Information behöver sammanhang, och vi måste tillhandahålla det sammanhanget på ett sätt som inte belastar användarna utan istället stöder dem. Det innebär att vi måste dra full nytta av igenkännings-och analystekniker för att effektivisera och automatisera hur vi utvecklar det sammanhanget.
ett sådant verktyg är Metadata. Metadata ger betydande fördelar när det gäller att förstå information på nya sätt och att kunna utnyttja den intelligensen för att driva innovation och kundupplevelse.
Vad är Metadata?
det finns ingen definition av ”Metadata” som är internationell och allmänt överenskommen – snarare finns det många liknande definitioner eller beskrivningar som oftast täcker samma punkter. Du bör anta den som är mest lämplig och relevant för sammanhanget för dina informationshanteringsaktiviteter och den organisation där du arbetar.
Iso Records Management Standard 15489 ger denna enkla definition:
” Data som beskriver innehåll, innehåll och struktur av poster och deras hantering genom tiden.”
det amerikanska försvarsdepartementet har en definition av metadata i sin DoD 5015.2-standard, som också liknar ISO-standarderna, nämligen:
”Data som beskriver lagrade data: det vill säga data som beskriver strukturen, dataelementen, relationerna och andra egenskaper hos elektroniska poster.”
detta illustrerar flera av de andra syften som betjänas av metadata i ERM-system (Electronic Records Management).
slutligen definierar NISO, US National Information Standards Organization, Metadata som:
” strukturerad information som beskriver, förklarar, lokaliserar eller på annat sätt gör det lättare att hämta, använda eller hantera en informationsresurs.”
Lägg märke till likheterna och skillnaderna i dessa definitioner och tänk på hur de relaterar till sammanhanget för ditt eget arbete. Metadata kallas ofta data om data eller information om information.
Vad är affärsvärdet av Metadata?
det primära värdet av Metadata kommer med hur det är anpassat till och stöder specifika affärsmål och mål. Här är några av de sätt som Metadata ger värde till verksamheten:
- metadata kan användas för att spåra saker som datum som är associerade med ett dokuments associerade postschema.
- informationssäkerhet-Metadata kan användas för att flagga en säkerhetsinställning, validera åtkomst och redigera rättigheter och därmed styra distributionen.
- kundupplevelse – Metadata kan också användas som ett sätt att fånga användarnas betyg av innehåll, till exempel, vilket indikerar att innehållet är ”värdefullt eller ”värdelöst” eller till och med ”daterat.”
- Information ”sökbarhet” – Metadata är oerhört värdefullt som en Sök-och hämtningsförbättringsmekanism genom att göra det möjligt för användare att rikta in en fråga på ett visst fält, till exempel författare, ämne, datum etc.
Metadata är en viktig del av innehållsinsamling, skapande och organisationsfaser i innehållets livscykel. Om tillhörande Metadata inte fångas samtidigt som innehållet är, skapar du snabbt en samling innehåll som är svårt att hantera, hitta och hämta.
kort sagt, Metadata är en av grunden för att hantera information effektivt och effektivt.