Hur man kontrollerar anställdas utgifter i 8 steg

att hantera dina anställdas utgifter kan vara komplicerat, tidskrävande och tråkigt och ett stort krångel för din ekonomiavdelning. Lyckligtvis finns det sätt att göra denna process mindre av ett drag.

i hjärtat är kontroll av anställdas utgifter verkligen en fråga om strategi. Och när det gäller affärskostnader har du tre huvudbehov:

1. för att övervaka och kontrollera företagets driftskostnader
2. för att genomföra analytisk redovisning av kostnader
3. för att samla in alla fakturor och verifikationer

gör dessa tre bra, och du är snabb på väg till en hälsosam utgiftskultur – något vi brinner för.

så vad är det bästa sättet att övervaka och kontrollera anställdas utgifter? Hur kan du ge dina anställda den flexibilitet de behöver för att komma ut i världen, samtidigt som du säkerställer säkerheten och integriteten hos företagets medel?

här är vad du behöver veta.

skapa din personalkostnadshanteringsplan

”misslyckas med att planera planerar att misslyckas.”Det är en clich-export av en anledning.

det värsta sättet att hantera företagets utgifter är att knappt hantera det alls. Vilket faktiskt är ganska typiskt för mycket unga, små företag. Först känner du att du inte behöver en strategi, eftersom de belopp du spenderar är så små. Och VD eller kontorschef hanterar alla pengar ändå.

men den här artikeln är avsedd att hjälpa dig att kontrollera anställdas utgifter. För någon gång måste du frigöra ditt team för att göra bra arbete. Och det kommer att kräva tillgång till medel.

men hur ska anställda spendera, på vad och hur mycket är de tillåtna? Detta kommer alla att ingå i din välskrivna utgiftspolicy.

vi har skrivit om dessa massor redan, så vi överdriver inte det här. Men det finns några grundläggande principer att tänka på:

• gör det enkelt, tydligt och koncist
• försök inte skriva ett juridiskt eller akademiskt papper – håll det vänligt
• inkluderar verkliga exempel på bra och dåliga företagsutgifter
• lista inte alla möjliga utgifter. Riktlinjer är bättre än långa listor
• tänk på sätt att automatisera steg – mer om detta inom kort

och slutligen inkludera andra lag i processen. Bra utgiftspolicyer är vettiga för hela företaget – inte bara CFO eller Financial Controller.

för mer information, läs vår detaljerade guide för att skapa ditt företags utgiftspolicy. Och för inspiration, här är en stor lista över verkliga utgiftspolicyer från företag som du definitivt har hört talas om.

2. Sätt tydliga utgiftsprocesser på plats

när din policy är klar måste du ta itu med processer. Affärsutgifter innebär mer än bara att sätta en budget och ge ditt team pengarna – båda kommer vi snart till.

genom att följa en kostnadshanteringsprocess som är metodisk och grundlig, för att inte säga strikt, kan du uppmuntra anställda att kontrollera sina utgifter. En tydlig och detaljerad process kan vara lika användbar för anställda som för ledningen.

när du implementerar en kostnadshanteringsprocess, var noga med att leta efter sätt att göra det så snabbt och enkelt som möjligt för anställda att följa. Du kan till exempel förse anställda med förfyllda formulär, inklusive automatiska uppmaningar om nödvändig dokumentation.

ännu bättre, moderna spend management-lösningar leder dina teammedlemmar genom hela utgiftsprocessen-från godkännande till betalning till kvitto.

denna typ av process är det bästa fallet – där dina lag inte har något annat val än att följa reglerna, även om de inte känner till dem!

ange en budget för varje anställd utgiftskategori

ett bra sätt att kontrollera anställdas utgifter är att genomföra en detaljerad utgiftspolicy. Detta inkluderar att fastställa en maximal budget för varje utgiftskategori i förväg: affärsresor, hotellvistelser, restaurangräkningar, inköp av utrustning och förnödenheter etc.

för alla utgifter bör du definiera hur mycket varje anställd kan ådra sig och låta dem veta att de inte kommer att ersättas utöver denna gräns. Vissa belopp eller typer av utgifter kan vara förhandsgodkända, medan allt utanför detta kräver uttryckligt godkännande från Chefer.

men håll dessa regler så enkla som möjligt. Du kan gå in i oändliga detaljer med de prisbelopp som är godkännande och villkor som måste uppfyllas. Men kostnadspolicyer fungerar bäst när de är korta, enkla och där anställda kan komma ihåg dem av hjärtat.

och tro oss, Detta är perfekt uppnåeligt.

ge lämpliga betalningsmetoder

om du vill vara riktigt effektiv för att kontrollera anställdas utgifter är det bästa alternativet att ge dem en skräddarsydd betalningsmetod. Det är här business expense cards kommer in.

med utgiftskort kan du ladda dem med ett visst belopp i förväg för att användas för ett brett utbud av utgifter i fältet: restauranger, bensin, hotell etc.

dessa kort kombinerar flexibilitet med säkerhet. Anställda kan spendera precis som de har sitt eget företagskreditkort. Men chefer och ekonomiteam kan ställa in specifika gränser för varje kort och kan se exakt vad en anställd har spenderat när som helst.

andra alternativet: ett virtuellt kreditkort. Detta är den perfekta lösningen för online-utgifter, som att boka hotellrum, hyra fastighet eller fordon och köpa tåg-eller planbiljetter. De är också idealiska för programabonnemang och digital annonsering.

detta engångskort kan användas enligt dina anställdas behov och kan styras i realtid via en säker internetplattform. Detta ger tydlig och detaljerad övervakning, samtidigt som dina anställda att göra online-inköp snabbt och bekvämt.

vet du vad som inte är ett bra alternativ? Forking över företagets kreditkort varje gång en anställd behöver göra en betalning. Inte bara är detta ett besvär, men det utsätter också ditt företag för risken för kreditkortsbedrägerier. Inte coolt!

digitalisera fakturahämtning

när en teammedlem betalar för något måste de behålla kvittot. Vilket är ett ganska enkelt koncept, men leder till oändliga problem för finans-och redovisningsteam.

för oavsett hur flitiga dina anställda är, kommer de att glömma eller förlora kvitton då och då. Och det betyder mycket fram och tillbaka med finansteamet, för att förklara sig och hitta dessa bevis på betalning.

för att undvika att slösa tid på att samla in fakturor och se till att du får dem alla måste du digitalisera kvittoinsamlingen. E-kvitton accepteras nu av skattekontor över hela världen.

den enklaste metoden är en kvittoskanningsapp. Arbetstagaren betalar för något och tar omedelbart ett foto av kvittot när de får det.

det finns ingen datainmatning för finansteam, och antalet förlorade kvitton blir försumbar.

centralisera prenumerationsövervakning

ett annat problem med huvudvärk är Prenumerationer. Vi älskar dem, eftersom moderna SaaS-verktyg gör livet enklare för alla. Men att hålla koll på varje enskild betalning som görs av alla dina affärsteam är som att snurra plattor.

mellan att betala för nyckelord i Google Adwords för marknadsavdelningen, Salesforce för försäljning och Heroku eller AWS för de tekniska teamen kan det vara svårt att övervaka anställdas Prenumerationer.

vi nämnde virtuella kort ovan, och det här är den perfekta motgiften mot dina utgifter. Dessa låter dig skapa ett unikt, återkommande kort som kommer att dras från varje månad (eller år).

varje kort tilldelas en anställd, så du vet vem som kontrollerar varje prenumeration. Och varje betalning har en anledning som anges, den godkännande chefens detaljer och rätt bokföringskod. Så att förena dessa betalningar är nästan automatiskt.

den viktiga delen är att centralisera allt detta. Se till att varje team använder samma process och betalningsmetod för sina prenumerationer. Då vet du var varje betalning kommer ifrån, och kan enkelt hålla koll på dem alla.

tips: Spendesk, centraliserar alla prenumerationer, samlar fakturor automatiskt och till och med avbryter prenumerationer på nolltid om det behövs.

spåra expense report fraud

det är inte kul att prata om, men chanserna för expense report fraud är högre än du tror. Från en rapport erkänner en hel del 85% av de anställda att de ligger på kostnadsanspråk. Och 10% lämnar falsk information om ” hela tiden.”

dessa behöver inte alla vara skadliga falskheter. Ibland gör människor upp detaljer som de tycker är sanna, eftersom de inte längre har den information de behöver.

men bedrägeri bör vara ett bekymmer, särskilt för Financial controllers och deras team. Ditt jobb är att hålla företagets pengar säkra.

det mest effektiva sättet att förhindra detta är att helt enkelt bli av med kostnadsrapporter. När allt kommer omkring gillar ingen att hantera kostnadsrapporter ändå.

med tanke på att de är tidskrävande och lätta att förfalska, skulle det vara klokt att göra sig av med dem helt och hållet och istället välja flexibla och smidiga betalningslösningar som de som erbjuds av Spendesk.

digitalisera och automatisera dina processer

vilka av dina processer tar mest tid och är minst produktiva? Identifiera dem, bli digitala och dematerialisera. Fokusera istället på effektiva verktyg för fakturahämtning, hantering av inköpsbegäran eller till och med processutgifter i realtid.

automatisering och digitalisering av dina processer hjälper dig att se bättre resultat, låta ditt team arbeta med större smidighet och frigöra tid för andra viktigare (och mindre tråkiga!) uppgift.

fler resurser för automatisering:

• Expense automation: hur man automatiserar kostnadsanspråk och godkännanden
• 8 utmärkta fördelar med redovisningsautomatisering
• business automation: automatisera dessa sex tråkiga finansprocesser
• hur AR & AP automation ökar affärsproduktiviteten

hitta rätt kostnadskontrollbalans

hantera personalkostnader handlar om att hitta rätt balans mellan kontroll och smidighet så att allas intressen kan betjänas. Anställda måste kunna utföra sitt arbete med flexibilitet och bekvämlighet, och du måste kunna ha tydlig och detaljerad övervakning över företagets utgifter.

Tänk på våra åtta bästa tips (ovan) och överväga vilka alternativ som kan vara rätt för dig och ditt team.