smarta småföretagare vet hur viktigt det är att skydda känslig information och hålla den ur fel händer. Det innebär att ha system på plats för att se till att digitala filer och poster är säkra och säkra. Lika viktigt är naturligtvis hur du hanterar allt papper som passerar genom din arbetsplats och vart det går när det inte längre behövs.
även i vår online, anslutna värld finns det fortfarande mycket information som utbyts i fysiska format. Att bara kasta den i papperskorgen utan att vidta åtgärder för att skydda den information som den avslöjar är en inbjudan för datatjuvar att göra sitt smutsiga arbete.
här är en titt på några av de olika typerna av dokument som du bör vara säker på att du strimlar eller förstör.
allt som kan användas för identitetsstöld
oavsett om de avslöjar personlig information om en anställd eller en kund, dokument som innehåller information som kan användas för identitetsstöld är en no-brainer för dokumentförstöraren. Tänk löneposter för din personal, kopior av fotoidentifieringar eller kreditkortsinformation och hemadressinformation för dina kunder. Om du tycker att något som skrivs eller skrivs ut på ett papper är till och med minst känsligt, är det ingen mening att inte strimla det.
dokument relaterade till Bank, ekonomi och skatter
oavsett om det är löneposter, årliga budgetar, gamla skattedeklarationer och revisioner, eller bankkontoutdrag och ogiltiga kontroller, vill du inte ha dessa typer av dokument som sitter intakta i en dumpster eller papperskorgen. Om du har papper med ekonomiska detaljer av något slag, till och med utgått information, betala inte priset för slarvig bortskaffande! Skicka den till dokumentförstöraren och håll alla säkra.
dokument med konfidentiella detaljer om ditt företag
skydda det hårda arbete som ditt lilla företag gör genom att korrekt avyttra alla dokument som innehåller proprietär information som kan gynna dina konkurrenter. Detta innebär filer relaterade till forskning och utveckling av nya produkter och ideer, eller planer och förslag till framtida projekt. Andra dokument i denna kategori inkluderar allt relaterat till interna rapporter och tester, exklusiva formler, till och med utbildning och bruksanvisningar.
dokument relaterade till hälsa och mänskliga resurser
alla medicinska journaler för din personal eller kunder bör behandlas med den känslighet de förtjänar. Detsamma gäller för artiklar relaterade till bemanning, oavsett om det är CV och ansökningar, disciplinära rapporter eller prestationsutvärderingar och medarbetarrecensioner. Skydda allas rätt till privatliv genom att se till att dokument i denna beskrivning behandlas före bortskaffande.
juridiska dokument och kontrakt
här är en mycket förenklad tumregel som kan spara dig en allvarlig huvudvärk senare: om en advokat var inblandad i ett dokument, se till att det bortskaffas ordentligt. Du vill inte röra dig med juridiska dokument, kontrakt eller något liknande, så fel på försiktighetssidan och skicka dem alla till dokumentförstöraren när du är säker på att de inte längre behövs.
Försäkringsinformation och räkningar
poster relaterade till försäkring för ditt lilla företag och dess innehåll ska alltid förstöras, inte kastas bort. Samma sak gäller för gamla elräkningar eller något annat som rör din arbetsplats själv, såsom räkningar för internet och mobiltelefon. Sådana dokument innehåller vanligtvis kontonummer och adressuppgifter, som alltid ska hållas privata.
behöver du en plats att hantera dina känsliga dokument? UPS Store-platserna i Kanada erbjuder säkra fragmenteringstjänster som drivs av Iron Mountain, så att du kan kassera personliga och affärsdokument på rätt sätt. Kontakta din närmaste plats för mer information.