Utvecklingen av Projektledning

projektledningens historia | av Sandro Azzopardi | Läs tid minuter

vikten av projektledning är ett viktigt ämne eftersom alla organisationer, vare sig de är små eller stora, på en gång eller annat, är involverade i genomförandet av nya företag. Dessa företag kan vara olika, såsom utveckling av en ny produkt eller tjänst; inrättandet av en ny produktionslinje i ett tillverkningsföretag; en PR-kampanj; eller ett större byggprogram. Medan 1980-talet handlade om kvalitet och 1990-talet handlade om globalisering, handlar 2000-talet om hastighet. Det vill säga för att hålla sig före sina konkurrenter står organisationer ständigt inför utvecklingen av komplexa produkter, tjänster och processer med mycket korta tidsfönster i kombination med behovet av tvärfunktionell expertis. I detta scenario blir Projektledning ett mycket viktigt och kraftfullt verktyg i händerna på organisationer som förstår dess användning och har kompetensen att tillämpa den.

utvecklingen av projektledningsfunktioner i organisationer, samtidigt med tillämpningen av informationshanteringssystem, gör det möjligt för företagsgrupper att arbeta i partnerskap för att definiera planer och hantera take-to-market-projekt genom att synkronisera teamorienterade uppgifter, scheman och resursallokeringar. Detta gör det möjligt för tvärfunktionella team att skapa och dela projektinformation. Detta är dock inte tillräckligt, informationshanteringssystem har potential att tillåta projektledningspraxis att äga rum i en realtidsmiljö. Som en följd av denna potentiella projektledningsförmåga kan lokalt, nationellt eller globalt spridda användare samtidigt se och interagera med samma uppdaterade projektinformation omedelbart, inklusive projektscheman, gängade diskussioner och annan relevant dokumentation. I detta scenario får termen dispergerad användare en bredare betydelse. Det omfattar inte bara de tvärfunktionella ledningsgrupperna utan även experter från organisationens leveranskedja och affärspartners.

på makronivå är organisationer motiverade att genomföra projektledningstekniker för att säkerställa att deras företag (små eller stora) levereras i tid, inom kostnadsbudgeten och till den fastställda kvaliteten. På mikronivå har projektledning i kombination med ett lämpligt informationshanteringssystem målen att A) minska projektkostnader, b) anpassa projektarbetsplatsen för att passa projektgruppens och respektive teammedlemmars operativa stil; C) proaktivt informera ledningsgrupperna för de strategiska projekten i realtid, d) se till att projektgruppens medlemmar delar korrekta, meningsfulla och aktuella projektdokument och e) se till att kritiska tidsfrister för uppgifter uppfylls. Även om motivationen och målen att tillämpa projektledning i organisationer är lovvärda, garanterar de inte projektets framgång.

innan man diskuterar betydelsen och uppnåendet av projektframgång är det dock lämpligt att i detta skede ge en kort historia av projektledning.

kort historia av Projektledning

Projektledning har praktiserats i tusentals år från den egyptiska epoken, men det var i mitten av 1950-talet som organisationer började tillämpa formella projekthanteringsverktyg och tekniker på komplexa projekt. Moderna projekthanteringsmetoder hade sitt ursprung i två parallella men olika problem med planering och kontroll i projekt i USA. Det första fallet gällde US Navy, som vid den tiden var oroad över kontrollen av kontrakt för sitt Polaris-Missilprojekt. Dessa kontrakt bestod av forskning, utvecklingsarbete och tillverkning av delar som var unika och aldrig tidigare genomförts.

detta specifika projekt präglades av hög osäkerhet, eftersom varken kostnad eller tid kunde uppskattas exakt. Därför baserades slutförandetiderna på sannolikheter. Tidsberäkningar baserades på optimistiska, pessimistiska och mest troliga. Dessa tre tidsscenarier bedömdes matematiskt för att bestämma det troliga slutdatumet. Detta förfarande kallades program evaluation review technique (PERT). Inledningsvis tog PERT-tekniken inte hänsyn till kostnaden. Kostnadsfunktionen inkluderades dock senare med samma uppskattningsmetod som med tiden. På grund av de tre uppskattningsscenarierna befanns PERT (och är fortfarande) bäst lämpad för projekt med hög grad av osäkerhet som återspeglar deras unika nivå. Det andra fallet involverade den privata sektorn, nämligen E. I Du Pont de Nemours Company, som hade åtagit sig att bygga stora kemiska anläggningar i USA till skillnad från Navy Polaris-projektet krävde dessa byggföretag exakta tids-och kostnadsberäkningar. Metoden som utvecklats av detta företag kallades ursprungligen projektplanering och schemaläggning (pps). PPS krävde realistiska uppskattningar av kostnad och tid, och är därmed en mer definitiv metod än PERT. PPS-tekniken utvecklades senare till critical path method (CPM) som blev mycket populär bland byggbranschen.

under 1960-och 1970-talet ökade både PERT och CPM sin popularitet inom den privata och offentliga sektorn. Försvarsdepartement i olika länder, NASA och stora ingenjörs-och byggföretag världen över tillämpade projektledningsprinciper och verktyg för att hantera stora budget -, schemadrivna projekt. Populariteten i användningen av dessa projekthanteringsverktyg under denna period sammanföll med utvecklingen av datorer och tillhörande paket som specialiserat sig på Projektledning. Men i början var dessa datorpaket mycket kostsamma och utfördes endast på stordator-eller minidatorer. Användningen av projekthanteringstekniker på 1980-talet underlättades med tillkomsten av persondatorn och tillhörande lågkostnadsprogramvara för projektledning. Därför började tillverknings-och mjukvaruutvecklingssektorerna under denna period att anta och genomföra sofistikerade projekthanteringsmetoder också. Vid 1990-talet mottogs projektledningsteorier, verktyg och tekniker i stor utsträckning av olika branscher och organisationer.

fyra perioder i utvecklingen av Modern Projektledning

före 1958: Craft system to human relations. Under denna tid förkortade utvecklingen av teknik, såsom bilar och telekommunikation projektschemat. Till exempel tillät bilar effektiv resursallokering och rörlighet, medan telekommunikationssystemet ökade kommunikationshastigheten. Dessutom användes jobbspecifikationen som senare blev grunden för att utveckla Work Breakdown Structure (WBS) i stor utsträckning och Henry Gantt uppfann Gantt-diagrammet. Exempel på projekt som genomförts under denna period som stöds av dokumenterade bevis inkluderar: (A) bygga Pacific Railroad på 1850-talet; (B) byggandet av Hoover Dam 1931-1936, som sysselsatte cirka 5 200 arbetare och fortfarande är en av de högsta gravitationsdammarna i USA som genererar cirka fyra miljarder kilowattimmar per år; och (c) Manhattan-projektet 1942-1945 som var pionjärforsknings-och utvecklingsprojektet för att producera atombomben, med 125 000 arbetare och kostar nästan 2 miljarder dollar.

1958-1979: tillämpning av Management Science. Betydande tekniska framsteg ägde rum mellan 1958 och 1979, till exempel den första automatiska kopiatorn av vanligt papper av Xerox 1959. Mellan 1956 och 1958 infördes flera centrala projekthanteringsverktyg inklusive CPM och PERT. Denna period präglades emellertid av den snabba utvecklingen av datateknik. Utvecklingen från stordatorn till minidatorn på 1970-talet gjorde datorer överkomliga för medelstora företag. 1975 grundade Bill Gates och Paul Allen Microsoft. Vidare underlättade utvecklingen av datateknik framväxten av flera projekthanteringsprogramvaruföretag, inklusive Artemis (1977), Oracle (1977) och Scitor Corporation (1979). På 1970-talet infördes också andra projekthanteringsverktyg som materialkrav planering (MRP).

exempel på projekt som genomförts under denna period och som påverkat utvecklingen av modemprojektledning som vi känner till idag inkluderar: (A) Polaris missilprojekt initierat 1956 som hade som mål att leverera kärnmissiler som bärs av ubåtar, känd som Fleet Ballistic Missile för US Navy. Projektet lanserade framgångsrikt sin första Polaris-missil 1961; (b) Apollo-projektet inleddes 1960 med målet att skicka människan till månen; och (c) E. I Du Pont de Nemours chemical plant-projekt som inleddes 1958, som hade som mål att bygga stora kemiska produktionsanläggningar över hela USA

1980-1994: Production Centre Human Resources. 1980-och 1990-talet kännetecknas av den revolutionerande utvecklingen inom informationshanteringssektorn med introduktionen av persondator (PC) och tillhörande datorkommunikationsnätverksanläggningar. Denna utveckling resulterade i att ha låg kostnad multitasking-datorer som hade hög effektivitet vid hantering och kontroll av komplexa projektscheman. Under denna period låg kostnad projektledning programvara för datorer blev allmänt tillgängliga som gjorde Projektledning tekniker lättare tillgängliga.

exempel på stora projekt som genomförts under denna period som illustrerar tillämpningen av högteknologi och projekthanteringsverktyg och praxis inkluderar: (A) England France Channel project, 1989 till 1991. Detta projekt var ett internationellt projekt som involverade två regeringar, flera finansinstitut, ingenjörskonstruktionsföretag och andra olika organisationer från de två länderna. Språket, användningen av standardmått och andra kommunikationsskillnader behövde samordnas noggrant; (b) Space Shuttle Challenger project, 1983 till 1986. Katastrofen i Challenger space shuttle fokuserade uppmärksamhet på riskhantering, gruppdynamik och kvalitetshantering; och (c) XV Calgary Winter Olympic 1988, som framgångsrikt tillämpade projektledningspraxis på evenemangshantering.

1995-nutid: skapa en ny miljö. Denna period domineras av utvecklingen relaterad till Internet som förändrade dramatiskt affärsmetoder i mitten av 1990-talet. Internet har tillhandahållit snabbt, interaktivt och anpassat nytt medium som gör det möjligt för människor att bläddra, köpa och spåra produkter och tjänster online direkt. Detta har resulterat i att göra företag mer produktiva, effektivare och mer kundorienterade. Dessutom har många av dagens projekthanteringsprogramvara en Internetanslutningsfunktion. Detta möjliggör automatisk uppladdning av data så att alla runt om i världen med en vanlig webbläsare kan: (a) mata in den senaste statusen för sina tilldelade uppgifter; (b) ta reda på hur det övergripande projektet går; (C) informeras om eventuella förseningar eller framsteg i schemat, och (d) stanna ”i loop” för sin projektroll, medan du arbetar självständigt på en avlägsen plats.

ett exempel på ett större projekt som genomförts under denna period är år 2000 (Y2K) – projektet. Y2K-projektet, känt som millennium bug, hänvisade till problemet att datorer kanske inte fungerar korrekt den 1 januari 2000 klockan 12. Detta var ett globalt fenomen och var mycket problematiskt eftersom lösningen av problemet i sin organisation inte garanterade immunitet, eftersom en uppdelning i organisationens försörjningskedja kan påverka organisationens operativa förmåga. Många organisationer inrättade ett projektkontor för att kontrollera och följa sina intressenter angående Y2K-frågan. Dessutom var användningen av Internet vanlig praxis som ledde till inrättandet av det virtuella projektkontoret. Målet med detta virtuella projektkontor var: (a) att leverera oavbruten sekelskiftet; (b) övervaka Y2K-projektinsatser; (C) tillhandahålla samordning, (d) utarbeta en riskhanteringsplan och (e) kommunicera Y2K-efterlevnadsinsatser med olika intressenter. Således var det virtuella projektkontoret en kontaktpunkt för alla projektarbeten, och det ökade medvetenheten och vikten av riskhanteringsmetoder för många organisationer.

Varför Projektledning?

det råder ingen tvekan om att organisationer idag står inför mer aggressiv konkurrens än tidigare och den affärsmiljö de verkar i är mycket turbulent. Detta scenario har ökat behovet av organisatorisk ansvarighet för den privata och offentliga sektorn, vilket har lett till ett större fokus och efterfrågan på operativ effektivitet och effektivitet.

effektivitet och effektivitet kan underlättas genom införande av bästa praxis som kan optimera förvaltningen av organisatoriska resurser. Det har visat sig att operationer och projekt är olika med var och en som kräver olika hanteringstekniker. Därför kan projektledning i en projektmiljö: (a) stödja uppnåendet av projekt-och organisationsmål, och (b) ge intressenterna större försäkran om att resurserna förvaltas effektivt.

forskning av Roberts och Furlonger i en studie av informationssystemprojekt visar att användning av en rimligt detaljerad projektledningsmetodik, jämfört med en lös metod, förbättrar produktiviteten med 20 till 30 procent. Dessutom kan användningen av en formaliserad projektledningsstruktur för projekt underlätta a) förtydligande av projektets omfattning, b) överenskommelse om mål och mål; C) identifiera nödvändiga resurser, d) säkerställa ansvarsskyldighet för resultat och resultat, e) och uppmuntra projektgruppen att fokusera på de slutliga fördelar som ska uppnås. Dessutom visar forskningen att 85-90% av projekten misslyckas med att leverera i tid, på budget och till den förväntade prestandakvaliteten. De viktigaste orsakerna som identifierats för denna situation är:

det bör betonas att orsakerna till misslyckandet med att leverera i tid, på budget och på kvaliteten på förväntade resultat skulle kunna åtgärdas genom tillämpning av projektledningspraxis. Dessutom innebär misslyckandet med att leverera i tid, på budget och till den förväntade prestandakvaliteten inte nödvändigtvis att projektet i sig var ett misslyckande. I detta skede diskuteras effektiviteten och effektiviteten i projektgenomförandet och inte om ett projekt är en framgång eller misslyckande.

slutsats

Projektledning bör ses som ett verktyg som hjälper organisationer att genomföra utsedda projekt effektivt och effektivt. Användningen av detta verktyg garanterar inte automatiskt projektets framgång. (projektframgång kommer att diskuteras i en efterföljande fråga). Men som förberedelse för nästa nummer vill jag att du tänker på skillnaden mellan projektsucces och projektledningsframgång. Denna distinktion kommer att ge ytterligare insikt i frågorna: Varför uppfattas vissa projekt som misslyckanden när de har uppfyllt alla traditionella standarder för framgång, nämligen slutförda i tid, slutförda inom budget och uppfyller alla tekniska specifikationer? Varför uppfattas vissa projekt som framgångsrika när de inte har uppfyllt två viktiga kriterier som traditionellt är förknippade med framgång, nämligen inte slutförda i tid och inte slutförda inom budgeten?

Sandro Azzopardi är en professionell författare som skriver artiklar om olika ämnen på sin webbplats och lokala tidningar och tidskrifter.

Rekommenderad läsning: en kort historia av projektledning av Duncan Haughey.