Hur verkar PRINCE2?

i vårt senaste blogginlägg gav vi dig en inledande översikt över vad exakt är PRINCE2.

ett standardiserat ramverk för projektledning, ”projekt i kontrollerade miljöer”, eller PRINCE2 för kort, är de facto-metoden för hantering och design av projekt som spänner över en mängd former, varaktighet och omfattningar.

att fastställa fokus på produktionen av slutresultatet, diktera vad som ska produceras, när och av vem, snarare än att styra hur saker ska göras, gör PRINCE2 mycket formbar, skalbar och flexibel över många projekttyper och branscher.

men hur fungerar PRINCE2?

för att förstå hur PRINCE2 fungerar är det först viktigt att förstå hur kärnvärdena i PRINCE2 agerar för att definiera ett projekt. Under PRINCE2 definieras ett projekt som en tillfällig organisation som skapats för att generera en eller flera produkter i enlighet med ett förutbestämt affärsfall. Vilket i grundläggande termer innebär att PRINCE2 genom sitt primära fokus på slutresultatet, eller affärsprodukten, är engagerad i företagets lönsamhet.

ett PRINCE2-projekt definieras av några parametrar, främst det:

• projekt är tillfälliga
• projekt är inte linjeaktiviteter
• projekt kräver resurser
• projekt initieras
• projekt ska leverera resultat
• projekt åstadkomma förändring
• projekt är ofta inter-avdelningar
• projekt ska alltid vara genomförbara för företagsklienten

anpassning till PRINCE2-projektmiljön

om ett projekt anses vara operativt inom en kontrollerad PRINCE2-miljö, som arbetar inom de parametrar som beskrivs ovan, är nästa steg att skräddarsy PRINCE2 metod för att projicera struktur för att få det starkaste och mest framgångsrika resultatet.

PRINCE2 strukturerar projekt genom en skalbar struktur av tre nyckelelement, var och en fokuserar på skapandet av en hållbar slutprodukt. De tre elementen är de 7 principerna, de 7 teman och de 7 processerna i PRINCE2, som sedan kan anpassas för att passa projektets krav och specifika miljö.

fluiditet mellan metod och miljö är nyckeln. De 7 teman kan anpassas till både form och omfattning av ett projekt, eller terminologin i PRINCE2 kan jämföras med det språk som finns i projektets miljö, vilket minskar antalet hanteringsprodukter tills bara de mest inneboende är kvar – till exempel projektdagboken, projektstatusrapport och projektkompletteringsrapport används. På samma sätt kan rollerna och processerna inom PRINCE2 minskas eller skräddarsys.

endast principerna för PRINCE2 måste förbli oförändrade i alla projekt.

en introduktion PRINCE2-principerna, teman och processerna

principerna, teman och processerna i PRINCE2 fungerar som en riktlinje för att hålla ditt projekt under kontroll, vilket i grunden är vad PRINCE2 skapades för att uppnå. De 7 principer, teman och processer är till stor del oupplöslig, var och en medhjälp att informera och definiera den andra, konstruera nexus av PRINCE2 metodik. De 7 grundläggande principerna, såsom affärsjuridik och hantering genom undantag, uppbygger de 7 teman, i riskhantering eller planering, vilket i sin tur hjälper till att definiera de 7 processerna.

de 7 grundläggande principerna i PRINCE2

de 7 principerna i PRINCE2 är den enda delen av ramverket som måste tillämpas strikt för att kunna använda PRINCE2-ramverket på ett projekt. De fungerar som en nödvändig grund för att ramverket ska byggas på.

1.Fortsatt affärs motivering

innan projektets början, målen och förväntade värdet av projektet måste fastställas. Dessa används sedan för att motivera projektets fortsättning genom konsekvent utvärdering av projektets framsteg i enlighet med målen för både projektet och verksamheten.

2.Att lära av erfarenhet

PRINCE2 kräver en erfarenhetsdagbok där risker, problem, misstag, goda erfarenheter, nya tankar och förbättringar registreras. Fungerar som grund för en erfarenhetsrapport vid projektets kulmination, kommer dagboken att hjälpa dig och ditt team i hanteringen av framtida projekt.

3.Definierade roller och ansvarsområden

inom ett PRINCE2-projekt erkänns tre intressenter, var och en med olika intressen i projektet: entreprenörer, leverantörer och användare. Entreprenören fungerar som projektsponsor med förväntan om ett verktyg; användaren arbetar med och utvärderar resultat; och leverantören producerar resultaten. I varje PRINCE2-projekt finns det tydligt definierade roller och ansvarsområden som växlar mot en korrekt representation av deras respektive intressen. Dessa intressenter utgör sedan styrgruppen och fattar de viktiga besluten om projektet.

4.Övervaka Ledningssteg

vid sidan av planerings -, genomförande-och tillsynsstegen i ramverket integreras PRINCE2 med en mängd ledningssteg som kräver planering och budgetering. Genom att utnyttja affärssaken verkställer styrgruppen genomförandet av nästa steg, inklusive planeringen, inklusive budgeteringen, för det. För varje steg finns det en nödvändig scenplan som görs som länkar till projektplanen som ska göras tillgänglig för projektgruppen.

5.Management by Exception

Management by exception är en projektstruktur som erbjuder en högre standard för riskhantering. Definiera en uppsättning varaktighet, kostnad, omfattning och risk och ett acceptabelt toleransområde på varje nivå i den hierarkiska ledningsstrukturen och genomföra en eskaleringspolicy om någon av dessa grader av tolerans eller kränks. PRINCE2 säkerställer en större kontroll över projektets gång.

6.Fokus på produkter

syftet med PRINCE2 är att skapa resultat, som ligger inom ramen, så kallade produkter. Genom att inte ange logistiken för leveransen av produkten utan fokusera på kvaliteten istället kan PRINCE2 enkelt kombineras med andra projekthanteringsmetoder eller tillvägagångssätt, som Agile – och är tillämpligt universellt.

7.Anpassning till Projektsituationen

PRINCE2 är inte en one size fits all-strategi för projektledning, metoden måste anpassas och tillämpas till förmån för den specifika projektsituationen. I samarbete med PRINCE2-utbildade eller erfarna projektledare, tillsammans med de anpassningsriktlinjer som PRINCE2 tillhandahåller, kommer styrgruppen att göra nödvändiga avstämningar till PRINCE2S teman och processer.

de 7 teman i PRINCE2

de 7 teman är områden med nödvändig kunskap som är nödvändiga för att ta hänsyn till hela projektets livslängd. De handlar om svaren på frågor som: varför, vem, vad, när, hur vad om, vad är effekterna av, vart ska vi och vart vill vi gå?

1.Business Case

business case gäller projektets ’varför’. Att driva projektets struktur och planering fastställs affärssaken av intressenterna och bör uppdateras vid varje ledningsstadium och bli mer detaljerad för att föra projektet närmare verkligheten.

2.Organisation

organisationen beskriver de roller och ansvarsområden som måste utses och anpassas under hela PRINCE2-projektet och avser projektets ’who’. Organisationen delegerar uppgifter och definierar den toleransnivå som uppgifterna måste utföras, använder hantering genom undantag och navigerar i interaktioner mellan projekt och företag.

3.Kvalitet

kvalitet representerar en universell förståelse för projektets mål, som spänner över projektgruppen, ledningen och intressenterna. Utan en tydlig artikulering av kriterierna som utgör projektets framgång och leveransen av produkten kommer ett projekt sannolikt att misslyckas. ’Vad’ av projektet.

4.Planer

standardiserade planer är väsentliga för driften av PRINCE2-projekt, från projektplaner till lagplaner, och beskriver hur och när för projektet. Från mikro till Makro möjliggör planer kontrollen av resultatet av projektet.

5.Risker

eftersom projekt är tillfälliga och bara tenderar att hända en gång, innehåller de en hög andel osäkerhet om deras resultat. Hantering genom undantag och kontinuerlig projektutvärdering mildrar riskpotentialen genom kontinuerlig övervakning.

6.Ändringar

ändringar gäller de effekter som möjliga problem kan ha på projektet och hur de ska behandlas-fråga frågan, ’ Vad skulle hända om?- I enlighet med förvaltningsstrukturen för PRINCE2-projekt bör väsentliga förändringar meddelas styrgruppen.

7.Progress

temat som rör den ständiga utvärderingen av projektplanens uppnåbarhet och föreskrivna resultat, genom en strukturerad beslutsprocess, resultatövervakning och ledningsupptrappningsprocessen.

de 7 processerna i PRINCE2

processerna i PRINCE2 bör styra produktionen av resultat och strukturera projektets mål.

1.Förbereda ett projekt

den första etappen av projektet sker innan projektet börjar, frågar om projektet ens kan uppnås när det bedöms tillsammans med de önskvärda resultaten och förutsagda kostnader och omfattning av projektet. Projektförberedelserna bör inledas av projektmandatet, utfärdat av projektledarna, som artikulerar de uppgifter som är förknippade med projektets inställning, inklusive namngivning av projektledarna. Who kommer sedan att skapa en plan som beskriver initieringen av projektet, inledningsskedet, för att ge styrgruppen, tillsammans med en rekommendation om huruvida man ska fortsätta eller avstå.

2.Styra ett projekt

efter att projektet har startats börjar direktivstadiet. Styrgruppen leder projektet på makronivå, medan projektledarna utför de dagliga ledningsuppgifterna. Under exceptionella omständigheter, eller om en toleransnivå överskrids, får en styrgrupp först ingripa i projektets mikrodrift.

3.Initiera ett projekt

det primära fokuset på initieringsfasen är att skapa en grund för styrgruppen att fatta beslut om godkännande eller avslag på det föreslagna projektet. Eftersom finansieringen av projektet kräver noggrann planering och detaljerad bedömning måste en intressentanalys ske, tillsammans med skapandet av projektplanering, scensystem och risk -, kommunikations-och integrationsstrategier. Projektdokumentationen skapas också genom ett avtal mellan projektledare och styrgrupp.

4.Styra en scen

styra, eller styra en scen hänvisar till marknivå arbete projektledaren. Från att godkänna och utvärdera arbetspakets status, till att hålla konsekvent kommunikation med styrgruppen och bedöma potentiella risker – eskalera eller införa korrigerande åtgärder vid behov – är kontrollprocessen omfattande.

5.Hantera en produktleverans

alla resultat som genereras av ett PRINCE2-projekt kallas produkter, som kan särskiljas mellan hanteringsprodukter som används inom projektet för att styra det och specialiserade produkter eller alla projektresultat. Under denna process tar teamchefen ansvaret för att leverera arbetspaket och de strategier genom vilka projektet och teamcheferna interagerar definieras. Denna process är där majoriteten av resurserna utnyttjas, och är en bistå process till ’Styra en scen’ process.

6.Hantera Scengränser

PRINCE2-projekt styrs genom ledningssteg och planeras och antas av projektledaren. Varje steg som kommer in i bilden när föregående steg har börjat avslutas och konsekvent utvärderas för att uppdatera projektplanen och styrgruppen. Steg är hur projektets framsteg bedöms. Om toleransnivåer bryts kan korrigerande förfaranden genomföras genom undantag.

7.Avsluta ett projekt

även om ett projekt stängdes innan det slutfördes korrekt, i varje PRINCE2-projekt, kommer stängningsprocessen alltid att avrundas. Utförs av projektledaren kräver det att de utvärderar och avslutar erfarenhetsdokumentet, lämnar dem till linjeorganisationen och skapar en rekommendation för styrgruppen att stänga projektet.

när projektet är klart utarbetas en översynsplan, en styrprocess genomförs, projektets avslutning tillkännages officiellt och styrgruppen upplöses.