Hur Skickar Du Skannade Dokument Från Skrivaren?

hur e-post skannade dokument?

vi visar dig hur du söker och skickar dina dokument i det här inlägget. Vi kommer att visa en mängd olika strategier, inklusive:

• • Hur använder du funktionen Skanna till e-post på din skrivare
  • Vad är det bästa sättet att söka från din dator?
  • så här använder du din telefon för att söka
  • så här skickar du in ett dokument som en bilaga till ett e-postmeddelande

vi visar också hur du konverterar ditt pappersdokument till en digital version som du och din mottagare kan signera online.

Låt oss få den här festen igång.

ska du använda funktionen Skanna till e-post på din skrivare?

att skanna ett dokument och skicka det via e-post kan tyckas vara en snabb och effektiv metod för att göra det. Det är, men inte för alla dokument eller mottagare.

möjligheten att dokumentet inte når sin avsedda mottagare är en av de största nackdelarna med att använda funktionen ”Skanna till e-post”.

när du använder funktionen ”Skanna till e-post” är det svårare att dubbelkontrollera att e-postadressen du anger är rätt eftersom du kanske inte får ett felmeddelande om du gör det. Du kommer inte att meddelas om den avsedda mottagarens e-postadress har ändrats eller om deras inkorg är klar.

retur – e-postadressen visas som en” nej-svar ” – adress, så mottagarna kan inte svara på ett meddelande som skickas från en skrivare. Du kan vanligtvis inte anpassa ditt inlägg, och om mottagarna försöker kontakta dig med e-postadressen i meddelandet får du inget svar.

om du vill använda funktionen ”Skanna till e-post” bör du bara göra det när du personligen kan bekräfta att e-postmeddelandet skickades till den avsedda mottagaren, och du bör bara använda det för dokument som inte är relevanta eftersom de kanske inte kommer igenom vid första försöket.

så vad ska du göra istället?

det bättre alternativet: Så här skannar du och skickar ett dokument via e-post (+ signera det eller begär en signatur) på ett säkert och praktiskt sätt

här är några alternativ till att använda funktionen ”Skanna till e-post” för att skanna, e-posta och till och med underteckna ett dokument online:

Skanna ditt dokument

så här skannar du ditt dokument med valfri skanner eller multifunktionsskrivare:

hur man skannar på Windows?

du behöver inte använda ett separat program eller programvara för att söka i dokument eftersom Windows har en inbyggd metod för att göra det.

så här gör du det:

1. börja med att gå till Start-menyn.
2. för att öppna Scan-appen, leta efter den och klicka på den. Om du inte kan hitta det, använd sökverktyget i det nedre vänstra hörnet för att leta efter det.
3. när du öppnar Scan-appen kommer den att informera dig om din skanner inte är ansluten, i vilket fall du bör dubbelkontrollera att den är påslagen och korrekt ansluten.
4. välj den skanner du ska använda i rullgardinsmenyn, liksom filformuläret du sparar dina skanningar som. Om du bara behöver en bild är PNG och JPEG båda vanliga val.
5. för att börja skanna, lägg dokumentet med framsidan nedåt i skannern och gå sedan till Visa mer > förhandsvisning för att få en snabb titt på det.
6. med funktionen ”Visa mer” kan du också justera bildens inställningar (t.ex. färg-eller gråskalelägen och bildupplösning).
7. vänta tills skannern slutför en förhandsgranskning av ditt dokument och visar det på skärmen. Fixa dokumentets plats i skannern om det är feljusterat eller felplacerat och förhandsgranska det igen.
8. du kan välja den region du vill skanna genom att klicka och dra över den tills du är nöjd med placeringen. Välj ”Skanna” när du har valt den region du vill skanna.
9. denna procedur bör upprepas för varje sida du vill skanna.
10. vänta tills skanningen är klar innan du försöker digitalisera din text.

kom ihåg att arkivera ditt papper på ett bekvämt ställe. Du kan till och med spara det på skrivbordet så att du inte glömmer det.

hur man skannar på en Mac?

ett förprogrammerat verktyg för att använda din skanner ingår i din Mac-enhet. Så här använder du det:

1. Förbered pappersarbetet.
2. starta förhandsgranskningsprogrammet.
3. Välj din skanner Under fil > Importera från skanner.
4. om din skanner inte är identifierad, dubbelkolla att den är påslagen och inkopplad.
5. dialogrutan ”Importera” visas och förhandsgranskningen kommer att förberedas.
6. nu kan du välja dina skanningsval. Ändra färg, dokumenttyp, skala, orientering och annan information efter önskemål.
7. för att börja skanna, tryck på ”Skanna” och appen meddelar dig när ditt dokument har digitaliserats helt.
8. denna procedur bör upprepas för varje sida du vill skanna.

ditt dokument har nu digitaliserats för dig. Kom ihåg var du sparade din text eller spara den på skrivbordet så att du kan se den när du är klar.

hur man skannar på iOS?

du kan skanna ditt dokument utan en skanner med hjälp av den inbyggda kameran på din iPhone eller iPad. Så här gör du det:

1. placera ditt papper på en plan yta med bra belysning för att förbereda det.
2. öppna Notes-appen på din iPad eller iPhone.
3. om du vill lägga till ett skannat dokument i en befintlig anteckning skapar du en ny anteckning eller väljer en befintlig anteckning.
4. tryck på kameraikonen längst ner på skärmen.
5. välj ”Skanna dokument” i rullgardinsmenyn.
6. om din enhet inte omedelbart börjar skanna, rikta kameran mot dokumentet du vill skanna och tryck på avtryckaren för att börja.
7. Fortsätt på detta sätt med varje efterföljande sida.
8. ditt papper har nu skannats och lagrats i Anteckningar.

du kan skicka dina anteckningar som ett e-postmeddelande eller dela dem genom flera applikationer.

hur skannar du på Android?

det finns inte ett inbyggt program för att skanna dokument på Android. Du kan dock använda Google Drive för att söka i ditt dokument.

så här gör du det:

1. placera ditt papper på en plan yta med bra belysning för att förbereda det.
2. för att skapa ett nytt dokument, öppna Google Drive-appen och tryck på ikonen ”+” längst ned till höger på skärmen och välj sedan ”skanna.”
3. rikta kameran mot dokumentet, rikta in det och tryck på avtryckaren.
4. undersök din förhandsgranskning, beskära och justera inställningarna efter behov, eller gör om skanningen genom att trycka på ”retake.”
5. Fortsätt på detta sätt med varje efterföljande sida.
6. ditt dokument har nu skannats och sparats i Google Drive.

du kan skicka en anslutning till ditt nya dokument eller lägga till människors e-postadresser för att få tillgång till det.

e-posta ditt dokument och begär en signatur (eller underteckna det)

här är det bästa sättet att få ditt digitaliserade dokument undertecknat online:

använd elektronisk Signaturprogramvara

du har några alternativ för att få ditt kontrakt undertecknat efter att du har digitaliserat det. Att begära en signatur via en online signaturapp som Signature är ett gratis och enkelt sätt.

Signature är ett enkelt och kraftfullt digitalt signaturprogram som låter dig skapa juridiskt bindande Online signaturer och dokument. Dina signerade behöver inte vara i samma position för att underteckna ett dokument med en signatur. Istället kan de logga in med sin telefon, surfplatta eller bärbara dator via internet.

Signature är en gratis tjänst som låter dig bygga e-signaturer utan att behöva registrera dig. Du kan signera ditt dokument online och dela det med flera personer med den här metoden.

så här gör du det:

1. registrera dig för ett gratis Signaturkonto.
2. Välj namnen på dem som behöver underteckna dokumentet från ditt konto.
3. bifoga en titel till ditt dokument och ett personligt meddelande till de personer som kommer att underteckna det:
4. Välj hur du lägger till dina filer genom att bläddra ner. Du kan ladda upp filer från din enhet eller välja dem från en onlinewebbplats, till exempel ditt Google Drive-konto.
5. öppna dokumentet med hjälp av online-redigeraren och Lägg till signaturfält.
6. fyll i namn och e-postadresser till undertecknarna. Du kan också välja en signeringsorder för dem, och signaturen skickar dokumenten till användare i den ordningen:
7. när du har dubbelkontrollerat dina uppgifter klickar du på ”Skicka-Dokument.”

du kan övervaka dokumentet med ditt Signaturkonto när det har skickats. Du kan se om en mottagare tar för lång tid att skriva på det här sättet. Du behöver inte ringa någon om de tar för lång tid; du kan helt enkelt skicka dem ett e-postmeddelande som påminner dem om att deras signatur behövs.

när dina undertecknare får papperet kommer signaturen att gå igenom signeringsprocessen, vägleda dem genom processen att skapa sin egen signatur och gå över varje signaturområde innan de är klara.

fördelar:

• • mycket lätt att använda
  • professionell och personlig
  • fungerar på alla enheter
  • håller dig i kontroll över processen
  • guidar dig och dina undertecknare genom varje steg
  • du kan börja gratis

nackdelar:

• • ingen mobilapp tillgänglig (för närvarande under utveckling)

Använd din e-postklient

du kan också skicka ett dokument via e-post med din e-postapp. Tänk på att om du behöver signera papperet måste du göra det innan du skickar det, antingen genom att signera det fysiskt eller genom att signera det elektroniskt.

så här får du ditt papper till rätt person:

1. öppna ditt e-postkonto och logga in.
2. för att börja skriva ett nytt e-postmeddelande, välj ”Nytt meddelande.”
3. leta efter en ”bifoga bilaga” – ikon i den nya e-postfönstret. Det liknar ett gem mycket av tiden.
4. hitta din fil, välj den och tryck på ”Enter” efter att ha klickat på den.
5. du kan också dra och släppa den skannade filen i webbläsaren.
6. avsluta ditt meddelande och ange mottagarnas e-postadresser.
7. du kommer nu att returnera din e-post med den skannade filen bifogad.

fördelar:

• • lätt att använda
  • gratis att använda
  • du kan göra det från din telefon

nackdelar:

• • berättar inte vem som har signerat och vem som inte har
  • du kan behöva skriva ut och signera dokumentet först och be dina undertecknare att göra detsamma
  • långsammare process
  • inte lika professionell som att använda en specialiserad plattform
    

    hur skannar jag från skrivare till e-post?

    1. öppna din skanningsapp.
    2. Skanna ditt dokument.
    3. spara den.
    4. slå upp ditt dokument.
    5. högerklicka på den.
    6. välj ”Dela” och sedan ”Mail”.
    7. Skriv din e-post.
    8. skicka din e-post.

    vad är skillnaden mellan skanning och skanning till e-post?

    du behöver inte något annat program för att skicka in din skannade bild när du använder alternativet ”Skanna till e-post”. Du har dock inte tillgång till någon av funktionerna i att skicka ett e-postmeddelande, till exempel att infoga en anteckning, se till att e-postmeddelandet skickas och redigera bilden innan du skickar den.

    är skanning till e-post säker?

    absolut inte. Du kan inte vara säker på om e-postmeddelandet skickades korrekt eftersom du själv har tillgång till e-postadressen genom att använda funktionen ”Skanna till e-post”.

    dessutom, genom design, skickar multifunktionsskrivare e-post i vanlig text. Tredje parter som är kopplade till samma WiFi-nätverk som din skrivare kan kanske fånga upp dessa meddelanden.

    det är därför du bara kan använda skrivarens ”Skanna till e-post” – funktion för icke-konfidentiella dokument som du kan verifiera skickades korrekt.

    hur många sidor kan du skanna till e-post?

    du kan skicka upp till 999 skannade sidor. Detta nummer beror sannolikt på skrivarens minne och kapacitet.

    hur e-post dokument?

    1. öppna ditt e-postkonto.
    2. börja skriva ett nytt meddelande.
    3. dra och släpp dokumentet i ditt meddelande.
    4. kontrollera din information och Lägg till mottagarens e-postadress.
    5. Klicka På ”Skicka.”

    Hur skickar jag ett konfidentiellt dokument via e-post?

    om du vill ha ett extra lager av skydd för att skydda din känsliga information från obehörig åtkomst kan du använda Gmails konfidentiella läge. Du kan använda den för att ställa in ett meddelandes utgångsdatum och till och med ta bort åtkomst till det.

    meddelandet kan inte kopieras, vidarebefordras, skrivas ut eller laddas ner av mottagarna.

    Hur skriver jag ett mail med en bilaga?

    1. gå till ditt e-postkonto.
    2. Välj ”Nytt meddelande”.
    3. leta efter en Gem-ikon och klicka på den för att bifoga en fil.
    4. leta efter filen i datorns mappar. När du har hittat det klickar du på” Öppna ”eller” Välj fil.”
    5. fortsätt skriva e-postmeddelandet.
    6. Lägg till en ämnesrad och e-postadressen till den person du vill skicka den till.
    7. klicka på ”Skicka” när du är redo att skicka din e-post.

    slutsats

    som vi har sett kan skanning av dokumenten göras på olika sätt. Du kan skanna och e-posta dokument digitalt från multifunktionsskrivare till din iPhone eller Android-telefon, oavsett var du är.

    om dina dokument behöver signaturer kan du alltid använda signaturen gratis för att få juridiskt bindande signaturer.

    signaturer kan hjälpa dig att konvertera skannade dokument till dokument som är redo för båda parter att underteckna. Det kommer sedan att gå dina signerare genom signeringsprocessen och uppdatera dig på vägen.