med alla affärsinitiativ finns det en förväntan om att prestanda övervakas och mäts för att mäta avkastning på investeringar och för att avgöra om mål uppnåddes; affärsprojekt är inget undantag. Eftersom data driver många beslut idag kommer du sannolikt att förväntas mäta projektprestanda med data. Här är några av de viktigaste sätten att mäta projektprestanda och nyckeltal (KPI) som verkligen betyder något.
definiera projektmål och ange budget och tidslinje
innan ett projekt ens börjar måste målen för projektet bestämmas. Du måste förstå hur projektsponsorer och viktiga intressenter kommer att avgöra om projektet lyckas och se till att alla är på samma sida. Projektets framgång kan mätas på många sätt, inklusive om det slutfördes i tid, på eller under budget, om det resulterade i mer försäljning, förbättrad kundservice eller ökad effektivitet och en kombination av dessa eller andra faktorer. Det är absolut nödvändigt i början att bestämma för varje projekt vad bra prestanda betyder och hur framgång ser ut.
när mål har fastställts kan du samla baslinjevärden för att registrera status för verksamheten vid startpunkten för ditt projekt för bara de saker som är meningsfulla för ditt team och intressenter. Det är viktigt att veta var du började för att ge exakta resultatmått och att veta när projektet slutade hur ditt företag påverkades.
mätningar av Projektprestanda
- Projektpåverkan: anledningen till att din organisation inleder ett projekt är för viss inverkan eller nytta för en aspekt av ditt företag. Projektpåverkan omfattar bland annat förbättrad kvalitet, bättre kundservice, minskade kostnader, ny funktionalitet med mera. Din specifika projektpåverkan beror på projektet du kör, och du bör kunna jämföra ditt företag innan projektet började efter det att det slutade för att bestämma projektets inverkan.
- finansiell: kostnader måste övervakas under hela projektet för att vara säker på att du spårar till budgeten. De flesta organisationer vill att kostnaderna för projektet ska vara lägre än värdet av effekten för att betrakta projektet som ett värdefullt försök. När du är på toppen av din ekonomiska resultat under hela projektet, kan du justera saker innan du avslutar projektet ur budgeten.
- i tid: mycket nära knuten till budgeten är i tid slutförande av projekt. Att träffa deadlines kan vara kriterier för framgång på projekt som måste lanseras vid ett visst datum. Om ett projekt löper över i tid uppskattar det också ofta överstiger budgeten. Framgångsrika projekt skapar vanligtvis budget och tidslinje milstolpar så kostnader och tidslinjer kan övervakas mot din plan genom projektets livslängd.
- resurser: Att veta hur mycket tid teammedlemmar spenderar på ett projekt är viktigt för vissa organisationer, särskilt för att säkerställa att resursutnyttjandet är så effektivt som möjligt. När du väl vet hur resurser utnyttjades mot planen kan ditt team använda den informationen för att informera framtida projekt.
- kvalitet: det är bra att segmentera ditt projekt i faser så att du kan utvärdera din projektkvalitet medan det fortfarande finns tid att göra justeringar innan du kommer till slutet. En kvalitetsgranskning av dina slutliga leveranser och projektledningspraxis är också viktigt för många organisationer.
- avkastning på investering: när du jämför projektets fördelar med projektmålen och kostnaderna för projektet kan du beräkna en avkastning på investeringen. Detta är vanligtvis en kritisk mätning för projektintressenter och företagsledare. En del av projektets framgång är verkligen relaterad till intressenternas uppfattning om projektets värde.
- Lös problemet: kunde du lösa problemet eller förbättra processen som var drivkraften för projektet? Detta är ett annat viktigt sätt att veta om ditt projekt lyckades.
i slutändan är det bästa sättet att mäta projektprestanda att fastställa dina mål i förväg, ställa in mätningar baserat på dina projektmål och övervaka dina resultat hela tiden så att du har tid att justera prioriteringar och åtgärder.
eftersom de bästa sätten att mäta projektprestanda skiftar med de unika behoven hos varje organisation och varje projekt finns det många sätt att mäta det. För lite inspiration bläddra i vårt KPI-bibliotek för att hitta de mätvärden som betyder mest för ditt projekt.
vart ska man gå härifrån
om du vill veta mer om KPI och prestandamätning, kolla in mina artiklar om:
- de 3 Kardinalsynderna för KPI: er och prestationsmått
- mäta It-prestanda: KPI: er för framgång och Värdegenerering
- en enkel KPI-Mall
- hur man utvecklar effektiva KPI: er
eller kolla in KPI-avsnittet på denna webbplats för hundratals relaterade artiklar.