typer av kommunikation

kommunikation är processen att överföra information och förstå detsamma från en person till en annan. Således betyder kommunikation att förstå information, fakta eller åsikter från någon.

kommunikation kan vara i olika former, det kan klassificeras på följande sätt:

1. på grundval av organisationsstruktur
2. på grundval av riktning
3. på grundval av uttryckssätt

typer av kommunikation

1. formell kommunikation
2. informell kommunikation
3. nedåtriktad kommunikation
4. uppåtriktad kommunikation
5. horisontell kommunikation
6. Diagonal kommunikation
7. icke-Verbal kommunikation
8. Verbal kommunikation
9. muntlig kommunikation
10. skriftlig kommunikation

1. Organisationsstruktur
   • formell kommunikation
   • informell kommunikation
2. riktning
   • nedåtriktad kommunikation
   • uppåtriktad kommunikation
   • horisontell kommunikation
   • Diagonal kommunikation
3. uttryckssätt
   • icke-Verbal kommunikation
   • Verbal kommunikation
     1. muntlig kommunikation
     2. skriftlig kommunikation

på grundval av organisationsstruktur

i organisationsstrukturen för företagskommunikation, det finns två typer av kommunikation:

• formell kommunikation
• informell kommunikation

formell kommunikation

formell kommunikation är ett informationsflöde genom formellt etablerade kanaler i en organisation. Denna typ av kommunikation kan vara muntlig eller skriftlig.

• mestadels kontrollerad av chefer
• det är hierarkiskt i naturen och associerat med det överlägsna och underordnade förhållandet
• generellt kopplat till formell status och positioner hos en person
• det kan vara uppåt, nedåt och horisontellt.

fördelar med formell kommunikation

• följer principen om kommandoenhet
• det ordnade informationsflödet och systematiskt
• hjälper till att fastställa ansvar för bättre effektivitet
• Chefer har full kontroll över naturen och kommunikationsriktningen
• hjälper till att upprätthålla auktoritetsförhållande
• undervisningsflödet är mycket specifikt, tydligt och bestämt.
• hjälp för att upprätthålla direktkontakt med underordnade.

nackdel med formell kommunikation

• det är en tidskrävande process
• det saknar personliga kontakter och relationer
• det kan motstås och förvrängas
• det försenar kommunikationsmeddelandet på grund av det formella förfarandet
• det hindrar fri, smidig och korrekt cirkulation av information

informell kommunikation

informell kommunikation avser kommunikation på grundval av personliga relationer. Det är en typ av kommunikation som är ostrukturerad, inofficiell och oplanerad.

• det följer inte de formella kanaler som upprättats av ledningen
• det flyter ofta mellan vänner och intimater och relaterar till personliga snarare än ’positionella’ frågor.
• det kan inte visas på diagrammet och inte regleras av formella regler och förfaranden.

informell kommunikation är ett resultat av social interaktion och uppfyller människors naturliga önskan att kommunicera med varandra. Informell kommunikation är till hjälp för att motverka effekterna av arbetsutmattning och monotoni och fungerar som en källa till arbetsrelaterad information.

det kallas också grapevine communication. Druvvinskommunikation bär inofficiell information. Det är inte en tillförlitlig källa till kommunikation. Chefer bör vara mycket försiktiga med sådan kommunikation.

fördelar med informell kommunikation

• det är en flexibel och pålitlig kommunikationskanal
• det skapar ömsesidigt samarbete
• det kan fungera som ett värdefullt hjälpmedel för att kommunicera organisatoriska regler, värderingar och moral
• det är till hjälp för att bygga lagarbete i organisationen
• det ger effektiv feedback till chefen
• det kompletterar formella kommunikation
• det skapar framgångsrika PR i organisationen
• om det implementeras effektivt kommer det att leda till framgången

nackdelar med informell kommunikation

• det skapar missförstånd och osäkerhet
• på grund av olika uppfattningar om de personer som är involverade i viskning kan kedjetolkningar av information ändras
• det är svårt att tro på information eftersom dess källa inte kan identifieras
• det leder ibland till läckage hemlig information
• informationen som passerar genom den är felaktig och förvrängd
• det är svårt att kontrollera det eftersom dess flöde och riktning inte kan kontrolleras

på grundval av Riktning

på grundval av riktningar kommunikation kan vara av fyra typer av kommunikation:

1. nedåtriktad kommunikation
2. uppåtriktad kommunikation
3. horisontell kommunikation
4. Diagonal kommunikation

nedåtgående kommunikation

kommunikation som sker från överordnade till underordnade i en kommandokedja kallas nedåtgående kommunikation.

sådan typ av kommunikation kan vara i form av order, instruktioner, policyer, program etc. Det kan vara skriftligt eller muntligt.

följande meddelanden induceras i denna typ av kommunikation:

• bekräftelse avseende prestanda
• arbetsuppgift och anvisningar
• order, vägledning och ansvar
• ideologisk typ av information
• Organisationsprocedur och praxis.

fördelar med nedåtgående kommunikation

• det är till hjälp för att kontrollera underordnade
• det förklarar organisationens planer och policyer för anställda.
• det är ett verktyg för att delegera myndighet
• det är bra att knyta bland anställda på en annan nivå
• det uppmuntrar effektiviteten av uppåtgående kommunikation genom feedback
• det hjälper till att förbereda folket för att införa förändring

nackdelar med nedåtriktad kommunikation

• det tenderar att främja envägskommunikation
• det är tidskrävande eftersom information passerar genom olika nivåer
• ibland kan en chef filtrera informationen eller hålla tillbaka en del av informationen på grund av rädsla för att det kan vara ett problem med att obehaglig
• eftersom kommunikation tar tid, blir meddelandet ibland ineffektivt och kan förlora betydelse

uppåtriktad kommunikation

när meddelandet överförs från botten till toppen av organisationshierarkin kallas det uppåtriktad kommunikation.

huvudfunktionen för uppåtgående kommunikation är att tillhandahålla information till toppledningen. Det är i huvudsak delaktigt och kan blomstra endast i en demokratisk organisatorisk miljö. Det kan vara i form av lägesrapport, förslag, klagomål, klagomål etc.

fördelar med uppåtgående kommunikation

• ledningen kan använda feedback effektivt i sin plan och förfaranden
• hjälp underordnad att kommunicera sina åsikter till högsta ledningen
• den stöder innovativa ideer och förslag
• stöd i harmoni och ömsesidigt samarbete mellan ledning och underordnad
• cheferna kan utvärdera effekterna av kommunikation

nackdelar med uppåtgående kommunikation

• underordnad ger endast gynnsam information till den övre ledningen
• det kan avskräckas på grund av brist på korrekt svar från toppledningen
• det tar mycket tid att skicka meddelandet till högre nivå
• möjlighet till avsiktlig manipulation av information för att uppnå personliga mål.
• det uppstår ett hot om att superior kan reagera negativt

horisontell kommunikation

när kommunikation sker mellan två eller flera personer som arbetar på samma nivåer kallas det horisontell kommunikation.

denna typ av kommunikation sker mestadels under ett utskottsmöte eller konferenser. Huvudsyftet med sådan kommunikation är att upprätta samordning mellan avdelningar.

fördelar med horisontell kommunikation

• det hjälper till att undvika dubbelarbete
• det löser konflikter mellan avdelningar
• det underlättar upprättandet av samordning mellan olika avdelningar i organisationen
• kommunikationsprocessen beräknas smidigt utan hinder.
• det hjälper till att upprätthålla socialt och emotionellt stöd bland kamratgruppen.

nackdelar med horisontell kommunikation

• det saknas motivation att kommunicera
• vanligtvis döljer de information på grund av rivalitet mellan dem
• det saknar auktoritativitet

Diagonal kommunikation

Diagonal kommunikation är ett informationsutbyte mellan personerna på en annan nivå över avdelningar.

denna typ av kommunikation används för att sprida information på olika nivåer i en organisation för att förbättra förståelsen och samordningen för att uppnå organisatoriska mål.

således, där de personer som varken arbetar i samma avdelning eller har liknande nivå kommunicerar, sägs det vara diagonal kommunikation. Det skär över nivåerna av organisationsstruktur.

fördelar med diagonal kommunikation

• det ökar organisatorisk effektivitet
• det underlättar organisationsförändring
• det skapar integritet och harmoni i organisationen
• det hjälper till att påskynda åtgärden och spara tid

nackdelar med diagonal kommunikation

• det bryter mot principen om kommandoenhet
• det är ett osystematiskt sätt att kommunicera.

på grundval av uttryckssätt

1. icke-Verbal kommunikation
2. Verbal kommunikation

icke-Verbal kommunikation

kommunikation genom uttryck, gester eller hållning är icke-verbal kommunikation. Det hänvisar till informationsflödet, genom ansiktsuttryck, tonfall och andra kroppsrörelser.

med andra ord är det en annan typ av kommunikation än ord. Det förmedlar känslan, känslor, attityd hos en person till en annan. En person kan kommunicera sin känsla till andra snabbt och ekonomiskt genom att använda en icke-verbal form av kommunikation. Detta kräver inte användning av ord eftersom en person kan uttrycka sina känslor genom sitt kroppsspråk.

några viktiga för icke-verbal kommunikation är:

• kroppsspråk: hållning, gest, ögonkontakt, tystnad etc.
• närhet: Utrymme (intimt utrymme, offentligt utrymme), tid, omgivning etc.
• Para Språk: Röst, volym, paus, tonhöjd, korrekt stress etc

fördelar med icke-verbal kommunikation

• det är tillförlitlig informationskälla
• meddelande kan förmedlas snabbt
• det är ett ekonomiskt sätt att kommunicera
• det skapar bättre förståelse

nackdelar med icke-verbal kommunikation

• uttryck och gester ses av någon så det saknar Sekretess.
• det skapar missförstånd på grund av bristande förståelse av gesterna
• det kräver båda parternas fysiska närvaro
• långt och detaljerat meddelande kan inte förmedlas
• betydelsen av gest ändras beroende på tid och plats, så det är svårt att förstå universellt
• det finns inget skriftligt bevis vid eventuell tvist i framtiden.

Verbal kommunikation

Verbal kommunikation är ett informationsutbyte med ord antingen skriftligt eller muntligt. Verbal kommunikation består av att tala, lyssna, skriva, läsa etc. Det är det mest föredragna kommunikationssättet.

det kan vara av två typer av Verbal kommunikation:

1. muntlig kommunikation
2. skriftlig kommunikation

muntlig kommunikation

när ett meddelande uttrycks genom talade ord kan det vara antingen genom ansikte mot ansikte konversationer eller med hjälp av elektroniskt läge som telefon, mobiltelefon etc.

det kan också vara i form av informellt samtal, gruppdiskussioner, möte etc. Det är ett mer effektivt sätt att utbyta information eftersom mottagaren inte bara hör meddelandet utan också observerar högtalarens fysiska gester.

fördelar med muntlig kommunikation

• muntlig kommunikation är användbar för att ge bra ledarskap
• det ger en möjlighet att delta i alla medlemmar i beslutsfattandet
• det sparar tid och meddelande räckvidd till mottagaren mycket snabbt
• det är en ekonomisk källa för kommunikation
• det är mer effektivt som kroppsspråk kan observeras tillsammans med utfrågningen av meddelandet
• reaktion kan tas emot enkelt och snabbt
• meddelandet kan förmedlas tydligt eftersom, i händelse av förvirring, meddelandet förtydligande kan sökas omedelbart.

nackdelar med muntlig kommunikation

• det kräver närvaro av båda parter, dvs avsändare och mottagare
• den stora nackdelen med denna typ av kommunikation är brist på bevis, så den har ingen laglig giltighet
• det är inte lämpligt när meddelandena är långa
• det ger inte tillräckligt med tid för att tänka innan meddelandet överförs
• det innebär en hög kostnad om båda parter är på avstånd plats 6. Meddelandet kan förvrängas.

skriftlig kommunikation

när åsikter utbyts i skriftlig form, snarare än genom talade ord, är det känt som skriftlig kommunikation.

det kan uttryckas genom diagram, bilder och diagram. Den innehåller tidningar, rapporter, brev, cirkulär tidskrifter etc. När du använder skriftlig kommunikation bör ord väljas mycket noggrant eftersom meddelanden som skickas inte kan ändras. det är formellt och kan inte förbises.

fördelar med skriftlig kommunikation

• det ger en framtida referens: det blir en permanent rekord och fördelaktig för att formulera nya policyer.
• det är korrekt. Misstag kommer sannolikt inte att uppstå eftersom det är öppet för verifiering och dess äkthet kan kontrolleras.
• det kräver inte båda parternas fysiska närvaro.
• det säkerställer överföring av information på ett enhetligt sätt
• det är användbart att överföra komplex information och det underlättar tilldelningen av ansvar
• det tar vanligtvis bort konflikter och missförstånd
• det underlättar att förmedla ett meddelande till ett stort antal personer samtidigt
• skriftlig kommunikation är acceptabel som ett juridiskt dokument.

nackdelar med skriftlig kommunikation

• det är ett tid och pengar som konsumerar sätt att kommunicera
• det saknar sekretess eftersom meddelandet passerar genom olika händer, så sägs det vara ett dubbelkantigt vapen
• det är inte användbart i nödsituationer
• det har ingen chans att ändra meddelandet som sänds
• det är inte möjligt att få omedelbar feedback
• det blir föga imponerande om formuleras dåligt
• det kan tolkas på fel sätt
• det kräver onödiga formaliteter.

affärskommunikation anteckningar

(klicka på ämnet för att läsa)

referens

1. Murphy, Hildebrandt (1991), effektiv affärskommunikation, McGraw Hill, New York.
2. Affärskommunikation: ”K. K. Sinha, Golgotia Förlag.
3. Affärskommunikation: ”M. K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Böcker.
4. väsentliga för affärskommunikation: Rajendra Pal, J. S Korlahalli, Sultan Chand & söner.

fortsätt, dela & Hjälp din vän