hur man skriver ett personligt brev för manuskript inlämning

Dr. Arianna Ferrini, Frilans vetenskaplig författare på Kolabtree, delar hennes bästa tips om att skriva ett personligt brev för manuskript inlämning.

när du skickar in ett manuskript till en tidskrift måste du ofta inkludera ett personligt brev. Följebrevet är ett formellt sätt att kommunicera med redaktören för din valda tidskrift och är ett utmärkt tillfälle att lyfta fram vad som gör din forskning ny och publiceringsvärd. Syftet med ett manuskriptbrev är att tvinga publikationens chefredaktör att acceptera manuskriptet baserat på förståelsen att manuskriptet erbjuder en lösning för att lösa ett ouppfyllt behov inom det specifika området.

varför du behöver ett personligt brev för manuskript inlämning

• att tvinga: som att skriva en professionell följebrev när du ansöker om ett jobb, ett manuskript följebrev bör skrivas övertygande att hjälpa påpeka alla anmärkningsvärda egenskaper manuskriptet. Ett välskrivet brev kan hjälpa ditt papper att nå nästa steg efter inlämningen, vilket är peer-review-scenen.
• för att ange betydelse: ange vilken inverkan och bidrag manuskriptet kan ge till det specifika fältet. En effektiv metod för att göra det är att betona det ouppfyllda behovet och visa hur manuskriptet har löst det ouppfyllda behovet.
• att påverka: följebrevets språk ska skrivas på ett sätt som gör att publikationen känns speciell att de har valts att publicera manuskriptet.

vad du bör inkludera i ditt personliga brev

ett manuskriptbrev bör följa en tydlig struktur för att se till att publiken enkelt kan läsa innehållet. Med tanke på dess betydelse är det värt att spendera lite tid på att skriva ett sammanhängande och övertygande brev. Det bör innehålla följande avsnitt:

• Inledande anmärkningar. Här bör du inkludera datumet och sedan adressera chefredaktören med titeln.
• förfrågan begäran. Här anger du begäran, inklusive manuskriptets fullständiga titel och åtminstone namnet på den första författaren (till exempel något som ”på mina medförfattares vägnar skickar jag in det ursprungliga manuskriptet med titeln av för övervägande för publicering i ).Ange vilken typ av papper du skickar in (t.ex. granskning, forskning, fallstudie etc.). Kom ihåg att omslag är separata filer från ditt manuskript, så de bör alltid innehålla viktiga detaljer som titel och författares namn. Här bör du också lägga till en hänvisning till ett tidigare förfrågningsbrev (om det skickas).
• Bakgrund. Detta bör vara en hög nivå bakgrund av ditt ämneatt introducera varför forskning inom detta område är viktigt. Till exempel, när det gäller ett biomedicinskt forskningspapper kopplat till en sjukdom, kan du ange antalet drabbade personer, den höga vårdkostnaden och behovet av behandlingar.
• ouppfyllda behov. Beskriv det ouppfyllda behovet (igen, för biomedicinsk forskning, detta skulle vara det ouppfyllda kliniska behovet) och förklara varför fler publikationer behövs.
• sammanfattning av manuskriptet. Detta avsnitt bör innehålla en sammanfattning av manuskriptet, som tydligt belyser de viktigaste resultaten. Här bör du också ange varför läsaren av tidskriften skulle vara intresserad av arbetet.
• författarens avtal. Detta avsnitt är viktigt och bör innehålla något som”alla författare har läst, redigerat och bidragit till innehållet i detta manuskript. Detta arbete har inte tidigare publicerats och övervägs inte för publicering någon annanstans.”
• slutar hälsningar. Tack chefredaktören för deras övervägande och linda upp brevet. Även om någon författare kan överensstämma med tidskriftens redaktion, skrivs och undertecknas vanligtvis av motsvarande författare av papperet.

misstag att undvika

att tillhandahålla ett personligt brev för att följa ditt manuskript kan vara mycket användbart för dig och för journalredigeraren. Men för att säkerställa att redaktören seriöst överväger din publikation finns det några misstag att undvika.

• dålig formatering, struktur och grammatik. Detta är det viktigaste. Tänk på ditt brev som ditt manuskript (och ditt) visitkort: du vill göra ett gott intryck. Innan du skickar ett brev till den tidskrift du väljer, se till att det inte innehåller grammatik, stavning och skiljetecken. Dessutom bör den läggas ut i ett trevligt och läsbart format och lätt att följa. Undvik att använda för mycket jargong eller akronymer och håll språket enkelt.
• Overselling ditt arbete. Även om det är viktigt att lyfta fram den innovativa karaktären av din forskning, är det lika viktigt att inte övervärdera ditt arbete och låta arrogant.
• följer inte tidskriftens riktlinjer. Varje tidskrift har sina egna riktlinjer när det gäller manuskriptberedning, och detsamma gäller för brevbrevet. Innan du börjar skriva, kontrollera din valda tidskrifts riktlinjer noggrant och se till att du följer vad som begärs. Till exempel vill vissa tidskrifter att författaren ska föreslå potentiella granskare eller att inkludera en kortlista med liknande artiklar som tidigare publicerats av tidskriften. Vissa tidskrifter kräver att du inkluderar specifika uttalanden och upplysningar (t. ex., överensstämmelse med etiska standarder, intressekonflikter, överenskommelse om inlämningsvillkor, upphovsrätt, etc.). Om du inte följer deras regel är det inte ett första bra intryck.
• Kopiera ditt abstrakt till följebrev. Det är två olika saker med två olika mål. Syftet med följebrevet är att ange betydelsen av arbetet och varför det tillhör den specifika tidskriften.
• gör det för ”vagt”. Kom ihåg att redaktören alltid kommer att ha sin läsare i åtanke, därför bör du inte vara vag och använda ett ”copy-paste” – brev. Istället bör du skräddarsy den till den specifika tidskriften du riktar in dig på och belysa varför ditt arbete passar inom tidskriftens omfattning. Du kan vanligtvis hitta tidskriftens omfattning på deras hemsida.
• hävdar att du är den första som visar något medan det i verkligheten redan har visats. Detta misstag är vanligare än du kanske tror, och det kommer att irritera redaktören och få dem att ifrågasätta hela ditt arbete. Ofta görs dessa misstag oavsiktligt, så se till att du har kontrollerat och dubbelkontrollerat den aktuella litteraturen innan du skickar ditt manuskript. Som alla forskare vet är manuskriptskrivning en lång process, och det kan mycket väl vara att du saknar några just-off-the-press-papper under flera månader/år från projektets början till slutförandet av manuskriptet.
• ger en lång biografi om dig själv och din karriär. Om inte specifikt begärs bör detta inte ingå i ett personligt brev.
• gör följebrevet för långt. Som en allmän regel bör ett personligt brev inte vara längre än en enda tryckt sida. Du måste vara selektiv för att få dina viktiga punkter att sticka ut och inte slösa bort en upptagen redaktörs värdefulla tid.

hur du ökar chansen att ditt manuskript accepteras

ett bra sätt att öka chansen att ditt manuskript accepteras är att skicka ett manuskriptförfrågningsbrev för att mäta intresse och få inledande kommentarer från chefredaktören före den faktiska inlämningen av ett manuskript. Syftet med att skicka ett manuskriptförfrågningsbrev är att påverka måljournalen för att vara intresserad av att granska/Acceptera manuskriptet. En förfrågan brev bör ha tre huvudavsnitt: introduktion och top-line meddelande, en fängslande syntes av manuskriptet, och utredningen följt av en wrap-up.

ett manuskriptförfrågningsbrev ska fånga redaktörens uppmärksamhet och kommunicera att din forskning är något nytt och innovativt, vilket har potential att förändra fältet. Nyckelord inkluderar ”roman”, ”state-of-the-art”, ”spännande”, ”första”, ”första någonsin”, ”aldrig visat förut”, ”banbrytande”, ”potentiellt paradigmskifte”.

du bör skriva förfrågningsbrevet så snart måljournalen är identifierad och författargruppen bestämmer nyckelmeddelanden/data för manuskriptet. Å andra sidan bör du skriva brevet när manuskriptet är klart och klart för inlämning. Det är alltid bra att be en erfaren och publicerad kollega att läsa din manuskriptförfrågan och personliga brev och ge dig ärlig feedback om dem.

Bottom line

ett bra brev kan hjälpa dig att ”sälja” ditt manuskript till tidskriftsredaktören. Att skicka in ett personligt brev för att följa med ditt manuskript ger dig möjlighet att förklara varför ditt manuskript bör övervägas och varför det skulle vara av intresse för läsarna av den specifika tidskriften. Ett personligt brev ska vara av högsta möjliga kvalitet. Innan du skickar in det, utför en checklista för att stryka ut prosa och se till att du har inkluderat alla relevanta avsnitt och information.

en stor manuskript följebrev:

• tvingar publiken
• anger manuskriptets betydelse för fältet
• gör tidskriften lycklig att du kom till dem

kryssar du i dessa rutor?

behöver du hjälp med att utveckla ett personligt brev för inlämning av manuskript? Hyra erfarna frilansande vetenskapliga författare på Kolabtree.