A meno che non si dispone di spazio di archiviazione illimitato in casa o in ufficio, si possono trovare voi stessi chiedendo se si ha realmente bisogno di mantenere tutti i vostri documenti e, in caso affermativo, per quanto tempo. Non esiste una risposta adatta a tutti. La durata dipende dal tipo di documento e dalle relative spese o eventi. Prima di accendere il trituratore, ecco alcune linee guida generali per quanto riguarda la conservazione dei documenti relativi alle transazioni immobiliari.
La regola empirica dell’IRS
L’IRS afferma che è necessario mantenere le dichiarazioni dei redditi e i documenti giustificativi per almeno tre anni dopo aver presentato la dichiarazione dei redditi. Perché? Lo statuto delle limitazioni (la quantità di tempo che l’IRS deve controllare voi o la quantità di tempo è possibile modificare il vostro ritorno) è generalmente di tre anni. Tuttavia, le regole cambiano da tre anni se (1) mantenere i documenti giustificativi per sei anni se hai sottostimato il reddito di oltre il 25% del reddito lordo indicato al tuo ritorno; o (2) se nessun ritorno è archiviato o c’è frode, lo statuto rimane aperto a tempo indeterminato. Gli esperti finanziari raccomandano di conservare i documenti per un minimo di sette anni dopo il deposito del reso.
Documenti per i Proprietari di abitazione
Documenti da conservare come lungo come voi o il vostro coniuge possiede la proprietà
- atti di Proprietà
- Condo association alleanze, i codici e le restrizioni
- miglioramento del Capitale ricevute e fatture
- Casa i rapporti di ispezione
Documenti da conservare fino a che la garanzia o la politica scade
- Servizio contratti e casa di garanzia
- i Proprietari di abitazione polizze assicurative
- Casa di riparazione ricevute
Documenti da conservare indefinitamente
- Record di pagamento dei mutui (certificato di soddisfazione o di rilascio lien)
- Chiusura dichiarazioni (dichiarazione di insediamento o HUD-1 insediamento foglio)
- Elenco dei possedimenti della famiglia
Documenti da conservare fino statuto di limitazioni di scadenza (in genere tre anni dopo la data di scadenza del ritorno)
- Dichiarazione dei redditi
- Chiusura dichiarazioni
- pagamento delle imposte di Proprietà (conservare le fatture fiscali e i controlli annullati)
- miglioramento del Capitale ricevute e fatture
- Form 1098 di Interesse del Mutuo Istruzioni
- Modulo 1099-S Proventi da transazioni immobiliari
- La prova che la vostra casa è stata la vostra residenza principale per almeno due dei cinque anni precedenti (ad esempio, bollette, registrazioni degli elettori, dichiarazioni dei redditi precedenti)
- Record di occupazione per live-in aiuto (ad esempio, Modulo W-2s, Modulo W-4s, retribuzione e benefici istruzioni) mantenere tutti i record di tasse di occupazione per almeno quattro anni dopo la presentazione di T4 per l’anno
Documenti per Investimento Immobiliare
Documenti da conservare come lungo come si possiede la proprietà
- atti di Proprietà
- Perizie o valutazioni utilizzate per determinare il deprezzamento
- miglioramento del Capitale ricevute e fatture
- Ricevute per le riparazioni e la manutenzione
- Assicurazioni ricevute di pagamento
Documenti da conservare fino a quando la vostra politica o contratto scade
- Assicurazioni
- Inquilino contratti di locazione
Documenti da conservare indefinitamente
- società di persone o srl accordi per gli investimenti immobiliari
- Chiusura dichiarazioni (aka dichiarazione di insediamento o HUD-1 foglio di liquidazione)
Documenti vari
Documenti da conservare come lungo come voi o il vostro coniuge possiede la proprietà
- proprietari Originali contratti di vendita e azioni per una casa ha ricevuto come regalo
- Il valore equo di mercato per le proprietà ereditate dalla data del defunto morte e qualsiasi regola per l’uso della casa da parte degli eredi
- Decreti di divorzio con clausola di vendita della casa
Documenti da conservare fino all’aggiornamento
- Testamenti e trust di proprietà
Requisiti di conservazione dei documenti statali
La guida sopra segue le linee guida IRS. Nel determinare per quanto tempo conservare i documenti, non dimenticare di ricercare i requisiti di conservazione dei record fiscali del tuo stato. Ci sono alcuni stati in cui lo statuto delle limitazioni è più lungo dell’IRS.
Il modo in cui si memorizzano i documenti è altrettanto importante
Quando si tratta di archiviare i documenti, considerare come memorizzarli in modo sicuro e sicuro. I documenti possono essere memorizzati tradizionalmente via carta, digitalmente o una combinazione.
Archiviazione cartacea
La memorizzazione di documenti in formato cartaceo può sembrare ridondante nel mondo digitale di oggi, ma ci sono motivi per considerare questa opzione. Una copia cartacea è un buon back-up in caso di perdita di dati. I documenti devono essere conservati in un armadio a prova di fuoco bloccato o in una cassetta di sicurezza.
Archiviazione digitale
È inoltre possibile eseguire la scansione e memorizzare i documenti in modo digitale. Molte aziende offrono storage basato su cloud in cui è possibile accedere facilmente a tutti i file. Dopo aver caricato i documenti, distruggi le copie cartacee non necessarie.
Assicurarsi che tutte le parti interessate siano a conoscenza di dove sono archiviati i documenti e di come accedervi. E sempre consultare il proprio commercialista e / o avvocato quando si crea una politica di conservazione dei record. I requisiti legali possono differire in determinate circostanze e dovrebbero essere considerati quando si crea una politica.