ett företag kan tro att det faktum att processer definieras gör dem mer effektiva och effektiva. Denna missuppfattning kan leda till standardisering av alla typer av steg och åtgärder inom organisationen. En sådan överdrift kommer dock att ha kontraproduktiva effekter. Fokus måste vara på kvalitet och inte på kvantitet av processer och processdefinitioner. Att ha en process definierad betyder inte automatiskt att processen är bra. En kritisk fråga är därför: Vad gör en” bra ” process? Hur kan processkvaliteten utvärderas och förbättras?
processer finns överallt – men bra?
processdesign och processoptimering har funnits ett tag. En processdesign är ett av de första stegen i många projekt, särskilt när det gäller implementering av nya IT-system. Det har blivit sunt förnuft att en felaktig processdesign kommer att orsaka onödiga totala ägandekostnader. Ändå är processhanteringen ännu inte särskilt väl integrerad i de kända projektmetoderna. Dessutom är kunskapen om god processdesign ganska ofta inte ett centralt kompetensområde för de aktörer som är involverade i ett klassiskt implementeringsprojekt, som fokuserar mer på en bra kombination av funktionella och tekniska färdigheter.
så vad gör en bra process? Och vilka fallgropar bör undvikas när man utformar en ny process eller omarbetar en befintlig
effektiv och effektiv-det är vad en process ska vara
kvaliteten på processer kan sammanfattas i två huvudpelare:
- processeffektivitet – hjälper processerna företaget att nå sina mål? Frågan här är: ”gör vi rätt saker?”
- processeffektivitet-är processerna utformade på ett sätt som deras mål uppnås med minsta möjliga insatser (tid, material, utrustning, finansiering, mänskliga ansträngningar etc.) eller för att vända argumentet: används företagets resurser på bästa möjliga sätt? Frågan här är: ”gör vi saker rätt?”
vi har identifierat 8 kritiska egenskaper som processer bör ha för att vara både effektiva och effektiva:
#1 – processer måste vara måldrivna
#2-enkelhet är nyckeln
#3 – en bra process kan enkelt kommuniceras, förklaras och utformas
#4 – en process måste vara robust
#5 – Design återanvändbara och återanpassningsbara processer
#6 – se till att dina processer är mätbara
#7-en bra process måste vara kontrollerbar
#8-relevans och mervärde
i vårt senaste synvinkelpapper förklarar mina kollegor Elio Campos och andr Ukrainian Almeida, två långsiktiga processdesignproffs, vad ligger bakom dessa Regler och hur man bedömer om ett företags processer följer dessa regler eller inte.
denna uppsats startar en serie papper som ger lättförståeliga insikter i ämnet processdesign. De riktar sig till organisationer och konsulter som, främst under en systemimplementering eller omdesign, vill ompröva sina processer innan de cementerar dem i IT-strukturer. Anmäl dig till vårt nyhetsbrev för att hålla dig informerad om kommande publikationer i detta eller i andra ämnen av intresse.
Av Andreas Kr Kubiker