di meno)

Hai mai ricevuto un’e-mail che ha appena vagato con tonnellate di testo e hai finito per eliminarlo semplicemente perché non potresti essere disturbato a leggere? Anch’io!

Non è quello che vuoi, vero?

Vuoi che il tuo messaggio di promemoria sia succinto e diretto. Può sembrare che tu abbia bisogno di molti più contenuti per le e-mail di promemoria, ma non lo fai.

Mantenerli brevi e dolci non solo renderà più facile la lettura, ma assicurerà anche che il messaggio attraversi ciò che deve essere detto senza alcuna confusione.

Quindi, solo dire quello che devi dire, non più o meno, di solito è sufficiente.

Includi un invito all’azione

Incluso un invito all’azione in quanto ciò renderà i tuoi messaggi più efficaci.

Se stai inviando e-mail per qualcosa come un appuntamento imminente, allora una delle cose migliori che puoi fare è chiedere alle persone di RSVP.

Questo serve a pochi scopi: in primo luogo, conferma che i tuoi clienti hanno ricevuto il promemoria, e in secondo luogo ti consente di sapere se sono ancora in grado di partecipare. Dà loro la possibilità di riprogrammare se non possono fissare il loro appuntamento e fornisce anche ai clienti un modo per entrare in contatto con te, costruendo il tuo marchio e aumentando la consapevolezza dei clienti.

Vale anche la pena includere alcune opzioni diverse che i clienti potrebbero prendere all’interno di quel CTA. Ad esempio, puoi invitarli a rispondere al messaggio se partecipano alla riunione o dare loro la possibilità di riorganizzare o annullare anche loro.

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Usa una buona grammatica

Uno degli errori più comuni che le persone commettono quando scrivono un’e-mail di promemoria è ignorare una buona grammatica.

Potrebbe non sembrare qualcosa a cui devi pensare – dopo tutto non è un saggio scolastico – ma vuoi davvero che le tue email aziendali si presentino come sciatte e poco professionali? Non è una grande riflessione sul tuo marchio.

Inoltre, i promemoria mal formulati possono apparire come scammy e sospetti e le persone potrebbero finire per contrassegnarli come spam che danneggeranno i tassi di consegna.

Come si invia un promemoria professionale via testo?

Che dire di promemoria che vengono inviati via SMS? Mentre molti degli stessi suggerimenti che abbiamo menzionato si applicano, ci sono alcune differenze che è necessario ricordare.

Ecco come inviare un promemoria professionale ma gentile tramite testo.

Tieni presente il conteggio dei caratteri

Una delle differenze tra le e-mail di promemoria e i messaggi SMS di promemoria è che un SMS è in genere limitato a 160 caratteri. Come tale, ti consigliamo di essere molto conciso quando si tratta di ciò che dice il tuo messaggio di promemoria.

Non usare troppe lettere maiuscole

Troppe maiuscole in un SMS possono sembrare urlanti e maleducate – o persino spam. Mantieni le maiuscole al minimo e usale solo per enfatizzare i punti importanti se non del tutto.

Keep it simple

A volte i messaggi di promemoria possono essere un po ‘ troppo prolisso e lungo, ma ti consigliamo di tenerli breve e dolce con un SMS. Inoltre, dividere i messaggi di promemoria in paragrafi per rendere più facile per il lettore di scremare, se è necessario utilizzare quelli lunghi.

Non andare emoji in mare

Può essere fin troppo allettante per finire un testo con un mucchio di faccine, ma resistere alla tentazione quando si sta inviando un SMS di promemoria. Emojis può rendere il messaggio sembra un po ‘ troppo amichevole e poco professionale. Per non parlare del fatto che potrebbero non essere visualizzati allo stesso modo su tutti i dispositivi.

Utilizzare sottigliezze

Anche se si sta andando per breve e dolce, è ancora importante utilizzare sottigliezze in un SMS di promemoria. Ad esempio, usa parole come ‘per favore’ e ‘grazie’. Ricorda anche di dire “ciao”, utilizzare il nome del destinatario e firmare dal tuo marchio.

Nel complesso

L’invio di promemoria è un ottimo modo per rimanere in contatto con i vostri clienti senza essere troppo invadente, fornendo un eccellente servizio clienti da essere proattivi, e salvare il vostro business da costosi no-show. I promemoria tengono le persone in pista e aiutano a prevenire gli incidenti del calendario.

Speriamo che questo articolo abbia aiutato a rispondere a molte delle domande che hai su come inviare un’e-mail di promemoria. Ora è il momento di testare e vedere quale strategia di messaggio di promemoria funziona per la tua azienda.