programvaran RFP: allt du behöver veta

hur man svarar på en programvara RFP

för teknikföretag, svara på programvara RFP är en välbekant process. Men om du är frustrerad över att dina RFP-ansträngningar tar för mycket tid och inte betalar sig, kan det vara dags för ett nytt tillvägagångssätt.

kontrollera först att din process följer bästa praxis för förslag. Finjustera sedan varje del av ditt förslag från sammanfattningen till den slutliga presentationen.

bästa praxis för Förslagsprocess

besluta att bjuda eller inte bjuda

en vanlig anledning till att din vinstfrekvens kan vara låg är att du bjuder på RFP: er som inte passar bra. När det gäller programvara RFP, ofta, köparen vill ha allt men vet inte exakt vad de behöver. Därför är det svårt att avgöra om du har en god chans att vinna verksamheten.

så innan du hoppar in i att skapa förslaget, granska noggrant omfattningen och tekniska krav. Gör sedan en lista med uppföljningsfrågor för att förstå vilka funktioner och funktionalitet som är deal breakers. Med den här informationen har du mer effektivt att bjuda eller inte bjuda diskussioner.

ladda ner den här användbara checklistan för att vägleda dina bud eller inga buddiskussioner.

optimera ditt förslag projektplanering

alltför ofta, programvara förslag handläggningstider är snäva. Kunden har ett akut behov, men vill också göra en klok investering. Utan en etablerad projektledningsstrategi uppstår kaos och förvirring.

det finns ett antal beprövade sätt att organisera ditt förslag team och process. Prova till exempel en RACI-matris. Eftersom det beskriver teammedlemmar och deras roller vet alla vad de kan förvänta sig och vilka steg som är nästa. Alternativt kan du skapa ett förslag tidslinje eller Gantt diagram för att spåra uppgiften timing.

granska ditt tidigare förslagsinnehåll

generellt ställer RFP-programvaror många av samma frågor. I stället för att skriva om svar för varje RFP, Använd ditt tidigare förslagsinnehåll som en mall för framtida svar. Det bästa sättet att spara och hitta vanliga svar när du behöver dem är att skapa ett förslag kunskapsbibliotek eller innehållsförvar.

vissa team hanterar innehållet manuellt i ett kalkylblad eller Word-dokument. Även om detta tillvägagångssätt är bättre än att starta svar från början, informationen blir snabbt oorganiserad och daterad. Följaktligen använder många förslagsteam förslagshanteringsprogramvara för kunskapshantering. RFP-svarsprogramvara möjliggör samarbete och förslagsautomatisering genom att identifiera frågor du redan har svarat på och föreslå rätt svar.

gör det enkelt för dina ämnesexperter

ämnesexperter (små och medelstora företag) måste jonglera sin heltidsroll samt förslagsuppgifter. Naturligtvis, det är ett stort jobb och det är inte alltid lätt för dem att svara på RFP omedelbart. När du måste skicka uppföljningsmail och hantera förseningar är det lätt att bli frustrerad. Du kan dock göra förslagsprocessen lite enklare för alla.

medan du är tvungen att stöta på nya frågor, använd ditt kunskapsbibliotek för att slutföra så mycket av förslaget som möjligt. Till exempel kompletteras upp till 80 procent av Saas RFP: er med förslagsautomation och granskas av förslagschefen innan de engagerar våra små och medelstora företag. Detta tillvägagångssätt innebär en lättare belastning för dem och snabbare svar för dig.

förslag granskning och revision

nu är det dags att dra ihop allt. Granska ditt förslag från början till slut. Är det komplett och kompatibelt? Fungerar alla svaren tillsammans? Låter tonen och stilen som ditt varumärke? Slutligen finns det några skrivfel, grammatikfel eller motsägelser? Det kan tyckas obetydligt, men detaljerna är viktiga. Och små misstag kan göra ett stort intryck.

slutligt godkännande och inlämning

det sista steget i processen är att få det slutliga tecknet från din verkställande godkännare. När du har fått deras godkännande, var noga med att skicka förslaget i tid och enligt inlämningskraven.

hur man förbättrar varje del av ditt programförslag

när du tävlar mot liknande programvarulösningar är det viktigt att göra ditt förslag minnesvärt. Det bästa är att använda varje del av förslaget för ett specifikt syfte.

Höj din sammanfattning

Tänk på din sammanfattning som din introduktion till köparen. Inte alla som får ditt förslag kommer att läsa det noggrant. Men de kommer sannolikt att skumma din sammanfattning. Därför måste du få det att räkna. Din sammanfattning bör förklara de mest effektiva sätten du hjälper kunden att nå sina mål, utforska dina viktiga skillnader och inte vara mer än en sida lång.

ladda ner den här mallen för att göra din sammanfattning fantastisk (och lätt).

RFP cover letter

om sammanfattningen är introduktionen är RFP cover letter den vänliga chatten som följer. Faktum är att brevet skapar en anslutning. Var konversation, tillgänglig och Lägg till lite personlighet för att göra det minnesvärt. Dessutom är det viktigt att uttrycka din förståelse för kundens behov, berätta en framgångshistoria och dela din vision för framtiden för ditt partnerskap.

bli inspirerad av att ladda ner denna RFP-brevmall.

behärska dina meddelanden

vinnande programvara RFP svar kräver en knepig balans mellan teknisk expertis och lättillgänglig meddelanden. Medan du vill förmedla din expertis, var försiktig så att du inte alienerar dina RFP-utvärderare. Kom ihåg att hålla din genomsnittliga användare i åtanke och tala på ett sätt som de kan förstå.