hur man använder realtidsdata för Excel Financial Forecasting

New York Yankees legend Yogi Berra berömt sa, ”om du inte vet vart du ska, kommer du att hamna någon annanstans.”God ekonomisk planering börjar med bra prognoser. Excel gör processen relativt enkel, förutsatt att du har enkel åtkomst till dina data om tidigare resultat, nuvarande saldon och framtida prognoser.

det finns många olika typer av prognoser som du kanske vill skapa, beroende på vilken typ av verksamhet. Försäljningsprognoser är bland de vanligaste, eftersom de flesta företag ser fluktuerande intäkter och fluktuationer i försäljningen på grund av den nuvarande krissituationen. Låt oss titta på några sätt som du kan skapa en försäljningsprognos med Excel tillsammans med realtidsdata från dina ERP-och CRM-system.

Starta enkelt: prognoser baserat på Försäljningshistorik

det enklaste sättet är att börja med en serie med två kolumner. Låt oss anta att kolumn ” A ”är en serie datum, och kolumn” B ” visar din veckovisa försäljning hittills. Markera först data i de två kolumnerna. Från Data-menyn i Excel väljer du” Prognosblad”, och du kommer att presenteras med en graf som visar tidigare försäljning och projicerad framtida försäljning.

klicka på ”Alternativ” (strax under grafen) och du kommer att kunna justera några av de variabler som driver prognosberäkningarna. Slutligen klickar du på knappen” Skapa ” och Excel kommer att generera ett nytt kalkylblad som visar prognostiserad försäljning, tillsammans med en övre bunden (optimistisk) projektion och en nedre bunden (pessimistisk) projektion.

få realtid: ansluta till ERP och CRM

nu när du har grunderna på plats, låt oss titta på hur du kan införliva försäljning och pipeline data. Realtidslänkar till dina källdata kan uppdatera din prognos så snart ny information blir tillgänglig. Det finns ingen anledning att kopiera och klistra in information, vilket inte bara är tråkigt, men också sannolikt att införa fel i din prognos.

för många företag lever försäljningsdata i ERP-systemet och pipeline lever i en separat CRM-databas. Att få dessa data att dyka upp i Excel är enkelt om du använder en produkt som är specialdesignad med ERP-programvara i åtanke. (En rad sådana verktyg finns tillgängliga från insightsoftware, som integreras med över 140 olika ERP-system.)

Låt oss gå tillbaka till din enkla försäljningsprognos och föreställa oss hur det kan se ut med datalänkar i realtid. Du kan börja med en kolumn som drar veckovisa försäljningssummor direkt från ERP-systemet. Detta ger dig samma bild som du hade tidigare, men istället för att skriva in den manuellt (eller kopiera och klistra in) kommer den direkt från ERP-programvaran. Om något ändras (till exempel om en justeringspost gjordes till förra veckans nummer) uppdateras den automatiskt i Excel-prognosen.

i nästa kolumn kan du lägga till en viktad pipelineprojektion. För många företag kan det kräva att du länkar till ett fristående CRM-system.

slutligen skulle du utföra en prognos baserad på tidigare försäljning, och du har ett enkelt sätt att validera prognosen mot din pipeline. Detta är särskilt användbart för att förstå om din statistiska prognos (tillhandahålls av Excel) stöds av rörledningsnumren som kommer från ditt säljteam.

andra typer av prognoser

medan försäljningsprognoser ger en mycket viktig pusselbit, finns det många sätt att tillämpa dessa principer. Kassaflöde är livsnerven i varje företag, så det är viktigt att förstå hur kontantsituationen kommer att se ut under de kommande veckorna och månaderna. Genom att kombinera realtidslänkar till kontanta saldon, kundfordringar, skulder och prognostiserade intäkter och kostnader kan Excel-användare bygga en modell för inflöden och utflöden som automatiskt uppdateras när villkoren i hela verksamheten förändras.

ett mer sofistikerat tillvägagångssätt är ”3 statement model”, som ger en enda prognos som kopplar resultaträkningen, balansräkningen och kassaflödesanalysen till en enda finansiell modell. En välformulerad 3 uttalande prognos med hjälp av realtidslänkar kan ge dig tydlig, up-to-date synlighet framtida ekonomiska förhållanden inom organisationen hela tiden.

att föra enkelhet till en komplicerad värld

specialbyggda programvaruverktyg kan göra det betydligt enklare att bygga rapporter som är korrekta och lätta att underhålla.

med 3-uttalandemodellen (eller med någon prognos som länkar till General ledger-data) är det särskilt användbart att kunna lägga till referenser som sammanfattar dina kontosaldon baserat på kontosegment, avdelningar eller konton. Sofistikerade verktyg som erbjuds av insightsoftware som Bizview gör det möjligt för användare att dra sammanfattande summor från en rad GL-konton med jokertecken.

Låt oss titta på ett exempel. Om dina gl-kontonummer innehåller ett segment som anger produktdivisionen och ett annat som anger geografi, kanske du vill skapa en enda cellreferens som drar alla dina intäktskonton mellan 41000 och 42999, men bara för produktlinjer i intervallet 100-199 och endast för geografi 40. Din cellreferens kan se ut så här: ”–40”.

magin med detta tillvägagångssätt är att det automatiskt drar från din GL baserat på de angivna intervallen, även om du lägger till nya konton. Detta mildrar problemet med att behöva formatera om rapporter när ett nytt huvudbokskonto läggs till.

de rätta mjukvaruverktygen kommer att kunna hantera dessa typer av sofistikerade Finans-och bokföringsbehov. Ett annat exempel är ett uttalande från flera företag som drar från flera frånkopplade ERP-system. Detta är ett vanligt scenario med dotterbolag, Internationella divisioner eller fusioner och förvärv.

Håll dina Data säkra

slutligen vill du spara din prognos på ett säkert ställe och distribuera den till rätt personer. Tyvärr lagras de flesta Excel-filer som produceras av finans-och redovisningspersonal på lokala hårddiskar, där de är sårbara för stöld eller förlust. Det är viktigt att lagra data på en central plats med tillräcklig säkerhet och säkerhetskopiering.

Distribution av prognosdata kan också vara ett säkerhetsproblem. Det kan vara enklast att utveckla din prognos på en enda plats, men du vill inte nödvändigtvis att dina avdelningschefer ska se data från hela organisationen. Leta efter teknikverktyg som stöder begränsad distribution, skicka numeriska värden utan att tillhandahålla realtidslänkar, till exempel, eller konvertera prognoser till PDF innan du distribuerar dem.

Prognoser Är Alltid Fel . . . Men användbar

det sägs ofta att alla prognoser är felaktiga, men de är ändå mycket användbara. Bra planering börjar med realistiska förväntningar. Microsoft Excel ger ett välbekant, kraftfullt verktyg för att få din organisations data till liv och få insikter som hjälper ditt företags ledning. I kombination med verktyg som länkar till din företagsdata i realtid kan Excel-baserad prognos vara skillnaden som hjälper dig att se vägen framåt tydligt och justera kursen i tid för att undvika hinder.