kostnadskontroll: strategi, steg och utmaningar

hur företag närmar sig kostnadskontroll förändras drastiskt när majoriteten av branscher fortsätter att genomgå digitala omvandlingar.

borta är de dagar då företag hyperfokus på kostnad. Den nya versionen av kostnadskontroll är en blandad strategi som fokuserar på kostnadshantering och driver tillväxt.

medan de flesta företag fruktar tanken på att gå över budgeten—är det inte tillräckligt att sänka kostnaderna idag. Istället måste företag fokusera på sammanhang om de vill öka vinsten, optimera budgetar och säkerställa långsiktig finansiell hållbarhet.

att hålla sig på kurs med lämpliga kostnadskontrollåtgärder är ett måste, så låt oss prata om kostnadskontroll och dess många aspekter.

Vad är kostnadskontroll?

kostnadskontroll är metoden för att identifiera och hantera affärskostnader och finansiella data så att de kan analyseras och sänkas där det är möjligt. Att samla in kostnader i ett konsoliderat format gör det möjligt för organisationer att göra mer exakta och informerade prognoser, veta var de kan minimera kostnaderna och identifiera områden med överskridanden.

därför går kostnadskontroll och leverantörshantering ofta hand i hand, eftersom optimering av hur du interagerar med leverantörer kan ge betydande kostnadsbesparingar för ditt företag. Du kan se till att effektivisera kontraktsförhandlingar för att låsa in gynnsamma priser, arbeta för att bygga hållbara relationer med leverantörer och kunder och skapa partnerskap som kompletterar båda företagen.

trots allt—målet med kostnadskontroll är att ge ditt företag ett kraftfullt ramverk som är utformat för att förbättra synligheten och hålla dig i kontroll över dina kostnader.

varför Kostnadskontrollfrågor

projektscheman kan delas upp i komponenter och steg, och de flesta chefer fördelar den totala budgeten till varje del enligt dess behov. Att göra ett försök att kontrollera kostnaderna hjälper:

• spåra framsteg och nyckeltal (key performance indicators) och vidta korrigerande åtgärder när kostnaderna stiger för högt.
• upprätthålla förväntade vinstmarginaler.
• Ställ tydliga förväntningar och förhindra omfattning kryp.
• uppnå transparens med ledning, intressenter och kunder.
• generera användbara mätvärden för hantering av framtida projekt.

att ha en ordentlig budget på plats påverkar direkt kritiska beslut som vilka nya anställda att anställa, vilka funktioner som ska inkluderas och hur mycket tid som ska spenderas på varje del av jobbet. En välskött budget som följer och organisationens affärsregler visar i huvudsak var projektet går och hur det kommer att hamna. Projektprestanda i detta fall är direkt knuten till budgeteringen.

rollen för Kostnadskontrollprogramvara

det är ingen hemlighet att kostnadshantering och kontroll är data-och analystunga fält, och det är ingen överraskning varför mjukvaruutvecklare har hittat en applikation för automatisering här. Mjukvarubaserad hantering optimerar processen på flera sätt:

• tråkiga beräkningar och andra kvantitativa uppgifter är nästan omedelbara och immuna mot mänskliga fel genom programvara.
• analys är mycket enklare när data tydligt rapporteras via instrumentpaneler och lättanvända användargränssnitt.
• standardisering av data sker automatiskt på detta sätt, vilket kan vara användbart för projekt på internationell nivå som måste använda flera valutor.
• tredjepartsintegrationer med andra hanteringslösningar hjälper till att samla data mer effektivt.

kostnadshantering vs. kostnadskontroll

du kan höra termer som ”kostnadshantering” och ”kostnadskontroll” används omväxlande. Medan de är starkt relaterade och lika viktiga, finns det en subtil skillnad som kan vara värt att veta när du pratar med dina lag om dem.

kostnadshantering handlar främst om alla processer avseende budgetplanering, inklusive uppskattning, finansiering och finansiering. För att hantera kostnader krävs uppmärksamhet från planeringsfaserna till slutförandet, vilket säkerställer att projektet som helhet håller sig inom godkända budgetgränser. Ett kritiskt steg i kostnadshantering gör både indirekta och direkta kostnader mer förutsägbara genom stark ansvarsskyldighet, kontroll och informationsinsamling.

som jämförelse handlar kostnadskontroll huvudsakligen om projekt under deras genomförandefas och förlitar sig på kostnadshanteringsmetoder för framgång. Att ha planerare arbeta med varandra för att uppnå korrekt budgetering är hur kostnadskontroller fungerar.

när man talar om kostnadskontroller lägger företagare först ner en ”baslinje” och mäter sedan variansen mellan den och den faktiska kostnaden och vidtar korrigerande åtgärder för att minimera oväntade spikar.

Kostnadskontrollprocesssteg

hantering av affärskostnader är definitivt inte en ”Ställ in den och glöm den” övervägande. Tänk snarare på det som en kontinuerlig, cyklisk process som involverar följande steg:

resursplanering

kostnadskontroll börjar med att implementera projektkontroller; förutsäga de kommande kostnaderna för ett projekt, oavsett om det är för utrustning, material, personal eller till och med bara tid. Resursplaneringssteget inträffar innan det faktiska arbetet börjar.

företag använder ofta arbetsfördelningsstrukturen för att undersöka varje deluppgift i schemat och bestämma vilka färdigheter eller utrustning som är nödvändiga för varje. Historiska ekonomiska data för jämförbara projekt och feedback från teammedlemmar är viktiga punkter att tänka på för denna uppgift.

uppskatta kostnaden

nästa approximera den totala kostnaden för resurser som behövs för arbetet. Kostnadsberäkning är en komplicerad fråga som beror på din nuvarande budget och hur mycket information du har tillgänglig. Vi kommer att prata mer om kostnadsberäkning senare.

budgetering

när arbetet är igång är nästa steg att fördela budgeten till varje uppgift. Kostnadsbudgetering är en kombination av att tillämpa de beräknade kostnaderna för projektplanering. Varje aktivitet i arbetsflödet får sitt eget specifika budgetbelopp här.

kostnadsövervakning

Slutligen måste Projektledning täcka hantering av förändringar i budgeten. Kostnadskontroll mäter variansen av de faktiska kostnaderna från den förutbestämda baslinjekostnaden och vidtar åtgärder när det behövs. Detta steg kräver också att du kontrollerar de faktiska resultaten av dessa åtgärder.

Kostnadsberäkningstekniker för att överväga

vi har nämnt uppskattning som ett viktigt steg i hanteringen av kostnader. Låt oss gräva djupare genom att prata om några exakta tekniker för att göra exakta uppskattningar, särskilt eftersom budgetering för komplexa arbetsflöden kan vara en utmaning.

Faktoruppskattning

projekt är nästan aldrig helt ”räknade ut” när de börjar. Omfattningen kanske inte är helt definierad, och vissa funktioner kan fortfarande behöva lite arbete. Det skulle vara slöseri med tid att utarbeta en detaljerad budgetanalys nu eftersom det sannolikt skulle förändras snabbt.

faktoruppskattningsmetoden är det snabbaste sättet att få en allmän översikt över vad man kan förvänta sig. Industrisektorn är bekant med ett bekvämt trick som kallas sjätte tiondelsregeln, där den förväntade kostnaden ökar med sex tiondelar när tillverkningsanläggningens storlek ökar.

parametrisk uppskattning

tidigare finansiella data är ett ovärderligt verktyg för att exakt förutsäga nya kostnader. Parametriska metoder innebär att analysera tidigare kontraktspriser och värden och ta reda på relationerna mellan material och arbete i tidigare verk.

du kanske till exempel märker att tjockleken på metallplåtarna som används i ett ingenjörsprojekt konsekvent korrelerar med högre kostnader. Tänk på hur du kan använda den informationen nästa gång ett liknande projekt börjar.

kvantitativ faktor

när arbetsbelastningen fortskrider kommer du långsamt att få mer insikt och få en tydligare bild i ditt sinne om hur det kommer att sluta. Den kvantitativa faktoruppskattningen bygger på steget” faktoruppskattning ” från tidigare genom att bifoga empiriska data som du får under projektgenomförandet för att räkna ut mer exakta uppskattningar.

resursbaserad uppskattning

den resursbaserade tekniken är ett alternativ om tiden anses vara en känslig tillgång. Här kommer teamet att uppskatta och hantera hur lång tid det tar att slutföra en viss del av arbetet och schemalägga det till en kalender. Att hålla arbetsbelastningens varaktighet under kontroll kan vara lika viktigt som att hålla monetära kostnader låga.

Enhetsränta

det kan tyckas självklart, men helt enkelt extrapolera hela kostnaden genom att använda en mindre enhetskostnad som riktmärke är en effektiv metod. Till exempel kan ett kort rör kosta $15 och kräva en timmes installationstid. Om du använder 20 av dessa rör kan du förvänta dig att kostnaden är cirka $300 och 20 timmars arbete.

även om det inte alltid är korrekt (installationstiden kan vara kortare ju fler enheter du installerar åt gången, till exempel), kommer enhetsräntan alltid att vara ett verktyg på bordet för alla kostnadsingenjörer.

kostnadskontroll tar tid

du kan inte hämta allt du behöver veta om kostnadskontroll på en timme. Processen är faktiskt mångfacetterad och kräver att du arbetar nära dina anställda och projektledare. Men du kan vara säker på att denna insats i slutändan kommer att leda till ökad produktivitet.

hitta baslinjen

starta processen genom att först upprätta en baslinje för att jämföra med faktiska kostnader. Använd historiska finansiella data för att hitta ett realistiskt mål och hitta en teoretisk ”ideal” slutlig kostnad för projektet.

target nettoresultat

Target nettoresultat är ett mått som beräknas genom att ta redovisade vinster från försäljning och subtrahera de fasta kostnaderna och de rörliga kostnaderna. Att nå detta belopp är viktigt, särskilt för offentliga företag med investerare som förväntar sig vinsttillväxt över tiden.

Tänk dig att ett företag vill ha $15 000 i nettoresultat från $80 000 försäljning varje månad. Ledningen tittar på de fasta och rörliga kostnaderna och försöker minska dem tills målet nettoresultat uppnås.

rörliga kostnader inkluderar saker som lager, vilket kan minskas genom att byta till billigare leverantörer. Fasta kostnader är vanligtvis svårare att ändra, eftersom de ofta är saker som leasingbetalningar som är på kontrakt. Fasta kostnader inkluderar också löner som används för att betala anställda.

variansanalys

varians är skillnaden mellan budgeterad och faktisk ekonomi. När den faktiska kostnaden är mycket högre än den förväntade siffran, förtjänar denna höga negativa varians undersökning för att identifiera orsaken och räkna ut lösningar.

variansanalys låter dig prioritera viktiga områden genom att upptäcka vilka som behöver korrigerande åtgärder mest.

Earned Value Management

en av de mest populära metoderna för kostnadsanalys, earned value management (EVM) bör förklaras genom exempel. Säg att du har en uppgift som du förväntar dig att vara halvvägs klar i slutet av veckan. Budgeten för det är $ 5000.

om uppgiften emellertid bara är 25% klar efter en vecka, vilken implikation finns det för projektet? Vi kan säga att det planerade värdet är projektbudgeten multiplicerat med den förväntade slutförandet, vilket i detta fall är $5000 x 50% = $2500.

det faktiska värdet är dock bara $5 000 x 25% = $1 250. Vi kan nu beräkna den schemalagda variansen genom att subtrahera det planerade värdet från det faktiska värdet: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

eftersom variansen är negativ kan vi säga att detta projekt faller bakom ekonomiskt och signalerar ledningen för att vidta korrigerande åtgärder.

arbeta utan Budget

inte alla företag arbetar med en exakt budget. Du kan dock fortfarande göra kostnadskontroll genom att plotta enskilda kostnader på en resultaträkning. Om det finns en plötslig prisökning, undersök den för potentiella korrigeringar.

vanliga utmaningar för kostnadskontroll

även erfarna företag har ibland felsteg under kostnadskontrollverksamheten. Det är värt att gå igenom några fallgropar och utmaningar för processen också. De inkluderar:

• miste om kostnadsanalys med Redovisning: Redovisning handlar främst om att bara räkna upp kostnaderna bland andra uppgifter, medan kostnadskontroll går djupt in i ett projekt och planerar finansieringen.
• konsekvent analys av budget och förutsägelser: beräkning av budgeten och förutsägelse av kostnadskontroll utförs ofta av separata anställda, vilket resulterar i inkonsekventa analyser som kan äventyra resultatens tillförlitlighet.
• anpassa data från flera källor: Relevanta finansiella data kan komma från en mängd olika underleverantörer och innehållshanteringssystem. Det krävs en viss organisation och skicklighet för att säkerställa att alla dessa data är användbara.
• anpassa tid och pengar: på samma sätt finns det en skillnad mellan projektplanerare som schemalägger arbetsbelastningen enligt aktiviteter och uppgifter och kostnadsanalytiker som använder transaktioner och räkenskapsperioder. Att göra dessa två källor jämförbara är en annan utmaning för kostnadskontroll.
• tillmötesgående projektändringar: som ett projekt går längs, omfattning, funktioner, eller mål kan förändras över tiden. Hur fungerar kostnadskontroll, som bygger på att förutsäga framtida utgifter, kring denna utmaning?
• kontrollera kostnaden för självkostnadskontroll: det kan vara tidskrävande och felaktigt att utföra kostnadskontroll, från datainsamling till analys för att utföra korrigerande åtgärder. Vilka resultat är en annan form av kostnad att överväga.

oavsett bakslag kan ett väl genomtänkt kostnadskontrollsystem skapa en organisation för framgång. Att standardisera processen och ge företaget flexibilitet är det bästa sättet att hantera komplicerade eller förändrade projekt.

att investera i teknik är ett av de bästa stegen att vidta för att öka chanserna för projektframgång och minimera risker.

implementera ett Kostnadskontrollsystem byggt på bästa praxis

du känner nu till grunderna för kostnadskontroll, viktiga fördelar och potentiella utmaningar du kan stöta på när du implementerar ett kostnadskontrollsystem.

det är viktigt att komma ihåg att för att ha en konkurrensfördel kräver kostnadskontroll ständig kommunikation och samarbete mellan alla i ditt team. Ett framgångsrikt initiativ innebär att börja små, definiera dina förväntningar tidigt, förstå dina kostnader och risker och utnyttja rätt kostnadshanteringsprogramvara.