hur man får sponsring för insamlingsevenemang

du har planerat ditt nästa insamlingsevenemang och räknat ut hur mycket det kostar att köra det.

nästa steg är att hitta sponsorer för att täcka kostnaderna.

om du inte har försökt säkra sponsring för insamlingsevenemang kan det kännas överväldigande. Var hittar du företag som kommer att vara intresserade av att hoppa ombord? Och hur uppmuntrar du dem över linjen?

om du är en mindre organisation kan du vara rädd för att du kommer upp kort mot större eller mer etablerade konkurrenter.

i den här guiden diskuterar vi hur du hittar rätt sponsorer för ditt insamlingsevenemang och ger tips om hur du får kontakt med potentiella sponsorer (och hur du inte ska göra det!).

varför företag sponsrar insamlingsevenemang

sponsring innebär att göra betalningar eller erbjuda in natura stöd till din organisation-vanligtvis i utbyte mot låg kostnad marknadsföring för företaget. Deras namn och varumärke är framför deltagarna.

många företag vill ge tillbaka till lokalsamhället och det kan också finnas skatteförmåner för dem. De kommer också att få publicitet och goodwill för att hjälpa till att göra händelsen hända.

en steg-för-steg-Guide för att säkra sponsorer för insamlingsevenemang

nu vet du varför företag kan vara angelägna om att bli evenemangssponsorer, vi går igenom hur du väljer rätt.

• Steg 1: Definiera ditt mål sponsring
• steg 2: Träna dina Sponsringsuppgifter
• steg 3: Starta din uppsökande
• steg 4: Vad man ska göra i möten
• Steg 5: främja dina sponsorer
• steg 6: tacka sponsorer

definiera ditt mål sponsring

vilka företag kommer du att rikta som sponsorer? Att utarbeta vilka som passar bra kan hjälpa till att undvika att överbelasta dina resurser.

Pro Tips #1: Att starta denna process 3-4 månader innan ditt insamlingsevenemang ger dig gott om tid att säkra sponsorer. Tidig planering kan vara betydande om det är troligt att andra organisationer kommer att söka sponsring samtidigt. Du kan slå tidigt och har mindre konkurrens när pitching företag.

börja med att tänka på dina evenemangsdeltagare. Vilka typer av företag kommer att vara intresserade av att få sig framför dem? Sätt ihop en lista över potentiella sponsorer.

lokala företag kan vara en annan bra utgångspunkt. De är ofta angelägna om att engagera sig i samhället — förutsatt att de har budgeten att göra det, självklart!

när du sammanställer din lista över målsponsorer, begränsa dig inte till de som kan ha budgeten för sponsring.

in natura donationer kan bidra till att minska kostnaderna för att driva din insamlingsevenemang, och många lokala företag kommer gärna att göra detta. Även om de inte har budgeten att köpa ett sponsringspaket kan de fortfarande stödja ditt evenemang på ett annat sätt.

du kan också titta på de typer av företag som redan sponsrar liknande insamlingsevenemang. Du vill inte nödvändigtvis gå efter exakt samma företag — de kommer sannolikt att förnya dessa sponsringar. Det ger dig en bättre uppfattning om vilka typer av företag du kan rikta dig till.

Pro Tips #2: att nå ut till företag som har en crossover med ditt uppdrag kan leda till bättre omvandlingsfrekvenser. Till exempel kan en djurräddnings ideell se till att säkra sponsring från husdjursrelaterade varumärken och ideella organisationer som bekämpar hunger kan rikta sig mot livsmedelsmärken.

träna dina Sponsringsuppgifter

skapa sponsorpaket för att passa olika budgetar — tillgodose små, medelstora och större företag inom dessa. Varje sponsringspaket kan ha olika förmåner. Detta kan sträcka sig från logotypplaceringar till skyltar vid evenemanget, till exempel.

du kan också ha ETT sponsorpaket i toppklass som är reserverat för ett eller två företag. Den senare kan ha förmåner som rabatterade biljetter eller VIP-biljetter till sina anställda i utbyte mot högre sponsring.

Använd dina evenemangsmål för att bestämma dina sponsringsnivåer. Om du behöver höja $10,000 genom ditt insamlingsevenemang, syftar du till att säkra minst hälften av detta i sponsring. Ditt toppnivåpaket kan då ställas in på $1,500 – $2,000, till exempel, och matar ner därifrån.

du kan ställa in dina sponsringsnivåer på:

• $250 för grundläggande sponsring (riktad till mindre företag) och namn nämner på din ideella webbplats

• $500 för medium sponsring (riktad till medelstora företag) att även inkludera företagsinkludering i pressmeddelanden och logotypplaceringar på skyltar och marknadsföringsmaterial

• $1,000 till $1,500 för sponsring på högre nivå (riktad till större företag) för att även inkludera reserverade sittplatser vid evenemanget och företagsnamn på borden

• $1,500 till $2,000 för ett VIP-sponsringspaket (för bara ett företag) att också inkludera bekräftelse av företaget av evenemangshögtalare och VIP-biljetter

när du har slutfört dina sponsringspaket, sätt ihop ensidiga dokument om evenemanget och sponsringsalternativen. Markera effekten av sponsring på ditt uppdrag. Detta kan vara användbart när du träffar företag för att diskutera sponsringsalternativ.

skapa ett sponsorformulär för företag att underteckna när de går med på att bli evenemangssponsor.

starta din uppsökande

när du har lagt grunden är det dags att börja göra lite uppsökande.

arbeta igenom din lista över målsponsorer. Om din personal, volontärer eller styrelseledamöter har några kontakter på något av dessa företag, använd detta ”in” till din fördel. Du är mer benägna att få svar på dina uppsökande ansträngningar, som du kan bygga på.

försök att undvika att bombardera dina målsponsorer med för mycket information i detta skede i din uppsökande verksamhet. Till att börja med är målet att starta konversationer och skapa möten.

här är ett exempel på hur man strukturerar ett sponsorbrev:

datum
ditt namn
din organisations namn
gata
Stad, Stat ZIP

kära ,

vi kommer att vara värd för vår på på . .

vi strävar efter att höja , och vi skulle vara glada och tacksamma om du kunde hjälpa oss att nå det.

genom att komma ombord som en av våra evenemangssponsorer kan du hjälpa till .

de bifogade detaljerna några av de ytterligare fördelarna med att bli en av våra företagssponsorer. Det beskriver också sponsringspaket som är tillgängliga för evenemangssponsorer.

oavsett sponsringspaket du väljer, ditt företagsnamn kommer .

om ditt företag är mer bekväm att tillhandahålla in natura donationer av varor eller tjänster, vi är öppna för att ta emot dessa också.

jag skulle gärna prata mer om hur vi samarbetar för att hjälpa till genom sponsring av evenemang.

tveka inte att kontakta mig direkt på eller om du har några frågor eller vill ställa in en tid att chatta.

Tack för att du läste

med vänliga hälsningar etc.,

du kommer sannolikt att få massor av tystnad — i början av din uppsökande, åtminstone. Låt inte detta avskräcka dig från att följa upp din första kommunikation. Tystnad betyder inte alltid”nej”. E-post kan lätt glida genom sprickorna när människor är upptagna!

du kan behöva följa upp några gånger innan du får ett svar, oavsett om det är av positiv eller negativ sort.

Pro Tips #1: Skicka e-post på tisdagar till torsdagar kan vara mer effektiva. Försök att undvika måndagar och fredagar så mycket du kan — människor fortfarande ikapp från helgen eller räknar ner till det så att de är ofta mindre benägna att svara på e-post.

att ta ett integrerat tillvägagångssätt för din uppsökande verksamhet kan vara effektivt. Kombinera cold calling, sociala medier och e-post kan hjälpa till att få svar på din uppsökande.

Cold calling kan vara skrämmande men det är ett bra sätt att se till att du skickar din kommunikation till den mest lämpliga personen. Om du kan prata med en beslutsfattare är det ofta lättare att mäta intresset också.

att ansluta till beslutsfattare på sociala medier kan också hjälpa till att” värma upp ” målsponsorer innan du börjar nå ut. Vissa organisationer har också haft framgång med att använda sociala medier för uppsökande-Facebook, Twitter och LinkedIn kan alla fungera bra för detta.

experimentera med dina alternativ och se vilken taktik som fungerar bäst för dig. Försök att nå ut via telefonsamtal, lämna röstmeddelanden och e-post och sociala medier.

Pro Tips # 2: Ha regelbundna utskottsmöten för att diskutera sponsorframsteg och dela tips om vad som fungerar. Du kan växla upp dina uppsökande aktiviteter baserat på detta och det ser till att du inte överlappar varandra.

vad man ska göra i möten

förhoppningsvis, dina ansträngningar kommer att börja löna sig och du kommer att rada upp möten med potentiella sponsorer.

Pitch fördelarna med sponsring i dessa ansikte mot ansikte möten. Detta kan inkludera kampanjförmåner, tillsammans med skatteförmåner och goodwill, till exempel.

i slutet av dessa möten kan du lämna dina förberedda dokument som ska ses senare. Tack dina mål sponsorer för att komma överens om att träffa dig och överväger sponsring. Om du inte hör något efteråt, följ upp 1-2 veckor senare.

när du börjar säkra sponsorer, nämna dessa partnerskap i din tonhöjd till andra företag. Detta fungerar som en stark form av socialt bevis. Om företag vet att dina sponsringspaket visar sig vara populära, är de mer benägna att hoppa ombord också.

Pro Tips: skapa en enkel sida som gör det möjligt för företag att köpa ett sponsringspaket. Detta automatiserar processen för dig och gör det enkelt för sponsorer att begå. Se till att länken till denna betalningssida ingår i materialet du lämnar med målsponsorer i slutet av mötena. Att göra det så enkelt som möjligt att köpa ett sponsringspaket ökar chansen att de blir sponsor.

marknadsför dina sponsorer

när sponsorer kommer ombord, marknadsföra dem och tacka dem på din webbplats och sociala medier. Tagga dem i sociala medier, till exempel. Detta kan uppmuntra fler företag att engagera sig.

IRS har strikta regler för hur mycket marknadsföring du kan ge till sponsorer. Äkta sponsorinkomster är inte skattepliktiga men detta ändras om det anses vara reklam (och inte sponsring).

detta är vad IRS säger om skillnaden:

”IRC avsnitt 513 (i) definierar en ”kvalificerad sponsringsbetalning” som en betalning som görs av någon person som bedriver handel eller verksamhet med avseende på vilken det inte finns något arrangemang eller förväntan om att en sådan person kommer att få någon annan väsentlig returförmån än användningen eller bekräftelsen av namnet eller logotypen (eller produktlinjerna) för en sådan persons handel eller verksamhet i samband med verksamheten i den organisation som tar emot sådan betalning.

sådan användning eller bekräftelse omfattar inte reklam för en sådan persons produkter eller tjänster (inklusive meddelanden som innehåller kvalitativt eller jämförande språk, prisinformation eller andra indikationer på besparingar eller värde, ett godkännande eller ett incitament att köpa, sälja eller använda sådana produkter eller tjänster).”

så, vad betyder detta för ditt evenemang sponsring?

du bör inte aktivt marknadsföra de produkter eller tjänster som dina sponsorer säljer eller försöka uppmuntra din publik att bli deras kunder.

det är bra att erkänna dina sponsorer och låta folk veta att de stöder din ideella organisation. Utöver det är det mer ett grått område.

du kommer inte i trubbel om du anses Acceptera reklambetalningar men inkomsten kan beskattas.

Pro Tips: IRS-begränsningar kan göra det utmanande att säkra sponsorpaket på hög nivå, men du kan fortfarande göra det genom att ta ett strategiskt tillvägagångssätt. Det handlar om att skapa långsiktiga partnerskap med företag.

Bonus Tips: Tacka sponsorer

i slutet av ett insamlingsevenemang kan du ringa sponsorer på scenen för att säga tack eller läsa upp en lista över deras namn.

beroende på sponsringspaket du erbjuder kan du ge toppfakturering till några utvalda sponsorer och lista de andra.

efter evenemanget, tacka dina sponsorer offentligt för att hjälpa till att göra det möjligt. Tack anteckningar eller kort är ett trevligt sätt att göra detta. Uppgift några av dina volontärer att skriva och skicka tackmeddelanden dagarna efter evenemanget.

Pro Tips: markera den verkliga påverkan som ditt insamlingsevenemang kommer att ha och den roll som dina sponsorer har spelat i den. Låt dem veta vad du kunde göra som ett resultat av deras engagemang. Om sponsorer kan se att de gör skillnad i ditt arbete, är de mer benägna att köpa ett paket nästa år.

tacka dina sponsorer på sociala medier också. Ladda upp foton från ditt insamlingsevenemang, inklusive foton med sponsorskyltar.

Pro Tips: Om VIP-biljetter inte ingår i dina sponsringspaket kan du ge gratis pass till vissa sponsorer som tack.

att få sponsring för insamlingsevenemang hjälper din ideella organisation att täcka kostnaderna för att vara värd för dem. Det kan också göra det möjligt för dig att bygga långsiktiga partnerskap med företag.

att säkra sponsring kan vara skrämmande men med en tydlig plan och mycket uthållighet är det inte så utmanande som du kanske tror.

se bara till att du inte går över den fina linjen mellan sponsring och reklam, eller du kan beskattas på några av de insamlade medlen.